Übersicht

Bevor Sie Einsätze planen können, müssen Sie zunächst die Mitarbeiter/innen, Kunden & ggf. die Objekte in fortytools anlegen.

Weitere Hilfe dazu: Mitarbeiterverwaltung, Neue Kunden anlegen

Im Hauptmenü unter Disposition, Planung können Sie Einsätze planen und verwalten. Hier können Sie entweder oben rechts auf Neuen Einsatz planen, oder einfach in der Zeile eines Mitarbeiters auf ein bestimmtes Datum klicken.

Es öffnet sich das Formular Termin oder Terminserie planen. Hier können Sie zunächst den Einsatzort (Kunde oder Objekt) auswählen. Anschließend können Sie auswählen, ob es sich um einen einmaligen Termin (Einmalig) oder einen regelmäßigen Termin. Beim wöchentlichen Termin können Sie verschiedene Intervalle (jede Woche und alle 2,3,4,6,8,12 Wochen) oder auch mehrere Tage / täglich auswählen.

Als Nächstes können Sie eine/n oder mehrere Mitarbeiter/innen, Vertriebskondition und Lohnkondition auswählen. Wenn Sie unter Mitarbeiter offen (später zu besetzen) auswählen, wird der Termin in der Planungsübersicht unter Zu planende Einsätze aufgeführt und kann später zugewiesen werden.

Als Vertriebskondition ist keine Abrechnung als Standard eingestellt, um eine automatisierte Abrechnung zu verhindern. Als Lohnkondition ist der Standardlohn hinterlegt. In den Einstellungen können Sie jeweils neue Vertriebs- bzw. Lohnkonditionen erstellen und definieren.

Weitere Hilfe dazu: Abrechnung von Einsatzzeiten über Vertriebskonditionen Automatische Lohnberechnung

Im nächsten Feld haben Sie die Möglichkeit, den Einsatz näher zu beschreiben. Alle Infos, die Sie hier hinterlegen, werden dem Mitarbeiter direkt in der Zeiterfassungs-App angezeigt. Außerdem können Sie eventuelle Dokumente, die in der Kundenakte unter Dokumente hinterlegt wurden, anhängen.

Weitere Hilfe: Dokumente

Zuletzt können Sie noch weitere Leistungen hinzufügen. Unter Leistung werden hier einzelne Arbeitsschritte/Tätigkeiten verstanden, die Sie zuvor in den Einstellungen unter Leistungen und Leistungskategorien definieren müssen. Wenn alle Angaben eingetragen sind, kann der Termin gespeichert werden und der Einsatz wird im Planungskalender und in der Zeiterfassungs-App für den Mitarbeiter sichtbar.

In der Menüleiste können Sie zunächst den angezeigten Zeitraum auswählen, sowie die Ansichtsart (Tafel oder Karte) und Einsatzgruppen.

Im oberen Modul Zu planende Einsätze finden Sie die Einsätze, die noch zu bearbeiten sind (hier wurde noch kein/e Mitarbeiter/in ausgewählt). Durch Anklicken können Sie den Einsatz bearbeiten und einen oder mehrere Mitarbeiter/innen auswählen, die den Einsatz ausführen sollen. Darunter wird unter Geplante Einsätze eine Liste aller Mitarbeiter/innen gezeigt. Ganz unten finden Sie ggf. separat eine Liste der Einsatzgruppen.

Um die Mitarbeiter/innen in Einsatzgruppen einzuteilen, gehen Sie unter Einstellungen > Einsatzgruppen. Hier können Sie Gruppen erstellen. In der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten können Sie dann die Einsatzgruppe den Mitarbeitenden zuordnen. In der Planungsübersicht kann dann nach entsprechenden Einsatzgruppen gefiltert werden.

Klicken Sie einen Termin an, um einzelne Einsätze oder ganze Terminreihen zu bearbeiten oder zu löschen. Unter Bearbeiten können Sie auswählen, ob der ausgewählte Termin einzeln, die Mitarbeiterauswahl oder die ganze Terminreihe bearbeitet werden soll. Unter Terminreihe anzeigen kann die Ansicht auf alle Termine aus dieser Reihe geändert werden.

Um Einsätze zu löschen, können Sie den Termin entweder ausfallen lassen oder die ganze Terminreihe löschen, mit oder nach dem ausgewählten Termin.

Wenn für eine Terminreihe eine Zeit erfasst wurde, dann kann die ganze Serie nicht mehr gelöscht werden, stattdessen kann man einzelne Termine ausfallen lassen oder die Terminreihe zu einem bestimmten Datum beenden.

Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub können Sie in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Abwesenheiten - Abwesenheit erfassen eintragen. In der Planung werden die Zeiten dann entsprechend für den oder die Mitarbeiterin blockiert:

In den Einstellungen unter Abwesenheitsarten können außerdem weitere Abwesenheitsarten mit farblicher Markierung definiert werden.

Die Funktion der Verfügbarkeiten funktioniert genau umgekehrt: Sie tragen in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Verfügbarkeiten die Zeiten ein, an denen der oder die Mitarbeiterin verfügbar ist ein. Alle anderen Zeiten werden dann in der Planung blockiert.

Der/die Mitarbeiter/in kann nun alle Informationen zum Termin in der App einsehen. Um einen reibungslosen und erfolgreichen Einsatz zu gewährleisten, sparen Sie deshalb bei der Terminerstellung am besten nicht mit Details.

Weitere Hilfe zur App: Mobile Zeiterfassung per App

Aktuell können keine Pausen oder sonstige Zeiten geplant werden. Diese können nur als Rüstzeiten in der Zeiterfassung erfasst werden. Wenn Sie eine Pause o.ä. planen möchten, können Sie dafür z.B. einen Kunden "Pause" anlegen und diesen einplanen.

Wenn ein Kunde den Termin absagt oder storniert können wir das in der Software noch nicht speziell erfassen. Der Termin kann nur "ausfallen". Als work-around können Sie aber z.B. einen Mitarbeiter namens "Absage" anlegen und alle abgesagten Termine diesem zuweisen. So können die Termine erfasst werden.

In der Kundenakte unter Mehr - Ausnahmen, können Sie Daten hinzufügen, an denen der Kunde nicht verfügbar ist. An diesen Daten kann dann kein Einsatz geplant werden.