Übersicht
Bevor Sie Einsätze planen können, müssen Sie zunächst die Mitarbeiter/innen, Kunden & ggf. die Objekte in fortytools anlegen.
Weitere Hilfe dazu: Mitarbeiterverwaltung, Neue Kunden anlegen
Einsätze planen
Im Hauptmenü unter Disposition, Planung können Sie Einsätze planen und verwalten. Hier können Sie entweder oben rechts auf Neuen Einsatz planen, oder einfach in der Zeile eines Mitarbeiters auf ein bestimmtes Datum klicken.
Es öffnet sich das Formular Termin oder Terminserie planen. Hier können Sie zunächst den Einsatzort (1.) (Kunde oder Objekt) auswählen. Anschließend können Sie auswählen, ob es sich um einen einmaligen Termin (Einmalig) oder einen regelmäßigen Termin handelt (2.). Beim wöchentlichen Termin können Sie verschiedene Intervalle (jede Woche und alle 2,3,4,6,8,12 Wochen) oder auch mehrere Tage / täglich auswählen (3.).
Geben Sie an, wann der Termin stattfinden soll oder ab wann die Terminserie starten soll (4.) und zu welcher Uhrzeit. Bei wöchentlichen Terminen wählen Sie zusätzlich die gewünschten Tage aus (5.).
Als Nächstes können Sie eine/n oder mehrere Mitarbeiter/innen auswählen (6.). Wenn Sie unter Mitarbeiter "offen" (=später zu besetzen) auswählen, wird der Termin in der Planungsübersicht unter "Zu planende Einsätze" aufgeführt und kann später zugewiesen werden.
Vertriebskondition (7.):
Wenn Sie einen Einsatz planen, sollten Sie für eine korrekte Abrechnung die passende Vertriebskondition auswählen.
Vertriebskonditionen legen fest, wie Leistungen abgerechnet werden. Sie definieren die Regeln für die Kundenabrechnung (z. B. Büroreinigung, Glasreinigung oder Alltagsbegleitung, Entlastungsleistungen). Die Abrechnung kann dabei auf Stunden-, Pauschal- oder Kilometerbasis erfolgen.
Die Option „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ ist standardmäßig voreingestellt.
Was bedeutet das?Unter Einstellungen >Vertriebskonditionen können Sie eine Standardvertriebskondition festlegen. Diese wird dann automatisch angewendet, wenn Sie bei der Einsatzplanung als Vertriebskondition „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ auswählen.
Oder passen Sie die Vertriebskonditionen im Vorfeld in der Kundenakte an. In diesem Fall hat die Einstellung in der Kundenakte immer Vorrang.
- Öffnen Sie die Kundenakte.
- Gehen Sie auf > Mehr > Einstellungen > Vertriebskonditionen:
Alternativ können Sie bei der Einsatzplanung eine ganz andere Vertriebskondition auswählen (die Sie zuvor in den Einstellungen >Vertriebskonditionen hinterlegt haben). Diese gilt dann für die Abrechnung, sofern in der Kundenakte keine individuellen Einstellungen definiert sind.
Lohnkondition (8.):
Lohnkonditionen legen fest, wie Löhne berechnet werden, also die Regeln für die Mitarbeiterabrechnung. Zum Beispiel: Standardlohn, Nachtzuschlag, Pauschalen, Faktoren für Arbeitszeiten.
Entscheiden Sie bei der Einsatzplanung, ob die beim Mitarbeitenden hinterlegte Lohnkondition angewendet werden soll (vorausgesetzt, in der Mitarbeiterakte unter Standardlohnkondition ist eine Auswahl getroffen) oder ob Sie für diesen Einsatz eine andere Lohnkondition wählen möchten.
Weitere Hilfe dazu: Automatische Lohnberechnung
Im nächsten Feld haben Sie die Möglichkeit, den Einsatz näher zu beschreiben (9.). Alle Infos, die Sie hier hinterlegen, werden dem Mitarbeiter direkt in der fortytools-App angezeigt. Außerdem können Sie eventuelle Dokumente, die in der Kundenakte unter Dokumente hinterlegt wurden, anhängen (10.).
Weitere Hilfe: Dokumente
Zuletzt können Sie noch weitere Tätigkeiten (11.) hinzufügen. Diese legen Sie in den Einstellungen >Tätigkeiten an.
Unter Tätigkeiten werden einzelne Arbeitsschritte verstanden. Diese werden den Mitarbeitenden in der fortytools-App angezeigt und können dort abgehakt werden.
Planung erstellen:
Wenn alle Angaben eingetragen sind, kann der Termin oder die Terminserie gespeichert werden und der Einsatz wird unter Disposition >Planung und in der fortytools-App für den Mitarbeiter sichtbar.
Planungsübersicht
Öffnen Sie im Hauptmenü die Disposition >Planung. Hier können Sie zunächst den angezeigten Zeitraum auswählen sowie die Ansichtsart: Tafel oder Karte. Zur Auswahl stehen außerdem aktueller Tag, 5 Tage, Woche (Standard) oder Monat.
Im oberen Modul Zu planende Einsätze finden Sie die Einsätze, die noch zu bearbeiten sind (hier wurde noch kein/e Mitarbeiter/in ausgewählt). Durch Anklicken des Termins können Sie den Einsatz bearbeiten und einen oder mehrere Mitarbeiter/innen auswählen, die den Einsatz ausführen sollen.
Um Mitarbeiter/innen in Einsatzgruppen einzuteilen, gehen Sie zu Einstellungen > Einsatzgruppen. Hier können Sie neue Gruppen erstellen. Anschließend können Sie in der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten die passende Einsatzgruppe zuordnen.
In der Planungsübersicht kann dann nach entsprechenden Einsatzgruppen gefiltert werden.
Klicken Sie einen Termin an, um einzelne Einsätze oder ganze Terminreihen zu bearbeiten oder zu löschen. Unter Bearbeiten können Sie auswählen, ob Sie diesen Termin oder die ganze Terminserie bearbeiten möchten. Unter Terminserie anzeigen kann die Ansicht auf alle Termine aus dieser Reihe geändert werden.
Um Einsätze zu löschen, können Sie den Termin entweder absagen oder die ganze Terminserie löschen, mit oder nach dem ausgewählten Termin.
Wenn für eine Terminserie eine Zeit erfasst wurde, dann kann die ganze Serie nicht mehr gelöscht werden, stattdessen kann man einzelne Termine absagen oder die Terminserie zu einem bestimmten Datum beenden.
Umplanen
Mit dem Umplanungstools können Sie Krankheits- und Urlaubsvertretung für mehrere Tage und definierte Zeiträume eintragen, Strukturänderungen in der Einsatzplanung und die Aufteilung eines Einsatzes auf mehrere Personen vornehmen.
Abwesenheiten
Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub können Sie in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Abwesenheiten - Abwesenheit erfassen eintragen. Neue Abwesenheitsarten legen Sie in den Einstellungen >Abwesenheitsarten mit den gewünschten Farben an.
In der Planung werden die Zeiten dann entsprechend für den Mitarbeitenden blockiert (in unserem Beispiel mit der Farbe gelb):
Unter Auswertungen - Urlaubskonten finden Sie eine Übersicht aller Urlaubseinträge.
Verfügbarkeiten
Die Funktion der Verfügbarkeiten funktioniert genau umgekehrt: Sie tragen in der Mitarbeiterakte unter Mehr >Verfügbarkeiten die Zeiten ein, an denen Ihr Mitarbeitender verfügbar ist.
Alle anderen Zeiten werden dann in der Planung blockiert.
Mobile App
Ihr Mitarbeitender kann nun alle Informationen zum Termin in der fortytools-App einsehen. Um einen reibungslosen und erfolgreichen Einsatz zu gewährleisten, sparen Sie deshalb bei der Terminerstellung am besten nicht mit Details.
Weitere Hilfe zur fortytools-App: Mobile Zeiterfassung per App
Einsatz in der fortytools-App absagen
Ihr Mitarbeiter möchte einen Termin in der fortytools-App absagen?
In diesem Fall öffnet ihr Mitarbeiter die fortytools-App, ruft den Termin auf und klickt oben rechts auf "Absagen".
Danach kann der Grund für die Absage erfasst werden.
Voraussetzung: In den Einstellungen unter Disposition muss die Option „Terminabsage in App“ aktiviert sein.
In der Planung unter Disposition wird der abgesagte Einsatz durchgestrichen angezeigt.
Warum Sie einen Termin nicht in der App absagen können
Option nicht aktiviert: In den Einstellungen > Disposition ist die Funktion „Terminabsage in App“ nicht aktiviert.
Einsatz bereits erfasst: Der Einsatz wurde unter Disposition > Zeiterfassung eingetragen. In diesem Fall kann ein Termin nicht abgesagt werden. Die Absagefunktion steht nur für geplante Einsätze unter Disposition > Planung zur Verfügung.
Pausenplanung
Aktuell können keine Pausen oder sonstige Zeiten geplant werden. Diese können nur als Rüstzeiten in der Zeiterfassung erfasst werden. Wenn Sie eine Pause o.ä. planen möchten, können Sie dafür z.B. einen Kunden "Pause" anlegen und diesen einplanen.
Absage
Wenn ein Kunde den Termin absagt oder storniert können wir das in der Software noch nicht speziell erfassen. Der Termin kann nur "ausfallen". Als work-around können Sie aber z.B. einen Mitarbeiter namens "Absage" anlegen und alle abgesagten Termine diesem zuweisen. So können die Termine erfasst werden.
Ausnahmen / Abwesenheit / Verfügbarkeit
In der Kundenakte unter Mehr >Ausnahmen, können Sie Daten hinzufügen, an denen der Kunde nicht verfügbar ist und zum Beispiel selbst im Urlaub ist. An diesen Daten kann dann kein Einsatz geplant werden und es werden auch keine Stunden erfasst.
Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie Sie Ihre geplanten Einsätze abrechnen.
Für Gebäudedienstleister: Automatisierte Rechnungsstellung aus Einsatz
Für Betreuungsdienste: Für Betreuungsdienste: Rechnungen mit Leistungsnachweisen erstellen