Hat Ihr Mitarbeiter in der fortytools-App seine Arbeitszeiten erfasst und die Unterschrift(en) seiner Kunden über den Leistungsnachweis eingeholt?
Wenn nicht, dann schauen Sie sich im Vorfeld gerne diesen Hilfeartikel an.
Dann zeigen wir Ihnen nun, wie Sie nach der Zeiterfassung und der Unterschrift des Kunden eine Rechnung für die Krankenkasse erstellen.
Klicken Sie zunächst im Hauptmenü auf Rechnungen >Dispo-Umsätze abrechen. Hier tauchen allerdings nur dann Werte auf, wenn bei der Einsatzplanung Vertriebskonditionen hinterlegt wurden.
Wichtig: Ob Sie Vertriebskonditionen (Abrechnungsregeln) für Einsätze hinterlegen sollten, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Bei vielen Aufträgen mit monatlichen Pauschalen lohnt es sich oft, keine Abrechnung vorzunehmen.
Wenn Sie nicht nach Pauschalen abrechnen, ist es sinnvoll, Standard- Vertriebskonditionen für die Umsatzgenerierung zu hinterlegen (Einstellungen >Vertriebskonditionen).
Einsätze mit geplanten Vertriebskonditionen werden unter Rechnungen >Dispo-Umsätze abrechnen alphabetisch nach Kunde angezeigt:
Sie können entweder die Umsätze einzeln abrechnen und für jeden Beitrag eine eigene Rechnungsposition erstellen (z. B. um eine Position für jede Ausführung zu erhalten) oder "Gleiche Buchungen zusammenfassen (1.)" wählen, um die gleichen Positionen (gleicher Text, gleiche Leistungsart, gleicher Betrag) für den Monat zusammenzufassen.
Wählen Sie entweder Ihre Kunden auf der linken Seite einzeln (2.) aus oder markieren Sie unten links alle Kunden, indem Sie das Häkchen bei „Alle auswählen (3.)“ setzen.
Anschließend aktivieren Sie das Häkchen bei „Digitale Leistungsnachweise als Anhänge einfügen (4.)“- damit wird Ihrer Rechnung an den Kostenträger (Krankenkasse o.ä.) der Leistungsnachweis mit der Unterschrift des Kunden angehangen.
Erstellen Sie anschließend die Rechnungen über den Button „Für ausgewählte Umsätze Rechnungen erstellen” (5.).
Ihr Rechnungsentwurf wird erstellt.
Umsätze / Erfasste Zeiten löschen / bearbeiten
Solange aus den Umsätzen noch keine Rechnungen erzeugt wurden, können die zugrunde liegenden Buchungen noch verändert oder gelöscht werden. Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben und dennoch die Daten ändern möchten, können Sie im Bereich "Auswertungen >Disposition-Umsätze" den Status der Umsätze von "abgerechnet" zu "nicht abgerechnet" verändern.
Anschließend können die Buchungen wieder verändert, die erfassten Zeiten bearbeitet und die Umsätze neu generiert werden.
Die Rechnungsstellung
Ihre Rechnungsentwürfe finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura.
Wählen Sie einzelne Entwürfe aus (1.) oder alle auf einmal. Bei Bedarf können Sie die Rechnung über PDF (3.) in der Vorschau prüfen.
Ist alles korrekt?
Dann klicken Sie auf „Ausgewählte Rechnungen fertigstellen“.
Ihre Rechnung im Dokumentenversand zur weiteren Bearbeitung
Sie finden die Rechnung anschließend im Hauptmenü unter Transfer > Dokumentenversand >Rechnungen.
Tipp: Sie können in den “Einstellungen >Dokumentenversand” auch den automatischen Rechnungsversand aktivieren. In diesem Fall würde die Rechnung direkt an die Krankenkasse versendet werden.
Hier können Sie Ihre Rechnung entweder per E-Mail (1.) an die im Kostenträger hinterlegte E-Mailadresse verschicken oder sie als bereits versendet markieren (2.), falls Sie sie schon ausgedruckt und auf anderem Weg verschickt haben.
Klicken Sie auf “Versandart auswählen” wählen die Versandart, markieren Sie das Kästchen vor der Rechnung und bestätigen mit “Los” (3.). Anschließend verschwindet Ihre Rechnung aus dem Dokumentenversand.
Ihr Rechnungs-Archiv
Ihre fertiggestellten Rechnungen finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen >Archiv.
Hier sehen Sie den Rechnungsausgang (Rechnungen, die Sie an Kunden stellen) und den Rechnungseingang (Rechnungen, die Sie erhalten).