Vertriebskonditionen legen fest, wie Ihre Leistungen gegenüber Ihren Kunden abgerechnet werden. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsstunden, Pauschalen, Kilometerkosten oder andere abrechenbare Leistungen.

Sind die Vertriebskonditionen korrekt hinterlegt, können Sie diese in den Einsätzen entsprechend zuweisen oder automatisch zuweisen lassen. Dadurch werden erbrachte Leistungen automatisch für die spätere Rechnungsstellung vorbereitet.

Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Einrichtung Ihrer Vertriebskonditionen. Eine saubere Pflege bildet die Grundlage für einen effizienten und reibungslosen Abrechnungsprozess.
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Öffnen Sie die Einstellungen in Ihrem Mandanten. Scrollen Sie anschließend zum unteren Bereich der Seite und wählen Sie den Menüpunkt „Vertriebskonditionen“ aus.

Sie sehen nun die folgende Ansicht. Dabei unterscheiden wir zwischen Preistypen (1) und Vertriebskonditionen (2).

Hier gilt:

Mit den Preistypen legen Sie fest, wie viel eine Leistung kostet und welcher Betrag später Ihren Kunden/Kostenträgern in Rechnung gestellt wird.

Preistypen können zum Beispiel sein: Anfahrtspauschale, Stundensatz für Entlastungsleistung, Stundensatz für Alltagsbegleitung, Kilometerpauschale, etc.

Legen Sie hier den Preis fest, den Sie pro Stunde, Pauschal oder pro Kilometer berechnen möchten.

Klicken Sie dazu auf „Neuen Preistyp anlegen“ (1.) und vergeben Sie einen Namen. Dieser dient lediglich der internen Verwaltung und ist für Ihre Kunden nicht sichtbar.

Hinterlegen Sie anschließend den Preis, den Sie später für diese Leistung abrechnen möchten. Dieser Betrag wird als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung verwendet.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf Speichern klicken.

Wählen Sie anschließend den neu angelegten Preistyp aus, indem Sie auf dessen Namen klicken. Klicken Sie danach auf „Bearbeiten“, um die Einstellungen des Preistyps zu öffnen und anzupassen.

Wählen Sie als Nächstes “Preis mit Gültigkeitsdatum hinzufügen” aus:

Hinterlegen Sie nun, ab wann der festgelegte Preis gültig sein soll. Das Feld „Gültig bis“ ist optional und kann leer bleiben, wenn der Preis bis auf Weiteres gelten soll. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Sollten sich Ihre Preise künftig ändern, können Sie den Preistyp jederzeit bearbeiten und einen neuen Preis mit entsprechendem Gültigkeitsdatum hinterlegen. So bleibt die Preisentwicklung nachvollziehbar und bereits abgerechnete Leistungen werden nicht beeinflusst.

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Die Vertriebskonditionen legen fest, wie eine Leistung abgerechnet wird und welcher Preistyp dabei verwendet werden soll. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die erfassten Leistungen später automatisch mit dem korrekten Preis in die Abrechnung übernommen werden.

Klicken Sie auf ”Neue Konditionen anlegen (2.)” .

Geben Sie der Vertriebskondition zunächst einen Namen, z.B. Entlastungsleistung + Anfahrtspauschale.

Wählen Sie anschließend unter “Abrechnungsregel hinzufügen” die gewünschten Abrechnungsregeln aus, über die nach Stunden, Festpreis oder nach Kilometern abgerechnet wird – Sie können auch mehrere Abrechnungsregeln in einer Vertriebskondition hinzufügen.

Im Textfeld können Sie einen Rechnungstext eingeben. Das ist ein optionales Feld und kann auch leer bleiben - in diesem Fall rückt Zeile 2 nach oben.
Der hier eingetragene Text wird später auf der Rechnung angezeigt.

Sie können entweder einen festen Text verwenden oder mit Platzhaltern arbeiten, die automatisch mit den entsprechenden Informationen gefüllt werden.

Beispiele für Platzhalter:

Hinterlegen Sie hier die Leistungsart, die Sie zuvor in den Einstellungen >Leistungsarten angelegt haben.

Die Zuordnung der Leistungsart ist wichtig, da dadurch bei der Rechnungsstellung automatisch der korrekte Steuersatz verwendet wird. So stellen Sie sicher, dass Ihre Leistungen steuerlich korrekt abgerechnet werden.
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Beispiel: Für eine Entlastungsleistung wählen Sie die entsprechende Leistungsart aus (beispielsweise „Entlastungsleistung § 45b SGB XI“). fortytools übernimmt anschließend automatisch die für diese Leistungsart hinterlegten steuerlichen Einstellungen.

Sollten Sie noch keine Leistungsarten unter Einstellungen > Leistungsarten angelegt haben, richten Sie diese bitte zunächst ein. Falls Sie unsicher sind, welche Leistungsarten und Steuersätze für Ihr Unternehmen gelten, empfehlen wir Ihnen, dies vorab mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.
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​WICHTIG: Wenn Sie mehrere Abrechnungsregeln innerhalb einer Vertriebskondition anlegen, muss in jeder Abrechnungsregel dieselbe Leistungsart hinterlegt sein.

Beispiel: Sie erstellen eine Vertriebskondition für Entlastungsleistungen und möchten zusätzlich eine Anfahrtspauschale abrechnen. In diesem Fall müssen beide Abrechnungsregeln dieselbe Leistungsart verwenden, beispielsweise „Entlastungsleistung § 45b SGB XI“.

Wählen Sie hier aus den zuvor angelegten Preistypen, den Preistyp aus, der für diese Leistung verwendet werden soll.

Der Preistyp legt fest, welcher Preis später für die Abrechnung herangezogen wird.

Beispiel: Entlastungsleistung § 45b SGB XI mit Preistyp “Stundensatz Entlastungsleistung”.

Legen Sie nun in den Einstellungen > Vertriebskonditionen Ihre Standard-Vertriebskondition fest.

Keine Abrechnung:

Standardmäßig ist hier die Vertriebskondition „Keine Abrechnung“ hinterlegt. Das bedeutet: Wird bei einem Einsatz versehentlich keine Vertriebskondition ausgewählt, kann dieser Einsatz später nicht automatisch abgerechnet werden.

Tipp:

Wir empfehlen daher, hier eine Standard-Vertriebskondition zu hinterlegen, beispielsweise die von Ihnen am häufigsten verwendete Leistung, wie „Entlastungsleistung oder Verhinderungspflege“.

So stellen Sie sicher, dass Einsätze auch dann abrechenbar bleiben, wenn einmal keine Vertriebskondition ausgewählt wurde.
Oder Einsätze über die Mitarbeiter-App erfasst werden.
Vor der Rechnungsstellung können Sie die zugewiesene Leistungsart jederzeit prüfen und bei Bedarf korrigieren.

Wenn Sie bei der Planung eines Einsatzes die Option „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ auswählen, verwendet fortytools automatisch die passende Vertriebskondition.

Dabei wird zunächst geprüft, ob in der Kundenakte eine Standard-Vertriebskondition hinterlegt ist. Ist dort keine Standardkondition definiert, greift die Standard-Vertriebskondition aus den Einstellungen > Vertriebskonditionen.

Um die kundenbezogene Standard-Vertriebskondition festzulegen, öffnen Sie die Kundenakte und klicken Sie auf „Mehr“ > „Einstellungen“. Scrollen Sie anschließend zum Bereich „Preise für Vertriebskonditionen“.

Wählen Sie hier die gewünschte Standard-Vertriebskondition für diesen Kunden aus, indem Sie auf den „Bearbeiten-Button“ klicken.

Sobald eine Standard-Vertriebskondition hinterlegt ist, wird diese automatisch verwendet, wenn Sie bei der Einsatzplanung die Option „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ auswählen.

In diesem Bereich können Sie auch die Preise Ihrer Preistypen individuell für einen einzelnen Kunden anpassen.

Klicken Sie dazu beim gewünschten Preistyp auf „Bearbeiten“ und hinterlegen Sie einen abweichenden Preis. Dieser Preis gilt anschließend nur für diesen Kunden. Die Preise in Ihren allgemeinen Einstellungen bleiben unverändert.
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Beispiel:
Standardmäßig beträgt die Anfahrtspauschale 5 €. Mit einem bestimmten Kunden haben Sie jedoch 10 € pro Anfahrt vereinbart. In diesem Fall können Sie den Preis direkt in der Kundenakte auf 10 € anpassen.

Wird für diesen Kunden später eine Vertriebskondition mit diesem Preistyp verwendet, greift fortytools automatisch auf den kundenindividuellen Preis zurück.
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Wenn Ihre Mitarbeitenden Einsätze in der App selbst planen oder erfassen, prüft fortytools zunächst, ob beim Kunden eine individuelle Standard-Vertriebskondition hinterlegt ist.

Ist dort keine Standard-Vertriebskondition definiert, verwendet fortytools die Standard-Vertriebskondition aus Einstellungen > Vertriebskonditionen, sofern dort eine entsprechende Vorgabe hinterlegt wurde.

Beispiele:

Ihr Mitarbeiter erfasst einen Einsatz in der App über Kundeneinsatz erfassen:

oder plant einen Einsatz in der App über das Kalendersymbol:

In beiden Fällen greift die Standard-Vertriebskondition, die Sie entweder in der Kundenakte oder in den Einstellungen > Vertriebskonditionen hinterlegt wurde.

Hat ein Mitarbeitender einen Einsatz in der App geplant, hat die Zeiten aber noch nicht erfasst, können Sie die Vertriebskondition bei Bedarf noch unter Disposition > Planung anpassen.

Hinweis:
Wenn Sie viele Einsätze haben, die von Ihren Mitarbeitenden in der App erfasst werden und bei denen die Vertriebskondition anschließend nicht korrekt ist, empfiehlt es sich, diese Einsätze im Vorfeld in Ihrem ERP zu planen "Vertriebskonditionen im Einsatz auswählen".

Wie Sie Dispo-Umsätze abrechnen, Rechnungen fertigstellen und mit Ihren Kostenträgern abrechnen, erfahren Sie in diesem Hilfeartikel:

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