Hat Ihr Mitarbeiter in der fortytools-App seine Arbeitszeiten erfasst und die Unterschrift(en) seiner Kunden über den Leistungsnachweis eingeholt?
Wenn nicht, dann schauen Sie sich im Vorfeld gerne diesen Hilfeartikel an.
Nachdem die Zeiterfassung in der Mitarbeiter-App erfolgt und der Kunde den Leistungsnachweis unterschrieben hat, erklären wir Ihnen nun, wie Sie die Rechnung für die Krankenkasse erstellen.
Klicken Sie zunächst im Hauptmenü auf Rechnungen >Dispo-Umsätze abrechen. Hier tauchen allerdings nur dann Werte auf, wenn bei der Einsatzplanung Vertriebskonditionen hinterlegt wurden und der Mitarbeiter seine Einsätze in der App erfasst hat.
Hinweis: Ob Sie Vertriebskonditionen (Abrechnungsregeln) für Einsätze hinterlegen sollten, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Bei vielen Aufträgen mit monatlichen Pauschalen lohnt es sich oft, keine Abrechnung vorzunehmen.
Wenn Sie nicht nach Pauschalen abrechnen, ist es sinnvoll, Standard- Vertriebskonditionen für die Umsatzgenerierung zu hinterlegen (Einstellungen >Vertriebskonditionen).
Einsätze mit geplanten Vertriebskonditionen werden unter Rechnungen >Dispo-Umsätze abrechnen alphabetisch nach Kunde angezeigt:
Sie können entweder "Keine Zusammenfassung" auswählen und die Umsätze einzeln abrechnen und für jeden Beitrag eine eigene Rechnungsposition erstellen (z. B. um eine Position für jede Ausführung zu erhalten) oder "Gleiche Buchungen zusammenfassen (1.)" wählen, um die gleichen Positionen (gleicher Text, gleiche Leistungsart, gleicher Betrag) für den Monat in einer Position zusammenzufassen.
Wählen Sie entweder Ihre Kunden auf der linken Seite einzeln (2.) aus oder markieren Sie unten links alle Kunden, indem Sie das Häkchen bei „Alle auswählen (3.)“ setzen.
Anschließend aktivieren Sie das Häkchen bei „Digitale Leistungsnachweise als Anhänge einfügen (4.)“- damit wird Ihrer Rechnung an den Kostenträger (Krankenkasse o.ä.) der Leistungsnachweis mit der Unterschrift des Kunden angehangen.
Erstellen Sie anschließend die Rechnungen über den Button „Für ausgewählte Umsätze Rechnungen erstellen” (5.).
Ihr Rechnungsentwurf wird erstellt.
Umsätze / Erfasste Zeiten löschen / bearbeiten
Solange aus den Umsätzen noch keine fertigen Rechnungen erzeugt wurden, können die zugrunde liegenden Buchungen noch verändert oder gelöscht werden.
Wenn Sie bereits einen Rechnungsentwurf erstellt haben, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Löschen Sie zunächst den Entwurf unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura.
Wechseln Sie anschließend in den Bereich Auswertungen > Disposition-Umsätze und ändern Sie dort den Status der Umsätze von „abgerechnet“ auf „nicht abgerechnet“:
Anschließend erscheinen die Umsätze wieder unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen und sie können einen neuen Rechnungsentwurf generieren.
Die Rechnungsstellung
Ihre Rechnungsentwürfe finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura.
Wählen Sie einzelne Entwürfe aus (1.) oder alle auf einmal. Bei Bedarf können Sie die Rechnung über PDF (2.) in der Vorschau prüfen.
Ist alles korrekt?
Ja?
Dann klicken Sie auf Ausgewählte Rechnungen fertigstellen (3).
Nein?
Klicken Sie auf den Empfänger der entsprechenden Rechnung (in unserem Beispiel: „VIALIFE Krankenkasse“). Wählen Sie anschließend Bearbeiten, passen Sie die Rechnung an und klicken Sie danach auf Rechnung aktualisieren. Dann klicken Sie auf Ausgewählte Rechnungen fertigstellen (3).
Ihre Rechnung im Dokumentenversand zur weiteren Bearbeitung
Sie finden die Rechnung anschließend im Hauptmenü unter Transfer > Dokumentenversand >Rechnungen.
Tipp: Sie können in den Einstellungen >Dokumentenversand auch den automatischen Versand für Rechnungen aktivieren. In diesem Fall würde die Rechnung nach der Fertigstellung direkt an die Krankenkasse versendet werden.
Öffnen Sie den Dokumentenversand:
Hier können Sie Ihre Rechnung entweder per E-Mail (1.) an die im Kostenträger hinterlegte E-Mailadresse verschicken oder sie als bereits versendet kennzeichnen (2.), falls Sie sie schon ausgedruckt und auf anderem Weg verschickt haben.
Klicken Sie auf Versandart auswählen und wählen Sie die gewünschte Option (per E-Mail versenden oder als bereits versendet kennzeichnen).
Markieren Sie anschließend das Kästchen vor der entsprechenden Rechnung und klicken Sie auf „Los (3)“.
Je nach Auswahl wird die Rechnung nun entweder per E-Mail versendet oder als bereits versendet markiert. Anschließend verschwindet sie aus dem Bereich Dokumentenversand.
Tipp:
Aktuell steht kein "Gesendet-Ordner" zur Verfügung, in dem Sie die bereits versendeten E-Mails einsehen können.
Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail beim Kostenträger ankommt, empfehlen wir Folgendes:
Hinterlegen Sie im Kostenträger (unter Kunden > Kostenträger > Bearbeiten) zusätzlich zu der E-Mail-Adresse des Kostenträgers auch Ihre eigene E-Mail-Adresse.
Hinterlegen Sie mehrere E-Mail Adressen nur durch ein Komma getrennt (Bsp. ikk@test.de,betreuungsdienst@test.de).
So erhalten Sie beim Versand die gleiche E-Mail, die auch der Kostenträger erhält und können dadurch sichergehen, dass diese ordnungsgemäß versendet wurde.
Ihr Rechnungs-Archiv
Ihre fertiggestellten Rechnungen finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen >Archiv.
Hier sehen Sie den Rechnungsausgang (Rechnungen, die Sie an Kunden stellen) und den Rechnungseingang (Rechnungen, die Sie erhalten).