Überblick
Hinweis:
Die digitalen Leistungsnachweise in der Mitarbeiter-App stehen Ihnen im Prime-Tarif zur Verfügung. Ihren aktuellen Tarif finden Sie unter Einstellungen → Tarifauswahl.
Digitale Leistungsnachweise aktivieren
Damit Leistungsnachweise in der fortytools-Mitarbeiter-App digital unterschrieben werden können, muss die Funktion zunächst unter Einstellungen → Leistungsnachweise → Leistungsnachweise in Mobil-App aktiviert werden:
Zusätzliche Spalten
Die Spalten Datum, Uhrzeit und Dauer werden immer auf dem Leistungsnachweis angezeigt. Darüber hinaus können Sie festlegen, welche weiteren Spalten gedruckt werden sollen. Wenn Sie die Spalte Strecke aktivieren, werden die erfassten Kilometer automatisch auf dem Leistungsnachweis ausgewiesen.
Abtretungserklärung
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Abtretungserklärung sowie weitere Spalten individuell anzupassen. Eine Vorlage für die Abtretungserklärung finden Sie auch auf unserer Website bei unseren Vorlagen.
Leistungsnachweise in der fortytools-App unterschreiben
Sobald Sie einen Termin planen und die entsprechenden Vertriebskonditionen hinterlegen, erscheint nach der Zeiterfassung automatisch der digitale Leistungsnachweis in der fortytools-App.
Wichtig: Sobald Ihre Mitarbeitenden die Unterschrift des Patienten eingeholt haben, können nachträglich nur noch die Kilometerangaben geändert werden.
Hinweis bei nachträglichen Änderungen im ERP
Werden nachträglich im fortytools ERP andere Daten, wie beispielsweise die erfasste Arbeitszeit, nachträglich angepasst, wird die bereits geleistete Unterschrift des Kunden automatisch entfernt und muss erneut eingeholt werden.
So bleibt die Unterschrift fälschungssicher und dokumentiert stets den aktuellen Stand des Einsatzes.
Hinweis bei nachträglichen Änderungen in der App
Mitarbeitende können erfasste Einsatzzeiten in der Mitarbeiter-App auch nachträglich bearbeiten, solange noch keine Kundenunterschrift vorliegt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Option „Zeitbearbeitung in App“ unter Einstellungen → Disposition aktiviert wurde oder die Berechtigung individuell in der Mitarbeiterakte freigegeben ist.
Sobald der Kunde den Einsatz unterschrieben hat, können Mitarbeitende die Einsatzzeit in der App nicht mehr ändern. Sollten anschließend Änderungen an den Einsatzdaten erforderlich sein, geht das nur im ERP und dann wird die vorhandene Unterschrift automatisch entfernt und muss nach der Anpassung erneut eingeholt werden.
Technischer Ablauf der Unterschriftendokumentation
Nach Abschluss eines Einsatzes öffnet der Mitarbeitende den digitalen Leistungsnachweis bzw. Einsatzbericht in der fortytools-Mitarbeiter-App. Der Kunde bestätigt die erbrachte Leistung direkt auf dem mobilen Endgerät des Mitarbeitenden, indem er seine Unterschrift per Finger oder Eingabestift im dafür vorgesehenen Unterschriftenfeld erfasst.
Die Unterschrift wird anschließend zusammen mit dem zugehörigen Einsatzbericht gespeichert. Dabei wird die Unterschrift eindeutig dem jeweiligen Kunden, Einsatz, Datum und Zeitpunkt der Unterschrift zugeordnet. Nachträgliche Änderungen an den einsatzrelevanten Daten führen dazu, dass die bestehende Unterschrift automatisch entfernt wird und erneut eingeholt werden muss. Dadurch ist sichergestellt, dass die Unterschrift immer den aktuellen Stand des Einsatzberichts bestätigt.
Die unterschriebenen Leistungsnachweise können anschließend im System archiviert, eingesehen und als PDF exportiert werden.
Leistungsnachweise einzeln einsehen und herunterladen
Die unterschriebenen Leistungsnachweise können Sie jederzeit in der Kundenakte aufrufen und als PDF herunterladen.
Öffnen Sie dazu Kunden → Mehr → Leistungsnachweise. Über das PDF-Symbol auf der rechten Seite können Sie den jeweiligen Leistungsnachweis direkt herunterladen.
Alle im Leistungsnachweis enthaltenen Unterschriften werden dabei automatisch im PDF mit ausgegeben.
Hinweis zur Unterschrift
Ein Häkchen in der Spalte „Unterschrift“ zeigt an, dass alle Einsätze des Leistungsnachweises vom Kunden unterschrieben wurden.
Ein X in der Spalte „Unterschrift“ bedeutet, dass für den Leistungsnachweis noch eine oder mehrere Kundenunterschriften fehlen und der Leistungsnachweis somit noch nicht vollständig unterschrieben ist.
💡Tipp: Fehlende Unterschriften schnell finden
Sie möchten schnell herausfinden, bei welchen Kunden noch Unterschriften in den digitalen Leistungsnachweisen fehlen?
Fragen Sie einfach Flow, Ihren KI-Assistenten:
„Bei welchen Kunden fehlen im Zeitraum X noch Unterschriften in den digitalen Leistungsnachweisen?“
Flow durchsucht die vorhandenen Leistungsnachweise und zeigt Ihnen die betroffenen Kunden übersichtlich an. So können fehlende Unterschriften schnell nachverfolgt und nachgeholt werden.
Leistungsnachweise für mehrere Kunden herunterladen
Wenn Sie mehrere Leistungsnachweise inklusive der Unterschriften gleichzeitig herunterladen möchten, öffnen Sie im Hauptmenü Kunden und wählen Sie Herunterladen → Leistungsnachweise → Mit bereits erfassten Zeiten und Unterschriften vorbefüllen.
Vor dem Export können Sie die Auswahl gezielt einschränken. Wählen Sie dazu links den gewünschten Kundenstatus aus (unter Alle Kunden) und nutzen Sie die Option Tag-Filter einblenden, um Leistungsnachweise nur für bestimmte Kunden zu erstellen.
Anschließend wählen Sie den gewünschten Monat aus und legen fest, wie die Leistungsnachweise erstellt werden sollen. Sie können entweder die Leistungsnachweise leer ausdrucken, mit Planzeiten vorbefüllen, mit bereits erfassten Zeiten vorbefüllen oder die bereits erfassten Zeiten inklusive Unterschriften übernehmen.
Starten Sie danach den Export. Die Leistungsnachweise werden gesammelt erstellt und als Download bereitgestellt.
Anpassungen im digitalen Leistungsnachweis ab App-Version 3.70
Die folgenden Änderungen stehen ab der Mitarbeiter-App-Version 3.70 und höher zur Verfügung:
Jeder Einsatz muss einzeln unterschrieben werden
Damit die Anforderungen aller Krankenkassen erfüllt werden, ist für jeden Einsatz eine separate Unterschrift erforderlich.Unterschrift bereits während der Zeiterfassung möglich
Ein Einsatz kann nun auch unterschrieben werden, während die Stoppuhr noch läuft. Die Unterschrift muss nicht mehr erst nach Abschluss der Zeiterfassung erfolgen.Unterschriften auch offline verfügbar
Die Unterschrift kann jetzt auch ohne aktive Internetverbindung eingeholt werden. Die Daten werden anschließend automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.Unterschriften auch für Einsätze von Kolleginnen und Kollegen möglich
Mitarbeitende können in der App jetzt auch die Unterschrift des Kunden für Einsätze einholen, die von anderen Mitarbeitenden erfasst wurden. So kann zum Beispiel beim letzten Einsatz des Tages die Unterschrift für alle Kolleginnen und Kollegen gesammelt eingeholt werden, die beim selben Kunden tätig waren. Im Leistungsnachweis-PDF sind alle Einsätze und die zugehörigen Unterschriften vollständig enthalten.
Rechnung inklusive digitalen Leistungsnachweisen erstellen
In diesem Hilfeartikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung inklusive Leistungsnachweisen an Ihre Kostenträger erstellen.
Änderungshistorie eines Einsatzes aufrufen
Möchten Sie nachvollziehen, welche Änderungen an einem Einsatz vorgenommen wurden oder ob die Unterschrift des Kunden tatsächlich eingeholt wurde?
Öffnen Sie dazu Disposition → Erfasste Zeiten, wählen Sie das entsprechende Einsatzdatum aus und klicken Sie anschließend auf Änderungshistorie.
Dort sehen Sie alle Änderungen am Einsatz im Detail, einschließlich der Zeiterfassung und des Status der Kundenunterschrift.
Mobile Zeiterfassung einrichten
Sie möchten die mobile Zeiterfassung für Ihre Mitarbeitenden vollständig einrichten? In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie Benutzerzugänge anlegen, die Mitarbeiter-App einrichten und die mobile Zeiterfassung im Arbeitsalltag optimal nutzen.