UPDATE September 2026
Die folgenden Änderungen stehen ab der Mitarbeiter-App-Version 3.70 und höher ab dem 07.09.26 zur Verfügung:
Jeder Einsatz muss einzeln unterschrieben werden
Damit die Anforderungen aller Krankenkassen erfüllt werden, ist für jeden Einsatz eine separate Unterschrift erforderlich.Unterschrift bereits während der Zeiterfassung möglich
Ein Einsatz kann nun auch unterschrieben werden, während die Stoppuhr noch läuft. Die Unterschrift muss nicht mehr erst nach Abschluss der Zeiterfassung erfolgen.Unterschriften auch offline verfügbar
Die Unterschrift kann jetzt auch ohne aktive Internetverbindung eingeholt werden. Die Daten werden anschließend automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.Fehlende Unterschriften nur für zugeordnete Mitarbeitende
Fehlende Unterschriften können nur noch von Mitarbeitenden eingeholt werden, die dem jeweiligen Einsatz zugeordnet sind oder waren. Andere Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, nachträglich eine Unterschrift für diesen Einsatz einzuholen. Dadurch wird sichergestellt, dass Unterschriften ausschließlich von den tatsächlich beteiligten Personen erfasst werden können.
Die digitalen Leistungsnachweise in der fortytools-Mitarbeiter-App stehen Ihnen im Prime-Tarif zur Verfügung. Alle Tarife und Preise finden Sie in fortytools unter Einstellungen >Tarifauswahl.
Um die Leistungsnachweise digital in der fortytools-Mitarbeiter-App zu unterschreiben, muss die Funktion zunächst in den Einstellungen unter "Leistungsnachweise" aktiviert werden:
Öffnen Sie dazu die Einstellungen und wechseln Sie anschließend zum Bereich Leistungsnachweise. Dort können Sie festlegen, welche Leistungen als Checkboxen auf den Leistungsnachweisen erscheinen sollen.
Die Felder Datum, Uhrzeit und Dauer werden immer angezeigt. Zusätzlich können Sie unter "zusätzliche Spalten" selbst festlegen, welche weiteren Spalten auf dem Leistungsnachweis erscheinen sollen. Wenn Sie die Spalte Strecke hinzufügen, werden automatisch die erfassten Kilometer eingefügt.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Abtretungserklärung sowie weitere Spalten individuell anzupassen. Eine Vorlage für die Abtretungserklärung finden Sie auch auf unserer Website bei unseren Vorlagen.
Wenn Sie nun einen Termin planen und entsprechende Vertriebskonditionen hinterlegen, die über die Krankenkasse abgerechnet wird, erscheint der Leistungsnachweis automatisch nach der Zeiterfassung in der App:
Wichtig: Sobald Ihre Mitarbeitenden die Unterschrift des Patienten eingeholt haben, können nachträglich nur noch die Kilometerangaben geändert werden.
Werden hingegen andere Daten, wie beispielsweise die erfasste Arbeitszeit, nachträglich angepasst, wird die bereits geleistete Unterschrift automatisch entfernt und muss erneut eingeholt werden.
So bleibt die Unterschrift fälschungssicher und dokumentiert stets den aktuellen Stand des Einsatzes.
Tipp: Erfassen Sie nach Möglichkeit zunächst alle relevanten Daten und holen Sie die Unterschrift des Patienten erst anschließend ein.
Mitarbeiter können eine bereits erfasste Zeit nicht mehr löschen oder bearbeiten, selbst, wenn noch keine Unterschrift eingeholt wurde. Nur wenn in den Einstellungen unter Disposition der Haken bei "Zeitbearbeitung in App" gesetzt wurde können erfasste Zeiten vom Mitarbeiter bearbeitet werden.
Die unterschriebenen Leistungsnachweise können Sie anschließend in der Kundenakte unter dem Reiter "Mehr >Leistungsnachweise" unterschrieben als PDF herunterladen. Klicken Sie dazu einfach rechts auf das PDF Symbol.
Leistungsnachweise für mehrere Kunden herunterladen
Benötigen Sie mehrere Leistungsnachweise auf einmal? Öffnen Sie im Hauptmenü Kunden und klicken Sie auf Herunterladen > Leistungsnachweise.
Vor dem Export können Sie die Auswahl gezielt eingrenzen: Wählen Sie links den gewünschten Kundenstatus aus (unter Alle Kunden) und nutzen Sie Tag-Filter einblenden, um die Leistungsnachweise nur für bestimmte Kunden herunterzuladen.
Anschließend wählen Sie den gewünschten Monat aus und legen fest, wie die Leistungsnachweise erstellt werden sollen. Sie können die Planzeiten vorbefüllen lassen oder die bereits erfassten Zeiten inklusive Unterschriften übernehmen.
Starten Sie anschließend den Export. Die Leistungsnachweise werden gesammelt erstellt und als Download bereitgestellt.
Sie möchten eine Rechnung inklusive der Leistungsnachweise an Ihre Kostenträger stellen?
In diesem Hilfeartikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das funktioniert.
Änderungshistorie eines Einsatzes aufrufen
Möchten Sie nachvollziehen, welche Änderungen an einem Einsatz vorgenommen wurden oder ob die Unterschrift des Kunden eingeholt wurde?
Öffnen Sie dazu Disposition → Erfasste Zeiten, wählen Sie das entsprechende Einsatzdatum aus und klicken Sie anschließend auf Änderungshistorie.
Dort sehen Sie alle Änderungen am Einsatz im Detail, einschließlich der Zeiterfassung und des Status der Kundenunterschrift.
Sie möchten die mobile Zeiterfassung für Ihre Mitarbeitenden vollständig einrichten?
In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie Benutzerzugänge anlegen, die App konfigurieren und die mobile Zeiterfassung optimal nutzen: