Dieser Hilfeartikel richtet sich an Unternehmen, die die mobile Zeiterfassung nutzen möchten, und beschreibt die dafür notwendigen Einstellungen.

Mit der mobilen Zeiterfassung können Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten direkt über die App erfassen und den Einsatz vom Kunden digital unterschreiben lassen. Für eine reibungslose Nutzung sind folgende grundlegende Einstellungen im System erforderlich.

Die App steht im Google Play Store (Android) sowie im App Store (iOS) kostenlos zur Verfügung und kann dort von Mitarbeitenden installiert und aktualisiert werden.

Wichtig: Es sollte stets die aktuelle Version genutzt werden, um eine fehlerfreie Funktion sicherzustellen.

In Ihrem fortytools Mandanten / ERP können Sie unter Auswertungen → Mobile App Versionen jederzeit einsehen, auf welchem Versionsstand sich Ihre Mitarbeitenden befinden.

Für den Download der App wird ein Google oder Apple Account benötigt.

Für die Nutzung der mobilen Zeiterfassung muss für jeden Mitarbeitenden ein Benutzerzugang angelegt werden.

Voraussetzungen:

Nach der Erstellung erhält der Mitarbeitende eine Einladung zur Anmeldung in der App.

Die Einrichtung der Benutzerzugänge ist im Hilfeartikel „Benutzerzugang für die App“ beschrieben.

Falls es beim Login zu Problemen kommt, liegt die Ursache häufig in einem veralteten Betriebssystem auf dem Smartphone des Nutzers.

Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden daher darauf hin, ihr Betriebssystem regelmäßig zu aktualisieren und verfügbare Systemupdates zeitnah zu installieren.

In den Einstellungen unter Disposition stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten im Zusammenhang mit der mobilen Zeiterfassung zur Verfügung.

Legen Sie hier die Grundeinstellung für alle Mitarbeitenden fest.

Hinweis: In der Mitarbeiterakte können Sie unter „Bearbeiten“ für einzelne Mitarbeitende jederzeit abweichende Einstellungen vornehmen.

Die Funktionen können jeweils über einen Haken aktiviert oder deaktiviert werden:

In der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“ können Sie festlegen, wie viele Wochen im Voraus Termine in der App angezeigt werden.

Wenn also keine Einsätze in der App angezeigt werden, können Sie hier einmal den Vorschau-Zeitraum prüfen.

Aktivieren Sie in den Einstellungen → Leistungsnachweise den digitalen Leistungsnachweis in der App.

Passen Sie hier ggf. noch die Abtretungserklärung und angezeigten Spalten an.

Nach dem Login in der App gelangen Mitarbeitende zur Hauptansicht.

Benutzeraccount (1.)

Oben rechts befindet sich der Benutzeraccount. Dort können Benutzerdaten eingesehen, die Firma gewechselt (sofern mehrere Firmenzugänge vorhanden sind) und der Logout durchgeführt werden. Ein Logout ist in der Regel nicht erforderlich, da der Mitarbeitende dauerhaft angemeldet bleibt.

Prozessbalken (2.)

Unter dem Benutzeraccount befindet sich der blaue Prozessbalken.
Er zeigt an, wie viele Einsätze für den aktuellen Tag geplant sind und wie viele davon bereits bearbeitet wurden.

Suche (3.)

Darunter befindet sich das Suchfeld.
Über dieses können die heutigen Einsätze gezielt gesucht werden.

Heutige Einsätze (4.)

Unter dem Suchfeld wird die Liste der heutigen Einsätze angezeigt.

Navigation am unteren Bildschirmrand

Am unteren Bildschirmrand befinden sich drei zentrale Funktionen:

Statussymbole bei Einsätzen

Die Einsätze werden durch Symbole in unterschiedlichen Status dargestellt:

Um einen in Ihrem Mandanten / ERP-System geplanten Einsatz in der App zu erfassen, suchen Ihre Mitarbeitenden den Einsatz über das Suchfeld (1) oder wählen ihn direkt aus der Liste unter Heute (2) aus.

Anschließend werden die Einsatzdetails angezeigt. Dort findet man die geplanten Aufgaben sowie die Adresse des Einsatzortes.

Um die Arbeitszeit zu erfassen, tippt man auf „Zeiterfassung starten“ (5.).

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden neben der Stoppuhr (Zeiterfassung starten) auch die manuelle Zeiterfassung ermöglichen möchten, ist dies ebenfalls möglich. Dazu tippen Ihre Mitarbeitenden auf „Manuelle Eingabe der Zeit“ (6) und geben Beginn und Ende der Arbeitszeit ein.

Wenn Sie die manuelle Zeiterfassung nicht zulassen möchten, können Sie diese unter Einstellungen → Disposition über die Option „Zeitbearbeitung in der App“ deaktivieren. Die Einstellung kann außerdem individuell für einzelne Mitarbeitende in der Mitarbeiterakte vorgenommen werden.

Notizen im Einsatz hinterlegen (1.)

Während des Einsatzes können über das Stiftsymbol Notizen, eine Auftragsdokumentation sowie Bilder hinzugefügt werden. Dabei handelt es sich ausschließlich um interne Notizen, die der Mitarbeitende im Einsatz hinzufügen kann.

Diese Funktion steht auch bei der manuellen Zeiterfassung zur Verfügung.

Pausen erfassen (3.)

Wenn Ihre Mitarbeitenden über "Zeiterfassung starten" (Start) ihr Zeiten erfassen, können sie auch über das Kaffee-Symbol eine Pause starten.

Zeiterfassung beenden (2.)

Über das rote Stopp-Symbol kann die Zeiterfassung beendet werden. In diesem Schritt besteht die Möglichkeit:

Wenn die geplante Zeit überschritten wird, wird das Timer-Symbol rot dargestellt.

Wolken-Symbol

Wenn Ihre Mitarbeitenden ein Wolken-Symbol mit Ausrufezeichen sehen, wurde die Zeit aus der App noch nicht an Ihren Mandanten / ERP übermittelt. Ursache ist meist eine schlechte oder fehlende Internetverbindung. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten automatisch synchronisiert.

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Nachdem Ihre Mitarbeitenden die Zeiterfassung über das rote Viereck beendet und anschließend zur Bestätigung auf „Jetzt Zeiterfassung abschließen“ geklickt haben, können Sie die Unterschrift des Kunden unter „Leistungsnachweise im Monat X“ einholen.

Sobald die Unterschrift des Kunden (bzw. Patienten) vorliegt, wird der Einsatz mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.

Nach der Unterschrift können nur noch zusätzlich Kilometerangaben sowie Notizen ergänzt werden.

Mehr zum Leistungsnachweis weiter unten.

Kalender

Über den Kalender (unten links) können alle geplanten Einsätze eingesehen werden – sowohl vergangene als auch zukünftige.

Die Funktion zur Erstellung neuer Einsätze in der App kann in den Einstellungen → Disposition → Neue Einsätze erstellen in App erlaubt für alle Mitarbeitenden aktiviert werden oder individuell in der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“.

Um einen neuen Termin anzulegen, wechseln Ihre Mitarbeitenden in die Kalenderansicht und klicken auf das „+“. Anschließend können Sie die Daten eingeben und Ihre Einsätze planen.

Sobald der Termin in der App geplant wurde, wird er auch in Ihrem fortytools Mandanten / ERP unter Disposition → Planung angezeigt.

Dort kann der Einsatz bearbeitet und z. B. um Vertriebskonditionen ergänzt werden.

Feiertage werden aktuell noch nicht in der App angezeigt.
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Ihre Mitarbeitenden können in der Hauptansicht auf die große blaue Stoppuhr tippen, um einen Kundeneinsatz auch ohne vorherige Planung zu erfassen.

Ebenso können eine Fahrt- bzw. Rüstzeit oder eine Pause erfasst werden, sofern Sie diese Funktion unter Einstellungen → Disposition freigegeben haben.

Einsätze, die nicht im Voraus von Ihnen oder in der App geplant wurden, werden in Ihrem fortytools Mandanten / ERP unter ​Disposition → Zeiterfassung angezeigt.

Sobald die Zeit eines geplanten Einsatzes in der App erfasst wurde, erscheint in der Übersicht ein Unterschriften-Symbol. Dieses ist rot (1.), solange die Unterschrift noch nicht erfasst wurde, und grün (2.), sobald sie vorliegt.

Sobald eine erfasste Zeit vom Büro bestätigt wurde oder die Unterschrift vom Kunden vorliegt, kann der Einsatz nicht mehr direkt bearbeitet werden. In Ihrem fortytools-Mandanten / ERP besteht zwar die Möglichkeit, erfasste Zeiten zu löschen und neu anzulegen, dabei wird jedoch auch die Kundenunterschrift entfernt und muss erneut eingeholt werden.

Sobald eine Kundenunterschrift eingeholt wurde, wird diese im Leistungsnachweis hinterlegt.

Die unterschriebenen Leistungsnachweise können Sie anschließend in der Kundenakte unter dem Reiter "Mehr → Leistungsnachweise" unterschrieben als PDF herunterladen. Klicken Sie dazu einfach rechts auf das PDF-Symbol.

Sofern im Einsatz eine Vertriebskondition hinzugefügt wurde, erscheinen die Umsätze unter Rechnungen → Dispo-Umsätze abrechnen.

Wählen Sie die abzurechnenden Kunden aus und setzen Sie anschließend unten das Häkchen bei „Digitale Leistungsnachweise als Anhänge einfügen“.

Danach wird der Rechnungsentwurf erstellt. Der Leistungsnachweis ist dem Entwurf als Anhang beigefügt.
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Damit können Sie die Rechnung inklusive Leistungsnachweis direkt per E-Mail an Ihre Kostenträger versenden (unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura) oder sie alternativ herunterladen, ausdrucken und per Post versenden.

Beispiel: Leistungsnachweis

Die Zeiterfassung mit GPS kann über unseren Prime-Tarif hinzugebucht werden (Einstellungen → Tarifauswahl).

Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, von welchem Standort aus Mitarbeitende ihre Einsatzzeiten erfassen.

Datenschutz und Funktionsweise

GPS-Daten werden ausschließlich zu den Zeitpunkten erfasst, an denen Mitarbeitende einen Einsatz starten und beenden.

Über die manuelle Zeiterfassung ist die GPS-Ermittlung nicht möglich.

Wichtig:

Einstellungen für die GPS-Ermittlung
Unter Einstellungen → Disposition können Sie die Option „GPS-Freigabe erbitten“ aktivieren.

Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit in der App über „Zeiterfassung starten“ beginnen und über „Zeiterfassung abschließen“ beenden, wird jeweils der zu diesem Zeitpunkt ermittelte Standort an fortytools übermittelt.

Es werden ausschließlich die GPS-Daten zum Zeitpunkt des Starts und des Endes der Zeiterfassung übertragen. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.

Die übermittelten Standortdaten können Sie unter Disposition → Erfasste Zeiten einsehen.
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Das blaue Datum und die blaue Uhrzeit mit dem Uhrensymbol zeigen die erfasste Zeit an. Die darunterliegende schwarze Zeile mit dem Kalendersymbol zeigt die geplante Zeit.

Die grüne bzw. rote Anzeige unter Planabweichung gibt die zeitliche Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zeit an.

Wenn Sie in diesem Bereich auf die blaue erfasste Zeit klicken, werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

Synchronisierungsabweichungen gibt es, wenn das Tracking der mobilen Zeiterfassungs-App nicht mit dem System übereinstimmt. Dies kann verschiedene technische Gründe haben.

Nur wenn es solche Abweichungen gibt sehen Sie diese in Ihrem fortytools Mandanten/ ERP unter Übersicht.

Klicken Sie auf der Startseite → Übersicht unter Synchronisierungsabweichungen auf "Jetzt prüfen", um Infos zu der Abweichung zu erhalten und die Einträge zu bearbeiten, erneut zu kontrollieren oder zu ignorieren (Eintrag wird aus der Mobile App entfernt).

"Die gebuchte Zeit war/ist gesperrt":

Zum Beispiel wurde in der App eine Zeit erfasst, aber in der App gab es schon eine erfasste Zeit zu diesem Zeitpunkt, die bereits abgerechnet wurde.

In diesem Fall kann der Eintrag nicht mehr bearbeitet werden und das Tracking wird gesperrt / blockiert.

Um den Eintrag dennoch zu bearbeiten müssen Sie unter Auswertungen - Disposition - Umsätze den entsprechenden Eintrag auf "nicht abgerechnet" setzen.

Wenn der Dispo-Umsatz eines Kunden für den jeweiligen Monat bereits in einen Rechnungsentwurf übertragen wurde, wird hinter dem Kundennamen ein Schloss-Symbol angezeigt.

Dieses Symbol zeigt an, dass die erfasste Zeit nicht mehr bearbeitet oder verändert werden kann, da bereits ein Entwurf existiert. Auch können die Einsätze dann nachträglich nicht mehr unterschrieben werden.

Sobald der Rechnungsentwurf gelöscht oder die Dispo-Umsätze (unter Auswertungen → Disposition-Umsätze) wieder auf „nicht abgerechnet“ gesetzt werden, kann die Unterschrift erneut erfasst werden.

In der App haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre geleisteten Stunden einzusehen.
Dazu klicken sie in der Hauptansicht unten links auf das Kalendersymbol. Anschließend werden die erfassten Stunden neben dem jeweiligen Monatsnamen übersichtlich angezeigt.

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