Benutzerzugang erstellen
Damit sich Ihre Mitarbeitenden in die App auf dem Handy oder grundsätzlich über den Browser einloggen können, müssen Sie einen Benutzerzugang erstellen.
Dazu muss zunächst der oder die Mitarbeiter:in mit einer E-Mail Adresse im System angelegt sein.
Damit Benutzer, die noch nicht als Mitarbeiter angelegt sind (z. B. der/die Besitzer:in), einen App-Zugang erhalten können, müssen sie zunächst in den Einstellungen unter „Benutzer“ zum Mitarbeiter gemacht werden.
Nun können Sie direkt im Hauptmenü Mitarbeiter (oder auch in der Mitarbeiterakte bei Bearbeiten) im Dropdown-Menü Benutzerzugang erstellen auswählen. Nach Bestätigung ("Sind Sie sicher?") wird automatisch eine Einladung an die hinterlegte E-Mail Adresse des/der Mitarbeiters/in gesendet.
Die Einladung muss nun über den Link in der E-Mail bestätigt werden.
Mitarbeitende können sich allerdings erst in die App einloggen, wenn Sie laut System auch aktiv sind. Also erst ab Eintrittsdatum (in der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten).
Häufig melden sich Kunden, weil sie sich nicht in der App anmelden können. In vielen Fällen liegt dies daran, dass der Zugang noch nicht aktiviert wurde oder das Eintrittsdatum in der Mitarbeiterakte (unter „Bearbeiten“) in der Zukunft liegt.
Nach Bestätigung muss der/die Mitarbeiter/in ein Passwort vergeben, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann.
Nun kann sich der/die Mitarbeiter:in mit der E-Mail Adresse und dem selbst gewählten Passwort über https://app.fortytools.com/login in Ihr fortytools- ERP-System einloggen.
Falls die Anmeldung nicht geklappt hat, können Sie unter Benutzergruppen bearbeiten die Einladung und den Link zur Anmeldung nochmals versenden.
Sobald der Benutzerzugang erfolgreich erstellt wurde, können Sie unter „Benutzergruppen bearbeiten“ den Zugang auch wieder wieder deaktivieren oder dem/der Mitarbeiter:in Benutzergruppen zuweisen.
Diese Funktion finden Sie auch in den Einstellungen unter „Benutzer“. Über das Gruppensymbol haben Sie dort zusätzlich die Möglichkeit, den Aktivierungslink erneut zu versenden oder den Zugang zu deaktivieren.
Zugang ohne Email-Adresse
In der Mitarbeiterakte finden Sie in der rechten Spalte verschiedene Optionen zur Disposition & Zeiterfassung.
Unter „Mehr“ gelangen Sie zur Zeiterfassung sowie zu den Auswertungen.
Darunter erhalten Sie Informationen zur App-Nutzung. Außerdem können Sie hier:
einen Anmeldelink generieren (so kann die App auch ohne E-Mail-Adresse genutzt werden),
Informationen zur automatischen Zeiterfassung einsehen und diese unter „Bearbeiten“ > „Einsätze automatisch erfassen“ aktivieren,
eine Kalender-URL generieren, die im privaten Kalender auf dem Smartphone hinterlegt werden kann, um eine Synchronisation zu ermöglichen.
Weitere Hilfe zum Thema Zugriffsrechte und Admins finden Sie hier:
Anleitung zur App: Mobile Zeiterfassung mit der App