Damit sich Ihre Mitarbeitenden in die App auf dem Handy oder grundsätzlich über den Browser einloggen können, müssen Sie einen Benutzerzugang erstellen.

Dazu muss zunächst der oder die Mitarbeiter:in mit einer E-Mail Adresse im System angelegt sein.

Mehr dazu hier: Mitarbeiterverwaltung

Um für Benutzer:innen, die noch nicht als Mitarbeiter gelistet sind (z.B der/die Besitzer:in) einen Zugang zur App zu erstellen, muss zuerst in den Einstellungen unter Benutzer die Gruppe Mitarbeiter zugeordnet werden.

Nun können Sie direkt im Hauptmenü Mitarbeiter (oder auch in der Mitarbeiterakte bei Bearbeiten) im Dropdown-Menü Benutzerzugang erstellen auswählen. Nach Bestätigung ("Sind Sie sicher?") wird automatisch eine Einladung an die hinterlegte E-Mail Adresse des/der Mitarbeiters/in gesendet.

Die Einladung muss nun über den Link in der E-Mail bestätigt werden.

Mitarbeitende können sich allerdings erst in die App einloggen, wenn Sie laut System auch aktiv sind. Also erst ab Eintrittsdatum (in der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten).

Häufig melden sich Kunden, dass sie sich nicht in der App anmelden können. Häufig liegt es daran, dass der Zugang nicht aktiviert ist oder das Eintrittsdatum (Mitarbeiterakte - Bearbeiten) in der Zukunft liegt.

Nach Bestätigung muss der/die Mitarbeiter/in ein Passwort vergeben, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann.

Nun kann sich der/die Mitarbeiter:in mit der E-Mail Adresse und dem selbst gewählten Passwort über https://app.fortytools.com/login ins System einloggen.

Falls die Anmeldung nicht geklappt hat, können Sie unter Benutzergruppen bearbeiten die Einladung und den Link zur Anmeldung nochmals versenden.

Sobald der Benutzerzugang erfolgreich erstellt wurde, haben Sie unter Benutzergruppen bearbeiten die Option den Zugang wieder zu deaktivieren oder den/die Mitarbeiter:in Benutzergruppen zuzuweisen. Diese Funktion finden Sie auch in den Einstellungen unter Benutzer. Hier können Sie über das Gruppensymbol den Aktivierungslink erneut senden oder auch den Zugang deaktivieren.

Weitere Hilfe zum Thema Zugriffsrechte und Admins finden Sie hier:

Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen

Anleitung zur App: Mobile Zeiterfassung mit der App