Übersicht

Als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin können die Arbeitszeiten entweder mit der App auf dem Smartphone oder über den Browser erfasst werden.

Zunächst wird ein Benutzerzugang benötigt: Benutzerzugang für die App & Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen

Sie können die App entweder für Android über den Google Play Store oder für iPhones über den App Store herunterladen. Sollte es hier beim Login zu Fehlern kommen, liegt dies meist an einem veralteten Betriebssystem auf dem Smartphone.

Die App besteht aus 3 Hauptansichten: Rückschau, Heute und Vorschau.

Rückschau

In der Rückschau sehen Sie Ihre Daten bis jeweils zum gestrigen Tag. Für jeden Arbeitstag sehen Sie die Gesamtdauer Ihrer Arbeitszeit sowie die detaillierte Auflistung Ihrer Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Fahrzeiten, Bürozeiten und Rüstzeiten.

Bereits erfasste Einsätze und Zeiten werden mit einer grünen Uhr und geplante Einsätze, die noch nicht erfasst wurden, mit einer roten Uhr gekennzeichnet.

Tippen Sie auf die rote Uhr, um Zeiten nachträglich zu erfassen.

Tippen Sie auf die rote Unterschrift, um sich den Einsatz von den Kund:innen per Unterschrift bestätigen zu lassen.

Zeiten, die bereits vom Büro bestätigt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden, und werden mit einem kleinen Schloss gekennzeichnet.

Über das Plus rechts oben können Sie manuell weitere Zeiten erfassen.

Heute

In der Heute-Ansicht können die Zeiten über die Stoppuhr in Echtzeit erfasst werden. Hier sehen Sie alle Einsätze und Zeiten für den aktuellen Tag.

Wenn die Arbeitszeit bei einem Kunden beginnt, können Sie beim zugehörigen Einsatz auf “Starten" tippen.

Beginnt Ihr Einsatz nicht bei einem Kunden, sondern im Büro oder mit einer anderen Tätigkeit, dann können Sie die Arbeitszeit über den Play-Button in der Fußzeile starten. Sie sehen dann eine "Fahrzeit / Rüstzeit" - Karte, die Ihnen signalisiert, dass gerade kein Einsatz beim Kunden läuft. Sobald Sie auf Pause tippen, endet die laufende Zeit und es wird Pausenzeit erfasst.

Wenn Sie also einmal auf Start tippen, werden so lange Zeiten erfasst, bis Sie auf Feierabend tippen, und somit die Zeiterfassung stoppen, oder den Arbeitstag beenden.

Alle Zeiten können auch im Nachhinein so lange noch bearbeitet werden, bis sie vom Büro bestätigt werden.

Über den Info-Button können alle hinterlegten Einsatzdetails und Kontaktdaten eingesehen werden. Hier kann die Adresse des Einsatzortes zum Beispiel direkt über Google Maps abgerufen werden für eine einfache Navigation. Es können weitere Infos als Notizen hinterlegt werden, die zu erledigenden Leistungen werden gelistet und Dokumente können hinzugefügt werden.

Über das Unterschriften-Zeichen kann der Kunde oder die Kundin den Einsatz per Unterschrift bestätigen.

Servicebericht / Arbeitsschein

Über die Unterschrift können Sie auch Arbeitsscheine digital erstellen lassen. Die Mitarbeitenden erfassen die Arbeitszeit vor Ort und können zusätzliche Notizen zur Ausführung hinterlegen. Sobald eine Kundenunterschrift hinterlegt wurde, wird aus der Einsatzdokumentation ein Servicebericht / Arbeitsschein erstellt. Dieser kann als Anhang an die erstelle Rechnung angehängt und dann - zum Beispiel über den Dokumentenversand per Email - versendet werden.

Der Servicebericht kann in der Desktopanwendung unter Auswertungen - Erfasste Einsätze heruntergeladen werden und beinhaltet neben der Kundenunterschrift alle Daten zum Einsatz.

Vorschau

In der Vorschau können die Einsätze für die nächsten Wochen abrufen werden. Die Einsätze sind nach Tagen gruppiert und es sind wieder alle Einsatzdetails, die vom Büro hinterlegt wurden, einzusehen.

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