Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie zuerst Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anlegen. Hilfe dazu finden Sie in unter Mitarbeiterverwaltung.

Die Arbeitszeiten können in fortytools auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Entweder über geplante Einsätze, als freie Buchung ohne vorherige Planung oder die Mitarbeitenden erfassen Ihre Zeiten selbstständig über die App.

Die Zeiterfassung per App kann Ihnen Zeit und Aufwand ersparen. Dafür benötigen die Mitarbeitenden einen entsprechenden Zugang. Hilfe zur Vergabe von Benutzerzugängen finden Sie hier: Benutzerzugang für die App

Im Hauptmenü unter Disposition - Zeiterfassung können Sie in der Kopfzeile zunächst den/die betreffende/n Mitarbeiter/in, den zu bearbeitenden Zeitraum, sowie die Ansichten Kalender oder Liste auswählen.

Um über die Kalenderansicht eine Zeit für einen geplanten Einsatz zu erfassen, klicken Sie den entsprechenden Eintrag an. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem die geplanten Zeiten eingetragen werden können. Zusätzlich können Sie eine Notiz zum Einsatz hinzufügen.

Um eine Zeit frei zu buchen, also ohne zugehörige Planung zu erfassen, klicken Sie in die Spalte des entsprechenden Tages. Es erscheint ebenfalls ein Pop-Up und Sie können den Kunden oder das Objekt auswählen, sowie die Zeit und einen Kommentar eingeben.

In der Kalenderansicht werden bereits erfasste Zeiten dunkler dargestellt als noch nicht erfasste/ geplante Einsätze. Wenn die Zeit erfasst ist, können Sie sie über das kleine x löschen.

In der Listenansicht können Sie entweder direkt oben über die Eingabemaske die Zeit für einen ungeplanten Einsatz erfassen, oder Sie wählen aus der Liste den richtigen Einsatz oder Tag aus und klicken Jetzt erfassen oder Zeit für diesen Tag erfassen.

In der Listenansicht werden geplante Einsätze mit einem Kalender und bereits erfasste Zeiten mit einer Uhr gekennzeichnet.

Die Kalenderansicht eignet sich besser, um Zeiten für geplante Einsätze zu erfassen, in der Listenansicht lassen sich freie Buchungen (ungeplante Einsätze) schneller erfassen. Hier sehen Sie auch die Optionen zum Bearbeiten und Löschen der Zeiten. Wenn Sie auf bearbeiten klicken, können Sie die erfassten Zeiten ändern, solange diese noch nicht bestätigt wurden.

Wenn Sie den Mitarbeitenden einen Zugang zur App geben, können diese ihre Zeiten selbst erfassen. Hierfür ist kein Computer notwendig, die Zeiterfassung kann über jedes Internet-fähige Smartphone erfolgen.

Einen Zugang zur App erteilen Sie in der Mitarbeiterakte bei Bearbeiten - Benutzerzugang erstellen. Es wird dann eine Einladungsmail an den oder die Mitarbeiter/in gesendet. Eine genaue Beschreibung zur Erstellung eines Benutzerzuganges und zur Benutzung der App finden Sie unter Benutzerzugang für die App und Mobile Zeiterfassung mit der App.

Wenn Sie für einen Einsatzort (ein Kunde oder ein Objekte) oder für alle Einsatzorte die Zeiterfassung bestätigen, dann signalisieren Sie damit Ihren KollegInnen im Innendienst, dass Sie alle Zeiten korrekt und vollständig bis zum eingetragenen Datum erfasst haben und für die betroffenen Einsatzorte die Rechnungen erstellt werden können.

Je nachdem welche Zugriffsrechte Sie im System haben, sind die erfassten Zeiten nach Bestätigung bis zu diesem Zeitpunkt nicht mehr änderbar. Wenn Sie also wie im Bild bis zum 04.10.2022 die Zeiten bestätigen, können Sie weitere Zeiten ggf. erst wieder ab dem 05.10.2020 erfassen.

Mit den entsprechenden Zugriffsrechten wie z.B. "Besitzer" können die Zeiten aber auch im Nachhinein und auch nach Bestätigung weiterhin angepasst werden.

Sollten Sie also doch noch einen Fehler finden, den Sie nicht selbst korrigieren können, kontaktieren Sie einfach die Person mit entsprechendem Zugriffsrecht und teilen die Änderungswünsche mit. So kann sichergestellt werden, dass Zeiten nicht mit dem Kunden abgerechnet werden.

Ob und in welchen Zeiträumen Sie Ihre Zeiterfassung bestätigen, klären Sie bitte mit Ihrem Innendienst. In den Einstellungen unter Benutzer kann die Gruppe "Empfänger von Benachrichtigungen für abgeschlossene Buchungen" zugewiesen werden, um bei jeder Benutzung der Bestätigungsfunktion per Email benachrichtigt zu werden.

In den Einstellungen unter Disposition finden Sie eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit der Zeiterfassung. Die folgenden Funktionen können durch setzen des Hakens aktiviert / deaktiviert werden:

Soll-Zeiten sind die Zeiten, die eingeplant wurden und gearbeitet werden sollten. Die Ist-Zeiten sind dagegen die tatsächlich gearbeiteten Zeiten, die evtl. z.B. bei Nutzung der Zeiterfassungsapp von den geplanten Zeiten abweichen können.

Mit der Funktion "Plan-Zeiten als Ist-Zeiten erfassen" haben Sie die Möglichkeit, die geplanten Zeiten (Soll-Zeiten) eines Mitarbeiters für einen Tag, eine Woche, etc. schnell zu erfassen. Nach der Erfassung können Sie bei Bedarf Soll-Zeiten auch nochmal anpassen.

Objekte

Die erfassten Zeiten können auch pro Objekt angezeigt und exportiert / heruntergeladen werden. Öffnen Sie dazu auf das gewünschte Objekt und klicken unter Mehr auf erfasste Zeiten. Hier können Sie den entsprechenden Zeitraum auswählen und die Daten exportieren.

Mitarbeitende

Die erfassten Zeiten können auch pro Mitarbeiter/in angezeigt und exportiert / heruntergeladen werden. Klicken Sie dazu unter Auswertung auf Erfasste Einsätze und wählen Sie den oder die entsprechende Mitarbeitende aus.

Die ausgewählten Zeiten können dann als CSV Datei exportiert werden.

Disposition - Erfasste Zeiten

Unter Disposition - Erfasste Zeiten gibt es eine neue Übersicht. Diese Dient vor allem Kunden, die fortytools zusammen mit zvoove GDL nutzen. Durch das "freigeben" der Zeiten, werden diese zurück an GDL übermittelt.

Falls hier ein gelbes Warndreieck angezeigt wird, bedeutet dies lediglich, dass die erfasste Zeit von der geplanten Zeit abweicht.

Weitere Hilfe zum Thema:

Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen

Automatische Lohnberechnung

Abrechnung von Einsatzzeiten über Vertriebskonditionen