Übersicht
Mitarbeitende anlegen, bearbeiten und auf "ehemalig" setzen
Legen Sie im Hauptmenü unter „Mitarbeiter“ neue Mitarbeitende über Los an:
Tragen Sie hier mindestens die Anrede, den Nachnamen und eine E-Mail-Adresse ein. Je mehr Daten Sie hier eintragen, desto einfacher wird die Verwaltung der Daten und desto reibungsloser werden die Abläufe später.
Sie können die Geburtsdaten sowie den Eintritts- und Austrittstermin eines Mitarbeiters hinterlegen. Der Eintrittstermin ist dabei besonders wichtig für die Nutzung der App.
Die Geburtstage und Jubiläen der nächsten 14 Tage werden Ihnen in der rechten Spalte im Hauptmenü unter „Übersicht“ als Erinnerung angezeigt.
Einmal angelegte Mitarbeitende werden nicht gelöscht. Stattdessen erhalten sie durch die Hinterlegung eines Austrittsdatums den Status „Ehemalige Mitarbeiter“. Diese können Sie nicht selbstständig entfernen, werden jedoch nach dem Austrittstermin nicht mehr in der Planung berücksichtigt.
Mitarbeitenden deaktivieren und Planungen bereinigen
Da nur aktive Mitarbeitende in der Planung (Disposition > Planung) bearbeitet werden können, müssen zunächst die zugehörigen Planungen gelöscht werden, bevor ein Mitarbeitender auf inaktiv gesetzt wird (durch ein Austrittsdatum).
Falls der Mitarbeitende bereits als inaktiv hinterlegt ist, entfernen Sie zunächst das Austrittsdatum in der Mitarbeiterakte, um ihn wieder als aktiv zu setzen. Anschließend wird der Mitarbeitende wieder in der Planung sichtbar und die entsprechenden Termine können gelöscht werden.
Danach können Sie das ursprüngliche Austrittsdatum erneut in der Mitarbeiterakte hinterlegen, um den Mitarbeitenden wieder als inaktiv zu kennzeichnen.
Laden Sie ein Profilbild hoch, für persönlichere und bessere Übersicht, vergeben Sie Tags, um die Mitarbeiterliste nach diesen Schlagworten sortieren zu können und ordnen Sie Einsatzgruppen für eine bessere Einsatzplanung zu.
Hinterlegen Sie außerdem in der Mitarbeiterakte die Lohnkonditionen.
Im Hauptmenü unter „Mitarbeiter“ sehen Sie eine Übersicht Ihrer Mitarbeitenden. Dort können Sie die Liste nach aktuellen, ehemaligen, zukünftigen oder allen Mitarbeitenden (1.) filtern.
Wenn Sie in den Mitarbeiterprofilen Tags hinterlegt haben, können Sie zusätzlich nach diesen individuell vergebenen Kriterien filtern (2.).
Auf der rechten Seite finden Sie drei weitere Funktionen. Entscheiden Sie zunächst, ob Sie alle Mitarbeitenden verwenden möchten oder filtern Sie die Auswahl entsprechend über den Mitarbeiterfilter oder über Tags.
Serienbriefe
Hinweis: Hierbei handelt es sich nicht um einen klassischen E-Mail-Versand an Mitarbeitende, sondern um eine allgemeine Zuweisung von Dokumentvorlagen.
Um Serienbriefe zu erstellen, legen Sie zunächst in den Einstellungen unter Dokumentarten eine passende Dokumentart an, zum Beispiel „Mitarbeiter-Vertrag“.Anschließend erstellen Sie in den Einstellungen unter Dokumentvorlagen eine neue Vorlage. Weisen Sie dieser die zuvor angelegte Dokumentart zu, vergeben Sie einen Namen, wählen Sie als Datensatztyp „Mitarbeiter“ aus und laden Sie die gewünschte Datei in die Vorlage hoch.
Im Anschluss können Sie im Hauptmenü unter „Mitarbeiter“ die erstellte Dokumentvorlage auswählen und diese über „Jetzt erstellen“ allen Mitarbeitenden zuweisen.
E-Mail-Verteiler
Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise über Microsoft Outlook eine E-Mail an alle Mitarbeitenden senden, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Mitarbeitende ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden dabei automatisch ignoriert.Wenn Sie auf „Aktuelle Mitarbeiter anschreiben“ klicken, werden Sie direkt zu Outlook weitergeleitet. Dort sind bereits alle verfügbaren E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden als Empfänger eingetragen, sodass Sie die Nachricht nur noch verfassen und versenden müssen.
Herunterladen
Über „Aktuelle Auswahl herunterladen“ können Sie Ihre Mitarbeitendendaten als CSV-Datei exportieren.Die exportierte Datei enthält folgende Informationen:
Personalnummer,Anrede,Nachname,Vorname,Geburtsdatum,Email,Telefon,Mobil, |
Die digitale Mitarbeiterakte
Wenn Sie auf den Namen eines Mitarbeitenden klicken, öffnet sich die digitale Mitarbeiterakte.
Dort finden Sie unter anderem:
bereits geplante Einsätze ansehen
Notizen und Aufgaben anlegen
Dokumente einsehen und hinzufügen
ein Überblick über den Einsatzkalender
Hierüber können Sie bereits geplante Einsätze sehen und über das "+" neue Einsätze erfassen.
Über den Menüpunkt „Mehr“ stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
Abwesenheiten eintragen
Erfassen Sie Urlaube, Krankmeldungen, Feiertage und weitere Abwesenheiten.Festgehälter verwalten
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Mitarbeitende nicht nach Stunden, sondern auf Basis eines Festgehalts vergütet werden.Entgelte erfassen
Hinterlegen Sie zusätzliche Entgelte oder Sonderzahlungen für Mitarbeitende.Urlaubskonto einsehen
Prüfen Sie, wie viele Urlaubsansprüche bzw. Resturlaubstage noch verfügbar sind.Verfügbarkeiten verwalten
Legen Sie fest, zu welchen Zeiten Mitarbeitende für Einsätze verfügbar sind.Zugewiesene Objekte anzeigen
Sehen Sie, in welchen Objekten der Mitarbeitende eingeplant oder eingesetzt ist.Schlüssel verwalten
Erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Schlüssel an den Mitarbeitenden ausgegeben wurden.
Benutzerzugang erstellen
Wenn Sie neben „Bearbeiten“ das Dropdown-Menü öffnen, können Sie über „Benutzerzugang erstellen“ einen Zugang zur App für die mobile Zeiterfassung anlegen.
Hinweis: Damit Ihre Mitarbeitenden die App nutzen können, muss in der Mitarbeiterakte ein Eintrittsdatum hinterlegt sein.
Anschließend können Sie dort auch weitere Zugriffsrechte und Berechtigungen für den Mitarbeitenden verwalten.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen
Weitere Verwaltungsoptionen in der Mitarbeiterakte
In der rechten Spalte der Mitarbeiterakte finden Sie verschiedene Funktionen zur Verwaltung des Mitarbeitenden.
Im Bereich "Dispo & Zeiterfassung gelangen Sie über „Mehr“ Sie zu folgenden Bereichen:
Zeiterfassung (1.)
Prüfen Sie hier, ob Mitarbeitende ihre Einsätze korrekt erfasst haben. Außerdem können Sie Einsätze nachträglich bearbeiten oder neue Zeiteinträge erfassen.Disposition: Erfasste Zeiten (2.)
Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle erfassten Zeiten.
Zusätzlich können Sie auf das Datum eines Einsatzes klicken, um die Änderungshistorie einzusehen. Dort sehen Sie beispielsweise, welche Änderungen vorgenommen wurden oder ob eine Kundenunterschrift erfasst wurde.
Auswertung: Erfasste Einsätze(3.)
Erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtstunden im ausgewählten Zeitraum.Über den Button „Servicebericht“ können Sie außerdem einsehen, bei welchen Einsätzen Kundenunterschriften erfasst wurden.
Auswertung: Dienste (4.)
Hier sehen Sie auf einen Blick, wie viele Stunden der Mitarbeitende im ausgewählten Zeitraum gearbeitet hat und können zusätzlich die erfassten Kilometer einsehen. Produktive Zeiten entsprechen dabei den Einsatzzeiten, während unproduktive Zeiten beispielsweise Pausen oder Rüstzeiten umfassen.Auswertung: Streckenberechnung (5.)
In der Streckenberechnung sehen Sie alle gefahrenen Routen eines Mitarbeitenden innerhalb des ausgewählten Zeitraums. Dabei wird jede Strecke mit Datum, Einsatzzeiten, Start- und Zielort sowie der berechneten Kilometeranzahl angezeigt.
Sie können zudem festlegen, ob die erste Strecke ab dem Wohnort und die letzte Strecke zurück zum Wohnort in die Berechnung einbezogen werden sollen. Die Gesamtsumme aller Kilometer wird Ihnen am Ende der Übersicht angezeigt und kann bei Bedarf auch als Excel-Datei exportiert werden.Auswertung: Lohndaten (6.)
Hier sehen Sie alle Lohnarten eines Mitarbeitenden im ausgewählten Zeitraum, inklusive Stundenlöhne, Zuschläge und weitere Entgelte. Die Einträge sind nach Datum, Herkunft und Betrag aufgelistet. Am Ende wird der Gesamtbetrag des Zeitraums angezeigt.
Darunter stehen Ihnen weitere Informationen und Funktionen rund um die App-Nutzung zur Verfügung:
Anmeldelink generieren
Erstellen Sie einen direkten Anmeldelink für die App. Dadurch kann die App auch ohne hinterlegte E-Mail-Adresse genutzt werden.Informationen zur automatischen Zeiterfassung
Die Funktion kann in der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“ eingerichtet werden.
Kalender-Synchronisation
Generieren Sie eine Kalender-URL, um Einsätze mit dem privaten Kalender auf dem Smartphone zu synchronisieren. Die URL kann anschließend im Kalender des Smartphones hinterlegt werden.
Arbeitszeitpläne und Leistungsnachweise
Auf der rechten Seite in der Mitarbeiterakte finden Sie je nach Branche entweder den Bereich „Arbeitszeitplan“ (Gebäudereinigung) oder den „Leistungsnachweis“ (Betreuungsdienste).
Die Arbeitszeitpläne dienen als Übersicht und Dokumentation und können von den Mitarbeitenden anschließend bestätigt und unterschrieben werden.
Bei den Leistungsnachweisen stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Wählen Sie die gewünschte aus und erstellen Sie anschließend alle Leistungsnachweise für die Kunden, bei denen Ihr Mitarbeitender im Einsatz ist.
Einsatzplan erstellen
Um für Mitarbeitende einen Einsatzplan auszudrucken oder als PDF herunterzuladen, gehen Sie in die Disposition > Planung und öffnen Sie das Dropdown-Menü neben dem jeweiligen Mitarbeitenden. Dort können Sie die Planung als PDF exportieren und ausdrucken.
Abwesenheiten
Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub können Sie in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Abwesenheiten - Abwesenheit erfassen eintragen. In der Planung werden die Zeiten dann entsprechend für den oder die Mitarbeiterin blockiert:
Nachdem Sie in der Mitarbeiterakte auf „Abwesenheit erfassen“ geklickt haben, öffnet sich das folgende Fenster.
Unter „Tägliche Dauer“ legen Sie fest, wie die Abwesenheit berechnet werden soll.
Nur tägl. Stunden erfassen
Geben Sie die Anzahl der Stunden an, die pro Tag für die Abwesenheit berücksichtigt werden sollen.
Diese Stunden werden unter anderem für die Lohnberechnung verwendet.Tägl. Start- und Endzeit erfassen
Hier können Sie eine tägliche Start- und Endzeit angeben.
Aus diesen Zeiten wird die Anzahl der Stunden pro Tag automatisch berechnet und unter anderem für die Lohnberechnung verwendet.Nur geplante Zeiten erfassen
Die tägliche Dauer der Abwesenheit wird automatisch anhand der geplanten Einsätze berechnet. Die Berechnung erfolgt direkt beim Erstellen der Abwesenheit und kann später über die Funktion „Abwesenheiten ermitteln“ erneut ausgeführt werden.
Unter "Gültig an" entscheiden Sie an welchen Tagen die Stundenermittlung vorgenommen werden soll.
In den Einstellungen unter „Abwesenheitsarten“ können Sie zusätzliche Abwesenheitsarten mit farblicher Kennzeichnung sowie der gewünschten Lohnkondition definieren.
Abwesenheiten und Urlaube können aktuell nur pro Mitarbeitendem erfasst werden, nicht jedoch für den gesamten Betrieb (z. B. Betriebsferien).
Urlaubskonto / Urlaubsanträge
In der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten können Sie zunächst den vertraglichen Urlaubsanspruch hinterlegen.
Unter Mehr - Abwesenheiten können Sie den Urlaub eintragen.
In den Einstellungen unter Abwesenheitsarten können Sie diese festlegen. In der Mitarbeiterakte unter Mehr - Urlaubskonto können Sie das Urlaubskonto einsehen und Korrekturbuchungen vornehmen. Unter Auswertungen - Urlaubskonten erhalten Sie einen Überblick über die Urlaubskonten aller Mitarbeitenden.
In den Einstellungen - Grundeinstellungen unter Urlaub können Sie festlegen, ob Mitarbeitende über das System Urlaub beantragen können oder nicht. Außerdem, wie mit dem Resturlaub verfahren wird.
In der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten können Sie nun auch individuell festlegen, welcher Mitarbeiter Urlaub über das System beantragen kann und wie mit Resturlaub umgegangen wird.
Halbtägige Urlaubsanträge erlauben
Wenn Sie zuvor die Option „Urlaubsanträge erlauben“ aktiviert haben, können Sie hier festlegen, ob auch halbtägige Urlaube beantragt werden dürfen.
Wie werden Urlaubstage bei „Nur geplante Zeiten" berechnet?
Wenn Sie eine Abwesenheit vom Typ „Nur geplante Zeiten erfassen" anlegen, zieht das System die Urlaubstage nicht pauschal pro Kalendertag ab, sondern auf Basis der für diesen Tag geplanten Arbeitszeit. Das kann dazu führen, dass für einen Urlaubstag nur ein halber Tag vom Urlaubskonto abgebucht wird. Hier wird erklärt, wann das passiert.
Die Berechnungsregel
Pro Urlaubstag vergleicht das System die an diesem Tag geplante Arbeitszeit mit dem täglichen Soll des Mitarbeiters:
Keine Planung an dem Tag → es wird kein Urlaubstag abgezogen
Geplante Zeit höchstens die Hälfte des Tagessolls → es wird ein halber Urlaubstag (0,5) abgezogen
Geplante Zeit mehr als die Hälfte des Tagessolls → es wird ein ganzer Urlaubstag (1,0) abgezogen
Das tägliche Soll ergibt sich dabei aus den Wochenstunden geteilt durch 5 (Fünf-Tage-Woche). Bei 15 Wochenstunden sind das z. B. 3,0 Stunden pro Tag.
Beispiel
Ein Mitarbeiter mit 15 Wochenstunden hat ein tägliches Soll von 15 ÷ 5 = 3,0 Stunden. Die Hälfte davon sind 1,5 Stunden. Er nimmt von Montag bis Freitag Urlaub. An jedem dieser Tage ist eine Schicht von 1,5 Stunden geplant.
Da 1,5 Stunden genau der Hälfte des Tagessolls entsprechen, zählt jeder Tag als halber Urlaubstag: 5 Tage × 0,5 = 2,5 Urlaubstage
Wären stattdessen z. B. 2,0 Stunden pro Tag geplant (mehr als die Hälfte von 3,0), würde pro Tag ein ganzer Urlaubstag abgezogen — in Summe also 5 Tage.
Was Sie prüfen können
Wenn der Urlaubsabzug nicht Ihrer Erwartung entspricht, hilft ein Blick auf zwei Werte des Mitarbeiters:
Die hinterlegten Wochenstunden – daraus berechnet sich das tägliche Soll. Passen die Wochenstunden zur tatsächlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters?
Die geplante Arbeitszeit an den Urlaubstagen – steht die Planung im Verhältnis zum Tagessoll? Eine sehr kurze Planung im Vergleich zum Soll führt zum halben Tag.
Häufigste Ursache für einen unerwartet niedrigen Abzug: Die geplanten Stunden sind deutlich kürzer als das tägliche Soll, das sich aus den hinterlegten Wochenstunden ergibt.
Tipp
Wenn Sie möchten, dass ein voller Urlaubstag abgezogen wird, achten Sie darauf, dass die geplante Arbeitszeit am jeweiligen Tag mehr als die Hälfte des täglichen Solls beträgt – oder erfassen Sie die Abwesenheit über einen der anderen Erfassungstypen („Nur tägliche Stunden" bzw. „Tägliche Start- und Endzeit").
Verfügbarkeiten
Die Funktion der Verfügbarkeiten funktioniert genau umgekehrt: Sie tragen in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Verfügbarkeiten die Zeiten ein, an denen der oder die Mitarbeiterin verfügbar ist ein. Alle anderen Zeiten werden dann in der Planung blockiert.
Datensatzerweiterung
In den Einstellungen unter „Datensatzerweiterung“ können Sie zusätzliche Felder für die Mitarbeiterakte anlegen. Diese werden anschließend in der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“ angezeigt und können dort ausgefüllt werden.
So können Sie beispielsweise ein Feld wie „Fax“ hinzufügen – dieses erscheint danach automatisch in der Mitarbeiterakte.