Wählen Sie „Mitarbeiter“ im Neu-Modul aus, um neue Mitarbeitende anzulegen.

Tragen Sie hier mindestens die Anrede, den Nachnamen und eine E-Mail-Adresse ein. Je mehr Daten Sie jedoch hier eintragen, desto einfacher wird die Verwaltung der Daten und desto reibungsloser werden die Abläufe später.

Sie können die Geburtsdaten eintragen (siehe Geburtstage & Jubiläen rechte Spalte in der Übersicht als Erinnerungen) und den Eintrittstermin, sowie auch den Austrittstermin hinterlegen. Die Geburtstage und Jubiläen der nächsten 14 Tage werden in der rechten Spalte auf der Startseite angezeigt. Wenn einmal angelegt, werden die Mitarbeitenden nicht mehr gelöscht, sondern erhalten durch Hinterlegung des Austrittstermins den Status "Ehemalige Mitarbeiter". Sie können Mitarbeiter also nicht selbstständig löschen, aber wenn Sie ein Austrittsdatum hinterlegen, werden diese nicht mehr in der Planung berücksichtigt.

Inaktiver Mitarbeiter aus der Planung löschen / Termine löschen

Da nur aktive Mitarbeiter in der Planung bearbeitet werden können, müssen Planung gelöscht werden, bevor der Mitarbeiter auf inaktiv (Austrittsdatum) gesetzt wird. Wenn der Mitarbeiter schon inaktiv ist müssten Sie dazu einmal den Mitarbeiter wieder auf aktiv setzen (Austrittsdatum löschen), damit er in der Planung erscheint. Dann können Sie die Termine löschen und hinterher wieder in der Mitarbeiterakte das alte Austrittsdatum eintragen um ihn erneut zu inaktivieren.

Laden Sie ein Profilbild hoch, für persönlichere und bessere Übersicht, vergeben Sie Tags, um die Mitarbeiterliste nach diesen Schlagworten sortieren zu können und ordnen Sie Einsatzgruppen für eine bessere Einsatzplanung zu.

Im Hauptmenü unter "Mitarbeiter" sehen Sie dann eine Liste der Mitarbeitenden und können diese nun filtern nach aktuellen, ehemaligen, zukünftigen und allen Mitarbeiter. Wenn Sie in den Mitarbeiterprofilen Tags hinterlegt haben, können Sie hier auch nach Ihren festgelegten Kriterien filtern.

Auf der rechten Seite unter "Download" kann die gefilterte Auswahl der Mitarbeitenden als CSV Datei heruntergeladen werden. Somit haben Sie alle eingetragenen Daten (auch die hinterlegten zusätzlichen "Informationen") in einer Liste zur Verfügung und können hier beliebig verarbeitet und gefiltert werden.

Wie Sie Serienbriefe an alle Mitarbeitenden versenden, erfahren Sie hier: Dokumente

Wenn Sie Mitarbeitende jetzt anklicken und die Mitarbeiterakte öffnen, erscheint die Einzelansicht, in der Sie Einsätze erkennen sowie Notizen und Dokumente und individuelle Lohnkonditionen (siehe Einstellungen - Lohnkonditionen) hinterlegen können. Mehr Infos dazu finden hier: Automatische Lohnberechnung

Unter Einsatzkalender können Sie neue Einsätze für den oder die Mitarbeiter/in planen und unter Abwesenheiten Ausfälle, Urlaube, etc. erfassen. In den Einstellungen unter "Abwesenheitsarten" können Sie diese definieren und unter "Lohnkonditionen" entsprechende Vergütung hinterlegen.

Wenn Sie neben Bearbeiten das Drop-Down Menü öffnen, können Sie unter "Benutzerzugang erstellen" einen Zugang zur App für die mobile Zeiterfassung freischalten und dann auch weitere Zugriffsrechte verwalten. Weitere Infos dazu finden Sie hier: Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen

In der Mitarbeiterakte in der rechten Spalte finden Sie eine Reihe von Optionen für die Verwaltung. Unter Mehr kommen Sie zur Zeiterfassung und Auswertungen. Darunter bekommen Sie Infos zur App-Nutzung, Sie können einen Anmeldelink generieren (so kann die App auch ohne Email genutzt werden), Info zur automatischen Zeiterfassung (kann unter Bearbeiten eingestellt werden) und zur Kalender-Synchronisation. (generieren Sie eine Kalender-URL, die dann im privaten Kalender auf dem Smartphone zur Synchronisation eingegeben werden kann).

In der Mitarbeiterakte in der rechten Spalte gelangen Sie direkt zur "Zeiterfassung" und unter "Bereits erfasste Zeiten" erhalten Sie eine detaillierte Übersicht aller erfassten Zeiten und Lohndaten und können diese als CSV Datei oder PDF exportieren. Falls bei der mobilen Zeiterfassung ein Kunde eine Unterschrift in der App eingetragen hat, kann hier außerdem der Servicebericht / Arbeitsschein heruntergeladen werden. Mehr dazu hier: Mobile Zeiterfassung mit der App

In der rechten Spalte unter Arbeitszeitpläne können Sie für alle Einsatzorte die Einsatzpläne erstellen und herunterladen, als Übersicht und Dokument, das von den Mitarbeitenden bestätigt und unterschrieben werden kann.

Um für die Mitarbeitenden einen Einsatzplan auszudrucken oder als PDF herunterzuladen, gehen Sie in die Planung und klicken öffnen das drop-down Menü neben der/dem Mitarbeitenden. So können Sie die Planung für die Mitarbeitenden als PDF ausdrucken:

Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub können Sie in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Abwesenheiten - Abwesenheit erfassen eintragen. In der Planung werden die Zeiten dann entsprechend für den oder die Mitarbeiterin blockiert:

In den Einstellungen unter Abwesenheitsarten können außerdem weitere Abwesenheitsarten mit farblicher Markierung definiert werden.

Abwesenheiten (und Urlaube) können aktuell nur pro Mitarbeiter, nicht aber für den ganzen Betrieb (Betriebsferien) eingetragen werden.

In der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten können Sie zunächst den vertraglichen Urlaubsanspruch hinterlegen. Unter Mehr - Abwesenheiten können Sie den Urlaub eintragen. In den Einstellungen unter Abwesenheitsarten können Sie diese festlegen. In der Mitarbeiterakte unter Mehr - Urlaubskonto können Sie das Urlaubskonto einsehen und Korrekturbuchungen vornehmen. Unter Auswertungen - Urlaubskonten erhalten Sie einen Überblick über die Urlaubskonten aller Mitarbeitenden.

In den Einstellungen unter Urlaub können Sie festlegen, ob Mitarbeitende über das System Urlaub beantragen können oder nicht. Außerdem, wie mit dem Resturlaub verfahren wird.

In der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten können Sie nun auch individuell festlegen, welcher Mitarbeiter Urlaub über das System beantragen kann und wie mit Resturlaub umgegangen wird.

Die Funktion der Verfügbarkeiten funktioniert genau umgekehrt: Sie tragen in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Verfügbarkeiten die Zeiten ein, an denen der oder die Mitarbeiterin verfügbar ist ein. Alle anderen Zeiten werden dann in der Planung blockiert.

In den Einstellungen unter Datensatzerweiterung können weitere Felder für die Mitarbeiterakte angelegt werden.

Sie können hier zum Beispiel ein Feld "Fax" anlegen, dann wird später in der Mitarbeiterakte auch das Feld "Fax" angezeigt.