Es wird die Abrechnung nach Stunden, nach Pauschalen und die Abrechnung pro Kilometer unterstützt.

Die Bruttolohndaten werden aufgeteilt in verschiedene Lohnarten, wie Sie sie von Lohnabrechnungsprogrammen verwendet werden. Sie können die Bruttolohndaten entweder selbst verarbeiten oder sie für die Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung zur Verfügung stellen.

Lohnarten, -faktoren und -konditionen pflegen Sie im Bereich Disposition- Einstellungen.

Mit Lohnarten legen Sie für Lohn- und Gehaltszahlungen die Steuer-, Sozialversicherungs- und Auswertungsmerkmale fest. Durch die Aufteilung des Lohns auf verschiedene Lohnarten wird also vorbestimmt, welche Steuern und Beiträge abzuführen sind, die genaue Berechnung übernimmt dann Ihr Lohnabrechnungsprogramm beziehungsweise das Ihrer Steuerberatung.

Beispiele für Lohnarten: Arbeitsentgelt, Nachtzuschlag, Erschwerniszulage, Sonntagszuschlag.

Mit Lohnfaktoren legen Sie die zu berechnenden Stundenlöhne fest. Die Faktoren werden mit den geleisteten Stunden multipliziert, um die Bruttolöhne zu errechnen. Sie können je Lohnfaktor einen Betrag für alle Mitarbeiter/innen hinterlegen und dann bei einzelnen Mitarbeitenden diesen Betrag überschreiben (im Mitarbeiterprofil). Hier können Sie Stundenlöhne, Pauschalen und Vergütung pro gefahrener Kilometer hinterlegen.

In den Einstellungen unter Lohnstufe können Sie Lohnfaktoren gebündelt unter einer Lohnstufe speichern, welche Sie anschließen im Mitarbeiterprofil zuordnen können.

Wenn später die Lohnstufe angepasst wird, werden die Löhne der Mitarbeitenden, bei denen diese Lohnstufe hinterlegt ist, entsprechend automatisch angepasst.

Über die Lohnkonditionen können Sie Regeln für die Berechnung der Löhne definieren. So legen Sie fest, welche Lohnarten mit welchen Faktoren für geleistete Stunden, Pauschalen, gefahrenen Kilometern oder Überstunden abzurechnen sind. Bei der Planung von Einsätzen können Sie dann für jede/n Mitarbeiter/in ein Regelwerk auswählen, das bei der Erfassung der Arbeitszeiten für die Lohnberechnung verwendet wird.

Bei den Lohnfaktoren können Sie jeweils mehrere Gültigkeitszeiträume zuordnen. So können Sie zum Beispiel Tariferhöhungen bereits im Voraus eintragen. Sobald Sie Lohnarten und Lohnfaktoren hinterlegt haben, können Sie Lohnkonditionen anlegen. 

Das Prinzip ist das Gleiche wie bei den --> Vertriebskonditionen

Beispiel: Unterhaltsreinigung mit Nachtzuschlag
Angenommen, Sie wollen eine Lohnkondition für eine Unterhaltsreinigung an Werktagen anlegen. Die Mitarbeiter sollen für jede geleistete Stunde ihr Arbeitsentgelt erhalten und zwischen 22:00 und 6:00 Uhr einen Nachtzuschlag.

Sie gehen wie folgt vor:

Legen Sie eine Lohnkondition mit dem Namen “Unterhaltsreinigung” an und fügen Sie eine Abrechnungsregel “Nach Stunden” hinzu. Stundenbasierte Regeln sind stets mit dem Uhren-Symbol gekennzeichnet. 

Als Lohnart wählen Sie “Arbeitsentgelt”, die Voreinstellung von 100% übernehmen Sie ebenso wie die voreingestellte Gültigkeitsdauer. Als Faktor wählen Sie den entsprechenden “Stundenlohn” (den Lohnfaktor).  Dadurch bekommt der Mitarbeiter für seine gesamte Arbeitszeit 100% des Stundenlohns, im Beispiel also 9,55€.

Um den Nachtzuschlag zu berechnen, fügen Sie noch zwei stundenbasierte Regeln hinzu. Die Regeln können nur auf einen Tag angewendet werden, deshalb sind in diesem Fall zwei Einträge nötig. Tragen Sie einmal von 22:00h bis Mitternacht (genau genommen 23:59 Uhr) und einmal von 00:00h bis 6:00h einen Nachtzuschlag von 25% ein, um zu dem regulären Stundenlohn noch 25% Nachtzuschlag hinzuzurechnen. Die Berechnung des Nachtzuschlages erfolgt hier zusätzlich, der Bruttolohn besteht also aus zwei Lohnarten.

Unter “Zeitanpassung” kann eingestellt werden, dass die erfassten Zeiten jeweils gerundet werden, um freundlichere Ergebnisse zu erhalten.

Von solchen Lohnkonditionen können Sie nun beliebig viele hinterlegen. Beispielhaft haben wir einmal eine Lohnkondition “Glasreinigung” und eine Lohnkondition “Unterhaltsreinigung” angelegt - jeweils mit den entsprechenden Lohnfaktoren.

Hier können die Lohnkonditionen nun auch bearbeitet werden.

Die von Ihnen angelegten Lohnfaktoren sind nun auch direkt bei all Ihren Mitarbeitern hinterlegt. Sie können diese aber natürlich individuell anpassen, wenn Sie zum Beispiel bei einzelnen Mitarbeitern abweichende Absprachen getroffen haben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter Standard-Konditionen entsprechend seiner hauptsächlichen Tätigkeiten auszuwählen.

Die Lohnkonditionen werden zur Lohnberechnung verwendet, wenn Mitarbeitende Rüstzeiten wie Fahrtzeit oder Bürozeit erfassen. Hierfür können Sie die Lohnkonditionen bearbeiten und die "Lohnkonditionen für unproduktive Zeiten" setzen: 

Dann wird dieses Regelwerk für die Berechnung der nicht bei einem Kunden verbrachten Arbeitszeit verwendet.

Nur wenn Sie hier in der Mitarbeiterakte Lohnkonditionen für unproduktive Zeiten hinterlegen, werden die Rüstzeiten, Fahrtzeiten und Bürozeiten vergütet und in den Lohndaten aufgeführt.

Ebenfalls pro Mitarbeiter können Festgehälter / Fixlöhne festgelegt und mit Laufzeiten versehen werden (in der Mitarbeiterakte unter Mehr). Dabei kann auf das gleiche Regelwerk mit Lohnfaktoren zurückgegriffen werden. So sind auch hier einheitlich steuerbare, aber auch individuelle Regelungen möglich.

Über die Abwesenheiten können Sie Urlaubs- und Krankheitstage erfassen. Damit auch für die Abwesenheiten Lohndaten berechnet werden, können Sie in den Einstellungen unter Abwesenheitsarten diese bearbeiten. Dort können Sie jeder relevanten Abwesenheitsart die richtigen Lohnkonditionen zuordnen:

Bei der Erfassung der Urlaubs- oder Krankheitstage (in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Abwesenheiten) können Sie dann jeweils die Anzahl der Stunden, die pro Tag zu berechnen sind, angeben.

In den Einstellungen unter Grundeinstellungen - Disposition können Sie die Kilometererfassung freischalten, um die Fahrzeiten abzurechnen und in den Lohndaten zu berücksichtigen.

Im Mitarbeiterprofil unter "Bearbeiten" können Sie die Einstellungen auch pro Mitarbeiter/in individuell hinterlegen.

Beim Erfassen einer Zeit (sowohl per Desktop als auch per App) kann dann die Anzahl der gefahrenen und abzurechnenden Kilometer eingegeben werden, welche dann in den Lohndaten berechnet und aufgeführt werden.

Im Menü unter Transfer - Lohndaten-Export können alle Lohndaten für die Weiterverarbeitung exportiert werden. In den Einstellungen unter FiBu- und Lohnexporte können dafür das gewünschte Lohnprogramm oder Dateiformat ausgewählt werden.

Im Menü unter Auswertung - Dienste können die erfassten Zeiten im Detail eingesehen werden und unter Lohndaten wird die Vergütung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten im Detail ausgelistet.

Für jeden Mitarbeitenden wird ein individueller Durchschnittslohn ermittelt. Hierzu summiert das System alle in den letzten 12 Monaten tatsächlich abgerechneten Lohnbestandteile und teilt diese durch die in diesem Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden.

Dabei gilt:

Für die Durchschnittslohnberechnung verwendet das System nicht den aktuell gültigen Tariflohn für die gesamte Vergangenheit. Stattdessen werden die historischen Werte berücksichtigt, die zum jeweiligen Zeitpunkt tatsächlich abgerechnet wurden.

Das bedeutet:

Dadurch entsteht ein realistischer Durchschnitt auf Basis der tatsächlichen Abrechnungsdaten.

Zuschläge können in die Durchschnittslohnberechnung einfließen. Ob dies geschieht, wird individuell in der jeweiligen Lohnart festgelegt.

Ein Zuschlag erhöht dann den Durchschnittslohn, ohne dass er als zusätzliche Arbeitszeit zählt.

Der Durchschnittslohn kommt bei bestimmten Vergütungsregeln zum Einsatz, beispielsweise bei Abwesenheiten.

Dabei vergleicht das System:

Für die Vergütung wird automatisch der höhere Wert verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeitende durch die Berechnung des Durchschnittslohns nicht schlechter gestellt werden.

Nein. Das System berechnet keinen Durchschnitt der geleisteten Arbeitsstunden.

Bei einer Abwesenheit, beispielsweise Urlaub oder Krankheit, wird die Stundenanzahl direkt aus der erfassten Abwesenheit übernommen. Die Anzahl der zu vergütenden Stunden basiert also auf den erfassten Abwesenheitsdaten und nicht auf einem Durchschnitt der Vergangenheit.