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Abrechnung von Einsatzzeiten über Vertriebskonditionen
Abrechnung von Einsatzzeiten über Vertriebskonditionen

Aus den erfassten Arbeitszeiten können Sie mit fortytools automatisiert Umsätze generieren lassen und diese in Rechnungen umwandeln.

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Verfasst von Daniel Tuckermann
Vor über einer Woche aktualisiert

Übersicht

Wenn Sie bei der Planung eine Vertriebskondition hinterlegen, werden aus den erfassten Zeiten automatisch Umsätze / Rechnungen generiert (unter Rechnungen - Dispo-Umsätze abrechnen)

In den Einstellungen unter Vertriebskonditionen können Sie die Abrechnungsregeln bestimmen. Wenn Sie bei der Planung diese Vertriebskonditionen hinterlegen und dann die Zeit für den geplanten Einsatz erfassen, wird automatisch ein Umsatz generiert bzw. eine Rechnung erstellt.

Die Umsatzberechnung können Sie für alle Einsätze anwenden, die Sie nicht mit monatlichen (oder anderen festen) Pauschalen berechnen. Es werden drei Abrechnungsregeln unterstützt: Abrechnung nach Zeit, pauschale Abrechnung je Einsatz und Abrechnung nach gefahrenen Kilometern.

Preistypen

In den Einstellungen unter Vertriebskonditionen können Sie auf der rechten Seite die Preistypen anlegen. Zum Beispiel Stundensätze und Pauschalen für bestimmte Leistungen und Preise pro Kilometer. Hier nutzen wir für unsere Beispielkondition ein Stundensatz von 33€ und eine Kilometerpauschale von 0,30€ pro Km.

Wir haben in jedem Mandanten bereits einige Beispiel-Preistypen für Sie angelegt. Diese können Sie nach Belieben verändern. Überflüssige Preistypen brauchen Sie nicht zu entfernen, diese stehen Ihnen später bei Ihrer Arbeit nicht im Weg.

Um die Preishistorie eines Preistyps anzusehen oder den Preis zu bearbeiten, können Sie diesen anklicken und aufklappen. Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, können die Preise an Zeiträume geknüpft werden. Ist bspw. schon eine Preisanpassung in der Zukunft geplant, können Sie jetzt schon eintragen, ab wann der neue Preis gilt. Lassen Sie das "Gültig bis" Datum offen, um eine unbegrenzte Gültigkeit des Preises festzulegen.

Hier können Sie beispielsweise auch die Preise für Verhinderungspflege und Entlastungsleistung anpassen.

In der Kunden- und Objektakte unter Einstellungen können individuelle Preise für Vertriebskonditionen hinterlegt werden. Wurde beim Objekt kein eigener Preis hinterlegt, gilt die Einstellung in der Kundenakte. Ist dort kein individueller Preis hinterlegt, gilt der Preis aus den Mandanten-Einstellungen.

Vertriebskonditionen/ Abrechnungsregeln

Zurück unter Vertriebskonditionen können Sie nun Abrechnungsregeln definieren. Es gibt zunächst nur ein Regelwerk "keine Abrechnung", das verwendet wird, um eine automatisierte Abrechnung zu verhindern.

Unter “Neue Konditionen anlegen” können weitere Vertriebskonditionen erstellt werden. Hier kann ausgewählt werden, ob nach Stunden, pauschal oder nach Kilometer abgerechnet werden soll. Es können aber auch alle 3 Varianten verknüpft werden.

Im ersten Textfeld kann der Rechnungstext für die erstellten Umsätze eingetragen werden. Verwenden Sie ${name} für den Einsatzort, ${mitarbeiter} für den Mitarbeiternamen und ${beschreibung} für den zur Einsatzzeit erfassten Text, um das Feld automatisch ausfüllen zu lassen.

Im zweiten Feld kann die Leistungsart (hier Glasreinigung, definiert in den Einstellungen unter Leistungsarten) ausgewählt werden und somit auch die Art der Besteuerung. Und im dritten Feld kann der vorher gespeicherte Preistyp ausgewählt werden (hier Stundensatz Glasreinigung).

Im Feld “Prozent” kann zum Beispiel bei einem Nachtzuschlag 30% des Preises hinzugerechnet werden.

Unter “Zeit” kann für einen Preis ein gültiges Zeitintervall gewählt werden. Wenn also bei einem Nachtzuschlag zum Beispiel plus 30% zwischen 22 und 6 Uhr gelten soll, müssen 2 Konditionen hinzugefügt werden. Einmal von 22 bis 24 Uhr und einmal von 00 bis 06 Uhr.

Unter “Zeitanpassung” kann eingestellt werden, dass die erfassten Zeiten jeweils gerundet werden, um freundlichere Ergebnisse zu erhalten.

Beispiel

Es lassen sich verschiedene Regeln miteinander verknüpfen. In der Beispielkondition im Bild oben wurde ein Stundensatz für die Leistung, plus 30% Nachtzuschlag von 22-24 Uhr, plus 30% Nachtzuschlag von 00-06 Uhr und eine Anfahrtspauschale pro Kilometer erstellt.

Die Anfahrt könnte aber auch beispielsweise pauschal mit einem Festpreis berechnet werden und mit einem Festpreis für die Leistung verknüpft werden. Hier haben Sie viele Möglichkeiten und können die Konditionen je nach Geschäftsmodell erstellen.

Konditionen anwenden

Die Regelwerke können in zwei Fällen herangezogen werden: Wenn Sie bei der Planung von Einsätzen hinterlegt werden

oder wenn Zeiten ohne vorherige Planung erfasst werden. Für die ungeplanten Buchungen gibt es die Möglichkeit, die grundsätzlich gültige Kondition für ungeplante Zeiten auszuwählen. Dies kann dann, wie die Preise, in den Kunden- und Objekteinstellungen überschrieben werden.

Kilometererfassung / Fahrtzeiten

In den Einstellungen unter Grundeinstellungen - Disposition können Sie die Kilometererfassung freischalten, um die Fahrtkosten und Anfahrtskosten bei Kundeneinsätze abzurechnen.

Im Mitarbeiterprofil unter "Bearbeiten" können Sie die Einstellungen auch pro Mitarbeiter/in individuell hinterlegen.

Beim Erfassen einer Zeit (sowohl per Desktop als auch per App) kann dann die Anzahl der gefahrenen und abzurechnenden Kilometer eingegeben werden.

Rechnung erstellen

Wir erfassen nun also eine Zeit ohne vorherige Planung (unter Zeiterfassung) und haben eingestellt, dass in diesem Fall die Beispielkondition greifen soll. Wenn wir also eine Zeit von 5 - 7 Uhr erfassen, sollten entsprechend unserer gespeicherten Beispielkondition 2 Stundensätze (à 33€) plus 1 Stunde mit 30% Nachtzuschlag (9,90€) plus 0,30€ pro KM Anfahrt berechnet werden.

Um Rechnungen aus den erfassten Zeiten zu erstellen, können Sie auf der Startseite in der Übersicht auf der rechten Seite unter “Disposition Umsätze” auf “Jetzt Rechnung erstellen” klicken, oder unter “Rechnungen” auf “Dispo-Umsätze abrechnen”.

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Liste nach Kunden, Kundenbetreuern, Tags, Einsatzorten oder Monaten zu filtern. Sie können entweder die Umsätze einzeln abrechnen und für jeden Beitrag eine eigene Rechnungsposition erstellen (z. B. um eine Position für jede Ausführung zu erhalten) oder "Gleiche Buchungen zusammenfassen" wählen, um die gleichen Positionen (gleicher Text, gleiche Leistungsart, gleicher Betrag) für den Monat zusammenzufassen.

Wir sehen nun unseren Stundensatz für 2 Stunden, 1 Stunde Nachtzuschlag mit 30% des Stundensatzes und 10 km Anfahrt à 0,30€. Die Positionen können nun markiert und ein Rechnungsentwurf erstellt werden.

Umsätze / Erfasste Zeiten löschen / bearbeiten

Solange aus den Umsätzen noch keine Rechnungen erzeugt wurden, können die zugrunde liegenden Buchungen noch verändert oder gelöscht werden. Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben und dennoch die Daten ändern möchten, können Sie im Bereich "Auswertungen" -> "Disposition-Umsätze" den Status der Umsätze von "abgerechnet" zu "nicht abgerechnet" verändern.

Anschließend können die Buchungen wieder verändert, die erfassten Zeiten bearbeitet und die Umsätze neu generiert werden.

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