Benutzerzugang für die App
Wie Sie für Mitarbeitende einen Login für die App erstellen, können Sie hier nachlesen: Benutzerzugang für die App
Benutzer & Gruppen
Wir unterscheiden generell zwischen Mitarbeitenden und Benutzern. So kann ein Zugang z.B. auch für eine externe Person (wie z.B. ein/e Steuerberater/in) erstellt werden, die nicht zu den Mitarbeitenden gehört.
In den Einstellungen unter Benutzer & Gruppen können die Benutzer/innen verwaltet, sowie neue Benutzergruppen erstellt und definiert werden. Durch Benutzergruppen können die Zugriffsrechte auf Funktionen und Daten im System erteilt werden.
Unter Benutzer können die Personen mit Zugriff auf die App oder das System verwaltet und angelegt werden. Benutzer sind nicht zwangsläufig Mitarbeiter. Unter "Neuen Benutzer hinzufügen" werden Benutzerprofile erstellt, die nicht unter "Mitarbeiter" geführt werden und nicht in der Disposition auftauchen (z.B. auch Lohnbüro, Steuerberater etc.).
Über das Gruppensymbol können die Gruppen zugeordnet werden und somit auch die Zugriffsrechte. Hier kann ein Benutzer auch "zum Mitarbeiter gemacht" werden. Benutzende (z.B. auch Besitzer/in oder Externe), die auch der Mitarbeiter-Gruppe zugeordnet werden, werden auch unter "Mitarbeiter" geführt und verwaltet und können in der Einsatzplanung eingeplant werden und es können Zeiten für sie erfasst werden. Als Besitzer/in kann zum Beispiel auch erst dann ein App-Zugang erstellt werden.
Folgende Gruppen sind bereits vordefiniert und können direkt zugewiesen werden:
Besitzer: Zugriff auf alle Funktionen und Daten im System.
Kaufmännischer Mitarbeiter: Zugriff auf die meisten Funktionen. Nur Grundeinstellungen und Mandantendaten / Accountdaten können nicht verändert werden.
Disponent: Einsätze planen, Zeiten für alle Mitarbeiter/innen erfassen, erfasste Zeiten einsehen.
Lohnbuchhaltung: Mitarbeiterakten einsehen, Transfer: Lohndaten exportieren und Auswertung: Erfasste Zeiten einsehen und exportieren
Empfänger von Benachrichtigungen für abgeschlossene Buchungen: Benutzer/innen in dieser Gruppe erhalten eine E-Mail, wenn ein/e Mitarbeiter/in die Buchungen für ein Projekt zu einem Datum abschließt.
In den Einstellungen unter Gruppen können neue Benutzergruppen angelegt und definiert werden. Hier können Sie genau bestimmen, worauf ein/e Mitarbeiter/in Zugriff haben soll und worauf nicht (Stammdaten, Abrechnung & Dokumente, Disposition & Zeiterfassung, Zahlungsverkehr, Einstellungen).
Jede E-Mail-Adresse kann pro Mandant nur einmal benutzt werden. Sollten Sie mehrere Mandanten / Accounts / Firmen bei uns haben und Mitarbeitende brauchen Zugriff auf mehrere Mandanten, können Sie den oder die Mitarbeitende auch mit derselben E-Mail-Adresse bei den entsprechenden Mandanten anmelden. In der App kann dann zwischen den verschiedenen Firmen gewechselt werden.