Benutzerzugang für die App
Wie Sie für Mitarbeitende einen Login für die App erstellen, können Sie hier nachlesen: Benutzerzugang für die App
Benutzer & Gruppen
Wir unterscheiden generell zwischen Mitarbeitenden und Benutzern. So kann ein Zugang z.B. auch für eine externe Person (wie z.B. ein/e Steuerberater/in) erstellt werden, der nicht zu den Mitarbeitenden gehört.
In den Einstellungen unter Benutzer & Gruppen können die Benutzer/innen verwaltet, sowie neue Benutzergruppen erstellt und definiert werden. Durch Benutzergruppen können die Zugriffsrechte auf Funktionen und Daten im System erteilt werden.
Unter Benutzer können alle Personen verwaltet und angelegt werden, die Zugriff auf Ihr fortytools-ERP (https://app.fortytools.com/) bekommen sollen.
Benutzer müssen nicht unbedingt Mitarbeitende sein.
Über „Neuen Benutzer hinzufügen“ (Einstellungen >Benutzer) können auch Profile erstellt werden, die nicht unter Mitarbeiter geführt werden und nicht in der Einsatzplanung erscheinen (z. B. Lohnbüro, Steuerberater).
Über das Gruppensymbol werden Gruppen und damit Zugriffsrechte zugewiesen.
Ein Benutzer kann hier auch „zum Mitarbeiter gemacht“ werden. Benutzer, die der Mitarbeiter-Gruppe angehören, werden unter „Mitarbeiter“ geführt und verwaltet. Sie können in der Einsatzplanung eingeplant und ihre Zeiten erfasst werden. Erst als Mitarbeiter kann beispielsweise ein App-Zugang erstellt werden.
Folgende Gruppen sind bereits vordefiniert und können direkt zugewiesen werden:
Besitzer:
Zugriff auf alle Funktionen und Daten im System
Kaufmännischer Mitarbeiter:
Zugriff auf fast alle Funktionen im System
Eingeschränkter Zugriff: Mandantendaten und Grundeinstellungen sind nicht sichtbar und können mit diesem Zugriff nicht geändert werden
Ideal für Mitarbeiter, die operative Aufgaben bearbeiten, aber keine administrativen Änderungen am Mandanten vornehmen sollen
Disponent:
Zugriff auf Kundenverwaltung, Disposition und Auswertungen
Ideal für Mitarbeiter, die operative Einsatzplanung und Zeitmanagement übernehmen
Entgeltabrechnung:
Zugriff auf Mitarbeiterakten, Transfer (Lohndaten exportieren) und Auswertung (Erfasste Zeiten einsehen und exportieren)
Ideal für Mitarbeiter im Lohn- und Gehaltsbereich, die Daten für die Entgeltabrechnung prüfen, exportieren und auswerten müssen
Empfänger von Benachrichtigungen für abgeschlossene Buchungen:
Benutzende in dieser Gruppe erhalten eine E-Mail, wenn Mitarbeitende die Buchungen für ein Projekt zu einem Datum abschließen
Objektleiter:
Zugriff auf Kunden- und Objektinformationen, Verwaltung von Aufgaben, sowie Einsatzplanung und Auswertungen
Ideal für Führungskräfte vor Ort, die operative Abläufe und Ressourcen an einem oder mehreren Objekten koordinieren und kontrollieren müssen
Qualitätsbeauftragte:
Hier erhalten Sie weitere Informationen zur Qualitätsmanagement-Funktion
Zugriff auf Kunden- und Objektinformationen, Verwaltung von Aufgaben, sowie eigene Zeiterfassung und Einsicht in erfasste Zeiten
Teamleiter:
Zugriff auf Kunden- und Objektinformationen, Verwaltung von Aufgaben, sowie Disposition und Auswertungen der Dienste
Eigene Gruppen erstellen
In den Einstellungen unter Gruppen können neue Benutzergruppen angelegt und definiert werden. Hier können Sie genau bestimmen, worauf ein/e Mitarbeiter/in Zugriff haben soll und worauf nicht (Stammdaten, Abrechnung & Dokumente, Disposition & Zeiterfassung, Zahlungsverkehr, Einstellungen).
Hinweis:
Jede E-Mail-Adresse darf pro Mandant nur einmal verwendet werden. Haben Sie mehrere Mandanten oder Firmen, können Mitarbeitende mit derselben E-Mail-Adresse bei allen Mandanten angemeldet werden. In der App kann dann zwischen den verschiedenen Firmen gewechselt werden.
Tipp:
Achten Sie darauf, dass im besten Falle immer nur eine Gruppe zugeordnet ist, sodass sich die Gruppen nicht gegenseitig eingrenzen.
Wenn Sie beispielsweise die beiden Gruppen "kaufmännischer Mitarbeiter" und "Disponent" zuordnen, wird die Gruppe mit mehr Zugriffsrechten (in diesem Fall "kaufmännischer Mitarbeiter") durch die Gruppe mit weniger Zugriffrechten (in diesem Fall "Disponent") eingeschränkt.
Benutzer-Einladung erneut versenden:
Unter Einstellungen → Benutzer → Gruppensymbol können Sie bei Bedarf den Einladungslink für den Benutzerzugang erneut senden.
