Fortytools führt neue Funktionen (Qualitätsmanagement & Ticketsystem) für den Objektleiter ein (muss dazugebucht werden). Die Objektleitung kann jetzt Ad-hoc-Qualitätskontrollen durchführen und gleichzeitig die Arbeitszeit erfassen. Mit einem Klick können Sie zwischen der fortytools Zeiterfassungs-App und dem fortytools Quality Check wechseln. Mit unserer neuen Qualitätsmanagement-Funktion ermöglichen wir Ihrer Objektleitung, detaillierte Audits an den Objekten auf intuitive und schnelle Weise durchzuführen und gleichzeitig Tickets für eventuelle Nacharbeiten an das Reinigungsteam zu stellen.

Zunächst wird ein Benutzerzugang für die App benötigt: Benutzerzugang für die App

Um einen Mitarbeiter als Objektleiter hinzuzufügen, kann man einfach zu den globalen Einstellungen > Benutzer gehen und auf das Mitarbeiter-Symbol desjenigen Mitarbeitenden klicken, der als Objektleiter hinzugefügt werden soll. Anschließend den Objektleiter-Schalter aktivieren, und der Benutzer wird als Objektleiter hinzugefügt und erhält die entsprechenden Zugriffsrechte auf Qualitätsmanagement und Ticketsystem.

Mehr zum Thema: Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen

Um die Funktion in der App zu aktivieren, muss außerdem der Objektleiter in der Objektakte dem Objekt zugeordnet werden. Gehen Sie dazu in der Objektakte unter Mehr - Objektleitung:

Um die "Kontrollgegenstände" oder die während des Audits zu kontrollierenden Checkpoints zu erstellen, gehen Sie zu den globalen Einstellungen > Qualitätsmanagement > Kontrollgegenstände. Die Objektleitung kann die Checkpoints ganz einfach erstellen, indem sie den Namen eingibt und den "Bewertungsmodus" auswählt. Fortytools bietet drei Standardbewertungsskalen, die alle Anwendungsfälle abdecken und den Auditprozess für die Objektleitung erleichtern.

Gehen Sie zu den globalen Einstellungen > Qualitätsmanagement > Nutzungsarten. Die Nutzungsart repräsentiert die Art der Checkliste, die den jeweiligen Räumen zugeordnet ist und während eines Audits kontrolliert werden soll. Die Kontrollgegenstände sind den Nutzungsarten zugeordnet, und die Nutzungsarten sind wiederum mit den Räumen in Ihrem Raumbuch verbunden.

Der Benutzer kann einfach eine Nutzungsart erstellen, indem er das Namensfeld ausfüllt und die erstellten Kontrollgegenstände/Checkpoints zuordnet. Die Reihenfolge der Kontrollgegenstände kann ebenfalls verschoben werden, was sich in der Mobile App widerspiegelt. Der Gesamteindruck wird standardmäßig zu den Nutzungsarten hinzugefügt und kann in der Mobile App mit Emojis bewertet werden.

In der Objektakte unter Mehr finden Sie das Raumbuch. Hier können Sie oben rechts neue Räume anlegen oder auch ein bestehendes Raumbuch, mithilfe unserer Importvorlage, importieren.

Die Objektleitung erhält jetzt einen umfassenden Überblick über alle Objekte, Audits und Tickets direkt auf der Startseite. Der Benutzer kann auf alle Objekte zugreifen und alle Details wie Raumbücher, Tickets und durchgeführte Audits einsehen.

In diesem Bereich kann der Benutzer eine Übersicht über alle in der Vergangenheit durchgeführten Audits sowie über Abwesenheiten und Urlaube einsehen.

Der Benutzer kann entweder auf den blauen „Plus“-Button klicken und ein Objekt auswählen, um das Audit zu starten, oder direkt zur Objektseite gehen und dort durch Klicken auf „Start Audit“ beginnen.

Anschließend wird der Benutzer zum Raumbuch des ausgewählten Objekts geleitet und sieht alle Räume mit den entsprechenden „Kontrollgegenständen“, die in der Web-App erstellt wurden. Mit unserer intuitiven Benutzeroberfläche kann der Objektleiter jeden Checkpoint mit einem Klick bewerten, Kommentare hinterlassen und Fotos von den Punkten hinzufügen, die nicht den Sauberkeitsstandards entsprechen.

Darüber hinaus ermöglicht das intelligente Ticketsystem von fortytools, dem Objektleiter, mit einem Klick ein Ticket zu erstellen. Alle negativ bewerteten Kontrollpunkte werden automatisch dem Ticket zugeordnet, das dann dem Reinigungspersonal zugewiesen werden kann.

Nach der Kontrolle der Räume kann der Objektleiter den Audit-Bericht digital unterschreiben und eine Unterschrift des Kunden einholen, um das durchgeführte Audit zu validieren. Die abgeschlossenen Audits sind im Bereich „Objekt“ oder im Kalenderbereich für den Benutzer einsehbar.

Während des Audits kann der Objektleiter ein Ticket erstellen und es einem Teammitglied zur späteren Bearbeitung zuweisen. Das smarte Ticketsystem erfasst automatisch alle negativ bewerteten Punkte zusammen mit den Kommentaren und Fotos und erstellt daraus ein Ticket. Der Objektleiter kann den Fortschritt und Status dieser Tickets nicht nur in der App, sondern auch in der Web-App verfolgen.

Das Reinigungspersonal kann diese Tickets in ihrer App unter dem Bereich „Tickets“ einsehen und alle Details der auszuführenden Aufgaben mit einer Checkliste überprüfen. Nach der Ausführung der Aufgaben kann das Reinigungspersonal das Ticket durch Klicken auf „Erledigen“ schließen, woraufhin die Objektleitung über den Abschluss der Aufgabe benachrichtigt wird.

Alle in der Mobile App durchgeführten Audits können von der Objektleitung unter den jeweiligen Objekten in der Web-App abgerufen werden. Diese Audits können als PDF-Bericht heruntergeladen und an die Kunden gesendet werden, um die Qualität der Reinigung in ihren Objekten zu bestätigen.

Zudem kann die Objektleitung unser „Audit Analysis Dashboard“ nutzen, um die Reinigungsqualität in den Objekten nach Etagen, Nutzungsarten, Gebäuden und Revieren einfach zu visualisieren und zu vergleichen. Dies ermöglicht dem Objektleiter, monatlich einen Überblick über die Teamleistung in jedem Bereich des Gebäudes zu erhalten.