Sie können Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Objekten hinterlegen. Z.B. Verträge, Ausgangsrechnungen, Zeugnisse, Lebensläufe oder Bewerbungen. Dazu gehe Sie im gewünschten Bereich auf “Neu anlegen: Dokument (für diesen Kunden)” und gelangen dann zum Dokumenten Upload. Hier können Sie die Dokumentart auswählen und die gewünschte Datei zum Hochladen. In den Einstellungen unter “Dokumentarten” können Sie diese definieren.

Eine andere Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, bietet der Dokumenteneingang. Hier finden Sie alle Dokumente, die noch keinen Kunden, Mitarbeitenden usw. zugeordnet wurden. Diese Verknüpfung lässt sich hier vornehmen.

Zum Dokumenteneingang kommen Sie über einen Link auf der Übersichtsseite (rechte Spalte unten). Links sehen Sie alle Dokumente, die noch nicht zugeordnet wurden. Rechts haben Sie die Möglichkeit, weitere Dateien hochzuladen. Außerdem sehen Sie hier die E-Mail-Adresse Ihres Mandanten. Wenn Sie ein Dokument als Anhang einer E-Mail an diese Adresse schicken, landet es automatisch im Dokumenteneingang und Sie können es zuordnen.

Handelt es sich um eine Eingangsrechnung, kann diese erfasst und dem entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden.

Tipp: Sie können eine Weiterleitung zu aktivieren, so dass Mails an Ihre Firmenadresse direkt an die fortytools-Adresse weitergeleitet werden. So landen die Anhänge direkt in fortytools im Dokumenteneingang.

Erstellen Sie z.B. eine E-Mail-Weiterleitung [email protected] auf ihre Eingangsadresse und hinterlegen diese bei ihren Lieferanten und Dienstleistern. So haben Sie im Nu einen digitalen Rechnungseingang.

Wenn Sie ähnliche Dokumente für mehrere Kund:innen oder Mitarbeitende erstellen möchten, können Sie in den Einstellungen unter Dokumentvorlagen “Neue Vorlage anlegen” auswählen.

Nun können Sie einen Namen vergeben, die Dokumentart und den Datensatz Mitarbeiter oder Kunde auswählen.

Für die Vorlagen können nur docx-Dateien hochgeladen werden, da diese automatisiert verarbeitet werden können. Docx-Dateien können Sie mit Word oder am besten mit Google Docs erstellen. Andere Dateien wie xlsx-Dateien oder pdf-Dateien werden nicht unterstützt.

Beim Erstellen der Dateien können Sie Platzhalter einfügen, um die Vorlage automatisch ausfüllen zu lassen. Eine Aufstellung der unterstützen Platzhalter finden Sie in unserem Hilfe-Artikel zu Platzhaltern.

Die hinterlegten Vorlagen können dann in den Mitarbeiter- oder Kundenakten verwendet werden, um daraus ein Dokument zu erstellen. Bei diesem Schritt werden die Platzhalter durch die tatsächlichen Daten ersetzt, aus ${Kunde.Name} könnte also z.B. fortytools GmbH werden. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel auch Verträge erstellen und in der Mitarbeiterakte speichern.

Um einen Serienbrief zu erstellen, müssen Sie zunächst in den Einstellungen unter Dokumentenvorlage, wie oben beschrieben, eine Vorlage erstellen.

Dann können Sie für mehrere Datensätze gleichzeitig Dokumente erstellen, indem Sie die Serienbrieffunktion nutzen. In der Kunden- und der Mitarbeiterliste finden Sie ein entsprechendes Modul für die Erstellung.

Nachdem der Serienbrief fertiggestellt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung in der Titelzeile und können die Einzeldokumente zusammengefügt als eine große Datei herunterladen.

Auf diese Weise können Sie eine Nachricht an alle Kund:innen oder Mitarbeitende versenden. Die Serienbriefe werden nach Fertigstellung in der Kunden oder Mitarbeiterakte unter Dokumente gespeichert. Das Versenden der Serienbriefe funktioniert noch nicht über unser System. Sie müssen den Serienbrief also herunterladen und manuell senden.

Für alle Dokumente, die für Kunden erzeugt werden, können Standardtexte für Kopfzeile und Fußzeile definiert werden. Wir haben für alle Dokumentarten bereits gängige Formulierungen hinterlegt. In den Einstellungen unter Textvorlagen können diese angepasst werden.

In den Einstellungen unter Briefpapiere & Schriftarten können Sie Ihr eigenes Briefpapier hinterlegen und so mit wenigen Klicks Angebote und Rechnungen in Ihrem individuellen Design erstellen.

Unter dem Punkt “Mit Logo-Datei und Texteingabe erstellen” können Sie Ihr Logo hochladen und die Texte bearbeiten.

Unter dem Punkt "Mit pdf-Vorlage erstellen" können Sie ein eigenes Briefpapier hochladen und die Abstände wie gewünscht einstellen.

Für die meisten Briefpapiere passen die voreingestellten Werte ganz gut. Überprüfen Sie das Briefpapier nach dem Hochladen und Speichern über die "Vorschau" und verfeinern Sie dann die Einstellungen, bis das Ergebnis Ihrer Vorstellung entspricht. (siehe Video Tutorial ab Min. 3:25)

Nachdem Sie das Briefpapier gespeichert haben, können Sie es außerdem noch einzelnen Dokumentarten zuordnen. So haben Sie die Möglichkeit, für Rechnungen ein anderes Briefpapier zu hinterlegen als für Angebote (z. B. einmal mit Kontoverbindung und einmal ohne).

Falls das Logo nur auf die erste Seite gedruckt werden soll, hinterlegen Sie einfach ein leeres Briefpapier für die Folgeseiten.

Wenn Sie z.B. eigene Vordrucke verwenden möchten, hinterlegen Sie einfach keine Datei und passen nur die Abstände an, damit das Adressfeld nicht mit Ihrer Vorlage überlappt.

Siehe auch "Individuelles Aussehen Ihrer Dokumente" für ein eigenes Tutorial zum Briefpapier.

Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Mahnungen, Lieferscheine und Angebote können Sie automatisch oder manuell per E-Mail über fortytools versenden.

Zunächst muss für der E-Mail Versand in den Einstellungen unter Dokumentenversand für die einzelnen Dokumente aktiviert werden (auch wenn kein automatischer Versand erfolgen soll):

Wenn Sie dann auf den kleinen Bearbeitungsstift klicken und bei "Automatischer Versand" "E-mail" auswählen, erfolgt der Versand automatisch mit dem Fertigstellen bzw. Drucken eines Dokuments. (Sie können auch "kein automatischer Versand" auswählen und dann manuell versenden)

Der manuelle Versand ist aus der Übersicht der ungesendeten Dokumente möglich. Die Versandeinstellungen können Sie auch individuell in der Kundenakte unter Einstellungen vornehmen. (siehe Video Tutorial ab Min. 4:50)

In der Kundenakte unter Mehr - Einstellungen kann der Versand auch individuell für die Kunden eingestellt werden. Hier kann auch eingestellt werden, dass der Versand nicht automatisch geschehen soll, selbst wenn die Email-Adresse hinterlegt ist (z.B. wenn der Kunde die Rechnung per Post/Brief bekommen soll).

Hinterlegen Sie eine Antwort-Adresse, um die Antworten der Kund:innen dort zu empfangen. Die Kund:innen werden zwar nur eine fortytools-Adresse als Absender sehen können, die Antworten werden allerdings trotzdem an Ihre hinterlegte Antwort-Adresse gesendet.

Weitere Infos dazu gibt es hier: Dokumentenversand per E-mail

Wenn Sie wünschen, dass als Absender Ihre Mail-Adresse angezeigt wird, können Sie über “eigenen SMTP-Server verwenden” einen eigenen Mail-Server für den Versand konfigurieren.

Dafür muss auf Ihrem eigenen Mail-Server ein extra E-Mail-Konto eingerichtet bzw. angepasst werden.

Genaueres dazu hier: Eigene E-Mail-Adress für den Dokumentenversand

Sie können die Rechnungsnummer in den Betreff Ihrer Emails schreiben, indem Sie die Zeichenfolge ${Dokument.Nummer} verwenden. Für Anreden außerdem: ${Zusatzdaten.Anrede || Sehr geehrte Damen und Herren}