Dokumente

In fortytools können Sie Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Objekten hinterlegen, beispielsweise Verträge, Rechnungen, Zeugnisse, Lebensläufe oder Bewerbungsunterlagen.

Öffnen Sie dazu die gewünschte Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten- oder Objektakte und wechseln Sie in den Bereich Dokumente.

Klicken Sie anschließend auf Neu anlegen > Dokument > Los, um den Dokumenten-Upload zu öffnen. Wählen Sie dort die passende Dokumentart aus und laden Sie die gewünschte Datei hoch.

Die verfügbaren Dokumentarten können Sie in den Einstellungen > Dokumentarten selbst verwalten und individuell anlegen, beispielsweise Arbeitsvertrag, Schriftverkehr o.ä.

Hinweis: Der Upload mehrerer Dateien gleichzeitig ist derzeit nicht möglich. Dokumente können nur einzeln hochgeladen werden.

Sie können einer Rechnung oder einem Rechnungsentwurf zusätzliche Dokumente als Anhang hinzufügen.

Öffnen Sie dazu die gewünschte Rechnung oder den Rechnungsentwurf. In der rechten Spalte finden Sie den Bereich Anhänge. Klicken Sie auf Dateien auswählen, wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Computer aus und laden diese hoch.

Die hochgeladenen Dokumente werden anschließend der Rechnung als Anhang hinzugefügt und können gemeinsam mit der Rechnung versendet werden.

Über den Dokumenteneingang können Sie Dokumente zentral hochladen und anschließend den passenden Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten- oder Objektakten zuordnen.

Hier werden alle Dokumente gesammelt, die noch keiner Akte zugewiesen wurden.

Den Dokumenteneingang erreichen Sie über Transfer > Dokumenteneingang.

In der linken Spalte werden alle noch nicht zugeordneten Dokumente angezeigt.

Über die rechte Spalte können Sie neue Dateien manuell hochladen sowie die individuelle E-Mail-Adresse Ihres Mandanten einsehen.

Senden Sie Dokumente als E-Mail-Anhang an diese E-Mail-Adresse, werden diese automatisch im Dokumenteneingang abgelegt und können anschließend der passenden Akte zugeordnet werden.

Über die Suche geben Sie den Namen Ihres Kunden, Mitarbeitenden, Objekts oder Lieferanten ein, weisen bei Bedarf noch die Dokumentart zu und klicken auf "zuordnen".

Eingangsrechnung erfassen

Handelt es sich um eine Eingangsrechnung, können Sie diese direkt über die Funktion „Eingangsrechnung erfassen“ im Dokumenteneingang anlegen und anschließend dem entsprechenden Lieferanten zuordnen.

Arbeitsschein erfassen / prüfen

Mit einem Klick auf den Button "Arbeitsschein erfassen / prüfen" können Sie den hinterlegten Arbeitsschein als eingegangen und geprüft markieren.

Tipp:

Sie können E-Mails mit Anhängen automatisch in den Dokumenteneingang von fortytools weiterleiten lassen.

Richten Sie dafür eine Weiterleitung von einer Firmenadresse, z. B. rechnung@ihrefirma.de, auf die im Dokumenteneingang angezeigte fortytools-E-Mail-Adresse ein.

Alle Dokumente, die anschließend an rechnung@ihrefirma.de gesendet werden, landen automatisch im Dokumenteneingang von fortytools und können dort direkt weiterverarbeitet oder zugeordnet werden.

So können Sie beispielsweise Rechnungen Ihrer Lieferanten zentral und digital in fortytools empfangen.

Wenn Sie regelmäßig ähnliche Dokumente für mehrere Kunden oder Mitarbeitende erstellen möchten, können Sie hierfür Dokumentvorlagen verwenden.

Öffnen Sie dazu Einstellungen > Dokumentvorlagen und klicken Sie auf „Neue Vorlage anlegen“.

Anschließend vergeben Sie einen Namen für die Vorlage, wählen die gewünschte Dokumentart sowie den zugehörigen Datensatz (Kunde oder Mitarbeiter) aus.

Wichtig: Für Dokumentvorlagen werden ausschließlich DOCX-Dateien unterstützt, da diese automatisiert verarbeitet und mit Daten aus fortytools befüllt werden können. DOCX-Dateien können beispielsweise mit Microsoft Word oder Google Docs erstellt werden. Andere Dateiformate wie PDF- oder XLSX-Dateien werden nicht unterstützt.

Um Vorlagen automatisch mit Daten zu befüllen, können Sie Platzhalter in das Dokument einfügen. Beim Erstellen eines Dokuments werden diese Platzhalter automatisch durch die entsprechenden Kunden- oder Mitarbeiterdaten ersetzt.

Eine Übersicht aller verfügbaren Platzhalter finden Sie in unserem Hilfeartikel:

Platzhalter und Formatierungen.

Die hinterlegten Vorlagen können anschließend direkt in den Mitarbeiter- oder Kundenakten verwendet werden, um daraus individuelle Dokumente zu erstellen.

Beim Erstellen des Dokuments werden die in der Vorlage enthaltenen Platzhalter automatisch durch die tatsächlichen Daten aus fortytools ersetzt. So wird beispielsweise aus ${Kunde.Name} automatisch der Name des jeweiligen Kunden.

Auf diese Weise können Sie Dokumente wie Arbeitsverträge, Anschreiben oder Bescheinigungen schnell und einheitlich erstellen und direkt in der entsprechenden Akte speichern.

Um einen Serienbrief zu erstellen, legen Sie zunächst unter Einstellungen > Dokumentvorlagen eine passende Dokumentvorlage an.

Anschließend können Sie in der Kundenliste oder Mitarbeiterliste die gewünschten Datensätze auswählen. Nutzen Sie dazu beispielsweise Filter wie Tags oder den Kundenstatus, um die Auswahl einzugrenzen.

Über die Serienbrieffunktion auf der rechten Seite können Sie anschließend für alle ausgewählten Datensätze gleichzeitig individuelle Dokumente auf Basis Ihrer Vorlage erstellen. Die hinterlegten Platzhalter werden dabei automatisch mit den jeweiligen Kunden- oder Mitarbeiterdaten befüllt.

Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung in fortytools (Sprechblase oben rechts). Die erzeugten Einzeldokumente können anschließend als zusammengefasste Datei heruntergeladen werden.

Serienbriefe eignen sich beispielsweise, um Informationen oder Anschreiben an mehrere Kunden oder Mitarbeitende gleichzeitig zu erstellen.

Die generierten Dokumente werden automatisch in den jeweiligen Kunden- bzw. Mitarbeiterakten im Bereich Dokumente gespeichert.

Hinweis: Der Versand von Serienbriefen erfolgt derzeit nicht direkt über fortytools. Die erstellten Dokumente müssen heruntergeladen und anschließend manuell versendet werden.

Für Dokumente (Rechnungen, Angebote, etc.), die für Kunden erstellt werden, können Sie individuelle Standardtexte für die Kopf- und Fußzeile hinterlegen. Diese Texte werden automatisch in neu erzeugte Dokumente übernommen.

Für die gängigsten Dokumentarten sind bereits passende Standardformulierungen hinterlegt. Bei Bedarf können Sie diese unter Einstellungen > Textvorlagen jederzeit an Ihre Anforderungen anpassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente einheitlich gestaltet sind und wiederkehrende Texte nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen.

Unter Einstellungen > Briefpapiere & Schriftarten können Sie Ihr individuelles Briefpapier hinterlegen und Angebote, Rechnungen sowie weitere Dokumente im Design Ihres Unternehmens erstellen.

Für die Erstellung Ihres Briefpapiers stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Für die meisten Briefpapiere sind die voreingestellten Werte bereits passend. Prüfen Sie das Ergebnis nach dem Hochladen über die Vorschau und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an, bis das Layout Ihren Vorstellungen entspricht.

Tipp: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auch in unserem Video-Tutorial (ab Minute 3:25).

Nachdem Sie ein Briefpapier gespeichert haben, können Sie dieses einzelnen Dokumentarten zuweisen. So können Sie beispielsweise für Rechnungen ein anderes Briefpapier verwenden als für Angebote, etwa mit oder ohne Kontoverbindung.

Soll das Logo nur auf der ersten Seite erscheinen, hinterlegen Sie für die Folgeseiten einfach ein leeres Briefpapier.

Wenn Sie bereits eigene Vordrucke verwenden, müssen Sie keine Datei hochladen. Passen Sie stattdessen lediglich die Abstände an, damit das Adressfeld und andere Inhalte korrekt auf Ihrem vorhandenen Briefpapier positioniert werden und nicht überlappen.

Siehe auch "Individuelles Aussehen Ihrer Dokumente" für ein eigenes Tutorial zum Briefpapier.

Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Mahnungen, Lieferscheine und Angebote können Sie automatisch oder manuell per E-Mail über fortytools versenden. Andere Dokumente, wie zum Beispiel Serienbriefe können nur manuell als Anhang versendet werden. Wenn man eine Rechnung öffnet, kann in der rechten Spalte ein Anhang hochgeladen werden.

Damit Dokumente per E-Mail versendet werden können, muss der Versand zunächst unter Einstellungen > Dokumentenversand für die jeweiligen Dokumentarten aktiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Dokumente später ausschließlich manuell versenden möchten.

Klicken Sie anschließend auf das Bearbeiten-Symbol der jeweiligen Dokumentart und wählen Sie unter „Automatischer Versand“ die gewünschte Versandart aus:

Öffnen Sie die gewünschte Dokumentart (z.B. Rechnung) indem Sie auf das Bearbeitungssymbol klicken.

Unter „Automatischer Versand“ können Sie festlegen, wie Dokumente versendet werden sollen.

Wählen Sie „E-Mail“, werden Dokumente automatisch versendet, sobald sie fertiggestellt bzw. gedruckt werden.

Alternativ können Sie „Kein automatischer Versand“ auswählen und die Dokumente später manuell über Transfer > Dokumentenversand versenden.

Alle noch nicht versendeten Dokumente finden Sie außerdem auf der Übersichtsseite im Bereich „Noch nicht versendete Dokumente“.

Die Versandeinstellungen können auch individuell pro Kunde festgelegt werden. Öffnen Sie hierzu die Kundenakte > Mehr > Einstellungen. Dort können Sie beispielsweise hinterlegen, dass Dokumente nicht automatisch per E-Mail versendet werden sollen, auch wenn eine E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt ist. Dies ist hilfreich, wenn ein Kunde seine Dokumente ausschließlich per Post erhalten möchte.

Tipp: Hinterlegen Sie eine Antwort-Adresse, um Rückmeldungen Ihrer Kundinnen und Kunden direkt in Ihrem Postfach zu erhalten. Als Absender wird zwar eine fortytools-Adresse angezeigt, Antworten werden jedoch automatisch an Ihre hinterlegte Antwort-Adresse weitergeleitet.

Weitere Infos dazu gibt es hier: Dokumentenversand per E-mail

Wenn Sie wünschen, dass als Absender Ihre Mail-Adresse angezeigt wird, können Sie über “eigenen SMTP-Server verwenden” einen eigenen Mail-Server für den Versand konfigurieren.

Dafür muss auf Ihrem eigenen Mail-Server ein extra E-Mail-Konto eingerichtet bzw. angepasst werden.

Genaueres dazu hier: Eigene E-Mail-Adress für den Dokumentenversand

Sie können hier auch Platzhalter verwenden und z.B. die Rechnungsnummer in den Betreff Ihrer Emails schreiben, indem Sie die Zeichenfolge ${Dokument.Nummer} verwenden. Für Anreden außerdem: ${Zusatzdaten.Anrede || Sehr geehrte Damen und Herren}

Öffnen Sie in der Kundenakte die Einstellungen unter Mehr > Einstellungen und klicken dort auf die Versandeinstellungen.

Hier können Sie mehrere Email Adressen für mehrere Empfänger hinterlegen. Trennen Sie die Email Adressen mit einem Komma.