Um Ihr eigenes Briefpapier zu hinterlegen und Ihren Dokumenten so Ihr individuelles Design zu verleihen und beispielsweise Ihr Firmenlogo oder die Bankverbindung auf die Rechnung zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor: Gehen Sie in den Einstellungen Ihres Mandanten zu dem Punkt "Dokumenteneinstellungen" --> Briefpapiere & Schriftarten.
Wählen Sie bei "Neues Briefpapier" anlegen den Punkt "Mit pdf-Vorlage erstellen". Hier können Sie nun ein Briefpapier hinterlegen und die Abstände entsprechend einstellen (Bearbeiten rechts über den kleinen Stift).
Bei Klick auf die Vorschau (das kleine Augensymbol) können Sie dann immer wieder das Ergebnis überprüfen und das Briefpapier und die Abstände so lange bearbeiten, bis es passt. Wenn das Briefpapier (oder das Logo) nur auf der ersten Seite genutzt werden soll, kann für die folgenden Seiten auch ein andere Briefpapier oder z. B. auch ein leeres PDF hinterlegt werden (siehe Hintergrund Seiten 2ff).
Tipp: Für die meisten Briefpapiere passen die voreingestellten Werte ganz gut. Gehen Sie nach dem Hochladen und Speichern am Besten einmal auf "Vorschau" und verfeinern Sie dann die Einstellungen, bis das Ergebnis gut aussieht.
Nachdem Sie das Briefpapier gespeichert haben, können Sie es außerdem noch einzelnen Dokument-Arten zuordnen. So haben Sie die Möglichkeit, für Rechnungen ein anderes Briefpapier zu hinterlegen als für Angebote (z. B. einmal mit Kontoverbindung und einmal ohne). Das Briefpapier kann auch individuell pro Kunde (in der Kundenakte unter Mehr - Einstellungen) oder pro Rechnung (im Rechnungsentwurf ganz unten).
Es ist auch möglich, ein Briefpapier ohne Hintergrund zu verwenden, wenn Sie z. B. eigene Vordrucke verwenden möchten. Hierfür gehen Sie genau so vor wie oben beschrieben - nur, dass Sie keine Datei hinterlegen. Die Seitenabstände müssen Sie trotzdem einstellen, damit z.B. das Adressfeld nicht mit Ihrer Vorlage kollidiert.
Abstände
Wenn Sie das Layout verändert möchten und zum Beispiel die Rechnung auf eine Seite drucken möchten, können Sie die Briefpapier-Einstellungen bearbeiten (Standardgröße auf 8 setzen) oder das Design ändern (statt Modern --> Klassisch auswählen).
Wenn das Briefpapier mit PDF-Vorlage erstellt wurde, können Sie die Abstände anpassen:
