Alle Kollektionen
Einstellungen
Dokumentenversand per E-Mail
Dokumentenversand per E-Mail

Absenderadresse von Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden

Daniel Tuckermann avatar
Verfasst von Daniel Tuckermann
Vor über einer Woche aktualisiert

Absendeadresse für Ihre Emails

In den Einstellungen für Ihren Mandanten lässt sich unter dem Menüpunkt 'Dokumenteneinstellungen' --> Dokumentenversand unter anderem eine Absenderadresse für die per E-Mail versendeten Dokumente konfigurieren.

Dadurch kann Ihnen der Kunde über die 'Antworten'-Funktion seines E-Mail-Programms an die von Ihnen eingerichtete Adresse eine E-Mail mit Fragen zu dem Dokument stellen.

Die Adresse, die sie dort eingerichtet haben, kann von uns allerdings nicht in das Absenderfeld der E-Mail selbst eingetragen werden.

E-Mail-Programme haben keine Möglichkeit festzustellen, ob die E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. Deswegen wird beim Eingang üblicherweise geprüft, ob eine E-Mail vom dem Anbieter versendet wurde, bei dem die Adresse registriert ist. Ist dies nicht der Fall, wird die E-Mail in den Spam-Ordner verschoben.

Wenn fortytools jetzt E-Mails mit Ihrer Adresse als Absender verschickt, würden Ihre Dokumente bei Ihren Kunden im Spam-Ordner landen.

Es gibt aber glücklicherweise neben dem Absender-Feld auch noch ein Antworten-An Feld in jeder E-Mail, auf das die Prüfungsmechanismen nicht angewandt werden.

Dieses wird von uns mit der von Ihnen genannten Adresse befüllt.
Wenn der Kunde die Antworten-Funktion seines E-Mail-Programms verwendet, wird diese Adresse automatisch als Empfänger verwendet.

Rechnungsnummer im Betreff der Emails mit ausgeben

Sie können die Rechnungsnummer in den Betreff Ihrer Emails schreiben, indem Sie die Zeichenfolge ${Dokument.Nummer} verwenden:

fortytools gmbh - Ihre Rechnung ${Dokument.Nummer}
Hat dies Ihre Frage beantwortet?