Absendeadresse für Ihre Emails
In den Einstellungen Ihres Mandanten können Sie unter Dokumentenversand eine E-Mail-Adresse für den Versand Ihrer Dokumente hinterlegen ("Antwort-Adresse für Emails").
Diese Adresse wird als Antwortadresse verwendet. Dadurch können Ihre Kunden über die „Antworten“-Funktion ihres E-Mail-Programms direkt mit Ihnen Kontakt aufnehmen und Fragen zu einem Dokument stellen.
Warum wird die Adresse nicht als Absender angezeigt?
Die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse kann technisch nicht direkt als Absenderadresse der E-Mail verwendet werden.
Viele E-Mail-Anbieter prüfen beim Empfang einer Nachricht, ob die E-Mail tatsächlich über den Server des angegebenen Absenders versendet wurde. Würde fortytools E-Mails direkt mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse als Absender versenden, könnten diese Nachrichten bei Ihren Kunden als Spam eingestuft oder blockiert werden.
Wie funktioniert der Versand stattdessen?
Neben der eigentlichen Absenderadresse enthält jede E-Mail zusätzlich ein sogenanntes „Antworten an“-Feld.
Dieses Feld wird von fortytools automatisch mit der von Ihnen hinterlegten E-Mail-Adresse befüllt. Wenn Ihr Kunde auf „Antworten“ klickt, wird die Antwort daher direkt an Ihre hinterlegte Adresse gesendet.
Rechnungsnummer im Betreff der Emails mit ausgeben
Sie können die Rechnungsnummer in den Betreff Ihrer Emails schreiben, indem Sie die Zeichenfolge ${Dokument.Nummer} verwenden:
fortytools gmbh - Ihre Rechnung ${Dokument.Nummer}
Unterschied zwischen "Kein automatischer Versand" und "E-Mail-Versand"
Kein automatischer Versand:
Öffnen Sie in den Einstellungen den Bereich Dokumentenversand. Dort können Sie für jede Dokumentart festlegen, ob ein automatischer Versand per E-Mail erfolgen soll oder nicht.
Natürlich können Sie auch individuelle Versandeinstellungen für einzelne Kunden festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten.
In diesem Beispiel ist die Option „Kein automatischer Versand“ ausgewählt.
Was bedeutet das?
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wird diese zunächst als Rechnungsentwurf unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura gespeichert.
Sobald Sie die Rechnung über „Ausgewählte Rechnungen fertigstellen“ abschließen, wird sie zwar erstellt, aber nicht automatisch an den Kunden versendet, da in den Einstellungen der automatische Versand deaktiviert ist.
Wenn Sie die Rechnung anschließend per E-Mail versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im Bereich Transfer den Dokumentenversand, wählen Sie die gewünschte Versandart (z. B. E-Mail) aus und versenden Sie das Dokument über „Los“ an den Kunden.
Automatischer Versand per E-Mail:
Wenn Sie in den Einstellungen unter Dokumentenversand für eine Dokumentart den automatischen Versand per E-Mail aktivieren, funktioniert der Versand wie folgt:
Auch hier wird die Rechnung zunächst als Entwurf unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura erstellt.
Sobald Sie dann aber auf „Ausgewählte Rechnungen fertigstellen“ klicken, wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden versendet.
Ein zusätzlicher manueller Versand über den Transfer > Dokumentenversand ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich.
Individuelle Versandeinstellungen in der Kundenakte
Wenn Sie in den Einstellungen einer Kundenakte individuelle Versandeinstellungen hinterlegt haben, überschreiben diese die allgemeinen Mandanteneinstellungen.
In diesem Fall gelten die Einstellungen, die direkt beim Kunden hinterlegt wurden.
E-Mail-Adresse in einer Rechnungsgruppe
Wenn Sie in einer Rechnungsgruppe eine „E-Mail-Adresse für Rechnungsversand“ hinterlegen, wird für alle Aufträge mit dieser Rechnungsgruppe die dort eingetragene E-Mail-Adresse verwendet.
Die in der Kundenakte hinterlegte E-Mail-Adresse wird in diesem Fall überschrieben.
Rechnungs-Versandart im Kostenträger
Auch im Kostenträger können Sie die gewünschte Versandart für Rechnungen festlegen.
Wählen Sie dazu unter „Rechnungs-Versandart“ die gewünschte Option aus.
E-Mail
So wird die Rechnung zunächst als Entwurf unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura erstellt.Sobald Sie dann aber auf „Ausgewählte Rechnungen fertigstellen“ klicken, wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kostenträger versendet.
Ein zusätzlicher manueller Versand über den Transfer > Dokumentenversand ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich.
Kein automatischer Versand
Auch in diesem Fall wird eine Rechnung, die Sie erstellen zunächst als Rechnungsentwurf unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura gespeichert.Sobald Sie die Rechnung über „Ausgewählte Rechnungen fertigstellen“ abschließen, wird sie zwar erstellt, aber nicht automatisch an den Kostenträger versendet, da im Kostentrager "kein automatischer Versand" hinterlegt wurde.
Wenn Sie die Rechnung anschließend per E-Mail versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im Bereich Transfer den Dokumentenversand, wählen Sie die gewünschte Versandart (z. B. E-Mail) aus und versenden Sie das Dokument über „Los“ an den Kostenträger.