Absendeadresse für Ihre Emails
In den Einstellungen für Ihren Mandanten lässt sich unter dem Menüpunkt 'Dokumenteneinstellungen' --> Dokumentenversand unter anderem eine Absenderadresse für die per E-Mail versendeten Dokumente konfigurieren.
Dadurch kann Ihnen der Kunde über die 'Antworten'-Funktion seines E-Mail-Programms an die von Ihnen eingerichtete Adresse eine E-Mail mit Fragen zu dem Dokument stellen.
Die Adresse, die sie dort eingerichtet haben, kann von uns allerdings nicht in das Absenderfeld der E-Mail selbst eingetragen werden.
E-Mail-Programme haben keine Möglichkeit festzustellen, ob die E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. Deswegen wird beim Eingang üblicherweise geprüft, ob eine E-Mail vom dem Anbieter versendet wurde, bei dem die Adresse registriert ist. Ist dies nicht der Fall, wird die E-Mail in den Spam-Ordner verschoben.
Wenn fortytools jetzt E-Mails mit Ihrer Adresse als Absender verschickt, würden Ihre Dokumente bei Ihren Kunden im Spam-Ordner landen.
Es gibt aber glücklicherweise neben dem Absender-Feld auch noch ein Antworten-An Feld in jeder E-Mail, auf das die Prüfungsmechanismen nicht angewandt werden.
Dieses wird von uns mit der von Ihnen genannten Adresse befüllt.
Wenn der Kunde die Antworten-Funktion seines E-Mail-Programms verwendet, wird diese Adresse automatisch als Empfänger verwendet.
Rechnungsnummer im Betreff der Emails mit ausgeben
Sie können die Rechnungsnummer in den Betreff Ihrer Emails schreiben, indem Sie die Zeichenfolge ${Dokument.Nummer} verwenden:
fortytools gmbh - Ihre Rechnung ${Dokument.Nummer}