Mit der mobilen Zeiterfassung können Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten direkt über die App erfassen und Kunden den Einsatz digital unterschreiben lassen. Für eine reibungslose Nutzung sind einige grundlegende Einstellungen im System erforderlich.

Die App steht im Google Play Store (Android) sowie im App Store (iOS) kostenlos zur Verfügung und kann dort von Mitarbeitenden installiert und aktualisiert werden.

Wichtig: Es sollte stets die aktuelle Version genutzt werden, um eine fehlerfreie Funktion sicherzustellen.

Für den Download wird ein Google oder Apple Account benötigt.

Für die Nutzung der mobilen Zeiterfassung muss für jeden Mitarbeitenden ein Benutzerzugang angelegt werden.

Voraussetzungen:

Nach der Erstellung erhält der Mitarbeitende eine Einladung zur Anmeldung in der App.

Die Einrichtung der Benutzerzugänge ist im Hilfeartikel „Benutzerzugang für die App“ beschrieben.
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Falls es beim Login zu Problemen kommt, liegt die Ursache häufig in einem veralteten Betriebssystem auf dem Smartphone des Nutzers.

Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden daher darauf hin, ihr Betriebssystem regelmäßig zu aktualisieren und verfügbare Systemupdates zeitnah zu installieren.

In den Einstellungen unter Disposition stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten im Zusammenhang mit der mobilen Zeiterfassung zur Verfügung.

Legen Sie hier die Grundeinstellung für alle Mitarbeitenden fest.

Hinweis: In der Mitarbeiterakte können Sie unter „Bearbeiten“ für einzelne Mitarbeitende jederzeit abweichende Einstellungen vornehmen.

Die Funktionen können jeweils über einen Haken aktiviert oder deaktiviert werden:

In der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“ können Sie festlegen, wie viele Wochen im Voraus Termine in der App angezeigt werden.

Wenn also keine Einsätze in der App angezeigt werden, können Sie hier einmal den Vorschau-Zeitraum prüfen.

Nach dem Login in der App gelangen Mitarbeitende zur Hauptansicht.

Benutzeraccount (1.)

Oben rechts befindet sich der Benutzeraccount. Dort können Benutzerdaten eingesehen, die Firma gewechselt (sofern mehrere Firmenzugänge vorhanden sind) und der Logout durchgeführt werden. Ein Logout ist in der Regel nicht erforderlich, da der Mitarbeitende dauerhaft angemeldet bleibt.

Prozessbalken (2.)

Unter dem Benutzeraccount befindet sich der blaue Prozessbalken.
Er zeigt an, wie viele Einsätze für den aktuellen Tag geplant sind und wie viele davon bereits bearbeitet wurden.

Suche (3.)

Darunter befindet sich das Suchfeld.
Über dieses können die heutigen Einsätze gezielt gesucht werden.

Heutige Einsätze (4.)

Unter dem Suchfeld wird die Liste der heutigen Einsätze angezeigt.

Navigation am unteren Bildschirmrand

Am unteren Bildschirmrand befinden sich drei zentrale Funktionen:

Statussymbole bei Einsätzen

Die Einsätze werden durch Symbole in unterschiedlichen Status dargestellt:

Um einen in Ihrem Mandanten / ERP-System geplanten Einsatz in der App zu erfassen, suchen Ihre Mitarbeitenden den Einsatz über das Suchfeld (1) oder wählen ihn direkt aus der Liste unter „Heute“ (2) aus.

Anschließend werden die Einsatzdetails angezeigt. Dort findet man die Beschreibung, die geplanten Aufgaben sowie die Adresse des Einsatzortes.

Um die Arbeitszeit zu erfassen, tippt man auf „Zeiterfassung starten“ (5.).

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden neben der Stoppuhr auch die manuelle Zeiterfassung ermöglichen möchten, ist dies ebenfalls möglich. Dazu tippen Ihre Mitarbeitenden auf „Manuelle Eingabe der Zeit“ (6) und geben Beginn und Ende der Arbeitszeit ein.

Wenn Sie die manuelle Zeiterfassung nicht zulassen möchten, können Sie diese unter Einstellungen > Disposition über die Option „Zeitbearbeitung in der App“ deaktivieren. Die Einstellung kann außerdem individuell für einzelne Mitarbeitende in der Mitarbeiterakte vorgenommen werden.

Wenn Ihre Mitarbeitenden im Einsatz auf die Stoppuhr tippen, startet die Zeiterfassung.

In dieser Ansicht können über das Stiftsymbol Notizen (1.), eine Auftragsdokumentation für den Kunden sowie Bilder hinzugefügt werden. Dabei handelt es sich ausschließlich um interne Notizen, die der Mitarbeitende im Einsatz hinzufügen kann.

Diese Funktion steht auch bei der manuellen Zeiterfassung zur Verfügung.

Über das Kaffee-Symbol (2.) kann eine Pause gestartet werden.
Zum Beenden der Pause stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Über den kleinen Pfeil kann die Einsatzkarte aufgeklappt werden. Dort können Details eingesehen und die Unterschrift erfasst werden.

Über das Stopp-Symbol (3.) kann die Zeiterfassung beendet werden. In diesem Schritt besteht ebenfalls die Möglichkeit:

Wenn die geplante Zeit überschritten wird, wird das Timer-Symbol rot dargestellt.

Wenn Ihre Mitarbeitenden ein Wolken-Symbol mit Ausrufezeichen sehen, wurde die Zeit aus der App noch nicht an das System übermittelt. Ursache ist meist eine schlechte oder fehlende Internetverbindung. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten automatisch synchronisiert.

Über den Kalender (unten links) können alle geplanten Einsätze eingesehen werden – sowohl vergangene als auch zukünftige.

Die Funktion zur Erstellung neuer Einsätze in der App kann in den Einstellungen > Disposition > Neue Einsätze erstellen in App erlaubt für alle Mitarbeitenden aktiviert werden oder individuell in der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“.

Um einen neuen Termin anzulegen, wechseln Sie in die Kalenderansicht und klicken auf das „+“. Anschließend können Sie die Daten eingeben und den Einsatz planen.

Sobald der Termin in der App geplant wurde, wird er auch in Ihrem fortytools Mandanten / ERP unter Disposition > Planung angezeigt.

Dort kann der Einsatz bearbeitet und z. B. um Vertriebskonditionen ergänzt werden.

Feiertage werden aktuell noch nicht in der App angezeigt.

Ihre Mitarbeitenden können in der Hauptansicht auf die große Stoppuhr tippen, um einen Kundeneinsatz, eine Fahrt-/Rüstzeit oder eine Pause auch ohne vorherige Planung zu erfassen.

Einsätze, die nicht im Voraus von Ihnen geplant wurden, werden in Ihrem fortytools Mandanten / ERP unter ​Disposition > Zeiterfassung angezeigt.

Sobald ein geplanter Einsatz erfasst wurde, erscheint in der Übersicht ein Unterschriften-Symbol. Dieses ist rot, solange die Unterschrift noch nicht erfasst wurde, und grün, sobald sie vorliegt.

Einsätze können im Nachhinein noch bearbeitet werden. Dabei lassen sich Zeiten anpassen sowie Unterschrift, Kilometerangaben, Notizen und Dokumentationen ergänzen. Rufen Sie dazu den gewünschten Einsatz über den Kalender auf.

Sobald eine erfasste Zeit vom Büro bestätigt wurde oder die Unterschrift vom Kunden vorliegt, kann der Einsatz nicht mehr direkt bearbeitet werden. In Ihrem fortytools-Mandanten / ERP besteht zwar die Möglichkeit, erfasste Zeiten zu löschen, dabei wird jedoch auch die Kundenunterschrift entfernt und muss erneut eingeholt werden.

Hilfe zur Bestätigung.

Sobald eine Kundenunterschrift hinterlegt wurde, wird aus der Einsatzdokumentation ein Servicebericht bzw. Arbeitsschein erstellt.

Der Servicebericht kann unter Auswertungen >Erfasste Einsätze heruntergeladen werden.

Zusätzlich erscheint der Servicebericht in den Umsätzen der Disposition (unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen) und kann von dort aus direkt an eine Rechnung angehängt werden.

Der Servicebericht beinhaltet neben der Kundenunterschrift alle Daten zum Einsatz (Ausführungsdatum, Einsatzort, Auftraggeber, Auftragsbeschreibung, Ausführungsnotizen), falls diese hinterlegt wurde.

Der Servicebericht kann aktuell nicht individuell verändert werden. Sie können lediglich das Briefpapier anpassen (unter Einstellungen >Briefpapiere & Schriftarten).

In den Einstellungen unter Disposition können Sie die Zeiterfassung per QR-Code aktivieren. Bei "QR-Code für Zeiterfassung" wählen Sie dazu Pflicht aus.

Im Mitarbeiterprofil unter Bearbeiten können Sie die Einstellung auch für einzelne Mitarbeitende einstellen. Nun müssen die Mitarbeitenden erst einen QR Code am Einsatzort scannen, um die Zeit dafür erfassen zu können.

Den QR Code können Sie pro Kunde oder Objekt unter Mehr > Einstellungen generieren.

Name und Identifier können frei gewählt werden. Klicken Sie anschließend auf „QR-Code erstellen“ und drucken Sie diesen über das PDF-Symbol aus oder laden Sie ihn herunter.

Nach dem Scannen des QR-Codes wird der Start-Button angezeigt und es können Zeiten sowie Pausen erfasst werden.

Beim erneuten Scannen kann der Einsatz beendet (Feierabend) oder eine Fahrt- bzw. Pausenzeit erfasst werden.

Die Sprache der App richtet sich nach den Spracheinstellungen des Smartphones. Unterstützt werden Deutsch, Englisch, Französisch, Türkisch und Polnisch.

Die Zeiterfassung mit GPS kann über unseren Prime-Tarif hinzugebucht werden (Einstellungen > Tarifauswahl).

Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, von welchem Standort aus Mitarbeitende ihre Einsatzzeiten erfassen.

Datenschutz und Funktionsweise

GPS-Daten werden ausschließlich zu den Zeitpunkten erfasst, an denen Mitarbeitende einen Einsatz starten und beenden.

Über die manuelle Zeiterfassung ist die GPS-Ermittlung nicht möglich.

Wichtig:

Einstellungen
Unter Einstellungen → Disposition können Sie die Option „GPS-Freigabe erbitten“ aktivieren.

Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit in der App über „Zeiterfassung starten“ beginnen und über „Zeiterfassung abschließen“ beenden, wird jeweils der zu diesem Zeitpunkt ermittelte Standort an fortytools übermittelt.

Es werden ausschließlich die GPS-Daten zum Zeitpunkt des Starts und des Endes der Zeiterfassung übertragen. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.

Die übermittelten Standortdaten können Sie unter Disposition > Erfasste Zeiten einsehen.

Die blauen Daten mit dem Uhrensymbol zeigen die erfasste Zeit an. Die Zeile darunter mit dem Kalendersymbol zeigt die geplante Zeit.

Die grüne oder rote Anzeige unter Planabweichung gibt die zeitliche Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zeit an.

Das rote GPS-Icon (mehr als 801 m vom Einsatzort entfernt) zeigt an, dass sich der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Zeiterfassung oder -beendigung in deutlicher Entfernung zum Einsatzort befand. Die Kennzeichnung erfolgt in diesem Fall automatisch rot.

Das grüne GPS-Icon (weniger als 500 m vom Einsatzort entfernt) bedeutet, dass sich der Mitarbeitende bei der Erfassung in unmittelbarer Nähe zum Einsatzort aufgehalten hat.

Das gelbe GPS-Icon (501–800 m vom Einsatzort entfernt) signalisiert eine größere Distanz zum Einsatzort, die jedoch nicht ausreichend hoch ist, um eine rote Kennzeichnung auszulösen.

Das orangene Warnzeichen deutet darauf hin, dass sich die erfasste und die gespeicherte Zeit unterscheiden.

Wenn Sie in diesem Bereich auf die erfasste Zeit klicken, werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

Mit dem Qualitätsmanagement- und Ticketsystem können Objektleiter Ad-hoc-Qualitätskontrollen durchführen, Arbeitszeiten erfassen und bei Bedarf direkt Tickets für Nacharbeiten erstellen. Der Wechsel zwischen Zeiterfassung und Qualitätsprüfung erfolgt dabei einfach per Klick in der App.

Hier finden Sie die Anleitung für das Qualitätsmanagment.

Synchronisierungsabweichungen gibt es, wenn das Tracking der mobilen Zeiterfassungs-App nicht mit dem System übereinstimmt. Dies kann verschiedene technische Gründe haben.

Nur wenn es solche Abweichungen gibt sehen Sie diese in Ihrem fortytools Mandanten/ ERP unter Übersicht.

Klicken Sie auf der Startseite > Übersicht unter Synchronisierungsabweichungen auf "Jetzt prüfen", um Infos zu der Abweichung zu erhalten und die Einträge zu bearbeiten, erneut zu kontrollieren oder zu ignorieren (Eintrag wird aus der Mobile App entfernt).

"Die gebuchte Zeit war/ist gesperrt":

Zum Beispiel wurde in der App eine Zeit erfasst, aber in der App gab es schon eine erfasste Zeit zu diesem Zeitpunkt, die bereits abgerechnet wurde.

In diesem Fall kann der Eintrag nicht mehr bearbeitet werden und das Tracking wird gesperrt / blockiert.

Um den Eintrag dennoch zu bearbeiten müssen Sie unter Auswertungen - Disposition - Umsätze den entsprechenden Eintrag auf "nicht abgerechnet" setzen.

Wenn der Dispo-Umsatz eines Kunden für den jeweiligen Monat bereits in einen Rechnungsentwurf übertragen wurde, wird hinter dem Kundennamen ein Schloss-Symbol angezeigt.

Dieses Symbol zeigt an, dass die erfasste Zeit nicht mehr bearbeitet oder verändert werden kann, da bereits ein Entwurf existiert. Auch können die Einsätze dann nachträglich nicht mehr unterschrieben werden.

Sobald der Rechnungsentwurf gelöscht oder die Dispo-Umsätze wieder auf „nicht abgerechnet“ gesetzt werden, kann die Unterschrift erneut erfasst werden.

In der App haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre geleisteten Stunden einzusehen.
Dazu klicken sie unten links auf das Kalendersymbol. Anschließend werden die erfassten Stunden neben dem jeweiligen Monatsnamen übersichtlich angezeigt.

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