Sie möchten mit Arbeitsscheinen arbeiten?
Ein Arbeitsschein dokumentiert die erbrachte Leistung und dient als Nachweis gegenüber Ihrem Kunden.
Die Kundenunterschrift bestätigt die Durchführung des Auftrags, während die vom Mitarbeitenden erfasste Auftragsdokumentation bei Bedarf direkt auf dem Arbeitsschein mit ausgegeben werden kann.
Darüber hinaus bildet der Arbeitsschein die Grundlage für die spätere Rechnungserstellung und unterstützt Sie dabei, den Überblick über erfasste Arbeitszeiten, eingesetztes Personal und verwendetes Material zu behalten.
Sie können Arbeitsscheine entweder klassisch ausdrucken oder Ihren Mitarbeitenden bequem in der App zur Verfügung stellen. So können Arbeitszeiten, Auftragsdokumentationen und Kundenunterschriften direkt digital vor Ort erfasst werden, wodurch Verwaltungsaufwand reduziert und Prozesse beschleunigt werden.
Überblick:
Arbeitsschein-Leistung anlegen
Legen Sie zunächst einen Auftrag an und fügen Sie anschließend die Arbeitsschein-Leistung in der Kunden- oder Objektakte hinzu.
Öffnen Sie dazu den Auftrag und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Wählen Sie anschließend „Arbeitsschein-Leistung hinzufügen“ aus.
Hinterlegen Sie nun alle relevanten Informationen im Arbeitsschein:
Anfang / Ende
Legen Sie hier den Zeitraum fest, in dem die Arbeitsschein-Leistung aktiv ist. Das Startdatum definiert, ab wann die Leistung geplant, ausgeführt oder abgerechnet werden kann. Optional kann ein Enddatum hinterlegt werden, wenn die Leistung nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist.
Titel
Der Titel dient als Bezeichnung der Arbeitsschein-Leistung. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, damit die Arbeitsschein-Leistung in der Auftragsübersicht und bei der späteren Bearbeitung leicht identifiziert werden kann.
Leistungsart
Wählen Sie die passende Leistungsart aus den in den "Einstellungen → Leistungsarten" hinterlegten Leistungsarten aus, damit die Rechnung korrekt besteuert wird.
Beschreibung
Hier können Sie zusätzliche Informationen zur Arbeitsschein-Leistung hinterlegen. Die Beschreibung wird auch auf der Rechnung angezeigt.
Kostenstelle
Sollten Sie mit Kostenstellen arbeiten, so hinterlegen Sie hier die gewünschte Kostenstelle. Andernfalls lassen Sie diese auf "Keine" stehen. Kostenstellen können Sie unter "Einstellungen → Kostenstellen" anlegen und verwalten.
Rechnungsgruppe
Bestimmen Sie, wie die Leistung auf Rechnungen gruppiert werden soll. Mit einer eigenen Rechnungsgruppe können Leistungen getrennt oder gesammelt abgerechnet werden.Abrechnungszyklus
Legen Sie fest, wann die Leistung abgerechnet werden soll.Wenn Sie mit Arbeitsscheinen arbeiten wollen, stellen Sie hier „je Ausführung“ ein und entscheiden Sie selbst, wann eine ausgeführte Leistung abgerechnet wird. Weiter unten können Sie den Ausführungsrhythmus hinterlegen.
Abrechnungsart
Lassen Sie die Abrechnungsart auf „Über Arbeitsschein“ stehen. Die Abrechnung erfolgt dann auf Basis der erfassten und abgeschlossenen Arbeitsscheine.Preistyp
Wählen Sie hier einen der unter „Einstellungen → Vertriebskonditionen“ hinterlegten Preistypen aus. Alternativ können Sie in der nächsten Zeile (Betrag) einen individuellen Betrag hinterlegen, den Sie für diese Leistung berechnen möchten.
Betrag
Hinterlegen Sie hier den gewünschten Betrag, den Sie für diese Arbeitsschein-Leistung in Rechnung stellen möchten.
Gruppierung
Verwenden Sie eine Gruppierung, wenn Sie für einen Auftrag mehrere Arbeitsscheine erstellen möchten. Alle Leistungen mit derselben Gruppierung erscheinen auf demselben Arbeitsschein.Beispiel:
Ein Auftrag enthält Elektro- und Malerarbeiten. Weisen Sie den Elektroarbeiten die Gruppierung „Elektro“ und den Malerarbeiten in einer neuen Arbeitsschein-Leistung die Gruppierung „Maler“ zu. Es werden dann zwei Arbeitsscheine erstellt – einer für die Elektroarbeiten und einer für die Malerarbeiten. Es sei denn Sie möchten beide Leistungen auf einem Arbeitsschein haben, dann nehmen Sie die Gruppierung "Standard" in Ihren Arbeitsschein-Leistungen.
Einheit
Legen Sie die Abrechnungseinheit fest, beispielsweise pauschal, Stunden, Quadratmeter oder eine andere Einheit. Die Einheiten legen Sie in den Einstellungen → Einheiten an.
Menge
Geben Sie die Standardmenge der Arbeitsschein-Leistung an. Wenn Sie beispielsweise eine 2 eintragen wird der unter Betrag (10.) definierte Betrag mal 2 genommen.
Ausführung / Ausführungsrhythmus hinterlegen
Hinterlegen Sie den gewünschten Ausführungsrhythmus in der Arbeitsschein-Leistung:
Ausführungsrhythmus: Monatlich
Beim Erstellen der Arbeitsschein-Leistung hinterlegen Sie bei Ausführungsrhythmus monatlich und wählen die gewünschten Monate aus.
Alle grau hinterlegten Monate werden dabei automatisch berücksichtigt.
Weiß hinterlegte Monate bleiben unberücksichtigt, sodass in diesen Monaten keine Ausführung vorgesehen ist.
Arbeitsscheine gesammelt erstellen
Im Hauptmenü unter Disposition → Arbeitsscheine können Sie alle Arbeitsscheine mit einem monatlichen oder wöchentlichen Ausführungsrhythmus gesammelt erstellen.
Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf „Erstellen oder Abrechnen“ und wählen Sie anschließend die Option „Arbeitsscheine erstellen“ aus.
Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Optional können Sie die Auswahl zusätzlich nach Leistungsarten und Einsatzorten filtern, bevor Sie die Arbeitsscheine gesammelt erstellen. Anschließend erzeugt das System automatisch alle passenden Arbeitsscheine für die gewählten Kriterien.
Arbeitsscheinleistung im Auftrag erkennen
Wenn Sie die Kunden-oder Objektakte öffnen und in den Bereich Aufträge wechseln, erkennen Sie am kleinen schwarzen Papier-Symbol links sofort, dass es sich um eine Arbeitsschein-Leistung handelt.
Ausführungsrhythmus: Einzeltermine
Beim Erstellen der Arbeitsschein-Leistung wählen Sie bei Ausführungsrhythmus "Einzeltermine" aus:
In diesem Fall kann der Arbeitsschein direkt über das Kalendersymbol rechts „Arbeitsschein erstellen (1.)“ für die Leistung des heutigen Tages angelegt werden.
Alternativ klicken Sie auf die Leistung (2.) und wählen über das + im Kalender die Arbeitsscheine für die gewünschten Tage aus.
Es öffnet sich der Arbeitsschein-Entwurf, den Sie sofort oder später unter Disposition → Arbeitsscheine (Entwurf) fertigstellen können.
Mehr dazu weiter unten "Arbeitsscheine erstellen"
Ausführungsrhythmus: Wöchentlich
Beim Erstellen der Arbeitsschein-Leistung hinterlegen Sie bei Ausführungsrhythmus "wöchentlich" und wählen den Wochentag bzw. die Wochentage aus.
Alle grau hinterlegten Tage werden dabei automatisch berücksichtigt.
Weiß hinterlegte Tage bleiben unberücksichtigt, sodass an diesen Tagen keine Ausführung vorgesehen ist.
Arbeitsscheine erstellen
Wir bieten Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeitsscheine zu erstellen:
Arbeitsscheine gesammelt erstellen (empfohlen): Erstellen Sie mehrere oder alle Arbeitsscheine mit monatlichem oder wöchentlichem Ausführungsrhythmus auf einmal über Disposition → Arbeitsscheine.
Arbeitsscheine direkt über den Auftrag erstellen: Öffnen Sie die Kunden- oder Objektakte, öffnen Sie den Auftrag und erstellen Sie die Arbeitsscheine direkt in der Arbeitsschein-Leistung.
Arbeitsscheine für wiederkehrende Ausführungen gesammelt erstellen
Im Hauptmenü unter Disposition → Arbeitsscheine können Sie alle Arbeitsscheine mit einem monatlichen oder wöchentlichen Ausführungsrhythmus gesammelt erstellen.
Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf „Erstellen oder abrechnen“ und wählen Sie anschließend die Option „Arbeitsscheine erstellen“ aus.
Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Zeitraum/Monat aus. Optional können Sie die Auswahl zusätzlich nach Leistungsarten und Einsatzorten filtern, bevor Sie die Arbeitsscheine gesammelt erstellen. Anschließend erzeugt das System automatisch alle passenden Arbeitsscheine für die gewählten Kriterien.
Arbeitsscheine im Status „Offen“
Die Arbeitsscheine werden nach Aktualisierung der Seite unter Disposition → Arbeitsscheine im Status „Offen“ angelegt und erhalten jeweils eine eigene Arbeitsscheinnummer.
Von hier aus können Sie die Arbeitsscheine direkt einem Mitarbeiter zuweisen und bei Bedarf das Ausführungsdatum anpassen.
Ihr Mitarbeiter sieht den Arbeitsschein anschließend in seiner App (erkennbar am Symbol #Arbeitsscheinnummer), kann die Arbeitszeit erfassen und die Kundenunterschrift direkt auf dem Arbeitsschein einholen.
Auftragsdokumentation auf dem Arbeitsschein anzeigen
Zusätzlich können Sie die Auftragsdokumentation in der App für Ihre Mitarbeitenden sichtbar machen und diese anschließend auf dem Arbeitsschein für Ihre Kunden mit ausdrucken.
Aktivieren Sie dazu die folgende Einstellung:
Einstellungen → Disposition → „Auftragsdokumentation auf zurückgemeldetem Arbeitsschein drucken“.
Arbeitsscheine im Status „Erledigt“
Sobald die Arbeitszeit vom Mitarbeitenden erfasst (und die Kundenunterschrift eingeholt) wurde, erscheint der Arbeitsschein unter Disposition → Arbeitsscheine im Status „Erledigt“. Das Vorhandensein der Unterschrift erkennen Sie am Button: „Unterschrift“.
Was bedeuten die anderen Status unter "Disposition → Arbeitsscheine"?
Status: In Ausführung
Sobald Ihr Mitarbeiter in seiner App die Zeit für den Arbeitsschein-Einsatz startet, wechselt der Arbeitsschein in den Status „In Ausführung“.
Status: Erledigt
Sobald Ihr Mitarbeiter die Zeit in der App stoppt oder seine Zeit manuell erfasst hat, wechselt der Arbeitsschein in den Status „Erledigt“.
Wird zusätzlich die Kundenunterschrift in der App erfasst, erscheint hier ergänzend der Hinweis „Unterschrift“.
Arbeitsschein prüfen und abschließen
Wenn Sie den erledigten Arbeitsschein durch einen Klick auf die Arbeitsscheinnummer öffnen, können Sie alle Details zum Arbeitsschein einsehen
In der rechten blauen Informationsbox des geprüften Arbeitsscheins folgende Optionen:
Anzeigen:
Hier sehen Sie den blanko Arbeitsschein, bevor dieser vom Mitarbeitenden zurückgemeldet wurde (ohne Kundenunterschrift und ohne Auftragsdokumentation).Zurückgemeldet:
Hier sehen Sie den vom Mitarbeitenden zurückgemeldeten Arbeitsschein inklusive der erfassten Auftragsdokumentation und Unterschrift.Eingangs-PDF anzeigen:
Hier sehen Sie den Arbeitsschein mit der Unterschrift des Kunden. Die vom Mitarbeitenden erfasste Auftragsdokumentation ist in diesem PDF nicht enthalten.
Über Eingang/Prüfung (4.) können Sie den Arbeitsschein abschließend kontrollieren, bevor Sie ihn im letzten Schritt als „Arbeitsschein als eingegangen und geprüft“ als geprüft markieren.
Status: Geprüft
Der Arbeitsschein wechselt anschließend in den Status "Geprüft":
Arbeitsscheine direkt im Auftrag erstellen
Öffnen Sie den Auftrag in der Kunden- oder Objektakte und wechseln Sie anschließend über den Namen der Arbeitsschein-Leistung in die Detailansicht.
Erstellen Sie die Arbeitsscheine im Reiter „Übersicht“, indem Sie entweder „Einzeltermine“, „Monatlich zusammenfassen“ oder "Alle zusammenfassen" auswählen. Anschließend werden alle Arbeitsscheine entsprechend des hinterlegten Ausführungsrhythmus angezeigt.
"Einzeltermine" bei wöchentlichem Rhythmus:
Wählen Sie "Einzeltermine" aus, so wird für jeden Tag, den Sie in der Arbeitsschein-Leistung ausgewählt haben ein Arbeitsschein erstellt.
"Monatlich zusammenfassen" bei wöchentlichem Rhythmus:
Wählen Sie "Monatlich zusammen fassen aus" aus, so werden alle Arbeitsschein-Leistungen auf einem Arbeitsschein zusammengefasst:
"Alle zusammenfassen" bei monatlichem oder wöchentlichem Rhythmus:
Wählen Sie die Option „Alle zusammenfassen“, werden alle im ausgewählten Zeitraum vorhandenen Arbeitsscheine auf einem gemeinsamen Arbeitsschein zusammengeführt. Dabei können bei Bedarf auch Leistungen aus mehreren Monaten auf einem einzigen Arbeitsschein ausgewiesen werden.
Arbeitsscheine einzeln im Auftrag erstellen
Sie können einzelne Arbeitsscheine auch direkt im jeweiligen Auftrag erstellen. Den genauen Ablauf hierzu finden Sie weiter oben in dieser Anleitung in diesem Abschnitt.
Rechnungen erstellen
Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Rechnung auf Basis des Arbeitsscheins zu erstellen:
Rechnung manuell über den Arbeitsschein erstellen
Öffnen Sie den unter „Geprüft“ geführten Arbeitsschein über Disposition → Arbeitsscheine und klicken Sie anschließend auf „Rechnung erstellen“.
Entscheiden Sie welche Art des Arbeitsscheins Sie der Rechnung anhängen möchten:
Signierter Beleg (digital unterschrieben)
In diesem Fall wird der vom Mitarbeitenden zurückgemeldete Arbeitsschein mit Kundenunterschrift und Auftragsdokumentation der Rechnung angehängt.Ursprünglich gedruckter Beleg
Verwendet den Arbeitsschein ohne Kundenunterschrift und ohne Auftragsdokumentation.Kein PDF anhängen
In diesem Fall wird der Rechnung kein Arbeitsschein angehangen.
Der Rechnungsentwurf wird anschließend unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura abgelegt.
Rechnung gesammelt für geprüfte Arbeitsscheine in der Vorfaktura erstellen
Sie können Ihre Rechnungen auch für mehrere Arbeitsscheine gleichzeitig erstellen (empfohlen). Öffnen Sie dazu im Hauptmenü den Bereich Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura und wählen Sie im Abschnitt „Aus Arbeitsscheinen erstellen“ den gewünschten Abrechnungsmonat aus.
Sie wechseln nun in den Bereich "Rechnungen → Arbeitsscheine".
Hier können Sie für alle bereits geprüften Arbeitsscheine auf einmal Rechnungsentwürfe erstellen.
Es stehen Ihnen dieselben Optionen zur Verfügung, wie bei der Rechnungserstellung aus einem einzelnen Arbeitsschein.
Kein PDF anhängen
In diesem Fall wird der Rechnung kein Arbeitsschein angehangen.Signierter Beleg (digital unterschrieben)
In diesem Fall wird der vom Mitarbeitenden zurückgemeldete Arbeitsschein mit Kundenunterschrift und Auftragsdokumentation der Rechnung angehängt.Ursprünglich gedruckter Beleg
Verwendet den Arbeitsschein ohne Kundenunterschrift und ohne Auftragsdokumentation.
Anschließend werden die Rechnungsentwürfe gesammelt erstellt und unter „Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura“ abgelegt. Für einen effizienten Ablauf empfiehlt es sich, hierfür eine feste Routine einzurichten, beispielsweise einmal pro Monat.