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Arbeitsscheine erstellen und Rechnungen schreiben

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Arbeitsscheine anlegen, verwalten und daraus Rechnungen erstellen.

Verfasst von Mandy Gieseler

Sie möchten mit Arbeitsscheinen arbeiten?

Ein Arbeitsschein bestätigt, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde – die Unterschrift des Kunden dient dabei als Nachweis. Gleichzeitig bildet er die Grundlage für die Rechnung und hilft intern, den Überblick über Zeit, Personal und Material zu behalten.

Die Arbeitsscheine können Sie ganz klassisch ausdrucken oder noch komfortabler Ihren Mitarbeitenden direkt in der App zur Verfügung stellen, sodass die Erfassung und Unterschrift digital vor Ort erfolgen kann.

Überblick:

Arbeitsschein-Leistung anlegen

Legen Sie zunächst einen Auftrag an und fügen Sie anschließend die Arbeitsschein-Leistung in der Kunden- oder Objektakte hinzu.


Öffnen Sie dazu den Auftrag und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Wählen Sie anschließend „Arbeitsschein-Leistung hinzufügen“ aus.
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Hinterlegen Sie nun alle relevanten Informationen im Arbeitsschein:

  1. Anfang / Ende
    Legen Sie hier den Zeitraum fest, in dem die Arbeitsschein-Leistung aktiv ist. Das Startdatum definiert, ab wann die Leistung geplant, ausgeführt oder abgerechnet werden kann. Optional kann ein Enddatum hinterlegt werden, wenn die Leistung nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist.
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  2. Titel
    Der Titel dient als Bezeichnung der Arbeitsschein-Leistung. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, damit die Arbeitsschein-Leistung in der Auftragsübersicht und bei der späteren Bearbeitung leicht identifiziert werden kann.
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  3. Leistungsart
    Wählen Sie die passende Leistungsart aus den in den "Einstellungen → Leistungsarten" hinterlegten Leistungsarten aus, damit die Rechnung korrekt besteuert wird.
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  4. Beschreibung
    Hier können Sie zusätzliche Informationen zur Arbeitsschein-Leistung hinterlegen. Die Beschreibung wird auch auf der Rechnung angezeigt.
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  5. Kostenstelle
    Sollten Sie mit Kostenstellen arbeiten, so hinterlegen Sie hier die gewünschte Kostenstelle. Andernfalls lassen Sie diese auf "Keine" stehen. Kostenstellen können Sie unter "Einstellungen → Kostenstellen" anlegen und verwalten.
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  6. Rechnungsgruppe
    Bestimmen Sie, wie die Leistung auf Rechnungen gruppiert werden soll. Mit einer eigenen Rechnungsgruppe können Leistungen getrennt oder gesammelt abgerechnet werden.

  7. Abrechnungszyklus
    Legen Sie fest, wann die Leistung abgerechnet werden soll.

    Wenn Sie mit Arbeitsscheinen arbeiten wollen, stellen Sie hier „je Ausführung“ ein und entscheiden Sie selbst, wann eine ausgeführte Leistung abgerechnet wird. Weiter unten können Sie den Ausführungsrhythmus hinterlegen.

  8. Abrechnungsart
    Lassen Sie die Abrechnungsart auf „Über Arbeitsschein“ stehen. Die Abrechnung erfolgt dann auf Basis der erfassten und abgeschlossenen Arbeitsscheine.

  9. Preistyp
    Wählen Sie hier einen der unter „Einstellungen → Vertriebskonditionen“ hinterlegten Preistypen aus. Alternativ können Sie in der nächsten Zeile (Betrag) einen individuellen Betrag hinterlegen, den Sie für diese Leistung berechnen möchten.
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  10. Betrag
    Hinterlegen Sie hier den gewünschten Betrag, den Sie für diese Arbeitsschein-Leistung in Rechnung stellen möchten.
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  11. Gruppierung
    Verwenden Sie eine Gruppierung, wenn Sie für einen Auftrag mehrere Arbeitsscheine erstellen möchten. Alle Leistungen mit derselben Gruppierung erscheinen auf demselben Arbeitsschein.

    Beispiel:
    Ein Auftrag enthält Elektro- und Malerarbeiten. Weisen Sie den Elektroarbeiten die Gruppierung „Elektro“ und den Malerarbeiten in einer neuen Arbeitsschein-Leistung die Gruppierung „Maler“ zu. Es werden dann zwei Arbeitsscheine erstellt – einer für die Elektroarbeiten und einer für die Malerarbeiten. Es sei denn Sie möchten beide Leistungen auf einem Arbeitsschein haben, dann nehmen Sie die Gruppierung "Standard" in Ihren Arbeitsschein-Leistungen.
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  12. Einheit
    Legen Sie die Abrechnungseinheit fest, beispielsweise pauschal, Stunden, Quadratmeter oder eine andere Einheit. Die Einheiten legen Sie in den Einstellungen → Einheiten an.
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  13. Menge
    Geben Sie die Standardmenge der Arbeitsschein-Leistung an. Wenn Sie beispielsweise eine 2 eintragen wird der unter Betrag (10.) definierte Betrag mal 2 genommen.
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  14. Ausführung / Ausführungsrhythmus hinterlegen

Hinterlegen Sie den gewünschten Ausführungsrhythmus in der Arbeitsschein-Leistung:

Ausführungsrhythmus: Monatlich

Beim Erstellen der Arbeitsschein-Leistung hinterlegen Sie bei Ausführungsrhythmus monatlich und wählen die gewünschten Monate aus.

Alle grau hinterlegten Monate werden dabei automatisch berücksichtigt.
Weiß hinterlegte Monate bleiben unberücksichtigt, sodass in diesen Monaten keine Ausführung vorgesehen ist.


​Arbeitsscheine gesammelt erstellen

Im Hauptmenü unter Disposition → Arbeitsscheine können Sie alle Arbeitsscheine mit einem monatlichen oder wöchentlichen Ausführungsrhythmus gesammelt erstellen.

Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf „Erstellen oder Abrechnen“ und wählen Sie anschließend die Option „Arbeitsscheine erstellen“ aus.

Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Optional können Sie die Auswahl zusätzlich nach Leistungsarten und Einsatzorten filtern, bevor Sie die Arbeitsscheine gesammelt erstellen. Anschließend erzeugt das System automatisch alle passenden Arbeitsscheine für die gewählten Kriterien.

Arbeitsscheinleistung im Auftrag erkennen

Wenn Sie die Kunden-oder Objektakte öffnen und in den Bereich Aufträge wechseln, erkennen Sie am kleinen schwarzen Papier-Symbol links sofort, dass es sich um eine Arbeitsschein-Leistung handelt.

Ausführungsrhythmus: Einzeltermine

Beim Erstellen der Arbeitsschein-Leistung wählen Sie bei Ausführungsrhythmus "Einzeltermine" aus:

In diesem Fall kann der Arbeitsschein direkt über das Kalendersymbol rechts „Arbeitsschein erstellen (1.)“ für die Leistung des heutigen Tages angelegt werden.
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Alternativ klicken Sie auf die Leistung (2.) und wählen über das + im Kalender die Arbeitsscheine für die gewünschten Tage aus.

Es öffnet sich der Arbeitsschein-Entwurf, den Sie sofort oder später unter Disposition → Arbeitsscheine (Entwurf) fertigstellen können.
​Mehr dazu weiter unten "Arbeitsscheine erstellen"
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Ausführungsrhythmus: Wöchentlich

Beim Erstellen der Arbeitsschein-Leistung hinterlegen Sie bei Ausführungsrhythmus "wöchentlich" und wählen den Wochentag bzw. die Wochentage aus.

Alle grau hinterlegten Tage werden dabei automatisch berücksichtigt.
Weiß hinterlegte Tage bleiben unberücksichtigt, sodass an diesen Tagen keine Ausführung vorgesehen ist.

Arbeitsscheine erstellen

Wir bieten Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeitsscheine zu erstellen:

Arbeitsscheine für wiederkehrende Ausführungen gesammelt erstellen

Im Hauptmenü unter Disposition → Arbeitsscheine können Sie alle Arbeitsscheine mit einem monatlichen oder wöchentlichen Ausführungsrhythmus gesammelt erstellen.

Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf „Erstellen oder Abrechnen“ und wählen Sie anschließend die Option „Arbeitsscheine erstellen“ aus.

Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Optional können Sie die Auswahl zusätzlich nach Leistungsarten und Einsatzorten filtern, bevor Sie die Arbeitsscheine gesammelt erstellen. Anschließend erzeugt das System automatisch alle passenden Arbeitsscheine für die gewählten Kriterien.

​Die Arbeitsscheine werden nach Aktualisierung der Seite im Status „Offen“ angelegt und erhalten jeweils eine eigene Arbeitsscheinnummer.
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Von hier aus können Sie die Arbeitsscheine direkt einem Mitarbeiter zuweisen und bei Bedarf das Ausführungsdatum anpassen.


Ihr Mitarbeiter sieht den Arbeitsschein anschließend in seiner App (erkennbar am Symbol #Arbeitsscheinnummer), kann die Arbeitszeit erfassen und die Kundenunterschrift direkt auf dem Arbeitsschein einholen.

Sobald die Arbeitszeit erfasst und die Kundenunterschrift vom Mitarbeiter eingeholt wurde, erscheint der Arbeitsschein unter Disposition → Arbeitsscheine im Status „Erledigt“. Das Vorhandensein der Unterschrift erkennen Sie am Button: „Unterschrift“.

Was bedeuten die anderen Status unter Disposition → Arbeitsscheine?

Status: In Ausführung
Sobald Ihr Mitarbeiter in seiner App die Zeit für den Arbeitsschein-Einsatz startet, wechselt der Arbeitsschein in den Status „In Ausführung“.

Status: Erledigt
Sobald Ihr Mitarbeiter die Zeit in der App stoppt oder seine Zeit manuell erfasst hat., wechselt der Arbeitsschein in den Status „Erledigt“.


Wird zusätzlich die Kundenunterschrift in der App erfasst, erscheint ergänzend der Hinweis „Unterschrift“.

Arbeitsschein prüfen und abschließen

Wenn Sie den Arbeitsschein durch Klick auf die Arbeitsscheinnummer (1.) öffnen, können Sie die Kundenunterschrift einsehen. Auf der rechten Seite lässt sich zudem das Eingangs-PDF anzeigen.

Über Eingang/Prüfung (2.) können Sie den Arbeitsschein abschließend kontrollieren, bevor Sie ihn im letzten Schritt als „Arbeitsschein als eingegangen und geprüft (3.)“ fertigstellen.

Status: Geprüft

Der Arbeitsschein wechselt anschließend in den Status "Geprüft":

Arbeitsscheine direkt im Auftrag erstellen

Öffnen Sie den Auftrag in der Kunden- oder Objektakte und wechseln Sie anschließend über den Namen der Arbeitsschein-Leistung in die Detailansicht.
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Erstellen Sie die Arbeitsscheine im Reiter „Übersicht“, indem Sie entweder „Einzeltermine“, „Monatlich zusammenfassen“ oder "Alle zusammenfassen" auswählen. Anschließend werden alle Arbeitsscheine entsprechend des hinterlegten Ausführungsrhythmus angezeigt.

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​"Einzeltermine" bei wöchentlichem Rhythmus:

Wählen Sie "Einzeltermine" aus, so wird für jeden Tag, den Sie in der Arbeitsschein-Leistung ausgewählt haben ein Arbeitsschein erstellt.

"Monatlich zusammenfassen" bei wöchentlichem Rhythmus:

Wählen Sie "Monatlich zusammen fassen aus" aus, so werden alle Arbeitsschein-Leistungen auf einem Arbeitsschein zusammengefasst:

"Alle zusammenfassen" bei monatlichem oder wöchentlichem Rhythmus:

Wählen Sie die Option „Alle zusammenfassen“, werden alle im ausgewählten Zeitraum vorhandenen Arbeitsscheine auf einem gemeinsamen Arbeitsschein zusammengeführt. Dabei können bei Bedarf auch Leistungen aus mehreren Monaten auf einem einzigen Arbeitsschein ausgewiesen werden.
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Arbeitsscheine einzeln im Auftrag erstellen

Sie können einzelne Arbeitsscheine auch direkt im jeweiligen Auftrag erstellen. Den genauen Ablauf hierzu finden Sie weiter oben in dieser Anleitung in diesem Abschnitt.
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Rechnungen erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Rechnung auf Basis des Arbeitsscheins zu erstellen:

Rechnung manuell über den Arbeitsschein erstellen

Öffnen Sie den unter „Geprüft“ geführten Arbeitsschein über Disposition → Arbeitsscheine und klicken Sie anschließend auf „Rechnung erstellen“. Das System übernimmt dabei automatisch die relevanten Daten aus dem Arbeitsschein und erstellt den Rechnungsentwurf zur weiteren Bearbeitung bzw. zum Versand.

Der Rechnungsentwurf wird anschließend unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura abgelegt. Öffnen Sie den Rechnungsentwurf, um die erzeugte Rechnung zu prüfen. Auf der rechten Seite finden Sie den zugehörigen Arbeitsschein/e als Anhang. Von hier aus können Sie die Rechnung wie gewohnt bearbeiten, fertigstellen und anschließend drucken oder versenden.

Rechnung gesammelt für geprüften Arbeitsscheine erstellen

Noch einfacher erstellen Sie Ihre Rechnungen gesammelt über diesen Weg:

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Rechnungen → Arbeitsscheine.

Hier können Sie für alle bereits geprüften Arbeitsscheine auf einmal Rechnungsentwürfe erstellen.

Aktivieren Sie dabei die Option „Eingangs-PDFs als Anhänge zu Rechnungen hinzufügen“, damit die zugehörigen Arbeitsscheine automatisch an die Rechnungen angehängt werden.

Anschließend werden die Rechnungsentwürfe gesammelt erstellt und unter „Entwürfe/Vorfaktura“ abgelegt. Für einen effizienten Ablauf empfiehlt es sich, hierfür eine feste Routine einzurichten, beispielsweise einmal pro Monat.

Der Rechnungsentwurf wird anschließend unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura abgelegt. Öffnen Sie den Rechnungsentwurf, um die erzeugte Rechnung zu prüfen. Auf der rechten Seite finden Sie den zugehörigen Arbeitsschein/e als Anhang. Von hier aus können Sie die Rechnung wie gewohnt bearbeiten, fertigstellen und anschließend drucken oder versenden.


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