Rechnungsgruppen ersetzen die frühere Option "Zusammenfassen" & "Nicht zusammenfassen" von Rechnungspositionen in Aufträgen.
Der Inhalt der Rechnungen, insbesondere die Rechnungspositionen, kann nun flexibel über die Rechnungsgruppen gesteuert werden.
Rechnungsgruppen am Kunden definieren
Pro Kunde können in der Kundenakte unter dem Reiter Rechnungsgruppen mehrere Gruppen angelegt werden, wobei jede Gruppe die Einstellungen und Inhalte für die spätere Rechnung definiert:
Name zur internen Identifikation
Adresse oder Nutzung der Kundenadresse
Kopftext und Fußtext
Kundenreferenz
Zahlungsbedingungen
E-Mail Adresse für den Versand
Briefpapier
Tipp: Alternativ können Sie individuelle Rechnungsgruppen auch direkt im Auftrag oder innerhalb einer einzelnen Leistung vom System erstellen lassen und sich so das manuelle Anlegen sparen.
Verwendung im Auftrag
Beim Anlegen eines Auftrags kann eine bestehende Rechnungsgruppe ausgewählt oder direkt neu angelegt werden. Dies ersetzt die bisherigen Abrechnungsfelder am Auftrag. Öffnen Sie den Auftrag und klicken auf Bearbeiten, um die Rechnungsgruppe zu ändern:
Steuerung auf Leistungsebene (im Auftrag)
Pro Leistung kann optional eine eigene Rechnungsgruppe gesetzt werden.
Diese überschreibt die Rechnungsgruppe des Auftrags. Legen Sie dazu eine neue Leistung an, oder klicken auf Bearbeiten bei einer bestehenden Leistung:
Individuelle Rechnungsgruppen für Leistungen eines Auftrags erstellen
Individuelle Rechnungsgruppen für einzelne Leistungen erstellen
Wenn Sie in einem Auftrag eine einzelne Leistung bearbeiten, können Sie für diese einfach eine individuelle Rechnungsgruppe vom System erstellen. Dadurch wird verhindert, dass sie mit anderen Leistungen des Auftrags zusammengefasst wird.
Individuelle Rechnungsgruppen für alle Leistungen erstellen
Alternativ können Sie auch direkt für alle Leistungen eines Auftrags gleichzeitig jeweils eine eigene Rechnungsgruppe erstellen.
Klicken Sie oben im Auftrag auf den blauen Button „Bearbeiten“.
Wählen Sie die Option „Individuelle Rechnungsgruppe für Leistungen erstellen“ aus.
Anschließend wird automatisch für jede einzelne Leistung im Auftrag eine eigene Rechnungsgruppe erstellt (z.B. "Standard (Name der Leistung)") und der jeweiligen Leistung zugewiesen.
So behalten Sie maximale Kontrolle über die Abrechnung und können Leistungen gezielt getrennt voneinander ausweisen.
Die neu angelegten Rechnungsgruppen finden Sie anschließend in der Kundenakte unter Rechnungsgruppen und können dort bearbeitet werden.
Rechnungserstellung
Bei der Abrechnung werden nun automatisch separate Rechnungen pro Rechnungsgruppe erstellt. Leistungen werden entsprechend ihrer Gruppe gebündelt.
Wenn Sie die Adresse einer aus einem Auftrag erstellter Rechnung ändern möchten, müssen Sie nun entsprechend die Adresse der hinterlegten Rechnungsgruppe anpassen.
E-Mail Versand pro Auftrag
Hinterlegen Sie in jeder Rechnungsgruppe eine individuelle E-Mail Adresse als Empfänger. So kann nun auch der E-Mail Empfänger pro Auftrag / Leistung variieren.
Umstellung auf die neue Funktion Rechnungsgruppen
Die Migration bestehender Daten wurde bereits durchgeführt und bestehende Einstellungen wurden automatisch in Rechnungsgruppen überführt.
Bei aktivierter Zusammenfassung wurde eine Standard Rechnungsgruppe erstellt und zugewiesen
Andernfalls wurde pro Auftrag eine eigene Rechnungsgruppe erstellt
Alte Felder am Auftrag wurden entfernt zum Beispiel Adresse, Zahlungsbedingungen und Texte und sind nun stattdessen in der Rechnungsgruppe zu finden
Die bisherige Optionen "Zusammenfassen" und "Nicht Zusammenfassen" bei Kunden und Objekten wurden entfernt
Vorteile der neuen Funktion
Deutlich mehr Flexibilität bei der Rechnungserstellung
Individuelle Bündelung von Leistungen möglich
Weniger manuelle Nacharbeit
Bessere Abbildung realer Abrechnungsanforderungen