Rechnungsgruppen ersetzen die frühere Option "Zusammenfassen" & "Nicht zusammenfassen" von Rechnungspositionen in Aufträgen.
Der Inhalt der Rechnungen, insbesondere die Rechnungspositionen, kann nun flexibel über die Rechnungsgruppen gesteuert werden.
Rechnungsgruppen am Kunden definieren
Pro Kunde können in der Kundenakte unter dem Reiter Rechnungsgruppen mehrere Gruppen angelegt werden wobei jede Gruppe die Einstellungen und Inhalte für die spätere Rechnung definiert:
Name zur internen Identifikation
Adresse oder Nutzung der Kundenadresse
Kopftext und Fußtext
Kundenreferenz
Zahlungsbedingungen
E-Mail Adresse für den Versand
Briefpapier
Verwendung im Auftrag
Beim Anlegen eines Auftrags kann eine bestehende Rechnungsgruppe ausgewählt oder direkt neu angelegt werden. Dies ersetzt die bisherigen Abrechnungsfelder am Auftrag. Öfnnen Sie den Auftrag und klicken auf Bearbeiten, um die Rechnungsgruppe zu ändern:
Steuerung auf Leistungsebene (im Auftrag)
Pro Leistung kann optional eine eigene Rechnungsgruppe gesetzt werden.
Diese überschreibt die Rechnungsgruppe des Auftrags. Legen Sie dazu eine neue Leistung an, oder klicken auf Bearbeiten bei einer bestehenden Leistung (die noch nicht abgerechnet wurde):
Rechnungserstellung
Bei der Abrechnung werden nun automatisch separate Rechnungen pro Rechnungsgruppe erstellt. Leistungen werden entsprechend ihrer Gruppe gebündelt.
Wenn Sie die Adresse einer aus einem Auftrag erstellter Rechnung ändern möchten, müssen Sie nun entsprechend die Adresse der hinterlegten Rechnungsgruppe anpassen.
E-Mail Versand pro Auftrag
Hinterlegen Sie in jeder Rechnungsgruppe eine individuelle E-Mail Adresse als Empfänger. So kann nun auch der E-Mail Empfänger pro Auftrag / Leistung variieren.
Umstellung auf die neue Funktion Rechnungsgruppen
Die Migration bestehender Daten wurde bereits durchgeführt und bestehende Einstellungen wurden automatisch in Rechnungsgruppen überführt.
Bei aktivierter Zusammenfassung wurde eine Standard Rechnungsgruppe erstellt und zugewiesen
Andernfalls wurde pro Auftrag eine eigene Rechnungsgruppe erstellt
Alte Felder am Auftrag wurden entfernt zum Beispiel Adresse, Zahlungsbedingungen und Texte und sind nun stattdessen in der Rechnungsgruppe zu finden
Die bisherige Optionen "Zusammenfassen" und "Nicht Zusammenfassen" bei Kunden und Objekten wurden entfernt
Vorteile der neuen Funktion
Deutlich mehr Flexibilität bei der Rechnungserstellung
Individuelle Bündelung von Leistungen möglich
Weniger manuelle Nacharbeit
Bessere Abbildung realer Abrechnungsanforderungen