Übersicht
Aufträge
Mit Aufträgen bzw. Abo-Rechnungen können Sie regelmäßig wiederkehrende Leistungen, wie beispielsweise monatliche Unterhaltsreinigungen, Winterdienst oder Rasenpflege, sowie unregelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen und Pauschalbeträge abrechnen.
So können Sie beispielsweise einen Kunden mit mehreren Objekten automatisch monatlich abrechnen oder die einzelnen Objekte separat fakturieren. Für die Anlage eines Auftrags stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Das Kopieren bestehender Aufträge ist derzeit jedoch nicht möglich.
Aufträge aus Angeboten erzeugen
Wenn Sie in fortytools bereits ein Angebot erstellt haben und der Kunde oder die Kundin eine wiederkehrende Leistung wünscht, können Sie einfach direkt aus dem Angebot heraus den Auftrag erstellen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie HIER.
Neuen Auftrag manuell erstellen
Aufträge müssen nicht zwingend aus einem Angebot erstellt werden. Sie können auch direkt einen neuen Auftrag anlegen.
Öffnen Sie dazu die Kundenakte und wählen Sie Mehr → Aufträge oder öffnen Sie die Objektakte und legen Sie dort unter Aufträge einen neuen Auftrag an.
Bezeichnung:
Falls gewünscht, können Sie eine Auftragsbezeichnung vergeben. Dies erleichtert die Zuordnung, wenn für einen Kunden mehrere Aufträge bestehen. Beispiele: Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, etc.
Nummer:
Für neue Aufträge wird automatisch die nächste freie Auftragsnummer vergeben. Hatte Ihr letzter Auftrag beispielsweise die Nummer 17, erhält der nächste Auftrag automatisch die Nummer 18. Bei Bedarf können Sie die vorgeschlagene Nummer auch manuell anpassen.
Abrechnungstag:
Über den Abrechnungstag können Sie Leistungen gruppieren. Am gewählten Abrechnungstag werden die entsprechenden Leistungen automatisch in einem Rechnungsentwurf zusammengefasst. Diesen können Sie anschließend zu einem beliebigen Zeitpunkt abrechnen.
Automatische Abrechnung am Abrechnungstag
Wenn Sie die Option „Automatische Abrechnung am Abrechnungstag“ auswählen, werden am hinterlegten Abrechnungstag automatisch Rechnungen erstellt, direkt mit einer Rechnungsnummer versehen und fertiggestellt.Je nach Ihren Einstellungen zum Dokumentenversand unter „Einstellungen → Dokumentenversand“ oder den individuellen Versandoptionen in der Kundenakte werden die Rechnungen anschließend automatisch an den Kunden versendet.
Bestellende Person:
Wählen Sie hier aus den beim Kunden hinterlegten Kontakten aus. Es dient ausschließlich der Dokumentation, wer den Auftrag auf Kundenseite erteilt hat.Kostenstelle:
Ob Kostenstellen verwendet werden sollen, legen Sie in den Einstellungen unter „Stammdaten“ fest. Aktivieren Sie die Funktion dort, können Sie anschließend unter „Einstellungen → Kostenstellen“ die gewünschten Kostenstellen anlegen und verwalten.
Rechnungsgruppe:
Wenn in der Kundenakte im Bereich „Rechnungsgruppe“ bereits eine oder mehrere Rechnungsgruppen hinterlegt sind, können Sie diese hier dem Auftrag zuweisen.Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Hilfeartikel.
Neue Rechnungsgruppe
Wenn Sie noch keine Rechnungsgruppe angelegt haben, können Sie diese hier anlegen.
Rechnungsadresse
Legen Sie hier fest, ob für die Rechnung die in der Kundenakte hinterlegte Kundenadresse oder eine abweichende Rechnungsadresse verwendet werden soll.
Textbausteine
Hier können Sie einen individuellen Kopf- und Fußtext hinterlegen, wenn dieser von den standardmäßig unter „Einstellungen → Textvorlagen“ hinterlegten Texten abweichen soll. Die hier eingetragenen Texte werden ausschließlich für diesen Auftrag verwendet. Im Kopftext ist es auch möglich, Auftrags- oder Losnummern zu vermerken, die vom Kunden gefordert werden, wie es gerade bei öffentlichen Aufträgen häufig der Fall ist.
Zahlungsbedingung
Wählen Sie hier die gewünschte Zahlungsbedingung aus den unter „Einstellungen → Zahlungsbedingungen“ hinterlegten Einträgen aus.
Briefpapier
Wählen Sie hier aus den in den Einstellungen → Briefpapiere & Schriftarten hinterlegten Briefpapiervorlagen aus.
Leistungen im Auftrag hinzufügen
Nachdem der Auftrag erstellt wurde, können über “Bearbeiten” Leistungen (Dienstleistungen und Arbeitsschein-Leistungen) sowie Artikel hinzugefügt werden, die später als Positionen in die generierten Rechnungen einfließen.
Dienstleistung hinzufügen
Anfang / Ende
Legen Sie hier den Zeitraum fest, in dem die Leistung aktiv ist. Das Startdatum definiert, ab wann die Leistung geplant, ausgeführt oder abgerechnet werden kann. Optional kann ein Enddatum hinterlegt werden, wenn die Leistung nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist.
Titel
Der Titel dient als Bezeichnung der Leistung. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, damit die Leistung in der Auftragsübersicht und bei der späteren Bearbeitung leicht identifiziert werden kann.
Leistungsart
Wählen Sie die passende Leistungsart aus den in den Einstellungen → Leistungsarten hinterlegten Leistungsarten aus, damit die Rechnung korrekt besteuert wird.
Beschreibung
Hier können Sie zusätzliche Informationen zur Leistung hinterlegen. Die Beschreibung wird auch auf der Rechnung angezeigt.
Kostenstelle
Sollten Sie mit Kostenstellen arbeiten, so hinterlegen Sie hier die gewünschte Kostenstelle. Andernfalls lassen Sie diese auf "Keine" stehen.
Rechnungsgruppe
Bestimmen Sie, wie die Leistung auf Rechnungen gruppiert werden soll. Mit einer eigenen Rechnungsgruppe können Leistungen getrennt oder gesammelt abgerechnet werden.Abrechnungszyklus
Legen Sie fest, wann die Leistung abgerechnet werden soll.Mit der Einstellung „je Ausführung“ entscheiden Sie selbst, wann eine ausgeführte Leistung abgerechnet wird.
Wählen Sie einen festen Abrechnungszyklus, beispielsweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich, können Sie zum jeweiligen Fälligkeitszeitpunkt Rechnungsentwürfe erstellen. Diese erstellen Sie unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura. Die Entwürfe werden über Aus Aufträgen erstellen → Entwürfe erstellen generiert.
Abrechnungsart
Definieren Sie, wie die Leistung berechnet wird. Bei der Abrechnungsart „Einheitlich/Pauschal“ wird ein fester Betrag unabhängig vom tatsächlichen Aufwand berechnet.Automatische Ausführung über Zeiterfassung
Bei Aktivierung:
Wird für die Dienstleistung ein Einsatz geplant und erfasst der Mitarbeitende die Arbeitszeit, wird die Leistung automatisch als ausgeführt markiert. Voraussetzung ist, dass die erfassten Zeiten unter Disposition → Erfasste Zeiten freigegeben werden.Nach der Freigabe wird die Leistung im Auftrag unter „Unregelmäßige Leistungen abrechnen“ angezeigt. Die Abrechnung kann entweder direkt dort oder über Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura → Aus Einzelleistungen erstellen erfolgen. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung der Leistungsausführung, was den Abrechnungsprozess deutlich vereinfacht.
Wenn Sie diesen Bereich nicht aktivieren, müssen die Leistungen im Auftrag manuell abgerechnet werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Dienstleistung aus, hinterlegen Sie das Ausführungsdatum und klicken Sie anschließend auf „Markierte Leistungen verrichten“. Die Leistung wird daraufhin unter „Unregelmäßige Leistungen abrechnen“ angezeigt und kann von dort aus oder über Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura → Aus Einzelleistungen erstellen abgerechnet werden.
Einheit
Legen Sie die Abrechnungseinheit fest, beispielsweise pauschal, Stunden, Quadratmeter oder eine andere Einheit. Die Einheiten legen Sie in den Einstellungen → Einheiten an.
Menge
Geben Sie die Standardmenge der Leistung an. Wenn Sie beispielsweise eine 2 eintragen wird der unter Betrag definierte Betrag mal 2 genommen.
Betrag
Die Menge wird mit dem hinterlegten Betrag multipliziert.Beispiel: Bei einer Menge von 2 und einem Betrag von 100,00 € werden 200,00 € berechnet.
Lohnkostenanteil
Für diesen Auftrag gilt ein anderer Lohnkostenanteil als der Standardwert der Leistungsart. Der hier eingetragene Wert hat Vorrang.
Immer unfertig
Über die Checkbox „Immer unfertig“ können Sie festlegen, dass Rechnungsentwürfe vor der endgültigen Abrechnung immer noch einmal geprüft werden müssen.Diese Rechnungsentwürfe erkennen Sie unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura an einem orangenen Ausrufezeichen.
Solange eine Leistung als „Unfertig“ markiert ist, wird der Rechnungsentwurf mit der Warnung „Rechnung ist nicht druckbar / Eine Position muss kontrolliert werden“ versehen.
Die Rechnung kann erst fertiggestellt und gedruckt werden, nachdem alle betroffenen Positionen geprüft und als „Fertig“ markiert wurden.
Öffnen Sie dazu den Rechnungsentwurf über Bearbeiten und wählen Sie anschließend über das Zahnrad die Option „Fertig“ aus. Danach kann die Rechnung freigegeben und gedruckt werden.
Ausführung
Stundenvorgabe: Hinterlegen Sie die geplante Arbeitszeit für die Durchführung der Leistung. Die Angabe dient als Orientierung für die Einsatzplanung und Kalkulation.
Ausführungshinweise: Erfassen Sie wichtige Informationen zum Einsatz. Die Hinweise werden in Terminnotizen und auf Arbeitsscheinen angezeigt.
Leistungen abrechnen
Unregelmäßige Leistungen abrechnen
Die hinzugefügten Leistungen sehen Sie anschließend im Auftrag aufgelistet. Hier können Sie unregelmäßige Leistungen (per Checkbox ☐) auswählen, mit einem Leistungsdatum versehen und auf “Markierte Leistung(en) verrichten” klicken.
Alternativ aktivieren Sie in der Dienstleistung den Bereich "Automatische Ausführung über Zeiterfassung"(Punkt 9).
An dieser Stelle markieren Sie also erst einmal, welche unregelmäßigen Leistungen verrichtet worden sind - bei der Verrichtung einer Glasreinigung ist dies z. B. praktisch, weil Sie auf diese Art und Weise für sich notieren können, an welchen Terminen diese unregelmäßigen Leistungen durchgeführt wurden.
Sie erfassen zunächst die Verrichtung der Leistung. Wenn Sie diese direkt abrechnen möchten, können Sie sie in der Liste „Unregelmäßige Leistungen abrechnen“ markieren und anschließend abrechnen.
Alternativ können Sie über den Pfeil neben „Bearbeiten“ die Option „Markierte Verrichtungen auf separate Rechnungen abrechnen“ auswählen, wenn nicht alle Leistungen gemeinsam auf einer Rechnung erscheinen sollen.
So können Leistungen flexibel nach Bedarf und je Ausführung abgerechnet werden.
Unregelmäßige Einzelleistungen, die in den Aufträgen als „verrichtet“ gekennzeichnet wurden, werden unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura → „Aus Einzelleistungen erstellen“ direkt angezeigt.
Wählen Sie das gewünschte Rechnungsdatum aus und klicken Sie auf „Entwürfe erstellen“. Die Rechnungsentwürfe werden anschließend automatisch erzeugt. Die jeweiligen Leistungszeiträume wurden bereits im Auftrag hinterlegt und werden entsprechend übernommen.
Regelmäßige Leistungen abrechnen
Im unteren Abschnitt des Auftrags werden die regelmäßigen Leistungen angezeigt (mit Pfeilen ♺ markiert), die beispielsweise monatlich gleich abgerechnet werden sollen.
Über einen Klick auf den Bearbeitungsstift neben der Leistung können Sie einsehen, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind.
Unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura finden Sie in der rechten Spalte die Option „Aus Aufträgen erstellen“. Mit dieser Funktion können Sie alle fälligen Dienstleistungen aus Ihren Aufträgen mit regelmäßigem Abrechnungszyklus auf einmal in Rechnungsentwürfe übernehmen und gesammelt abrechnen.
Wenn nur ein Teil der Aufträge abgerechnet werden soll, filtern Sie zunächst den Einsatzort, die Leistungsart und Abrechnungstag. Wählen Sie anschließend den Abrechnungsmonat und das Rechnungsdatum aus und bestätigen Sie mit "Entwürfe erstellen".
Hinweis: Sobald eine Rechnung aus einem Auftrag erstellt wurde, kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden.
Artikel abrechnen
Ebenso wie Leistungen können auch die im Auftrag gespeicherten Artikel direkt über Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura → Aus Einzelleistungen erstellen abgerechnet werden. Für die Erstellung der Rechnung muss lediglich das Rechnungsdatum ausgewählt werden.
Weitere Optionen im Auftrag
Termine aus Aufträgen erstellen
Aus einer Dienstleistung im Auftrag können Sie direkt Einzeltermine oder Serientermine erstellen. Klicken Sie dazu auf das Kalender-Symbol neben der jeweiligen Dienstleistung.
Anschließend können Sie die gewünschten Einsätze planen und Ihren Mitarbeitenden zuweisen. Die Termine werden automatisch in die Einsatzplanung übernommen und können dort weiter bearbeitet werden.
Klicken Sie auf „Termine / Kalender“ oder auf den Namen der Dienstleistung, um einen Überblick über die Planung dieser Leistung zu erhalten. In der "Übersicht" (Kalenderansicht) können Sie Einzel- und Serientermine planen sowie unter "Rechnungen" bereits erstellte Rechnungen zu dieser Leistung einsehen.
Preiserhöhungen
Unter Rechnungen → Aufträge können in der rechten Spalte die Preise für Leistungsarten angepasst werden. Auf diese Weise können Sie mit einem Klick alle Preise einer bestimmten Leistungsart gleichzeitig anpassen:
Dauerrechnungen
In fortytools sind Dauerrechnungen für Fälle gedacht, in denen über einen längeren Zeitraum immer derselbe Betrag in regelmäßigen Abständen gezahlt wird, ohne dass jeden Monat eine neue "echte" Rechnung erstellt werden muss. Das wird vor allem bei langfristigen Verträgen genutzt.
Dauerrechnungen werden in den Kunden- oder Objektakten unter Mehr → Dauerrechnungen → Neu anlegen → Los angelegt.
Bevor Sie starten, ist es sinnvoll, Zahlungsbedingungen (Einstellungen → Zahlungsbedingungen) vorzubereiten. Je nachdem, ob Sie auch Lastschriften ziehen wollen, können Sie auch jeweils Zahlungsbedingungen für Überweisungen und Lastschriften anlegen.
Sie benötigen eine Zahlungsbedingung für die Dauerrechnung, in der Sie den Text festlegen, der auf der Dauerrechnung erscheinen soll. Gegebenenfalls benötigen Sie zusätzlich eine weitere Zahlungsbedingung für die monatlichen Zahlungen, sofern Sie hierfür nicht bereits eine passende angelegt haben.
In der Zahlungsbedingung für die Dauerrechnung legen Sie den Text fest, der auf der Dauerrechnung erscheint, die Sie dann als Beleg an den Kunden geben. Sie könnten z.B. schreiben:
Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG. Diese Dauerrechnung erlischt, wenn Sie durch eine neue ersetzt wird oder das Vertragsverhältnis beendet wird.
Bitte zahlen Sie den Betrag monatlich bis spätestens zum 10. des Monats auf unser unten genanntes Konto ein.
Einen Überblick, welche Angaben auf einer Dauerrechnung enthalten sein müssen, finden Sie in unserem Blog-Artikel "Welchen Nutzen hat eine Dauerrechnung?" Bitte lassen Sie sich im Zweifelsfall beraten, welche Texte Sie für rechtsgültige Dauerrechnungen verwenden müssen.
Für Dauerrechnungen werden monatlich automatisch Proforma Rechnungen erstellt. Wenn Sie als Abrechnungstag z.B. den ersten auswählen, dann wird jeweils am Monatsersten eine Proforma-Rechnung erstellt.
Das ist eine Rechnung, die nur für Ihren internen Gebrauch bestimmt ist. Sie wird als offener Posten geführt, kann für Lastschrifteinzüge verwendet und in Mahnungen eingefügt werden, wenn der Kunde die monatlichen Zahlungen nicht korrekt leistet.
Außerdem werden für die Proforma-Rechnungen Buchungssätze erstellt, so dass Sie sie wie die normalen Ausgangsrechnungen mit dem Fibu-Export in Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen können.
Außerdem können Sie das Rechnungsdatum, Adresse und Abrechnungsbeginn festlegen, die Kopf und Fußzeilen bearbeiten und natürlich Leistungen hinzufügen. Hier können mehrere Positionen bzw. Leistungen benannt und beschrieben werden, den Steuersatz über die Leistungsart bestimmt und verschiedene Einheiten und Preise hinterlegt werden.
Zum Schluss können noch Zahlungsbedingungen und das Briefpapier hinterlegt werden. Als X-Rechnung / E-Rechnung können wir die Dauerrechnung leider noch nicht ausgeben.
Leistungsverzeichnis
Die Vertragsfunktion ersetzt bei fortytools das traditionelle Leistungsverzeichnis.