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Aufträge

Mit Aufträgen können Sie regelmäßig (z. B. monatliche Unterhaltsreinigungen) oder unregelmäßig wiederkehrende Leistungen abrechnen. Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, einen Auftrag anzulegen.

Aufträge aus Angeboten erzeugen

Wenn Sie in Fortytools bereits ein Angebot erstellt haben und der Kunde oder die Kundin eine wiederkehrende Leistung wünscht, können Sie einfach direkt aus dem Angebot heraus den Auftrag erstellen.

Aufträge erstellen

Möchten Sie einen komplett neuen Auftrag anlegen, können Sie im Kunden oder im Objekt über die Neu-Box 'Auftrag' auswählen und neu anlegen.

Über den Abrechnungstag können Sie die Leistungen gruppieren. Es werden dann zum gewählten Abrechnungstag die entsprechenden Leistungen in einem Rechnungsentwurf gebündelt und können dann zu beliebigen Zeitpunkt abgerechnet werden.

Wenn Sie “Automatische Abrechnung am Abrechnungstag” auswählen, werden dagegen direkt automatisch Rechnungen mit Rechnungsnummer fertiggestellt.

Als Nächstes kann die Rechnungsadresse angegeben werden, die Kopf- und Fußzeilen bearbeitet und die Zahlungsbedingungen ausgewählt werden. Dabei ist es im Kopftext auch möglich, Auftrags- oder Losnummern zu vermerken, die vom Kunden gefordert werden, wie es gerade bei öffentlichen Aufträgen häufig der Fall ist.

Leistungen hinzufügen

Nachdem der Auftrag erstellt wurde, können über “Bearbeiten” Leistungen und Artikel hinzugefügt werden, die später als Positionen in die generierten Rechnungen einfließen.

Die Leistungen in den Aufträgen können einzeln abgerechnet werden. Es kann ein individueller Leistungszeitraum angegeben werden, der Steuersatz wird über die Leistungsart bestimmt und verschiedene Abrechnungszyklen, Einheiten, Mengen und Preise können hinterlegt werden. In den Einstellungen unter Abrechnungszyklen können weitere individuell Zyklen definiert werden.

Über die Checkbox “immer unfertig” kann gewährleistet werden, dass vor Abrechnung, bzw. der Fertigstellung einer Rechnung, die Leistungen immer nochmals kontrolliert werden müssen.

Wenn die Leistung als unfertig markiert wurde, werden die entsprechenden Rechnungsentwürfe mit einer Warnung versehen und können erst fertiggestellt und gedruckt werden, wenn die Positionen kontrolliert und als “Fertig” markiert wurden (gehen Sie im Rechnungsentwurf auf "Bearbeiten" und klicken rechts über das Zahnrädchen auf "Fertig")

Leistungen abrechnen

Die hinzugefügten Leistungen sehen Sie anschließend im Auftrag aufgelistet. Hier können Sie unregelmäßige Leistungen (per Checkbox ☐) auswählen, mit einem Leistungsdatum versehen und auf “Markierte Leistungen verrichten” klicken.

An dieser Stelle markieren Sie also erst einmal, welche unregelmäßigen Leistungen verrichtet worden sind - bei der Verrichtung einer Glasreinigung ist dies z. B. praktisch, weil Sie auf diese Art und Weise für sich notieren können, an welchen Terminen diese unregelmäßigen Leistungen durchgeführt wurden.

Sie erfassen also erst einmal die Verrichtung der Leistung. Wenn Sie die Verrichtung auch direkt abrechnen wollen, können diese in der Liste “Unregelmäßige Leistungen” markiert und abgerechnet werden. So werden also Leistungen nach Bedarf und je Ausführung abgerechnet.

Die Rechnung wird später mit weiteren generierten Rechnungen zusammengefasst, wenn Sie dies als Vorgabe bei den Kundendaten eingestellt haben. ("Rechnungen zusammenfassen".)

Im untersten Abschnitt können die regelmäßigen Leistungen (mit Pfeilen ♺ markiert), die z.B. monatlich gleich abgerechnet werden sollen ("Leistung(en) abrechnen"). Bei Klick auf den Bearbeitungsstift können Sie sehen, welche Leistung bereits abgerechnet wurde, und welche nicht.

Die abgerechneten Leistungen werden dann unter Entwürfe (Vorfaktura) geführt, müssen ggf. nochmals kontrolliert werden und können dann mit Rechnungsnummer fertiggestellt werden.

Sobald eine Rechnung aus einem Auftrag erstellt wurde, kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden.

Sammelabrechnung mit einem Klick

In den Rechnungsentwürfen finden Sie in der rechten Spalte eine weitere Option, regelmäßige Leistungen aus Aufträgen mit nur einem Klick gesammelt abzurechnen. Wählen Sie dazu den Abrechnungsmonat und das Datum für die Rechnung aus. Falls nur ein Teil der Aufträge abgerechnet werden soll, kann dies über den Abrechnungstag gefiltert werden. So werden nur die Aufträge abgerechnet, bei denen der Abrechnungstag kleiner oder gleich dem gewählten Tag eingestellt wurde.

wiederkehrende Rechnungen

Unregelmäßige Einzelleistungen, die in diesem Monat in den Aufträgen als "verrichtet" gekennzeichnet wurden, werden hier direkt im Menü angezeigt (unter "Aus Einzelleistungen erstellen"). Stellen Sie auch hier das Rechnungsdatum ein, das auf der Rechnung stehen soll. Die Leistungszeiträume wurden bereits direkt im Auftrag eingepflegt.

Genauso wie Leistungen können auch die im Auftrag gespeicherten Artikel direkt hier in der rechten Spalte abgerechnet werden. Das Lieferdatum ist im Lieferschein vermerkt und wird automatisch auf die Rechnung übernommen und es muss lediglich das Rechnungsdatum ausgewählt werden.

Dauerrechnungen

Eine weitere Option regelmäßige Leistungen abzurechnen, sind Dauerrechnungen welche Sie in den Kunden- oder Objektakten über das “Neu Modul” anlegen können.

Bevor Sie starten, ist es sinnvoll, Zahlungsbedingungen (in den Einstellungen) vorzubereiten. Je nachdem, ob Sie auch Lastschriften ziehen wollen, können Sie auch jeweils Zahlungsbedingungen für Überweisungen und Lastschriften anlegen.

Sie benötigen eine Lastschrift, mit der Sie den Text vorgeben, der auf der Dauerrechnung erscheinen soll und ggf. eine, die dann für die monatlichen Zahlungen gültig ist - sofern Sie hier nicht schon eine passende haben:

In der Zahlungsbedingung für die Dauerrechnung legen Sie den Text fest, der auf der Dauerrechnung erscheint, die Sie dann als Beleg an den Kunden geben. Sie könnten z.B. schreiben:

Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG. Diese Dauerrechnung erlischt, wenn Sie durch eine neue ersetzt wird oder das Vertragsverhältnis beendet wird.

Bitte zahlen Sie den Betrag monatlich bis spätestens zum 10. des Monats auf unser unten genanntes Konto ein.

Einen Überblick, welche Angaben auf einer Dauerrechnung enthalten sein müssen, finden Sie in unserem Blog-Artikel "Welchen Nutzen hat eine Dauerrechnung?" Bitte lassen Sie sich im Zweifelsfall beraten, welche Texte Sie für rechtsgültige Dauerrechnungen verwenden müssen.

Für Dauerrechnungen werden monatlich automatisch Proforma Rechnungen erstellt. Wenn Sie als Abrechnungstag z.B. den ersten auswählen, dann wird jeweils am monatsersten eine Proforma-Rechnung erstellt. Das ist eine Rechnung, die nur für Ihren internen Gebrauch bestimmt ist. Sie wird als offener Posten geführt, kann für Lastschrifteinzüge verwendet und in Mahnungen eingefügt werden, wenn der Kunde die monatlichen Zahlungen nicht korrekt leistet. Außerdem werden für die Proforma-Rechnungen Buchungssätze erstellt, so dass Sie sie wie die normalen Ausgangsrechnungen mit dem Fibu-Export in Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen können.

Außerdem können Sie das Rechnungsdatum, Adresse und Abrechnungsbeginn festlegen, die Kopf und Fußzeilen bearbeiten und natürlich Leistungen hinzufügen. Hier können mehrere Positionen bzw. Leistungen benannt und beschrieben werden, den Steuersatz über die Leistungsart bestimmt und verschiedene Einheiten und Preise hinterlegt werden.

Zum Schluss können noch Zahlungsbedingungen und das Briefpapier hinterlegt werden.

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