Übersicht

Mit Aufträgen bzw. Abo-Rechnungen können Sie regelmäßig (z. B. monatliche Unterhaltsreinigungen oder Winterdienst, Rasenmähen etc.) oder unregelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen und Pauschalbeträge abrechnen. Sie können also zum Beispiel einen Kunden mit mehreren Objekten monatlich automatisch abrechnen, oder auch die Objekte einzeln. Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, einen Auftrag anzulegen. Kopieren kann man die Aufträge aktuell nicht.

Wenn Sie in fortytools bereits ein Angebot erstellt haben und der Kunde oder die Kundin eine wiederkehrende Leistung wünscht, können Sie einfach direkt aus dem Angebot heraus den Auftrag erstellen.

Weitere Informationen erhalten Sie HIER.

Aufträge müssen nicht zwingend aus einem Angebot erstellt werden. Sie können auch direkt einen neuen Auftrag anlegen.

Öffnen Sie dazu die Kundenakte und wählen Sie Mehr > Aufträge oder öffnen Sie die Objektakte und legen Sie dort unter Aufträge einen neuen Auftrag an.

Über den Abrechnungstag können Sie Leistungen gruppieren. Am gewählten Abrechnungstag werden die entsprechenden Leistungen automatisch in einem Rechnungsentwurf zusammengefasst. Diesen können Sie anschließend zu einem beliebigen Zeitpunkt abrechnen.

Wenn Sie “Automatische Abrechnung am Abrechnungstag” auswählen, werden dagegen direkt automatisch Rechnungen mit Rechnungsnummer fertiggestellt.

Als Nächstes kann die Rechnungsadresse angegeben werden, die Kopf- und Fußzeilen bearbeitet und die Zahlungsbedingungen ausgewählt werden. Dabei ist es im Kopftext auch möglich, Auftrags- oder Losnummern zu vermerken, die vom Kunden gefordert werden, wie es gerade bei öffentlichen Aufträgen häufig der Fall ist.

Nachdem der Auftrag erstellt wurde, können über “Bearbeiten” Leistungen und Artikel hinzugefügt werden, die später als Positionen in die generierten Rechnungen einfließen.

Die Leistungen in den Aufträgen können einzeln abgerechnet werden. Es kann ein individueller Leistungszeitraum angegeben werden, der Steuersatz wird über die Leistungsart bestimmt und verschiedene Abrechnungszyklen, Einheiten, Mengen und Preise können hinterlegt werden. In den Einstellungen unter Abrechnungszyklen können weitere individuelle Zyklen definiert werden.

Es muss entweder ein Leistungszeitraum angegeben werden. Alternativ können Sie die Angabe des Leistungszeitraums deaktivieren und stattdessen nur ein Lieferdatum verwenden.

Die Einstellung finden Sie unter Einstellungen → Grundeinstellungen → Angebote & Rechnungen:

Die Aufträge mit den Leistungen erfüllen gleichzeitig die Funktion einer Preisliste. Hier können Sie alle Preise für Ihren Service oder Ihre Leistung hinterlegen.

Über die Checkbox „Immer unfertig“ können Sie festlegen, dass Rechnungsentwürfe vor der endgültigen Abrechnung immer noch einmal geprüft werden müssen.

Diese Rechnungsentwürfe erkennen Sie unter Rechnungen → Entwürfe → Vorfaktura an einem orangenen Ausrufezeichen.

Solange eine Leistung als „Unfertig“ markiert ist, wird der Rechnungsentwurf mit der Warnung „Rechnung ist nicht druckbar / Eine Position muss kontrolliert werden“ versehen.

Die Rechnung kann erst fertiggestellt und gedruckt werden, nachdem alle betroffenen Positionen geprüft und als „Fertig“ markiert wurden.

Öffnen Sie dazu den Rechnungsentwurf über Bearbeiten und wählen Sie anschließend über das Zahnrad die Option „Fertig“ aus. Danach kann die Rechnung freigegeben und gedruckt werden.

Die hinzugefügten Leistungen sehen Sie anschließend im Auftrag aufgelistet. Hier können Sie unregelmäßige Leistungen (per Checkbox ☐) auswählen, mit einem Leistungsdatum versehen und auf “Markierte Leistung(en) verrichten” klicken.

An dieser Stelle markieren Sie also erst einmal, welche unregelmäßigen Leistungen verrichtet worden sind - bei der Verrichtung einer Glasreinigung ist dies z. B. praktisch, weil Sie auf diese Art und Weise für sich notieren können, an welchen Terminen diese unregelmäßigen Leistungen durchgeführt wurden.

Sie erfassen zunächst die Verrichtung der Leistung. Wenn Sie diese direkt abrechnen möchten, können Sie sie in der Liste „Unregelmäßige Leistungen abrechnen“ markieren und anschließend abrechnen.

Alternativ können Sie über den Pfeil neben „Bearbeiten“ die Option „Markierte Verrichtungen auf separate Rechnungen abrechnen“ auswählen, wenn nicht alle Leistungen gemeinsam auf einer Rechnung erscheinen sollen.

So können Leistungen flexibel nach Bedarf und je Ausführung abgerechnet werden.

Im unteren Abschnitt werden die regelmäßigen Leistungen angezeigt (mit Pfeilen ♺ markiert), die beispielsweise monatlich gleich abgerechnet werden sollen („Regelmäßige Leistung(en) abrechnen“).

Über einen Klick auf den Bearbeitungsstift neben der Leistung können Sie einsehen, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind.

Die abgerechneten Leistungen werden dann unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura geführt, müssen ggf. nochmals kontrolliert werden und können dann mit Rechnungsnummer fertiggestellt werden.

Sobald eine Rechnung aus einem Auftrag erstellt wurde, kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden.

Aus einer Dienstleistung im Auftrag kann nun auch direkt ein Einzel- oder Serientermin erstellt werden (klicken Sie dazu auf das Kalender Symbol):

Klicken Sie auf "Termine / Kalender", um einen Überblick über die Planung dieser Leistung zu erhalten.

Klicken Sie auf die Leistung (hier z.B. "Sonderreinigung"), um eine Übersicht über die erstellten Rechnungen, Arbeitsscheine und Planungen dieser Leistung zu erhalten:

Stundenvorgabe: In den Aufträgen oder Dienstleistungen können Stundenvorgaben hinterlegt werden, falls keine konkreten Uhrzeiten geplant werden sollen. Diese erscheinen auch in der Zeiterfassungs-App.

In den Rechnungsentwürfen finden Sie in der rechten Spalte die Option „Aus Aufträgen erstellen“, mit der Sie Aufträge mit einem Klick gesammelt abrechnen können.

Wenn nur ein Teil der Aufträge abgerechnet werden soll, filtern Sie zunächst den Einsatzort, die Leistungsart und Abrechnungstag. Wählen Sie anschließend den Abrechnungsmonat und das Rechnungsdatum aus und bestätigen Sie mit "Entwürfe erstellen".

Unregelmäßige Einzelleistungen, die in diesem Monat in den Aufträgen als "verrichtet" gekennzeichnet wurden, werden hier direkt im Menü angezeigt (unter "Aus Einzelleistungen erstellen"). Stellen Sie auch hier das Rechnungsdatum ein, das auf der Rechnung stehen soll. Die Leistungszeiträume wurden bereits direkt im Auftrag eingepflegt.

Genauso wie Leistungen können auch die im Auftrag gespeicherten Artikel direkt hier in der rechten Spalte abgerechnet werden. Das Lieferdatum ist im Lieferschein vermerkt und wird automatisch auf die Rechnung übernommen und es muss lediglich das Rechnungsdatum ausgewählt werden.

Aufträge können nur gelöscht werden, solange noch keine Leistungen abgerechnet wurden und keine Verrichtungen zugeordnet sind.

Unter Rechnungen → Aufträge können in der rechten Spalte die Preise für Leistungsarten angepasst werden. Auf diese Weise können Sie mit einem Klick alle Preise einer bestimmten Leistungsart gleichzeitig anpassen:

In fortytools sind Dauerrechnungen für Fälle gedacht, in denen über einen längeren Zeitraum immer derselbe Betrag in regelmäßigen Abständen gezahlt wird, ohne dass jeden Monat eine neue "echte" Rechnung erstellt werden muss. Das wird vor allem bei langfristigen Verträgen genutzt.

Dauerrechnungen werden in den Kunden- oder Objektakten unter Mehr → Dauerrechnungen → Neu anlegen → Los angelegt.

Bevor Sie starten, ist es sinnvoll, Zahlungsbedingungen (Einstellungen → Zahlungsbedingungen) vorzubereiten. Je nachdem, ob Sie auch Lastschriften ziehen wollen, können Sie auch jeweils Zahlungsbedingungen für Überweisungen und Lastschriften anlegen.

Sie benötigen eine Zahlungsbedingung für die Dauerrechnung, in der Sie den Text festlegen, der auf der Dauerrechnung erscheinen soll. Gegebenenfalls benötigen Sie zusätzlich eine weitere Zahlungsbedingung für die monatlichen Zahlungen, sofern Sie hierfür nicht bereits eine passende angelegt haben.

In der Zahlungsbedingung für die Dauerrechnung legen Sie den Text fest, der auf der Dauerrechnung erscheint, die Sie dann als Beleg an den Kunden geben. Sie könnten z.B. schreiben:

Einen Überblick, welche Angaben auf einer Dauerrechnung enthalten sein müssen, finden Sie in unserem Blog-Artikel "Welchen Nutzen hat eine Dauerrechnung?" Bitte lassen Sie sich im Zweifelsfall beraten, welche Texte Sie für rechtsgültige Dauerrechnungen verwenden müssen.
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Für Dauerrechnungen werden monatlich automatisch Proforma Rechnungen erstellt. Wenn Sie als Abrechnungstag z.B. den ersten auswählen, dann wird jeweils am Monatsersten eine Proforma-Rechnung erstellt. Das ist eine Rechnung, die nur für Ihren internen Gebrauch bestimmt ist. Sie wird als offener Posten geführt, kann für Lastschrifteinzüge verwendet und in Mahnungen eingefügt werden, wenn der Kunde die monatlichen Zahlungen nicht korrekt leistet.

Außerdem werden für die Proforma-Rechnungen Buchungssätze erstellt, so dass Sie sie wie die normalen Ausgangsrechnungen mit dem Fibu-Export in Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen können.

Außerdem können Sie das Rechnungsdatum, Adresse und Abrechnungsbeginn festlegen, die Kopf und Fußzeilen bearbeiten und natürlich Leistungen hinzufügen. Hier können mehrere Positionen bzw. Leistungen benannt und beschrieben werden, den Steuersatz über die Leistungsart bestimmt und verschiedene Einheiten und Preise hinterlegt werden.

Zum Schluss können noch Zahlungsbedingungen und das Briefpapier hinterlegt werden. Als X-Rechnung / E-Rechnung können wir die Dauerrechnung leider noch nicht ausgeben.

Die Vertragsfunktion ersetzt bei fortytools das traditionelle Leistungsverzeichnis.