Übersicht:
Flow hilft Ihnen dabei, wichtige Unternehmensdaten und Auswertungen in Sekundenschnelle abzurufen. Fragen Sie einfach nach Kennzahlen, Auslastungen, Urlaubsständen oder offenen Rechnungen und erhalten Sie die passenden Antworten direkt per Chat in Ihrem fortytools-Mandanten.
Flow aktivieren
Flow kann im Prime-Tarif über folgende Einstellung aktiviert werden:
Einstellungen → Grundeinstellungen → Agenten & KI
Setzen Sie dort den Haken bei „Flow KI-Assistent aktivieren", akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und klicken Sie auf „Akzeptieren & Einstellungen aktualisieren".
Hinweis: Die Aktivierung ist nur für Besitzer des Mandanten möglich. Normale Nutzer ohne Besitzer-Berechtigung erhalten einen Hinweis, den Mandantenbesitzer um die Freischaltung zu bitten.
Flow steht Ihnen zunächst kostenfrei im "Flow-Free-Tarif" zur Verfügung:
Flow-Pakete und Preise
Flow steht in vier Paketen zur Verfügung — von einer kostenlosen Basisversion bis hin zum Vollzugang für intensive Nutzung. Alle Preise verstehen sich pro Monat zzgl. Umsatzsteuer.
Paket | Preis | Geeignet für |
Flow Free | Kostenlos | Gelegentliche Nutzung |
Flow Paket S | 99,00 € / Monat | Geringere regelmäßige Nutzung |
Flow Paket M | 289,00 € / Monat | Produktiven Einsatz im Alltag |
Flow Paket L | 469,00 € / Monat | Vielnutzer und komplexe Fragestellungen |
Das gewünschte Paket wählen Sie direkt unter Einstellungen → Grundeinstellungen → Agenten & KI aus und buchen es über „Kostenpflichtig buchen".
Ihre aktuelle Nutzung wird ebenfalls auf dieser Seite angezeigt, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wie viel Kapazität Sie bereits verbraucht haben.
So nutzen Sie Flow
Unabhängig davon, in welchem Bereich der Anwendung Sie sich befinden, können Sie Flow jederzeit öffnen und Ihre Fragen direkt stellen.
Klicken Sie dazu oben rechts auf das Flow-Symbol. Anschließend öffnet sich der Assistent auf der rechten Seite des Bildschirms:
Geben Sie Ihre Frage in das Textfeld „Neue Unterhaltung beginnen“ ein und klicken Sie anschließend auf „Abschicken“.
Flow verarbeitet Ihre Anfrage und liefert Ihnen direkt eine passende Antwort.
Beispiele für mögliche Fragen:
Stellen Sie Flow Fragen zu Ihren Unternehmensdaten und lassen Sie sich Auswertungen direkt anzeigen. So sparen Sie Zeit bei der Suche nach Informationen und erhalten schnell Antworten auf häufige Fragestellungen.
Welche Mitarbeitenden sind diese Woche nicht vollständig ausgelastet?
Mitarbeiterin Helga ist heute krank. Wer kann ihre Einsätze übernehmen?
Welche Mitarbeitenden haben heute noch freie Kapazitäten?
Sind die Stunden beim Objekt XX bis zum 31.08.2026 bereits bestätigt?
Liste alle genehmigten Urlaubsanträge für das Jahr 2026 auf.
Wie viele Neukunden haben wir bisher im Jahr 2026 gewonnen?
Wie viele Aufträge wurden im Jahr 2026 abgeschlossen?
Wie viele Aufträge wurden im August 2026 erstellt?
Wie viele Rechnungen schreiben wir durchschnittlich pro Monat?
Welche Kunden haben aktuell offene Rechnungen?
Funktionen in Flow:
+ Neu: Starten Sie einen neuen Chat, wenn Sie ein neues Thema beginnen möchten. Alle Unterhaltungen werden automatisch gespeichert und können später über die Historie wieder aufgerufen und fortgesetzt werden.
Historie (Uhr-Symbol): Hier finden Sie eine Übersicht aller bisherigen Chats. Öffnen Sie frühere Unterhaltungen, um Ergebnisse erneut einzusehen oder weitere Fragen zu stellen.
X: Schließen Sie Flow über das „X“. Flow kann jederzeit erneut über das Flow-Symbol oben rechts geöffnet werden.
Flow für Mitarbeitende freischalten
Sobald Flow auf Mandantenebene aktiviert wurde, können Sie den KI-Assistenten gezielt für einzelne Mitarbeitende freischalten.
Navigieren Sie dazu zu Einstellungen → Benutzer, wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus und klicken Sie auf das Gruppen-Symbol. Weisen Sie anschließend die Gruppe „KI-Assistent“ zu.
Mitarbeitende mit Zugriff auf Flow erhalten ausschließlich Antworten auf Basis der Berechtigungen, die ihnen in fortytools zugewiesen wurden. Flow berücksichtigt dabei die hinterlegten Zugriffsrechte und stellt nur Informationen bereit, auf die der jeweilige Mitarbeitende auch tatsächlich Zugriff hat.
Beispiel: Hat ein Mitarbeitender keine Berechtigung, Kundendaten einzusehen, kann Flow auch keine Auskünfte zu Kundendaten geben.
Flow für Unternehmensdaten, Fin für Hilfe zu fortytools
Wofür ist Flow gedacht?
Flow unterstützt Sie dabei, wichtige Unternehmensdaten und Auswertungen schnell und einfach abzurufen. Statt Informationen manuell in verschiedenen Bereichen von fortytools zu suchen, können Sie Ihre Fragen direkt an Flow stellen und erhalten die passenden Antworten auf Basis Ihrer Daten.
Weiterhin für Sie da: Fin
Unser Chatbot Fin unten rechts in Ihrem Mandanten bleibt Ihr Ansprechpartner für alle Fragen rund um fortytools, die Bedienung der Software und Einstellungen.
Kurz gesagt:
Flow beantwortet Fragen zu Ihren Unternehmensdaten und erstellt gezielte Auswertungen.
Fin beantwortet Fragen zur Nutzung, Bedienung und Konfiguration von fortytools.