Das Umplanungstool
Einsätze umplanen – Vertretungen und Terminänderungen zentral verwalten
Mit dem Umplanungstool können Sie bestehende Einsätze gebündelt anpassen und ändern. Das Tool unterstützt Sie dabei, Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub einzurichten, einzelne Wochentage dauerhaft neu zu planen oder alle zukünftigen Termine ab einem bestimmten Datum zu ändern.
So vermeiden Sie manuelle Einzelanpassungen im Kalender und können mehrere Einsätze gleichzeitig effizient bearbeiten.
Umplanungsarten
Im oberen Bereich wählen Sie aus, welche Art der Änderung durchgeführt werden soll:
1. Vertretung wegen Krankheit / Urlaub
Diese Option verwenden Sie, wenn ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum vertreten werden muss.
Typischer Anwendungsfall:
Krankheitsvertretung
Urlaubsvertretung
Kurzfristige Abwesenheit
Die Einsätze können im definierten Zeitraum auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter übertragen.
2. Einzelnen Wochentag dauerhaft umplanen
Mit dieser Option ändern Sie wiederkehrende Termine eines bestimmten Wochentages dauerhaft.
Beispiel:
Ein Einsatz findet bisher jeden Dienstag mit Mitarbeiter A statt.
Zukünftig soll dieser dauerhaft von Mitarbeiter B übernommen werden.
3. Alle Termine ab einem Datum ändern
Diese Funktion eignet sich für strukturelle Änderungen in der Planung.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter wechselt dauerhaft das Gebiet.
Ab einem bestimmten Stichtag sollen alle zukünftigen Termine angepasst werden.
Alle Einsätze von Mitarbeiter
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Einsätze umgeplant werden sollen.
bei (Einsatzorte)
Hier können Sie festlegen, ob:
alle Einsatzorte berücksichtigt werden
oder nur bestimmte Kunden / Einsatzorte
So können Sie gezielt nur einzelne Bereiche umplanen.
Zeitraum festlegen
ab dem → Startdatum der Umplanung (Pflichtfeld)
bis zum → Enddatum der Umplanung (bei Vertretungen relevant)
Der Zeitraum definiert, welche Einsätze angepasst werden.
umplanen auf Mitarbeiter
Hier wählen Sie den oder die Mitarbeiter aus, die die Einsätze übernehmen sollen.
Über das Plus-Symbol (+) können Sie mehrere Vertretungen hinzufügen.
Wichtiger Hinweis zur Einsatzdauer
Wenn Sie bei einer Vertretung eine Person durch mehrere Personen ersetzen, wird die Dauer der Termine automatisch angepasst.
Beispiel:
Ursprünglicher Termin: 1 Stunde mit 1 Mitarbeiter
Neue Planung: 2 Mitarbeiter übernehmen den Termin
→ Die Einsatzdauer wird automatisch halbiert (30 Minuten pro Mitarbeiter).
So bleibt die Gesamtleistungszeit korrekt verteilt.
Hinweise zur Durchführung
Bitte beachten Sie:
Die Änderungen werden so weit wie möglich durchgeführt.
Sollte es bei einzelnen Einsätzen zu einem Fehler kommen, werden die übrigen Änderungen dennoch umgesetzt.
Eine automatische Rückgängig-Funktion steht nicht zur Verfügung.
Bereits durchgeführte Umplanungen können über die Historie eingesehen werden.
Umplanung durchführen
Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden:
Prüfen Sie die Auswahl sorgfältig.
Klicken Sie auf „Umplanen“.
Die Einsätze werden anschließend entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
Typische Anwendungsfälle
Krankheitsvertretung für mehrere Tage
Urlaubsplanung mit definiertem Zeitraum
Dauerhafte Mitarbeiterwechsel
Strukturänderungen in der Einsatzplanung
Aufteilung eines Einsatzes auf mehrere Personen
Best Practice
Vor umfangreichen Umplanungen empfiehlt es sich:
den Zeitraum klar einzugrenzen
die Auswahl der Einsatzorte zu prüfen
die Auswirkungen auf die Einsatzdauer bei Mehrfachvertretung zu berücksichtigen
So stellen Sie sicher, dass die Planung korrekt und effizient angepasst wird.