Die Kundendaten sind das Herzstück und für die Nutzung von fortytools essenziell und sollten als einer der ersten Schritte im System angelegt werden.

Kundendaten können entweder einzeln und manuell eingepflegt werden, oder auch automatisch über eine Excel Liste oder eine Schnittstelle zu Ihrer Website.

Um eine Kundenakte manuell anzulegen, wählen Sie "Neu anlegen Kunde" aus und geben im nächsten Formular möglichst viele Informationen ein.

Der Kurzname soll dabei helfen, lange Anzeigen zu vermeiden. Im Feld Name sollte dagegen der vollständige Name ggf. mit korrekter Firmierung eingetragen werden. Doktortitel oder ähnliche, können bei den Privatkunden noch nicht hinterlegt werden. Diese müssten dann z.B. manuell in das Feld Nachname eingetragen werden.

Anfangs ist allen neuen Kund:innen der Status "Interessent" zugeordnet. Sobald Sie einen Auftrag oder eine Rechnung für diese anlegen, ändert sich der Status automatisch zu "Kunde". Sie können den Status aber auch manuell ändern und in den Einstellungen unter Kundenstatus können Sie weitere Kategorien erstellen.

Bei Auswahl des Status "Kunde", werden weitere Felder angezeigt. Zum einen wird Ihnen die künftige Kundennummer angezeigt, die dieser beim Speichern erhalten würde. Das System schlägt dabei die nächste freie Nummer vor. Wenn Sie z. B. zuletzt die Kundennummer 10000 vergeben haben, wird Ihnen nun die 10001 vorgeschlagen. Sie können die Nummer frei vergeben, jede Nummer darf jedoch nur einmal vergeben werden. Gehen Sie sorgsam mit der Vergabe der Kundennummer um, da diese später nur noch vom Support geändert werden kann.

Bei Aktivierung der Funktion "Rechnungen zusammenfassen", werden alle Leistungen für einen Kunden automatisch in einer Gesamtrechnung zusammengefasst.

Je mehr Daten Sie im Weiteren ausfüllen, desto reibungsloser werden später die Abläufe. Logos sorgen z.B. für leichtere Orientierung, wenn Sie viele Kunden haben. Sie werden auch in der Kundenliste angezeigt. In der Kundenakte unter "Bearbeiten" können die Angaben jeder Zeit bearbeitet und aktualisiert werden.

In den Einstellungen ganz unten unter "Datenimport" haben Sie die Möglichkeit Kundenlisten und andere Daten zu importieren. Hierfür benötigen Sie die Liste als CSV Datei (CSV - Comma Separated Value - ist ein Dateiformat welches Sie z.B. mit Excel erstellen können). Nutzen Sie hierfür unsere Import-Vorlagen, die Sie ebenfalls hier finden.

Für einen reibungslosen Import muss die Vorlage genaustens ausgefüllt werden. Vor allem die Spalten mit Sternchen * müssen zwingend gefüllt sein. Bei Abweichungen erhalten Sie eine Fehlermeldung und müssen den Import erneut starten.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Betreuungsdienst handelt (und Sie dies auch bei Anmeldung ausgewählt haben) können Sie bei der Import-Vorlage zwischen Kunden (Firmenkunden) und Privatkunden unterscheiden.

Falls Sie beim Import eine Fehlermeldung erhalten, bekommen Sie auch Hinweise (mit der Maus über die rote Fehlermeldung fahren) zur Fehlerbehebung und können die Liste entsprechend anpassen.

Falls es auf Ihrer Website ein Formular für die Kundenregistrierung gibt, können diese mit wenigen Handgriffen automatisch zu fortytools übertragen werden. Dazu verfügt unsere Anwendung über eine REST-Schnittstelle.

Weiter Informationen dazu finden Sie hier: Automatisiert Kunden anlegen

Mit dem Kundenstatus und den frei zu vergebenden Schlagwörtern können Sie Ihre Kunden klassifizieren und filtern.

Standardmäßig kann man zwischen dem Status "Interessent", "ehemaliger Kunde" und "Kunde" auswählen. In den Einstellungen unter "Kundenstatus" können weitere Kategorien angelegt werden. So können die Kund:innen entsprechend auch farbig gekennzeichnet, organisiert und über das Drop-Down Menü gefiltert werden. Es muss immer mindestens einen Standardstatus ohne Nummer geben, welcher bei der Neuanlage von Kunden verwendet wird. Wenn Sie einen neuen Status anlegen, können Sie "Mit Kundennummer" auswählen, damit der Status auch ausgewählt werden kann, wenn bereits eine Kundennummer vergeben wurde. Status lassen sich außerdem nur solange löschen, wie sie noch keinem Kunden zugeordnet sind.

Selbstverständlich können Kunden und Objekte bei Bedarf auch wieder gelöscht werden. Öffnen Sie dazu einfach den gewünschten Kunden oder das Objekt und klicken einfach neben "Bearbeiten" auf den Pfeil und dann auf Löschen.

Eine noch feinere Kategorisierung Ihrer Kunden ist über die "Tags" möglich. Im Kundenformular können Sie unter Tags beliebige Schlagwörter für die Kund:innen vergeben. Sie können damit z. B. alle Kunden markieren, bei denen Sie Winterdienst verrichten oder alle, denen Sie eine Weihnachtskarte schicken, oder in der Pflege die Privatkunden oder verschiedenen Pflegestufen. In der Kundenliste werden die Tags ebenfalls angezeigt (Tag-Filter einblenden) und mit einem Klick auf ein Tag können Sie alle Kunden auswählen, denen dieses Schlagwort zugeordnet ist.

Im Kundenprofil unter Kontakte können Ansprechpartner:innen hinterlegt werden. Wenn Sie das Geburtsdatum angeben, erhalten Sie in der Übersicht auf der Startseite Erinnerungen an die Geburtstage Ihrer Kontakte. Über die Priorität können Sie außerdem die Wichtigkeit / Position eines Kontaktes bestimmen. Das Geburtsdatum / der Geburtstag kann nur für Privatkunden angegeben werden (nicht aber für Firmenkunden).

Mit Hilfe der Objektverwaltung lassen sich Aufträge und monatliche Rechnungen separat pro Objekt abrechnen. Dies ist insbesondere oft bei Hausverwaltungen wichtig, die separate Abrechnungen wünschen. Außerdem können am Objekt spezifische Infos hinterlegt und Einsätze von Mitarbeitenden vermerkt werden.

Wählen Neu „Objekt“ aus, füllen Sie das Formular mit den Objektinformationen aus und klicken abschließend auf „Speichern“. Anschließend sehen Sie die Objektakte. Kundeninformationen werden Ihnen stets auf der rechten Seite angezeigt.

Die Objektakte gestaltet sich wie die Kundenakte, beinhaltet aber noch ein paar zusätzliche Punkte:

Unter "Aktive Leistungen" werden Ihnen die aktuellen Aufträge/ wiederkehrenden Leistungen, die an dem Objekt hinterlegt sind, angezeigt (siehe "Aufträge").

Manchmal ist es notwendig, Ansprechpartner direkt in den Objekten zu haben. (Z.B wenn die Alarmanlage losgeht oder der Strom aus ist...) Unter "Haustechnik" können Sie weitere Dienstleiter direkt an den Objekten hinterlegen (diese müssen zuerst im Hauptmenü unter Lieferanten angelegt werden). So können Sie bei Bedarf in der Objektakte nachsehen, wer der richtige Ansprechpartner ist.

Unter Einsätze kann vermerkt werden, welche Mitarbeitende bei diesem Objekt im Einsatz sind bzw. waren. So haben Sie eine Historie und können z.B. im Krankheitsfall sehen, welchen Mitarbeiter:innen das Objekt bereits bekannt ist.

Erfassen Sie an Objekten außerdem die Zählerstände von Strom-, Gas-, und Wasserzählern mit Fotos und Kommentaren.

Immer häufiger beauftragen Hausverwaltungen auch die Ablesung vonm Zählerstand oder fragen diesen "bei Bedarf" an. Sie können zu jedem Objekt die vorhandenen Zähler erfassen. Bei Mehrparteienhäusern lassen sich selbstverständlich auch mehrere Zähler erfassen. Über Kommentare können Sie eine Zuordnung zu Wohneinheiten vornehmen oder auch Informationen zum Zählerstandort angeben.

Bei der Ablesung können neben dem Ablesezeitpunkt auch ein Kommentar sowie ein Bild des Zählers erfasst werden, so dass Sie eine lückenlose Dokumentation für Ihre Kunden bieten können.

Kundenbetreuer: Hier können Sie Mitarbeitende als Kundenbetreuer in der Kundenakte vermerken. Um Mitarbeitende aus dem Drop-Down Menü auswählen zu können, muss dem/der Mitarbeiter/in in den Einstellungen unter Benutzer eine Gruppe zugeordnet sein. Erst dann besteht die Auswahlmöglichkeit. Die Liste der Dispo-Umsätze kann dann auch nach Kundenbetreuer gefiltert werden.

Weitere wichtige Funktionen in der Kundenverwaltung sind die Kostenträger und die Kundeneinstellungen.

Falls es 3. Personen oder Firmen gibt, die die Kosten übernehmen, können diese unter Kostenträger hinterlegt werden. Dies betrifft vor allem in der Pflege die Entlastungsleistung der Krankenkassen.

In den Kundeneinstellungen können Sie außerdem Einstellungen wie Zahlungsbedingungen, Briefpapiere, Versand- und Rechnungsbedingungen, Preise und Farben für den Einsatzkalender für alle Kund:innen individuell hinterlegen.

Hier finden Sie weitere verwandte Themen: Kunden, Aufträge, Einstellungen / Dokumente