Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie anschließend „Einstellungen für Ihre Firma“, um die Mandanteneinstellungen zu öffnen.

Wenn in den folgenden Abschnitten von Einstellungen die Rede ist, sind damit stets diese Mandanten-Einstellungen gemeint.
Hier legen Sie grundlegende, übergreifende Einstellungen fest.
In Kunden-, Objekt- oder Mitarbeiterakten können Sie zusätzlich jederzeit individuelle Einstellungen vornehmen, die die Mandanten-Einstellungen überschreiben.
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Zur besseren Übersicht konzentrieren Sie sich auf das rechte Menü.

Wir gehen es Schritt für Schritt durch und hinterlegen Ihre Einstellungen, damit Sie fortytools schnellstmöglich nutzen können.

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Hier sehen Sie Ihren Benutzerzugang, mit dem Sie sich bei fortytools einloggen (https://app.fortytools.com/). Über diesen Bereich können Sie jederzeit Ihre persönlichen Daten anpassen.

Bei fortytools stehen Ihnen verschiedene Integrationen zur Verfügung, die Sie jederzeit aktivieren können.

Deutsche Post E-POSTSCAN
Digitaler Posteingang mit E-POSTSCAN. Tägliche Post wird automatisch gescannt und direkt im fortytools-Posteingang bereitgestellt. Kosten: 49 EUR netto / Monat.

Leviy
Leviy digitalisiert Reinigungs- und Facility-Management-Aufgaben. Mit unserer Integration können Sie fortytools direkt mit Leviy verbinden und alles zentral verwalten.

meine Medikiste
Pflegehilfsmittel für Zuhause – kostenlos, schnell & sicher. Direkt aus fortytools heraus bestellen.
​Hier haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

mytutorial
Mit der mytutorial-Integration können Ihre Mitarbeitenden Schulungsvideos für Reinigungskräfte – z. B. zu Arbeitssicherheit oder Unterhalts- und Sanitärreinigung – direkt in der fortytools-App abrufen.
​Hier erhalten Sie weitere Informationen.

Pixelletter
Mit PixelLetter versenden Sie echte Briefe ganz einfach online – gedruckt und verschickt durch den Dienstleister.

Qwist
Abruf von Kontoumsätzen von deutschen und österreichischen Banken. Kosten: 39 EUR netto / Monat.
​Hier erfahren Sie mehr.

Schnittstelle/API
​OAuth 2.0 ist ein sicherer Standard, mit dem Sie anderen Apps wie fortytools erlauben können, auf Ihre Daten zuzugreifen, ohne dass Sie Ihr Passwort weitergeben müssen.“

Mit dieser Funktion können Sie und Ihre Mitarbeitenden Urlaubsanträge direkt im fortytools-ERP einreichen.
Jeder Mitarbeitende, dem Sie einen Benutzerzugang (siehe Lektion: Benutzer & Gruppen) geben, kann sich über den Browser und in die App einloggen.
Dabei haben sie aber nur eingeschränkte Rechte: Sie können lediglich ihre eigenen Einsätze einsehen und Urlaub beantragen. Es sei denn Sie geben Ihnen mehr Rechte (siehe Lektion: Benutzer & Gruppen):

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Tragen Sie hier alle erforderlichen Informationen Ihres Unternehmens ein.

Felder, die mit einem roten Stern (*) markiert sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

Hinterlegen Sie weiter unten unter Firmendaten außerdem Ihre Steuernummer, USt-IdNr. sowie – falls vorhanden – Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer.

E-Mail Adresse der Weiterleitung:
Ein Beispiel:
Wenn Sie E-Mails von "rechnungen@meinefirma.de" beispielsweise aus organisatorischen oder kosmetischen Gründen an eine andere Adresse wie "meinefirma-235@fortytools-mail.com" weiterleiten, müssen Sie diese Weiterleitungsadresse auch bei uns hinterlegen. Nur so können wir die eingehenden E-Mails korrekt zuordnen und sicherstellen, dass Ihre Rechnungen richtig verarbeitet werden.

Hinterlegen Sie im ersten Schritt über Neues Konto anlegen ihr Bankkonto.

Im zweiten Schritt legen Sie das Abrechnungskonto fest.

Das hier ausgewählte Abrechnungskonto wird

verwendet.

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Zu Beginn sehen Sie in diesem Bereich nur sich selbst als Benutzer.

Hier können Sie nun alle Personen anlegen, die Zugriff auf Ihre fortytools-Software (ERP) erhalten sollen. Das können Mitarbeitende sein, müssen es aber nicht.

Über Neuen Benutzer hinzufügen legen Sie weitere Benutzer an – auch solche, die z. B. nicht in der Disposition erscheinen sollen, wie Steuerberater oder das Lohnbüro.

Nachdem Sie einen neuen Benutzer angelegt haben, erhält dieser eine E-Mail an die hinterlegte Adresse.
Der Benutzer muss die E-Mail einmal bestätigen und ein Passwort festlegen, um den Zugriff zu aktivieren.
Ihr Benutzer hat nun Zugriff auf diese Ansicht unter https://app.fortytools.com/
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Sie können einen angelegten Benutzer jederzeit bearbeiten, indem Sie auf das kleine Papier- und Stift-Symbol klicken.

Über das Gruppensymbol können Sie folgende Aktionen durchführen:

Wenn Ihnen die vordefinierten Gruppen nicht ausreichen und Sie eigene Gruppen mit individuellen Zugriffsrechten erstellen möchten, können Sie einfach eine neue Gruppe anlegen.

Öffnen Sie dazu die Einstellungen (1.) und klicken Sie auf Gruppen (2.).
Über den Button Neue Benutzergruppe anlegen (3.) können Sie eine neue Gruppe erstellen.

Geben Sie der Gruppe einen Namen und legen Sie fest, welche Zugriffsrechte die Gruppe in Ihrem fortytools ERP (https://app.fortytools.com/) haben soll:

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Objektnummer Kundennummer voranstellen
Wenn aktiviert, beginnt die Objektnummer mit der Kundennummer.
Beispiel: Kundennummer 1234 → Objektnummer 1234001
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Kostenstellen verwenden
Ist diese Option aktiviert, können Kostenstellen direkt beim Anlegen von Kunden oder Objekten erstellt oder zugewiesen werden.

Legen Sie hier die grundlegenden Mandanteneinstellungen für Angebote und Rechnungen fest und wählen Sie aus, welche Bereiche aktiviert werden sollen.

Lohnberechnung nach Freigabe
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Lohn erst berechnet, nachdem die erfassten Arbeitszeiten (unter Disposition > Erfasste Zeiten) freigegeben wurden – nicht sofort nach der Erfassung. Nach der Freigabe erscheinen die Daten anschließend unter Auswertungen > Lohndaten.

Es gibt keine direkte Schnittstelle zu DATEV & Co. Die Daten werden per CSV-Datei exportiert.
Wählen Sie das passende Exportformat (bei DATEV bitte DATEV Rechnungswesen).
Den Export finden Sie im Hauptmenü unter Transfer > Fibu-Export und können die Datei anschließend in Ihr Buchhaltungssystem importieren.

Hier legen Sie die Grundeinstellungen (Mandanten-Einstellungen) für alle Mitarbeitenden in der fortytools-Mitarbeiter-App fest.

Möchten Sie für einzelne Mitarbeitende abweichende Einstellungen vornehmen, öffnen Sie die jeweilige Mitarbeiterakte und klicken Sie auf Bearbeiten.
Ganz unten können Sie dann individuelle Einstellungen pro Mitarbeiter festlegen.

Entscheiden Sie hier, ob Sie weitere Felder in den Kundenakten oder in Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung oder bei Ihren Lieferanten benötigen und legen Sie diese über Neue Datensatzerweiterung anlegen an.

Beispiel:
Sie legen eine neue Datensatzerweiterung für Ihre Kunden an:

Das neu angelegte Feld finden Sie, wenn Sie einen neuen Kunden erfassen oder einen bestehenden Kunden bearbeiten.

Legen Sie hier die Grundeinstellungen für die Urlaube Ihrer Mitarbeitenden fest.

Wenn Sie für einzelne Mitarbeitende individuelle Einstellungen vornehmen möchten, öffnen Sie die jeweilige Mitarbeiterakte und klicken Sie auf Bearbeiten.
Ganz unten können Sie anschließend die persönlichen Urlaubseinstellungen pro Mitarbeiter festlegen.

Rest-Urlaub vortragen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird nicht genommener Urlaub automatisch ins neue Jahr übernommen.

Resturlaub verfällt zum 31.03.
Wenn Sie diese Option aktivieren, verfällt nicht genommener Urlaub aus dem Vorjahr nach dem 31.03.

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Im Auftrag können Sie für eine Leistung einen Abrechnungszyklus festlegen. Damit bestimmen Sie, in welchen Abständen die Leistung abgerechnet wird. Hinterlegen Sie also hier die Zeiträume, die Sie benötigen- zum Beispiel monatlich, halbjährlich oder jährlich, und wählen diese später im Auftrag aus.

Hinterlegen Sie zunächst Ihre Fibu-Konten unter Einstellungen>Fibu-Konten und anschließend die Leistungsarten in den Einstellungen >Leistungsarten.

Die Umsatzsteuer wird über die hinterlegte Leistungsart bestimmt. Der Steuersatz ergibt sich automatisch aus dem zugeordneten Fibu-Konto.

Wählen Sie für alle Artikelkategorien, die Sie in Angeboten oder Rechnungen nutzen möchten, eine Leistungsart aus. Beim Anlegen eines Artikels können Sie ihm später die passende Kategorie zuweisen.

Beispiele für Artikelkategorien: Verbrauchsmaterial, Reinigungsmittel, Grundreiniger, etc.

Legen Sie hier verschiedene Dokumentarten an, um Dokumente in der Kunden- oder Mitarbeiterakte übersichtlich zu strukturieren.

Wählen Sie beim Hochladen einer Datei die passende Dokumentart aus, damit diese korrekt zugeordnet wird.
So behalten Sie stets den Überblick über Ihre hochgeladenen Dateien.

Hinterlegen Sie hier Vorlagen, die Sie regelmäßig benötigen.
Diese können Sie jederzeit in Kunden- oder Mitarbeiterakten hochladen und verwenden.

Wenn Sie in einer Rechnung nicht nur pro Stück oder pro Stunde abrechnen wollen, können Sie hier weitere Einheiten, wie z.B. pro Woche, pro Fenster, pro Monat etc. erstellen.

Prüfen Sie hier, ob die Konten für Ihre Buchhaltung korrekt angelegt sind. Fragen Sie Ihre/n Steuerberater/in, welche Fibu-Konten zu verwenden sind und passen Sie ggf. nach den Anweisungen die Erlöskonten mit dem entsprechenden Steuersatz an oder erstellen Sie neue.

Erfassen Sie Lieferantenbelege unter Transfer >Dokumenteneingang direkt im System und behalten Sie Ihre Eingangsrechnungen im Überblick. Mit Kostenarten und Fibu-Konten können Sie Belege bereits bei der Erfassung vorkontieren.

Standardmäßig gibt es die Status Interessent, ehemaliger Kunde und Kunde. In den Einstellungen unter Kundenstatus können Sie weitere Status anlegen und die Farben anpassen.

Über Leistungsarten weisen Sie Rechnungspositionen ein Fibu-Konto und damit den passenden Umsatzsteuersatz zu.

Voraussetzung ist, dass Ihre Fibu-Konten bereits korrekt angelegt sind. Anschließend erstellen Sie eine neue Leistungsart und verknüpfen sie mit dem gewünschten Fibu-Konto.

Die Leistungsarten werden später in den Vertriebskonditionen hinterlegt.

Beispiele können sein: Büroreinigung, Grundreinigung, Unterhaltsreinigung, etc.

Legen Sie Ihre gewünschten Lieferantenleistungen unter Einstellungen > Lieferantenleistungen an, zum Beispiel: Elektro, Sanitär, Hausmeister usw.

Öffnen Sie anschließend im Hauptmenü unter Lieferanten einen bereits angelegten Lieferanten und klicken Sie auf Bearbeiten.
Scrollen Sie ganz nach unten – dort finden Sie die Lieferantenleistungen, die Sie dem jeweiligen Lieferanten zuweisen können.

Öffnen Sie anschließend ein Objekt (unter Kunden >Objekte) und klicken Sie auf Mehr >Haustechnik.

Hier wählen Sie den Lieferanten und die im Lieferanten hinterlegte Lieferantenleistung an und speichern diese.

Mit Tags (gesprochen Tägs) können Sie Ihre Kunden noch genauer filtern.

Im Kundenformular können Sie unter „Tags“ beliebige Schlagwörter vergeben – zum Beispiel für Winterdienst-Kunden, Weihnachtskarten-Empfänger, Privatkunden oder nach besonders wichtigen A-Kunden.
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In der Kundenliste lassen sich die Tags einblenden (Tag-Filter einblenden). Mit einem Klick auf ein Tag werden Ihnen alle Kunden angezeigt, denen dieses Schlagwort zugeordnet ist.

Tags fügen Sie in der Kundenakte über Bearbeiten hinzu.

Sie können Tags außerdem auch Objekten und Mitarbeitenden zuweisen.

Hinterlegen Sie hier Ihre gewünschten Zahlungsbedingungen, die Sie später in Rechnungen verwenden möchten.

Standard-Zahlungsbedingung
Die hier festgelegte Standard-Zahlungsbedingung gilt für alle Kunden, bei denen keine andere Zahlungsbedingung hinterlegt ist.

Sie können in jeder Kundenakte über Mehr >Einstellungen auch individuelle Zahlungsbedingungen pro Kunde festlegen.
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Öffnen Sie die Einstellungen (1.) Ihres Mandanten und klicken Sie dann unter Dokumenteneinstellungen auf Briefpapiere & Schriftarten (2.).

Sie können entscheiden, wie Sie ein neues Briefpapier erstellen möchten (3.):

Sie können für unterschiedliche Briefpapiere (z. B. für Rechnung oder Angebot) oder sogar pro Kunde unterschiedliche Briefpapiere verwenden und jederzeit per Vorschau prüfen, wie es aussieht.

​Briefpapiere zuordnen

Ordnen Sie anschließend unter Briefpapiere zuordnen die erstellten Vorlagen den entsprechenden Dokumentarten zu.

Dokumente wie Angebote oder Rechnungen können nach Klick auf „Fertigstellen & Drucken“ automatisch oder manuell versendet werden.

Tipp: Zum Start empfehlen wir, Dokumente noch nicht direkt automatisch zu versenden, damit Sie zunächst alle Einstellungen prüfen können. Später lohnt sich die Automatisierung!

Hier ein Beispiel für eine Versand-Einstellung bei einer Rechnung:

Tipp: Sie möchten E-Rechnungen (X-Rechnungen) immer automatisch als Anhang in Ihrer Rechnung hinzufügen? Dann aktivieren Sie die entsprechende Option unter Anhang.

Es werden vom System automatisch 3 Zahlungserinnerungen / Mahnungen generiert und es kann pro Mahnstufe der Zeitpunkt, eventuelle Mahngebühren, der Betreff, die Kopfzeile und die Fußzeile angepasst werden.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Mahnwesens erhalten Sie in diesem Hilfeartikel.

Nummernkreise bestimmen, welche Nummer neue Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine bekommen.

Wenn Ihre Rechnungsnummern nicht bei „1“, sondern z. B. mit der Jahreszahl beginnen sollen (z. B. 2600 für 2026), können Sie das in den Einstellungen der Nummernkreise ändern.

Mehr dazu lesen Sie in diesem Hilfeartikel.

Für alle Dokumente, die für Kunden erzeugt werden, können Standardtexte für Kopfzeile und Fußzeile definiert werden. Wir haben für alle Dokumentarten bereits gängige Formulierungen hinterlegt. Diese können Sie hier jederzeit anpassen.

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Legen Sie hier Ihre Abwesenheitsarten fest und wählen Sie jeweils eine passende Farbe aus (z.B. Urlaub, Krank, Feiertag).
​Die ausgewählten Farben werden in der Einsatzplanung unter „Disposition > Planung“ angezeigt.

Sie können hier bestehende Abwesenheitsarten bearbeiten oder neue hinzufügen.
Hinterlegen Sie bei jeder Abwesenheitsart die Lohnkondition, die im Falle einer Abwesenheit angewendet werden soll (die Lohnkonditionen erklären wir weiter unten).

Zur besseren Übersicht und Filterung können Sie Ihren Mitarbeitenden Einsatzgruppen zuordnen.

Legen Sie hier neue Einsatzgruppen an - zum Beispiel: BüroreinigerIn, Winterdienst, GlasreinigerIn, etc.

Nach der Erstellung können Sie die Einsatzgruppen in der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten zuweisen.

In der Planungsübersicht (Disposition >Planung) steht Ihnen anschließend ein Filter nach Einsatzgruppen zur Verfügung.

Wählen Sie hier das/die Bundesland/Bundesländer aus, dessen Feiertage gelten sollen.
In der Planung werden diese Tage anschließend automatisch als Feiertage markiert.

Hohe Feiertage
Die hier ausgewählten Feiertage gelten als sogenannte „Hohe Feiertage“ und können in den Vertriebs- und Lohnkonditionen gesondert berücksichtigt werden (die Vertriebs- und Lohnkonditionen erläutern wir weiter unten).

Tipp: Legen Sie zunächst die Tätigkeitskategorien (Einstellungen >Tätigkeitskategorien) an, die Sie anschließend den einzelnen Tätigkeiten zuweisen können – zum Beispiel:

Tätigkeiten können bei der Planung eines Einsatzes angelegt werden (Disposition >Planung >Einsatz planen).
Es handelt sich dabei um einzelne, klar definierte Arbeitsschritte innerhalb eines Auftrags oder Prozesses.

Die angelegten Tätigkeiten werden den Mitarbeitenden direkt in der fortytools-App angezeigt. Dort können sie Schritt für Schritt bearbeitet und nach Erledigung einfach abgehakt werden.

Zusätzlich werden die Tätigkeiten automatisch im Servicebericht aufgeführt, sodass alle erledigten Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentiert sind.

So ist jederzeit transparent, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch offen sind.

Legen Sie hier zur besseren Übersicht die Tätigkeitskategorien an. Die Tätigkeitskategorien lassen sich in den einzelnen Tätigkeiten zuweisen und helfen, die Aufgaben strukturiert darzustellen.

Beispiele: Glasreinigung, Unterhaltsreinigung, Winterdienst, etc.

Die Bruttolohndaten in fortytools werden aufgeteilt in verschiedene Lohnarten, wie sie von Lohnabrechnungsprogrammen verwendet werden. Sie können die Bruttolohndaten entweder selbst verarbeiten oder sie für Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung zur Verfügung stellen.

Mit Lohnarten legen Sie fest, wie Lohn und Gehalt behandelt werden.
Die genaue Berechnung übernimmt anschließend Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder Ihre Steuerberatung.

Beispiele für Lohnarten: Arbeitsentgelt, Nachtzuschlag, Erschwerniszulage, Sonntagszuschlag.

Legen Sie nun in den Einstellungen > Disposition-Einstellungen > Lohnarten nach Rücksprache mit Ihrer Lohnbuchhaltung Ihre Lohnarten an oder bearbeiten die bereits angelegten.

Über die Lohnkonditionen legen Sie fest, wie Löhne berechnet werden. Sie bestimmen, welche Lohnarten für Stunden, Pauschalen oder gefahrene Kilometer gelten.

Hinterlegen Sie als Erstes auf der rechten Seite die Stundenlöhne über Neuen Lohnfaktor anlegen (1.) oder bearbeiten die bereits angelegten.

Beispiele: Stundenlohn Glasreinigung, Stundenlohn Unterhaltsreinigung, Anfahrt, Kilometer, etc.

Legen Sie nun entweder eine neue Lohnkondition an oder bearbeiten die bereits angelegten:

Beispiel für eine Lohnkondition: Unterhaltsreinigung mit Nachtzuschlag
​Für eine Unterhaltsreinigung an Werktagen erhalten Mitarbeitende ihren Stundenlohn und zwischen 22:00 und 6:00 Uhr zusätzlich einen Nachtzuschlag.

So richten Sie diese Lohnkondition ein:

In der Praxis:

Wenn Sie einen Einsatz planen (unter Disposition >Einsatz >Einsatz planen), stehen Ihnen im Bereich Lohnkondition folgende Optionen zur Verfügung:

Klicken Sie im Hauptmenü auf Mitarbeiter und Anzeigen.

Hinterlegen Sie unter Standardlohnkonditionen die Lohnkondition, die für den jeweiligen Mitarbeitenden standardmäßig verwendet werden soll.

Unter Lohnkonditionen für unproduktive Zeiten aus Diensten hinterlegen Sie bei Bedarf die Lohnkondition, die bei Rüst-/Fahrtzeiten oder Bürozeiten angewendet werden soll.

Wenn Sie anschließend einen Einsatz planen, können Sie bei der Lohnkondition die Option „Wie am MA hinterlegt“ ausgewählt lassen. In diesem Fall werden automatisch die Lohnkonditionen verwendet, die standardmäßig beim jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt sind.

Hinweis: Sie müssen nicht zwingend mit Lohnstufen arbeiten. Es reicht auch mit den Lohnkonditionen und Lohnfaktoren zu arbeiten.

Lohnstufen sind sinnvoll, wenn Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens unterschiedliche Erfahrungsniveaus, Qualifikationen oder Aufgabenbereiche haben, die sich auf den Lohn auswirken und die Sie über Lohnstufen abbilden möchten.

Sie zeigen an, in welcher Gehaltsstufe ein Mitarbeitender liegt – zum Beispiel abhängig von Erfahrung, Qualifikation oder Betriebszugehörigkeit.

👉 Beispiel:

Nachdem Sie die Lohnstufen hier angelegt haben, können Sie diese wie zuvor beschrieben in den Mitarbeiterakten zuweisen.

Vertriebskonditionen legen fest, wie Leistungen für Ihre Kunden abgerechnet werden. So werden Stunden, Pauschalen oder Kilometer nach einem Einsatz automatisch korrekt berechnet.

In der Praxis:

Wenn Sie unter Disposition >Planung einen Einsatz planen und dort eine Vertriebskondition hinterlegen, werden aus den erfassten Zeiten automatisch Umsätze / Rechnungen generiert.

Diese können Sie anschließend unter Rechnungen > Dispo-Umsätze einsehen und abrechnen.

Standardmäßig gibt es nur ein Regelwerk mit dem Namen “Keine Abrechnung” (1.), das automatische Abrechnungen verhindert. Dieses Regelwerk können Sie über Bearbeiten (1.) anpassen.

Mit dieser Standard-Einstellung legen Sie fest, welche Vertriebskonditionen automatisch für neue Einsätze übernommen werden sollen.

Wenn Sie bei der Einsatzplanung unter Vertriebskondition die Option Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt auswählen, wird die hier eingestellte Standardkondition verwendet.

Deshalb empfiehlt es sich, hier die Vertriebskondition einzutragen, die Sie am häufigsten nutzen, z.B. Unterhaltsreinigung o.ä..

Natürlich können Sie bei der Planung eines Einsatzes jederzeit eine andere Vertriebskondition auswählen.

Legen Sie unter Neuen Preistyp anlegen (2.) Ihre Preistypen an.

Preistypen können zum Beispiel sein: Anfahrtspauschale, Stundensatz für Glasreinigung, Stundensatz für Unterhaltsreinigung, Kilometer, etc.

Über Neue Konditionen anlegen (3.) können Sie neue Vertriebskonditionen erstellen. Sie können auswählen, ob nach Stunden, Pauschale oder Kilometer abgerechnet wird – oder auch alles kombinieren.

Zeile 1: Text
Im Textfeld können Sie einen Rechnungstext eingeben.

Mit Platzhaltern wie ${name} (=Einsatzort) oder ${mitarbeiter} (=Mitarbeitername) wird das Feld automatisch ausgefüllt.
​Weitere Platzhalter finden Sie in diesem Hilfe-Artikel.

​Zeile 2: Leistungsart
Hinterlegen Sie hier die Leistungsart, die Sie zuvor in den Einstellungen >Leistungsarten angelegt haben.

Zeile 3: Preistyp

Wählen Sie hier mit welchem Ihrer angelegten Stundensätze diese Leistung verknüpft werden soll.

Hinterlegen Sie zunächst in den Einstellungen > Terminerinnerungen den Standard-Text für die Terminerinnerung:

Sie können anschließend bei einem Kunden oder Objekt unter Mehr >Einstellungen die automatische Terminerinnerung aktivieren. Je nach eingestellter Anzahl von Tagen wird vor einem geplanten Einsatz automatisch eine Erinnerungs-E-Mail verschickt.
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Mit den im Prime-Tarif vorhandenen Modulen Qualitätsmanagement und Ticketsystem kann Ihre Objektleitung jetzt Ad-hoc-Qualitätskontrollen durchführen und bei Bedarf direkt Tickets für Nacharbeiten erstellen – alles intuitiv über die fortytools-Apps.

Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Legen Sie zuerst in der nächsten Einstellung die Kontrollgegenstände an (Einstellungen >Kontrollgegenstände), da Sie diese in den Nutzungsarten verknüpfen müssen.

Anschließend legen Sie die Nutzungsarten an.

Eine Nutzungsart legt fest, welche Checkliste einem Raum zugeordnet wird.
Sie erstellen sie, indem Sie einen Namen vergeben und die Kontrollgegenstände zuordnen.
Die Reihenfolge der Kontrollpunkte und der Gesamteindruck werden automatisch in die fortytools-App übernommen und können dort von Ihren Objektleitern bewertet werden.

Hier ein Beispiel:

Kontrollgegenstände sind Gegenstände, die Sie im Objekt kontrollieren möchten. Legen Sie hier alle relevanten Gegenstände an und wählen Sie den gewünschten Bewertungsmodus aus.
Derzeit stehen drei Bewertungsmodi zur Verfügung, die noch nicht angepasst werden können.

Beispiele für Kontrollgegenstände:

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Wenn Sie die Preise in den Aufträgen ändern (Rechnungen > Aufträge), wird hier in den Einstellungen >Preisänderung eine CSV- oder Excel-Datei angezeigt, in der die Preisänderungen nachvollzogen werden können.

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Unter Einstellungen > Datenimport können Sie Kundenlisten und andere Daten per csv, xls oder xlsx-Datei importieren. Nutzen Sie unsere Import-Vorlagen und füllen Sie alle Pflichtfelder (*) genau aus. Bei Fehlern erhalten Sie Hinweise zur Korrektur, bevor der Import erneut gestartet werden kann.

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Import von Daten

Hier können Sie sämtliche Daten exportieren. Der Export erfolgt im XML-Format und kann in beliebigen anderen Systemen entsprechend weiterverarbeitet werden.
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