Tipp: Suchen Sie einen bestimmtes Thema? Nutzen Sie die Suchfunktion mit Strg + F (Windows) oder Cmd (⌘) + F (Mac), geben Sie Ihren Suchbegriff ein und finden Sie die gewünschte Information schneller.

Neues Design

Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie Einstellungen aus. Alternativ können Sie die Einstellungen auch direkt über das Hauptmenü aufrufen.

Altes Design

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie anschließend „Einstellungen für Ihre Firma“, um die Mandanteneinstellungen zu öffnen.

Wenn in den folgenden Abschnitten von Einstellungen die Rede ist, sind damit stets diese Mandanten-Einstellungen gemeint.
Hier legen Sie grundlegende, übergreifende Einstellungen fest.
In Kunden-, Objekt- oder Mitarbeiterakten können Sie zusätzlich jederzeit individuelle Einstellungen vornehmen, die die Mandanten-Einstellungen überschreiben.
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Zur besseren Übersicht konzentrieren Sie sich auf das Menü auf der rechten Seite.

Wir gehen es in diesem Hilfeartikel Schritt für Schritt durch und hinterlegen Ihre Einstellungen, damit Sie fortytools schnellstmöglich nutzen können.

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Hier sehen Sie Ihren Benutzerzugang, mit dem Sie sich bei fortytools einloggen (https://app.fortytools.com/). Über diesen Bereich können Sie jederzeit Ihre persönlichen Daten anpassen.

Bei fortytools stehen Ihnen verschiedene Integrationen zur Verfügung, die Sie jederzeit aktivieren können.

Deutsche Post E-POSTSCAN
Digitaler Posteingang mit E-POSTSCAN. Tägliche Post wird automatisch gescannt und direkt im fortytools-Posteingang bereitgestellt. Kosten: 49 EUR netto / Monat.

Qwist
Abruf von Kontoumsätzen von deutschen und österreichischen Banken. Kosten: 39 EUR netto / Monat. ​Hier erfahren Sie mehr.

mytutorial
Mit der mytutorial-Integration können Ihre Mitarbeitenden Schulungsvideos für Reinigungskräfte – z. B. zu Arbeitssicherheit oder Unterhalts- und Sanitärreinigung – direkt in der fortytools-App abrufen. Kosten: 49 EUR netto / Monat.
​Hier erhalten Sie weitere Informationen.

Sarikohn

Aktivieren Sie den automatischen Datenabgleich mit Sarikohn. Zudem können Schulungen von Sarikohn direkt über die fortytools-App aufgerufen werden.

Kosten: 49 EUR netto / Monat.

Weitere Information erhalten Sie hier.

Pixelletter
Mit PixelLetter versenden Sie echte Briefe ganz einfach online – gedruckt und verschickt durch den Dienstleister.

meine Medikiste
Pflegehilfsmittel für Zuhause – kostenlos, schnell & sicher. Direkt aus fortytools heraus bestellen.
​Hier haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

Leviy
Leviy digitalisiert Reinigungs- und Facility-Management-Aufgaben. Mit unserer Integration können Sie fortytools direkt mit Leviy verbinden und alles zentral verwalten.

Schnittstelle/API
​OAuth 2.0 ist ein sicherer Standard, mit dem Sie anderen Apps wie fortytools erlauben können, auf Ihre Daten zuzugreifen, ohne dass Sie Ihr Passwort weitergeben müssen.“

Mit dieser Funktion können Ihre Mitarbeitenden Urlaubsanträge direkt in fortytools einreichen. Voraussetzung ist ein Benutzerzugang. Mitarbeitende können sich anschließend über den Browser oder die App anmelden und verfügen dabei nur über die von Ihnen freigegebenen Zugriffsrechte.

In diesem Bereich werden alle Urlaubsanträge übersichtlich angezeigt. Sie können offene, genehmigte und abgelehnte Anträge einsehen und verwalten.

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Tragen Sie hier alle erforderlichen Informationen Ihres Unternehmens ein.

Felder, die mit einem roten Stern (*) markiert sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

Hinterlegen Sie weiter unten unter Firmendaten außerdem Ihre Steuernummer, USt-IdNr. sowie – falls vorhanden – Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer.

E-Mail Adresse der Weiterleitung:

fortytools stellt Ihnen automatisch eine E-Mail-Adresse zur Verfügung, an die Sie Dokumente senden können. Eingehende Dokumente werden anschließend im Dokumenteneingang unter Transfer → Dokumenteneingang abgelegt.

Hinterlegen Sie hier in den Einstellungen unter Adress- und Kontaktdaten zusätzlich eine eigene E-Mail-Adresse, z. B. rechnungen@meinefirma.com, wird jede E-Mail, die an die fortytools-Adresse gesendet wird, automatisch auch an diese Adresse weitergeleitet.

So können Dokumente gleichzeitig in fortytools abgelegt und in Ihrem regulären E-Mail-Postfach empfangen werden.

Unter Mandantendaten → Tarifauswahl können Sie jederzeit in einen anderen Tarif wechseln.

Wählen Sie dazu den gewünschten Tarif aus und scrollen Sie anschließend nach unten, um die gewünschte Zahlungsart festzulegen.

Bei der Zahlungsart Lastschrift können Sie das Bankkonto auswählen, das für den Einzug der Gebühren Ihres fortytools-Vertrags verwendet werden soll.

Das gewünschte Konto muss zuvor unter Mandantendaten → Bankkonten hinterlegt worden sein.

Weitere Informationen zu den Tarifen erhalten Sie hier.

Hinterlegen Sie im ersten Schritt über Neues Konto anlegen ihr Bankkonto.

Im zweiten Schritt legen Sie das Abrechnungskonto fest.

Das hier ausgewählte Abrechnungskonto wird

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Unter Benutzer können alle Personen verwaltet und angelegt werden, die Zugriff auf Ihr fortytools-ERP (https://app.fortytools.com/) bekommen sollen.

In diesem Bereich legen Sie außerdem fest, welche Berechtigungen und Zugriffsrechte die einzelnen Benutzer erhalten.
Benutzer müssen nicht unbedingt Mitarbeitende sein.

Auch externe Personen können als Benutzer angelegt werden, ohne in der Mitarbeiterverwaltung erfasst zu sein.

Dann müssen Sie keinen neuen Benutzer unter Einstellungen → Benutzer anlegen.

Erstellen Sie den Benutzerzugang stattdessen direkt in der Mitarbeiterakte über Bearbeiten → Benutzerzugang erstellen. Die Verknüpfung mit der bestehenden Personalnummer erfolgt dabei automatisch.

Sie können die Daten des angelegten Benutzers jederzeit bearbeiten, indem Sie auf das kleine Papier- und Stift-Symbol rechts klicken.

Über das Gruppensymbol können Sie folgende Aktionen durchführen:

Wenn Ihnen die vordefinierten Gruppen nicht ausreichen und Sie eigene Gruppen mit individuellen Zugriffsrechten erstellen möchten, können Sie einfach eine neue Gruppe anlegen.

Öffnen Sie dazu die Einstellungen (1.) und klicken Sie auf Gruppen (2.).
Über den Button Neue Benutzergruppe anlegen (3.) können Sie eine neue Gruppe erstellen.

Geben Sie der Gruppe einen Namen und legen Sie fest, welche Zugriffsrechte die Gruppe in Ihrem fortytools ERP (https://app.fortytools.com/) haben soll:

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Mit Flow, dem KI-Assistenten von fortytools, erledigen Sie tägliche Aufgaben schneller und effizienter. Nutzen Sie die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz, um Informationen sofort zu finden, Prozesse zu vereinfachen und wertvolle Zeit zu sparen. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Objektnummer Kundennummer voranstellen
Wenn aktiviert, beginnt die Objektnummer mit der Kundennummer.
Beispiel: Kundennummer 1234 → Objektnummer 1234001
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Kostenstellen verwenden
Ist diese Option aktiviert, können Kostenstellen direkt beim Anlegen von Kunden oder Objekten erstellt oder zugewiesen werden.

Legen Sie hier die grundlegenden Mandanteneinstellungen für Angebote und Rechnungen fest und wählen Sie aus, welche Bereiche aktiviert werden sollen.

Lohnberechnung nach Freigabe
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Lohn erst berechnet, nachdem die erfassten Arbeitszeiten (unter Disposition → Erfasste Zeiten) freigegeben wurden – nicht sofort nach der Erfassung. Nach der Freigabe erscheinen die Daten anschließend unter Auswertungen → Lohndaten.

Es gibt keine direkte Schnittstelle zu DATEV & Co. Die Daten werden per CSV-Datei exportiert.
Wählen Sie das passende Exportformat (bei DATEV bitte DATEV Rechnungswesen).
Den Export finden Sie im Hauptmenü unter Transfer → Fibu-Export.

Die exportierte Datei können Sie anschließend in Ihr Buchhaltungssystem importieren.

Hier legen Sie die Grundeinstellungen (Mandanten-Einstellungen) für alle Mitarbeitenden in der fortytools-Mitarbeiter-App fest.

Möchten Sie für einzelne Mitarbeitende abweichende Einstellungen vornehmen, öffnen Sie die jeweilige Mitarbeiterakte und klicken Sie auf Bearbeiten → App-Konfiguration bearbeiten.

QR-Code Einstellungen

Wenn Sie die QR-Code-Zeiterfassung nutzen, können Sie hier festlegen, ob Ihr Firmenlogo auf dem QR-Code angezeigt oder ausgeblendet werden soll.

QR-Code für Zeiterfassung
Aktivieren Sie diese Option, damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per QR-Code starten und beenden können. Die Einstellung kann auch individuell für einzelne Mitarbeitende aktiviert werden. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Standard-Buchungsmodell
Legen Sie fest, welches Buchungsmodell standardmäßig für alle erfassten Zeiten verwendet wird. Die Einstellung kann pro Mitarbeiter überschrieben werden.
​Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Alle Einsatzorte anzeigen
Standardmäßig sehen Mitarbeitende nur Einsatzorte, für die sie eingeplant oder freigegeben wurden. Aktivieren Sie diese Option, um alle Einsatzorte sichtbar zu machen.

Telefonnummern in App anzeigen
Zeigt die bei Einsatzorten hinterlegten Telefonnummern in der Zeiterfassungs-App an. Deaktivieren Sie die Option, um die Telefonnummern auszublenden.

Leistungsart in App anzeigen
Zeigt Mitarbeitenden die zugehörige Leistungsart eines Einsatzes in der App an. Wurde ohne Auftragsleistung geplant, wird stattdessen die Vertriebskondition angezeigt.

Rüstzeiterfassung
Ermöglicht Mitarbeitenden die Erfassung von Rüstzeiten, beispielsweise für Fahrten oder Bürotätigkeiten. Die Einstellung kann individuell pro Mitarbeiter festgelegt werden.

Zeitbearbeitung in App
Ermöglicht Mitarbeitenden, erfasste Einsätze in der App zu bearbeiten oder zu löschen. Die Einstellung kann pro Mitarbeiter überschrieben werden.

Neue Einsätze erstellen in App erlaubt
Ermöglicht Mitarbeitenden, neue Einsätze direkt in der Zeiterfassungs-App anzulegen.

Tickets erstellen in App erlaubt
Ermöglicht Mitarbeitenden, Tickets direkt über die App zu erstellen.

Terminabsage in App
Ermöglicht Mitarbeitenden, geplante Einsätze in der Zeiterfassungs-App zu stornieren.

Kilometererfassung für Fahrtzeiten
Ermöglicht die Erfassung von gefahrenen Kilometern für Fahrtzeiten, beispielsweise zwischen Kunden oder zwischen einem Kunden und dem Firmensitz.

Kilometererfassung für Kundeneinsätze
Ermöglicht die Erfassung von Kilometern, die im Rahmen eines Kundeneinsatzes gefahren wurden, beispielsweise für Besorgungen im Auftrag des Kunden.

GPS-Freigabe erbitten
Fordert Mitarbeitende zur Freigabe ihres Standorts auf. Bei aktiver Freigabe kann der Standort zum Start und Endzeitpunkt erfasst werden.
​Mehr Informationen erhalten Sie hier.

Einsätze automatisch erfassen
Erfasst jede Nacht die geplanten Einsätze des Vortags automatisch auf Grundlage der Planung. Die Einstellung kann auch für einzelne Mitarbeitende aktiviert werden.

Anzahl Termine im Planungskalender
Legt fest, wie viele Termine pro Tag im Planungskalender angezeigt werden. Weitere Termine können über die Ausklappen-Funktion eingeblendet werden.

Auftragsdokumentation auf zurückgemeldeten Arbeitsschein drucken
Druckt den Inhalt des Feldes „Auftragsdokumentation“ zusätzlich auf dem Arbeitsschein aus.

Auftragsnummer auf Arbeitsschein anzeigen
Zeigt die Auftragsnummer im Kopf des Arbeitsscheins sowie im PDF-Ausdruck an.

Arbeitsscheine ohne erfasste Zeiten unterschreiben
Ermöglicht die Unterschrift von Arbeitsscheinen auch dann, wenn keine Zeiten erfasst wurden.

Standard-Pausendauer (in Minuten)
Legt die Pausendauer fest, die beim Erstellen neuer Planungen automatisch vorausgefüllt wird.

Kontrollvorgaben
Legen Sie fest, welche Kontrollvorgaben bei Einsätzen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel.

Entscheiden Sie hier, ob Sie weitere Felder in den Kundenakten, der Mitarbeiterakte oder in Rechnung, Angebot, Artikel, Auftragsbestätigung oder bei Ihren Lieferanten benötigen und legen Sie diese über Neue Datensatzerweiterung anlegen an.

Beispiel:
Sie legen eine neue Datensatzerweiterung für Ihre Kunden an:

Das neu angelegte Feld finden Sie, wenn Sie einen neuen Kunden erfassen oder einen bestehenden Kunden bearbeiten.

Legen Sie hier die Grundeinstellungen für alle Leistungsnachweise fest.

Beispiel: Leistungsnachweis

Legen Sie hier die Grundeinstellungen für die Urlaube Ihrer Mitarbeitenden fest.

Wenn Sie für einzelne Mitarbeitende individuelle Einstellungen vornehmen möchten, öffnen Sie die jeweilige Mitarbeiterakte und klicken Sie auf Bearbeiten → Beschäftigung bearbeiten.

Urlaubsanträge erlauben
Deaktivieren Sie diese Option, wenn Mitarbeitende keine Urlaubsanträge mehr einreichen sollen.

Halbtägige Urlaubsanträge erlauben
Deaktivieren Sie diese Option, wenn nur ganztägige Urlaubsanträge möglich sein sollen.

Urlaub immer ganztägig abziehen
Ist diese Option aktiviert, wird für jeden Urlaubstag ein voller Urlaubstag abgezogen, unabhängig von den geplanten Arbeitsstunden.

Rest-Urlaub vortragen
Aktivieren Sie diese Option, damit nicht genommener Urlaub automatisch in das nächste Kalenderjahr übernommen wird.

Resturlaub verfällt zum 31.03.
Ist diese Option aktiviert, verfällt übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr nach dem 31.03. automatisch.

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Im Auftrag können Sie für eine Leistung einen Abrechnungszyklus festlegen. Damit bestimmen Sie, in welchen Abständen die Leistung abgerechnet wird. Hinterlegen Sie also hier die Zeiträume, die Sie benötigen- zum Beispiel monatlich, halbjährlich oder jährlich und auch ob die Abrechnung im Nachhinein oder im Voraus erfolgen soll und wählen diese später im Auftrag aus.

Hinterlegen Sie zunächst Ihre Fibu-Konten unter Einstellungen → Fibu-Konten und anschließend die Leistungsarten in den Einstellungen → Leistungsarten.

Die Umsatzsteuer wird über die hinterlegte Leistungsart bestimmt. Der Steuersatz ergibt sich automatisch aus dem zugeordneten Fibu-Konto.

Wählen Sie für alle Artikelkategorien, die Sie in Angeboten oder Rechnungen nutzen möchten, eine Leistungsart aus. Beim Anlegen eines Artikels können Sie ihm später die passende Artikelkategorie zuweisen.

Beispiele für Artikelkategorien: Verbrauchsmaterial, Reinigungsmittel, Grundreiniger, etc.

Legen Sie hier verschiedene Dokumentarten an, um Dokumente in der Kunden- oder Mitarbeiterakte übersichtlich zu strukturieren.

Wählen Sie beim Hochladen einer Datei die passende Dokumentart aus, damit diese korrekt zugeordnet wird.
So behalten Sie stets den Überblick über Ihre hochgeladenen Dateien.

Hinterlegen Sie hier Vorlagen, die Sie regelmäßig benötigen.
Diese können Sie jederzeit in Kunden- oder Mitarbeiterakten hochladen und verwenden.

Wenn Sie in einer Rechnung nicht nur pro Stück oder pro Stunde abrechnen wollen, können Sie hier weitere Einheiten, wie z.B. pro Woche, pro Fenster, pro Monat etc. erstellen.

Wählen Sie zunächst den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), der Ihrer Buchhaltung zugrunde liegt. Die Standardkonten werden automatisch auf den gewählten Rahmen umgestellt.

Prüfen Sie anschließend, ob die Konten für Ihre Buchhaltung korrekt angelegt sind. Fragen Sie Ihren Steuerberater/Buchhaltung, welche Fibu-Konten zu verwenden sind und passen Sie ggf. nach den Anweisungen die Erlöskonten mit dem entsprechenden Steuersatz an oder erstellen Sie neue.

Erfassen Sie Lieferantenbelege unter Transfer → Dokumenteneingang direkt im System und behalten Sie Ihre Eingangsrechnungen im Überblick. Mit Kostenarten und Fibu-Konten können Sie Belege bereits bei der Erfassung vorkontieren.

Standardmäßig gibt es die Status Interessent, ehemaliger Kunde und Kunde. In den Einstellungen unter Kundenstatus können Sie weitere Status anlegen und die Farben anpassen.

Mit den Notizkategorien können Sie festlegen, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte Notizen haben.

Öffnen Sie dazu Einstellungen → Notizkategorien und legen Sie eine neue Notizkategorie an. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die Benutzer aus, die auf Notizen dieser Kategorie zugreifen dürfen.

Wichtig: Hinterlegen Sie auch sich selbst als berechtigten Benutzer. Anschließend können Sie die Kategorie in Kunden-, Objekt- oder Mitarbeiterakten auswählen und den entsprechenden Notizen zuweisen. Dadurch sehen die Notiz nur die berechtigten Benutzer der Kategorie.

Über Leistungsarten weisen Sie Rechnungspositionen ein Fibu-Konto und damit den passenden Umsatzsteuersatz zu.

Voraussetzung ist, dass Ihre Fibu-Konten bereits korrekt angelegt sind. Anschließend erstellen Sie eine neue Leistungsart und verknüpfen sie mit dem gewünschten Fibu-Konto.

Die Leistungsarten werden später in den Vertriebskonditionen hinterlegt. Außerdem werden Sie zu den Rechnungspositionen angezeigt.

Beispiele für die Gebäudedienstleistung können sein: Büroreinigung, Grundreinigung, Unterhaltsreinigung, etc.

Beispiele für die Betreuungsdienste können sein: Entlastungsleistungen, Verhinderungspflege, Beratungsleistung usw.

Legen Sie Ihre gewünschten Lieferantenleistungen unter Einstellungen → Lieferantenleistungen an, zum Beispiel: Elektro, Sanitär, Hausmeister usw.

Öffnen Sie anschließend im Hauptmenü unter Lieferanten einen bereits angelegten Lieferanten und klicken Sie auf Bearbeiten.
Scrollen Sie ganz nach unten – dort finden Sie die Lieferantenleistungen, die Sie dem jeweiligen Lieferanten zuweisen können.

Öffnen Sie anschließend ein Objekt (unter Kunden >Objekte) und klicken Sie auf Mehr >Haustechnik.

Hier wählen Sie den Lieferanten und die im Lieferanten hinterlegte Lieferantenleistung an und speichern diese.

Mit Tags (gesprochen Tägs) können Sie Ihre Kunden, Objekte und Mitarbeiter noch genauer filtern.

Im Kundenformular können Sie unter „Tags“ beliebige Schlagwörter vergeben – zum Beispiel für Winterdienst-Kunden, Weihnachtskarten-Empfänger, Privatkunden oder nach besonders wichtigen A-Kunden.
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In der Kundenliste lassen sich die Tags einblenden (Tag-Filter einblenden). Mit einem Klick auf ein Tag werden Ihnen alle Kunden angezeigt, denen dieses Schlagwort zugeordnet ist.

Tags fügen Sie in der Kundenakte über Bearbeiten hinzu.

Sie können Tags außerdem auch in den Objekten und Mitarbeiterakten anlegen.

Hinterlegen Sie hier Ihre gewünschten Zahlungsbedingungen, die Sie später in Rechnungen verwenden möchten.

Standard-Zahlungsbedingung
Die hier festgelegte Standard-Zahlungsbedingung gilt für alle Kunden, bei denen keine andere Zahlungsbedingung hinterlegt ist.

Sie können in jeder Kundenakte über Mehr → Einstellungen auch eine der hier angelegten Zahlungsbedingungen pro Kunde individuell festlegen.

Hinweis: Wenn Sie mit Aufträgen arbeiten, hinterlegen Sie die Zahlungsbedingung bitte immer in der Rechnungsgruppe, die dem Auftrag zugeordnet ist. Die in der Rechnungsgruppe hinterlegte Zahlungsbedingung wird anschließend für die Rechnung verwendet.
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Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Mandanten und klicken Sie dann unter Dokumenteneinstellungen auf Briefpapiere & Schriftarten:

Sie können entscheiden, wie Sie ein neues Briefpapier erstellen möchten (3.):

Sie können für unterschiedliche Briefpapiere (z. B. für Rechnung oder Angebot) oder sogar pro Kunde unterschiedliche Briefpapiere verwenden und jederzeit per Vorschau prüfen, wie es aussieht.

Design auswählen

Entscheiden Sie sich auch, welches Design Ihnen am besten gefällt:

Modern, Klassisch oder Klassisch ohne Tabellenrahmen.

​Briefpapiere zuordnen

Ordnen Sie anschließend unter Briefpapiere zuordnen die erstellten Vorlagen den entsprechenden Dokumentarten zu.

Dokumente wie Angebote oder Rechnungen können nach Klick auf „Fertigstellen & Drucken“ automatisch oder manuell versendet werden.

Tipp: Zum Start empfehlen wir, Dokumente noch nicht direkt automatisch zu versenden, damit Sie zunächst alle Einstellungen prüfen können. Später lohnt sich die Automatisierung!

Hier ein Beispiel für eine Versand-Einstellung bei einer Rechnung:

Tipp: Sie möchten E-Rechnungen (X-Rechnungen) immer automatisch als Anhang in Ihrer Rechnung hinzufügen? Dann aktivieren Sie die entsprechende Option unter Anhang.

PDF-Anhänge zusammenführen
Aktivieren Sie diese Option, um alle angehängten PDF-Dokumente automatisch mit dem Rechnungsdokument zu einer einzigen PDF-Datei zusammenzuführen. Wird eine Rechnung ausschließlich als X-Rechnung versendet, werden die PDF-Anhänge nicht zusammengeführt.

Es werden vom System automatisch 3 Zahlungserinnerungen / Mahnungen generiert und es kann pro Mahnstufe der Zeitpunkt, eventuelle Mahngebühren, der Betreff, die Kopfzeile und die Fußzeile angepasst werden.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Mahnwesens erhalten Sie in diesem Hilfeartikel.

Nummernkreise bestimmen, welche Nummer neue Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine bekommen.

Wenn Ihre Rechnungsnummern nicht bei „1“, sondern z. B. mit der Jahreszahl beginnen sollen (z. B. 2600 für 2026), können Sie das in den Einstellungen der Nummernkreise ändern.

Mehr dazu lesen Sie in diesem Hilfeartikel.

Für alle Dokumente, die für Kunden erzeugt werden, können Standardtexte für Kopfzeile und Fußzeile definiert werden. Wir haben für alle Dokumentarten bereits gängige Formulierungen hinterlegt. Diese können Sie hier jederzeit anpassen.

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Legen Sie hier Ihre Abwesenheitsarten fest und wählen Sie jeweils eine passende Farbe aus (z.B. Urlaub, Krank, Feiertag).
​Die ausgewählten Farben werden in der Einsatzplanung unter „Disposition > Planung“ angezeigt.

Sie können hier bestehende Abwesenheitsarten bearbeiten oder neue hinzufügen.
Hinterlegen Sie bei jeder Abwesenheitsart die Lohnkondition, die im Falle einer Abwesenheit angewendet werden soll (die Lohnkonditionen erklären wir weiter unten).

Zur besseren Übersicht und Filterung können Sie Ihren Mitarbeitenden Einsatzgruppen zuordnen.

Legen Sie hier neue Einsatzgruppen an - zum Beispiel: BüroreinigerIn, Winterdienst, GlasreinigerIn, etc.

Nach der Erstellung können Sie die Einsatzgruppen in der Mitarbeiterakte unter Bearbeiten zuweisen.

In der Planungsübersicht (Disposition >Planung) steht Ihnen anschließend ein Filter nach Einsatzgruppen zur Verfügung.

Wählen Sie hier das/die Bundesland/Bundesländer aus, dessen Feiertage gelten sollen.
In der Planung werden diese Tage anschließend automatisch als Feiertage markiert.

Hohe Feiertage
Die hier ausgewählten Feiertage gelten als sogenannte „Hohe Feiertage“ und können in den Vertriebs- und Lohnkonditionen gesondert berücksichtigt werden (die Vertriebs- und Lohnkonditionen erläutern wir weiter unten).

Tipp: Legen Sie zunächst die Tätigkeitskategorien (Einstellungen → Tätigkeitskategorien) an, die Sie anschließend den einzelnen Tätigkeiten zuweisen können – zum Beispiel:

Tätigkeiten können bei der Planung eines Einsatzes angelegt werden (Disposition → Planung → Einsatz planen).
Es handelt sich dabei um einzelne, klar definierte Arbeitsschritte innerhalb eines Auftrags oder Prozesses.

Die angelegten Tätigkeiten werden den Mitarbeitenden direkt in der fortytools-App angezeigt. Dort können sie Schritt für Schritt bearbeitet und nach Erledigung einfach abgehakt werden.

Zusätzlich werden die Tätigkeiten automatisch im Servicebericht aufgeführt, sodass alle erledigten Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentiert sind.

So ist jederzeit transparent, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch offen sind.

Legen Sie hier zur besseren Übersicht die Tätigkeitskategorien an. Die Tätigkeitskategorien lassen sich in den einzelnen Tätigkeiten zuweisen und helfen, die Aufgaben strukturiert darzustellen.

Beispiele: Glasreinigung, Unterhaltsreinigung, Winterdienst, etc.

Die Bruttolohndaten in fortytools werden aufgeteilt in verschiedene Lohnarten, wie sie von Lohnabrechnungsprogrammen verwendet werden. Sie können die Bruttolohndaten entweder selbst verarbeiten oder sie für Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung zur Verfügung stellen.

Mit Lohnarten legen Sie fest, wie Lohn und Gehalt behandelt werden.
Die genaue Berechnung übernimmt anschließend Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder Ihre Steuerberatung.

Beispiele für Lohnarten: Arbeitsentgelt, Nachtzuschlag, Erschwerniszulage, Sonntagszuschlag.

Legen Sie nun in den Einstellungen > Disposition-Einstellungen > Lohnarten nach Rücksprache mit Ihrer Lohnbuchhaltung Ihre Lohnarten an oder bearbeiten die bereits angelegten.

Über die Lohnkonditionen legen Sie fest, wie Löhne berechnet werden. Sie bestimmen, welche Lohnarten für Stunden, Pauschalen oder gefahrene Kilometer gelten.

Hinterlegen Sie als Erstes auf der rechten Seite die Stundenlöhne über Neuen Lohnfaktor anlegen (1.) oder bearbeiten die bereits angelegten.

Beispiele: Stundenlohn Glasreinigung, Stundenlohn Unterhaltsreinigung, Anfahrt, Kilometer, etc.

Legen Sie nun entweder eine neue Lohnkondition an oder bearbeiten die bereits angelegten:

Beispiel für eine Lohnkondition: Unterhaltsreinigung mit Nachtzuschlag
​Für eine Unterhaltsreinigung an Werktagen erhalten Mitarbeitende ihren Stundenlohn und zwischen 22:00 und 6:00 Uhr zusätzlich einen Nachtzuschlag.

So richten Sie diese Lohnkondition ein:

In der Praxis:

Wenn Sie einen Einsatz planen (unter Disposition >Einsatz >Einsatz planen), stehen Ihnen im Bereich Lohnkondition folgende Optionen zur Verfügung:

Klicken Sie im Hauptmenü auf Mitarbeiter und Anzeigen.

Hinterlegen Sie unter Standardlohnkonditionen die Lohnkondition, die für den jeweiligen Mitarbeitenden standardmäßig verwendet werden soll.

Unter Lohnkonditionen für unproduktive Zeiten aus Diensten hinterlegen Sie bei Bedarf die Lohnkondition, die bei Rüst-/Fahrtzeiten oder Bürozeiten angewendet werden soll.

Wenn Sie anschließend einen Einsatz planen, können Sie bei der Lohnkondition die Option „Wie am MA hinterlegt“ ausgewählt lassen. In diesem Fall werden automatisch die Lohnkonditionen verwendet, die standardmäßig beim jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt sind.

Hinweis: Sie müssen nicht zwingend mit Lohnstufen arbeiten. Es reicht auch mit den Lohnkonditionen und Lohnfaktoren zu arbeiten.

Lohnstufen sind sinnvoll, wenn Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens unterschiedliche Erfahrungsniveaus, Qualifikationen oder Aufgabenbereiche haben, die sich auf den Lohn auswirken und die Sie über Lohnstufen abbilden möchten.

Sie zeigen an, in welcher Gehaltsstufe ein Mitarbeitender liegt – zum Beispiel abhängig von Erfahrung, Qualifikation oder Betriebszugehörigkeit.

👉 Beispiel:

Nachdem Sie die Lohnstufen hier angelegt haben, können Sie diese wie zuvor beschrieben in den Mitarbeiterakten zuweisen.

Vertriebskonditionen legen fest, wie Leistungen gegenüber Ihren Kunden abgerechnet werden. Auf dieser Grundlage werden beispielsweise Arbeitsstunden, Pauschalen oder gefahrene Kilometer nach einem Einsatz automatisch berechnet.

Hinweis: Wenn Sie ausschließlich mit Aufträgen arbeiten, hinterlegen Sie die Abrechnungswerte direkt im jeweiligen Auftrag. In diesem Fall sind keine Vertriebskonditionen erforderlich.

Je nach Branche finden Sie weitere Informationen in den folgenden Hilfeartikeln:

Vertriebskonditionen richtig anlegen (für Gebäudereinigung)
​Vertriebskonditionen richtig anlegen (für Betreuungsdienste)

Hinterlegen Sie zunächst in den Einstellungen → Terminerinnerungen den Standard-Text für die Terminerinnerung:

Sie können anschließend bei einem Kunden oder Objekt unter Mehr → Einstellungen die automatische Terminerinnerung aktivieren. Je nach eingestellter Anzahl von Tagen wird vor einem geplanten Einsatz automatisch eine Erinnerungs-E-Mail verschickt.
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Mit den im Prime-Tarif vorhandenen Modulen Qualitätsmanagement und Ticketsystem kann Ihre Objektleitung jetzt Ad-hoc-Qualitätskontrollen durchführen und bei Bedarf direkt Tickets für Nacharbeiten erstellen – alles intuitiv über die fortytools-Apps.

Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Legen Sie zuerst in der nächsten Einstellung die Kontrollgegenstände an (Einstellungen >Kontrollgegenstände), da Sie diese in den Nutzungsarten verknüpfen müssen.

Anschließend legen Sie die Nutzungsarten an.

Eine Nutzungsart legt fest, welche Checkliste einem Raum zugeordnet wird.
Sie erstellen sie, indem Sie einen Namen vergeben und die Kontrollgegenstände zuordnen.
Die Reihenfolge der Kontrollpunkte und der Gesamteindruck werden automatisch in die fortytools-App übernommen und können dort von Ihren Objektleitern bewertet werden.

Hier ein Beispiel:

Kontrollgegenstände sind Gegenstände, die Sie im Objekt kontrollieren möchten. Legen Sie hier alle relevanten Gegenstände an und wählen Sie den gewünschten Bewertungsmodus aus.
Derzeit stehen drei Bewertungsmodi zur Verfügung, die noch nicht angepasst werden können.

Beispiele für Kontrollgegenstände:

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Wenn Sie die Preise in den Aufträgen ändern (Rechnungen > Aufträge), wird hier in den Einstellungen >Preisänderung eine CSV- oder Excel-Datei angezeigt, in der die Preisänderungen nachvollzogen werden können.

Im Systemprotokoll werden alle Aktivitäten innerhalb Ihres fortytools-Mandanten nachvollziehbar dokumentiert. So können Sie beispielsweise einsehen, wer eine Abwesenheit eingetragen, einen Urlaubsantrag genehmigt oder Änderungen an Daten vorgenommen hat.

Bei Änderungen an Aufträgen wird zudem der ausführende Benutzer protokolliert. Mithilfe der Filterfunktion können Sie gezielt nach bestimmten Ereignissen, Benutzern oder Zeiträumen suchen.

Hier sehen Sie, welche App-Version Ihre Mitarbeitenden aktuell verwenden und wann die App zuletzt gestartet wurde.

So können Sie schnell prüfen, ob bereits die neueste Version der fortytools Mitarbeiter-App installiert ist.

Zusätzlich gelangen Sie von hier aus direkt zum Google Play Store bzw. Apple App Store, um die aktuelle Version der fortytools Mitarbeiter-App herunterzuladen oder den entsprechenden Link an Ihre Mitarbeitenden weiterzugeben.

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Unter Einstellungen → Datenimport können Sie Kundenlisten und andere Daten per csv, xls oder xlsx-Datei importieren. Nutzen Sie unsere Import-Vorlagen und füllen Sie alle Pflichtfelder (*) genau aus. Bei Fehlern erhalten Sie Hinweise zur Korrektur, bevor der Import erneut gestartet werden kann.

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Import von Daten

Hier können Sie sämtliche Daten exportieren. Der Export erfolgt im XML-Format und kann in beliebigen anderen Systemen entsprechend weiterverarbeitet werden.
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