Wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung oder einen Lieferschein fertig stellen, wird automatisch eine Nummer generiert, die auf dem Dokument als Angebots-, Rechnungs- oder Lieferschein-Nummer auftaucht. Die Vergabe dieser Nummern erfolgt fortlaufend numerisch, das heißt auf die Nr. 123 folgt die 124 folgt die 125. Ab welcher Nummer gezählt werden soll, können Sie über die Nummernkreise steuern.

Wenn Sie nichts anderes hinterlegen, erhält die allererste Rechnung bzw. das allererste Angebot im System die Nummer 1, die bzw. das zweite die Nummer 2 usw. Mit Hilfe der Nummernkreise können Sie dem System jedoch eine andere Zahl vorgeben, ab der gezählt werden soll - oder sogar einstellen, dass Rechnungsnummern jedes Jahr von Neuem bei 1 anfangen.

Aber eins nach dem anderen. Schauen wir einmal, wie Sie dem System vorgeben können, welche Nummern die nächsten Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine erhalten sollen. Gehen Sie in die Einstellungen Ihres Mandanten und rufen unter "Dokumenteneinstellungen" den Punkt "Nummernkreise" auf.

Dort sehen Sie die Unterpunkte Angebote, Rechnungen und Lieferscheine. Für jede einzelne Dokumentart können Sie nun bestimmen, welche Nummern als nächstes vergeben werden sollen - und zwar, indem Sie ab einem bestimmten Datum eine minimale Nummer definieren.

Tipp: Wenn Sie zum Beispiel bisher eine andere Software genutzt haben, können Sie nahtlos an die letzte Rechnungsnummer anknüpfen. Wenn z. B. die zuletzt vergebene Rechnungsnummer in Ihrer alten Software die 499 war, müssten Sie nun lediglich bei Minimum die 500 eintragen - und schön würde die nächste Rechnung, die Sie fertigstellen, mit der Rechnungsnummer 500 versehen.

Lassen Sie uns ein weiteres Beispiel anschauen: Angenommen, Sie hätten gern, dass im Jahr 2017 all Ihre Rechnungen mit 2017 anfangen. Die erste Rechnungsnummer wäre in diesem Fall die 20170000. Hierzu müssen Sie zunächst das Datum angeben (01.01.2017) und dann noch das Minimum, sprich die kleinste Rechnungsnummer, einstellen (20170000) - und schon werden alle Rechnungen, die Sie ab diesem Datum fertig stellen, von dieser Nummer aufwärts nummeriert.

Tipp: Rechnungsnummern dienen ausschließlich dazu, Rechnungen im Ausgangsbuch nachzuhalten. So können sie bei Nachfragen des Kunden schnell gefunden und im Falle einer Betriebsprüfung zugeordnet werden. Dem Finanzamt kann mit Hilfe der Rechnungsnummern gezeigt werden, wie viele Rechnungen in einem Jahr geschrieben wurden.

Es empfiehlt sich daher, bei der Vergabe der Rechnungsnummern nicht unnötig kreativ zu werden. Im Grunde spricht rein gar nichts dagegen, einfach bei 1 anzufangen und fortlaufend durchzunummerieren.

Wer als Kleinunternehmer nicht zugeben möchte, nur relativ wenige Rechnungen zu schreiben, kann die Rechnungsnummern auf die oben beschriebene Art und Weise hoch setzen. Im Grunde genommen besteht hierfür aber genau so wenig Notwendigkeit wie für die Gepflogenheit, jedes Kalenderjahr neue Rechnungs- und Angebotsnummern zu vergeben.

Weitere Infos zur gesetzlichen Regelung der Nummernkreise finden Sie im entsprechenden Blog-Artikel des fortytools-Blogs.