Öffnen Sie Einstellungen → Zahlungsbedingungen und hinterlegen Sie für jede Zahlungsbedingung die Anzahl der Tage, nach denen ein Kunde in Zahlungsverzug gerät. Diese Angabe dient als Grundlage für das Mahnwesen und bestimmt, ab wann offene Rechnungen als überfällig gelten.

Beispiel: Tragen Sie bei einer Zahlungsbedingung unter „Tage 1“ den Wert 10 ein, gerät der Kunde 10 Tage nach dem im Feld „Text“ definierten Datum ${Datum1} in Zahlungsverzug.
Enthält das Feld „Text“ keinen Datumsplatzhalter (z. B. ${Datum1}), wird stattdessen das Rechnungsdatum als Ausgangspunkt für die Berechnung verwendet.

Tage 2 und Tage 3 dienen zur Definition weiterer Stichtage innerhalb einer Zahlungsbedingung. Die daraus berechneten Datumswerte stehen über die Platzhalter ${Datum2} und ${Datum3} zur Verfügung und können im Bereich "Text" hinzugefügt werden.

Hinweis: Wenn Sie unter „Tage 1“ den Wert 0 eintragen, gilt die Rechnung bereits am Tag der Rechnungsstellung als fällig bzw. als in Verzug.

Öffnen Sie anschließend Einstellungen → Mahnwesen und klicken Sie auf „Einstellungen bearbeiten“.

Es werden vom System automatisch 3 Zahlungserinnerungen / Mahnungen generiert. Für jede Mahnstufe legen Sie fest, wann sie nach Eintritt des Verzugs ausgelöst wird, welche Mahngebühren berechnet werden und welcher Betreff sowie welcher Kopf- und Fußtext im Mahnschreiben verwendet werden.

Geben Sie an, nach wie vielen Tagen eine Rechnung als überfällig gilt, wenn der Zahlungsbedingung kein eigener Verzugstermin zugeordnet wurde.

Beispiel: Ist hier 30 eingetragen, gilt eine Rechnung 30 Tage nach dem Rechnungsdatum als in Verzug, sofern in der Zahlungsbedingung kein Wert unter „Tage 1“, „Tage 2“ oder „Tage 3“ hinterlegt wurde.

Hinweis: Wurde in der Zahlungsbedingung bereits ein Verzugstermin („Tage 1“, „Tage 2“ oder „Tage 3“ ) definiert, wird dieser Wert nicht verwendet.

Legen Sie fest, wie viele Tage nach Eintritt des Verzugs diese Mahnstufe ausgelöst wird.

Beispiel: Beträgt der Wert 3, kann die Mahnung 3 Tage nach Eintritt des Verzugs erstellt werden.

Hier können Sie die Mahngebühr festlegen, die bei dieser Mahnstufe berechnet werden soll.

Beispiel: Tragen Sie 5,00 ein, werden dem Kunden 5,00 € Mahngebühren berechnet.

Lassen Sie den Betrag auf 0,00, wenn für diese Mahnstufe keine Gebühren berechnet werden sollen.

Geben Sie die Bezeichnung der Mahngebühr an. Diese wird auf dem Mahnschreiben und angezeigt.

Beispiel: Mahngebühren, Bearbeitungsgebühr oder Verzugsgebühr.

Der hier eingetragene Text wird als Betreff des Mahnschreibens verwendet.

Beispiele: Zahlungserinnerung, Erste Mahnung, Letzte Mahnung

Der Kopftext erscheint oberhalb der offenen Rechnungen im Mahnschreiben.

Hier können Sie den Kunden freundlich über den Zahlungsverzug informieren.

Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,
laut unserer Buchhaltung sind folgende Rechnungen noch offen. Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis zum angegebenen Termin zu begleichen.

Der Fußtext erscheint unterhalb der Rechnungsübersicht und bildet den Abschluss des Mahnschreibens. Hier können Sie das Schreiben höflich beenden.

Beispiel:

Sollten Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir Sie, den offenen Betrag zeitnah zu begleichen.

Mit freundlichen Grüßen
Musterfirma GmbH

Für die erste Mahnstufe empfiehlt sich ein freundlicher Ton, beispielsweise mit dem Betreff „Zahlungserinnerung“ und ohne Mahngebühren. Erst in den folgenden Mahnstufen werden häufig Mahngebühren erhoben und der Text entsprechend deutlicher formuliert.

Sie können Rechnungen entweder in der geöffneten Rechnung als bezahlt markieren:

Oder unter Rechnungen → Offene Posten über den Haken rechts als bezahlt markieren:

Wenn Sie die Kontoanbindung über Qwist nutzen, können Sie auch unter Transfer → Kontoumsätze die Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen und diese so als bezahlt markieren. Eine Anleitung dazu gibt es hier.

Die Mahngebühren werden unter offene Posten nicht mit aufgeführt.

Die offenen Posten können Sie auch exportieren / herunterladen, indem Sie unter Rechnungen → Archiv die Rechnungsliste herunterladen und in Excel nach bezahlt / unbezahlt filtern.

Öffnen Sie im Hauptmenü Rechnungen → Mahnwesen.

Im Bereich Einzel-Mahnungen können Sie jederzeit manuell Mahnungen für einzelne Rechnungen erstellen und versenden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Mahnung unabhängig vom automatischen Mahnlauf versenden oder eine bestimmte Mahnstufe auswählen möchten.

In diesem Bereich sehen Sie auch in welcher Mahnstufe sich der Kunde befindet.

Klicken Sie dazu neben der gewünschte Rechnung unter Erstellen auf die gewünschte Mahnstufe (z. B. Za=Zahlungserinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung).

Im Bereich Stapelverarbeitung können Sie Mahnungen für mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellen. Wählen Sie zunächst den gewünschten Kunden aus und klicken Sie anschließend auf „Mahnungen für ausgewählte Rechnungen erstellen“.

Das System prüft automatisch für jede ausgewählte Rechnung, welche Mahnstufe gemäß Ihren Einstellungen im Mahnwesen fällig ist, und erstellt die entsprechende Mahnung.

Dabei werden die von Ihnen hinterlegten Fristen, Mahngebühren sowie der Betreff und die Texte der jeweiligen Mahnstufe automatisch übernommen.

Hinweis: Im Gegensatz zu den Einzel-Mahnungen können Sie die Mahnstufe in der Stapelverarbeitung nicht selbst auswählen. Sie wird automatisch anhand der konfigurierten Mahnstufen und des aktuellen Mahnstatus der Rechnung ermittelt.

Sie können festlegen, ob Mahnungen automatisch per E-Mail an den Kunden versendet werden oder zunächst zur manuellen Prüfung und Weiterverarbeitung im Dokumentenversand abgelegt werden.

Öffnen Sie dazu Einstellungen → Dokumentenversand und wählen Sie bei „Mahnungen“ die gewünschte Versandart aus.

Diese allgemeinen Versandeinstellungen für Mahnungen können durch individuelle Einstellungen in der jeweiligen Kunden- oder Kostenträgerakte überschrieben werden.
Beim Kunden finden Sie diese Einstellungen unter Mehr → Einstellungen, beim Kostenträger unter Bearbeiten.