Mahnwesen

Mahnungen und Zahlungserinnerungen können automatisch bei Zahlungsverzug erstellt werden.

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Verfasst von Daniel Tuckermann
Vor über einer Woche aktualisiert

Im Menü Rechnungen unter Mahnwesen können Sie die Automatisierung für Mahnungen einstellen und verwalten. Wenn Sie die Seite zum ersten Mal öffnen, können Sie zunächst alle Vorgaben treffen. Später können Sie in den Systemeinstellungen (Zahnrädchen oben) unter Dokumenteneinstellungen --> Mahnwesen alle Automatisierungen festlegen. Klicken Sie dort auf Einstellungen bearbeiten, um auch die Kopf- und Fußtext zu bearbeiten:

Sie können entweder eigene Vorgaben hinterlegen oder auch einfach die Voreinstellungen übernehmen. Laut Voreinstellungen geraten Kunden in Verzug ("Tage bis Verzug"), wenn 30 Tage nach Zahlungsziel die entsprechende Rechnung nicht als bezahlt markiert wurde.

Das Zahlungsziel wird anhand der Zahlungsbedingung auf der Rechnung definiert. Die Zahlungsbedingung bezieht sich auf das Rechnungsdatum.

In den Einstellungen unter Zahlungsbedingungen können unterschiedliche Bedingungen gespeichert werden (hier kann auch eine Standardbedingung hinterlegt werden), die später bei der Rechnungserstellung ausgewählt werden können.

Die Zahlungsbedingungen können auch individuell in der Kundenakte (Mehr - Einstellungen) hinterlegt werden.

Rechnungen als bezahlt markieren

Sie können Rechnungen entweder in der geöffneten Rechnung als bezahlt markieren:

Oder unter Rechnungen - Offene Posten über den Haken als bezahlt markieren:

Wenn Sie die Kontoanbindung über finleap-connect nutzen, können Sie auch unter Transfer - Kontoumsätze die Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen und diese so als bezahlt markieren. Eine Anleitung dazu gibt es hier.

Die Mahngebühren werden unter offene Posten / in der OPOS Liste nicht mit aufgeführt.

Mahnstufen

Es werden vom System automatisch 3 Zahlungserinnerungen / Mahnungen generiert und es kann pro Mahnstufe der Zeitpunkt, eventuelle Mahngebühren, der Betreff, die Kopfzeile und die Fußzeile angepasst werden.

Mahnung erstellen

Im Menü Rechnungen unter Mahnwesen werden bei Verzug automatisch Mahnungen erstellt. Sie können hier nach Belieben zwischen den Ansichten "Einzel-Mahnungen" oder "Stapelverarbeitung" wählen.

Im Beispiel unten sehen Sie auf der obersten Position eine Rechnung, die eigentlich bis zum 18.02.2023 bezahlt werden musste und nun 2 Tage im Verzug ist. Für diese Rechnung wurde bereits eine Zahlungserinnerung generiert, welche sich noch im Entwurfsmodus befindet.

Auf der 2. Position sehen Sie eine Rechnung, die seit 234 Tagen in Verzug ist. Die Zahlungserinnerung, die 2. Mahnung oder die 3. Mahnung können Sie durch Klicken auf Za, 2., oder 3. generieren.

Dabei erscheint zunächst der Entwurfsmodus, welcher dann im Kundenprofil unter Mahnungen gespeichert wird und, wie bei den Rechnungen, durch Klick auf "Drucken" fertiggestellt werden kann.

Die fertige Mahnung kann dann entweder manuell versendet werden oder es wird in den Einstellungen unter Dokumentenversand der automatische Versand dafür eingestellt.

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