Angebot anlegen
Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich „Angebote“ und klicken Sie anschließend auf „Los“, um ein neues Angebot anzulegen.
Wählen Sie anschließend über das Drop-Down-Menü oder die Liste auf der rechten Seite den Kunden aus, für den Sie das Angebot erstellen möchten.
Klicken Sie auf “Angebot anlegen”.
Sie können nun das Angebot erstellen:
Freie Bezeichnung: Übergeordneter Titel für die Leistung, z.B. „Reinigung Nordflügel“. Wenn Sie das Feld leer lassen rückt die darunterliegende Position nach oben.
Leistungsart: Auswahl der Leistungsart aus den unter „Einstellungen >Leistungsarten“ gepflegten Kategorien (z.B. Unterhaltsreinigung). Diese bestimmt den Steuersatz.
Leistungsbeschreibung: Detaillierte Beschreibung der angebotenen Leistung.
Menge: Wenn Sie die Anzahl der Leistungen mehrfach erbringen wollen.
Einzelpreis: Tragen Sie hier den Einzelpreis für diese Leistung ein.
Einheit: Auswahl der Einheit aus „Einstellungen >Einheiten“ (z.B. pro Quadratmeter).
Abrechnungszyklus: Hier wählen Sie den Abrechnungszyklus aus, den Sie zuvor unter „Einstellungen >Abrechnungszyklen“ festgelegt haben (zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder pro Ausführung). Das System übernimmt diese Einstellung automatisch in die Aufträge und berechnet die Abrechnung entsprechend.
Alternativposition: Soll die Position nicht in die Gesamtsumme einfließen, klicken Sie diesen Button. (Sinnvoll, wenn Sie z.B. verschiedene Qualitätsstufen anbieten.)
Löschen: Entfernt die Position vollständig.
Positionssortierer: Reihenfolge der Positionen per Drag & Drop ändern.
Wenn Sie alle Positionen angelegt haben, klicken Sie unten auf „Angebot erstellen”.
Angebots-Entwurf
Sobald Sie Ihr Angebot erstellt haben, erscheint dieses Fenster mit dem “Angebots-Entwurf” und folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Bearbeiten
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um zum Angebot zurückzukehren und individuelle Anpassungen vorzunehmen. Im Entwurfsmodus können Sie alles noch anpassen.Kopieren
Wenn Sie dieses Angebot als Vorlage für ein weiteres Angebot verwenden möchten, klicken Sie auf „Kopieren“. Anschließend können Sie auswählen, für welchen Kunden das Angebot ebenfalls erstellt werden soll.Löschen
Klicken Sie auf “Löschen”, um das Angebot vollständig zu löschen.Fertigstellen und drucken
Mit einem Klick auf „Fertigstellen und drucken“ wird das Angebot final erstellt. Das Angebot kann nun gedruckt oder heruntergeladen bzw. per E-Mail versendet werden (siehe Nr. 7). Dabei werden Angebotsnummern vergeben. Anschließend können die Angebote nicht mehr direkt geändert werden.Vorschau
In der PDF-Vorschau sehen Sie das Angebot so, wie es Ihrem Kunden angezeigt wird.Datei auswählen
Fügen Sie Ihrem Angebot einen Anhang hinzu, indem Sie die gewünschte Datei auswählen und hier hochladen.Versand
Wenn Sie in den Einstellungen unter Dokumentenversand > Angebote keinen automatischen Versand ausgewählt haben, wird das Angebot nach einem Klick auf „Fertigstellen und drucken“ im Hauptmenü unter Transfer > Dokumentenversand abgelegt und kann von dort aus weiter verarbeitet werden.
➡️ Klicken Sie auf „Fertigstellen und drucken“, wenn Sie Ihr Angebot so erstellen möchten.
Angebot erstellt
Es öffnet sich das Angebot als PDF. Wenn Sie im Browser auf den „Zurück“-Pfeil klicken oder das Angebot im Hauptmenü unter „Angebote“ erneut öffnen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Kopieren oder Löschen
Auch an dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, das Angebot zu kopieren oder zu löschenAngebot ändern (Folgeangebot)
Hier können Sie ein bereits gedrucktes Angebot öffnen und Änderungen vornehmen. In diesem Fall wird ein neues Angebot mit neuer neue Angebotsnummer erstellt.Bestätigung erstellen (optional)
Hat Ihr Kunde den Auftrag erteilt und Sie möchten ihm/ihr das noch einmal schriftlich bestätigen? Klicken Sie auf „Bestätigung erstellen“, um eine Auftragsbestätigung zu erzeugen. Diese listet die bestellten Leistungen auf und kann anschließend verschickt werden.Auftrag erstellen
Für wiederkehrende Leistungen (z.B. monatliche Unterhaltsreinigung) können Sie aus dem Angebot einen Auftrag erstellen. Aus dem Auftrag können dann regelmäßig und automatisch Rechnungen erstellt werden.
Mit einem Klick auf diesen Button, wird aus dem Angebot ein Auftrag- also ein verbindlicher Auftrag für Ihre Dienstleistungen. Dieser kann anschließend manuell versendet werden.
Alle erstellten Angebote finden Sie im Hauptmenü unter Angebote.
Der Status ist zunächst offen. Sobald Ihr Kunde das Angebot annimmt oder ablehnt, können Sie den Status über das Zahnrad neben dem Angebot aktualisieren (Akzeptiert oder Abgelehnt).
Öffnen Sie nun Ihr Angebot entweder über das Hauptmenü Angebote oder über die Kundenakte unter >Mehr >Angebote.
Anschließend wird Ihnen das Angebot angezeigt, und Sie können daraus eine Rechnung erstellen.
Auftrag erstellen
Für wiederkehrende Leistungen, also z. B. für eine monatliche Unterhaltsreinigung, können Sie aus dem Angebot auch einen Auftrag erstellen, um aus diesem dann jeweils die Rechnungen erstellen zu lassen.
Ihr Kunde hat das Angebot bestätigt und Sie möchten daraus einen Auftrag erstellen?
Öffnen Sie das Angebot im Hauptmenü unter „Angebote“ und klicken Sie auf „Auftrag erstellen“:
Sie haben kein Angebot erstellt und möchten direkt einen Auftrag anlegen?
Öffnen Sie die Kunden- oder Objektakte und klicken Sie unter „Mehr“ auf „Aufträge“.
Klicken Sie anschließend auf der rechten Seite unter >Neu anlegen >Auftrag und dann auf >Los.
Hinterlegen Sie im Auftrag alle notwendigen Daten.
Weitere Informationen zum Anlegen eines Auftrags finden Sie in diesem Hilfeartikel.
Rechnung erstellen
Es gibt unterschiedliche Wege, eine Rechnung zu erstellen:
Sie können aus einem Angebot direkt eine Rechnung erzeugen.
Eine Rechnung kann auf Basis eines Auftrags und dessen geplantem Einsatz erstellt werden.
Alternativ können Sie einen Einsatz planen und dort die Vertriebskonditionen hinterlegen, ohne zuvor einen Auftrag anzulegen.
Rechnung aus Angebot erstellen
Falls es sich um eine einmalige Leistung handelt, können Sie nun direkt aus dem Angebot eine Rechnung erstellen. Öffnen Sie dazu im Hauptmenü unter Angebote das gewünschte Angebot und klicken dann auf “Rechnung erstellen”.
Ihr Rechnungs-Entwurf wird erstellt.
Dieser landet im Hauptmenü Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura und kann dort auch zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden.
Öffnen Sie den Rechnungs-Entwurf unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura, klicken Sie auf “Fertigstellen & Drucken” und Ihre Rechnung wird final mit Rechnungsnummer erstellt. Sie können sie nun direkt ausdrucken oder herunterladen.
Rechnung aus Auftrag erstellen
Haben Sie einen Auftrag mit wiederkehrenden Leistungen angelegt und darin die „Automatische Abrechnung am Abrechnungstag“ ausgewählt?
In diesem Fall werden Ihre Rechnungen automatisch erstellt. Die Rechnungsentwürfe finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura (es sei denn Sie haben in den Einstellungen >Dokumentenversand die E-Mail-Automatik für Rechnungen hinterlegt).
Klicken Sie unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura auf "Entwürfe erstellen" und sehen Sie anschließend Ihre Rechnungs-Entwürfe aus Ihren Aufträgen:
Rechnung aus Einsatz erstellen
Sie haben einen Einsatz geplant und dort die entsprechenden Vertriebskonditionen hinterlegt (ohne Auftrag) und dieser wurde durchgeführt?
Erstellen Sie anschließend im Hauptmenü unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen aus den Umsätzen eine Rechnung und fügen dieser optional Serviceberichte und/oder digitale Leistungsnachweise hinzu:
Anschließend wird ein Rechnungs-Entwurf erzeugt, den Sie im Hauptmenü unter Rechnungen >Entwürfe/Vorfaktura einsehen können.
Von hier aus können Sie aus den Rechnungsentwürfen die finalen Rechnungen erstellen.
Dokumentenversand
Sie finden die Rechnung anschließend im Hauptmenü unter Transfer > Dokumentenversand >Rechnungen (sofern kein automatischer Rechnungsversand in den “Einstellungen >Dokumentenversand” aktiviert wurde).
Hier können Sie Ihre Rechnung entweder per E-Mail verschicken (1.) oder sie als bereits versendet markieren (2.), falls Sie sie schon ausgedruckt und auf anderem Weg verschickt haben.
Klicken Sie auf “Versandart auswählen”, wählen Sie die gewünschte Versandart, markieren das Kästchen vor der Rechnung und bestätigen mit “Los”.
Anschließend verschwindet Ihre Rechnung aus dem Dokumentenversand.
Rechnung-Archiv
Ihre fertiggestellten Rechnungen finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen >Archiv.
Hier sehen Sie den Rechnungsausgang (Rechnungen, die Sie an Kunden stellen) und den Rechnungseingang (Rechnungen, die Sie erhalten).
Rechnungsläufe
Sobald Sie neue Rechnungen fertigstellen und drucken – einzeln oder mehrere auf einmal – wird automatisch ein Rechnungslauf ausgelöst.
Diesen können Sie im Hauptmenü unter Rechnungen >Rechnungsläufe einsehen.