Um Rechnungen zu erstellen, müssen Sie zunächst einen entsprechenden Kunden anlegen, für den die Rechnung erstellt werden soll. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Kundenverwaltung

Sobald die Daten und die Kunden angelegt sind, können Sie eine Rechnung erstellen. Dazu wählen Sie “Neu anlegen: Rechnung” aus und können im ersten Schritt den Kunden auswählen, für den eine Rechnung erstellt werden soll.

Es öffnet sich das Formular zum Erstellen einer Rechnung. Die Anschrift, das aktuelle Datum und die Standardtexte in Kopf- und Fußzeile sind bereits vorausgefüllt.

Wenn bei den Kunden weitere Kontakte hinterlegt sind, können Sie zusätzlich eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner auswählen.

Die Kopf- und Fußzeilen können entweder direkt im Formular angepasst werden oder Sie legen in den Einstellungen unter Textvorlagen neue Standardtexte fest.

Klicken Sie rechts auf die Zahnräder, um weitere Felder zu öffnen.

Im Titelfeld können Sie eine übergeordnete Bezeichnung für die Leistung vergeben. („Reinigung Nordflügel“). Wenn Sie die Zeile leer lassen, rückt die darunter liegende Zeile automatisch hoch.

Hier können Sie aus Leistungsarten wählen, die Sie selbst in den Einstellungen bearbeiten können. So lassen sich auch verschiedene Steuersätze festlegen. Bei Auswahl der Leistungsart “Reinigung als Subunternehmer” wird beispielsweise keine Mehrwertsteuer berechnet. In den Einstellungen unter Leistungsarten können Sie weitere Leistungsarten definieren und hinzufügen.

Unter den Leistungsarten können Sie die angebotene Leistung näher beschreiben.

Falls Sie die Leistung mehrfach erbringen, oder z.B. pro Quadratmeter/Fenster/Stunde abrechnen möchten, dann können Sie die Anzahl unter Menge eintragen und die entsprechende Einheit auswählen. Das System multipliziert automatisch mit dem Einzelpreis, den Sie hier eintragen können. Einheiten können Sie in den Einstellungen unter Einheiten definieren.

Nun können Sie die Eingaben duplizieren oder wieder löschen, weitere Leistungen hinzufügen oder auch Artikel in Rechnung stellen, die Sie unter Artikel angelegt haben. Mit dem Pfeil auf der linken Seite können Sie außerdem die einzelnen Positionen auf der Rechnung verschieben.

Zuletzt können Sie noch Zahlungsbedingungen auswählen, die auch in den Einstellungen unter Zahlungsbedingungen definiert werden können.

Die Rechnung kann obendrein individuell gestaltet werden. Sie können den Hintergrund ändern oder weitere Informationen wie z. B. die Bankverbindung hinzufügen. Dazu gehen Sie in den Einstellungen unter Briefpapiere & Schriftarten.

Nähere Beschreibungen dazu finden Sie hier: Individuelles Aussehen Ihrer Dokumente

Wenn Sie alle Positionen ausgefüllt haben, klicken Sie auf Rechnung erstellen und die Rechnung wird Ihnen als Entwurf angezeigt. In der Vorschau können Sie die Rechnung noch einmal in Verbindung mit Ihrem hinterlegten Briefpapier überprüfen.

Sobald Sie auf Fertigstellen und Drucken klicken, wird eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben. In den Einstellungen unter Nummernkreise können Sie festlegen, ab welcher Position gezählt werden soll. Die Rechnung kann nun nicht mehr gelöscht werden und Änderungen können nur noch über eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden.

In den Einstellungen unter Angebote & Rechnungen können Sie einen Haken bei "EPC-QR-Code in Rechnungen drucken" setzen um Ihrer Rechnung einen QR Code hinzuzufügen.

Dies sind europaweit standardisierte QR-Codes zur Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Mit einer Banking-App kann der Code gescannt werden um eine Überweisung einfach vor auszufüllen. Fast alle Banking-Apps unterstützen inzwischen EPC-QR-Codes.

In den Einstellungen unter Nummernkreise können Sie die Rechnungsnummer festlegen. Hierbei können nur zusammenhängende Zahlenreihen vergeben werden. Keine Buchstaben. Legen Sie ein Gültigkeitsdatum fest und vergeben Sie ein Minimum.

Ab diesem Datum erhalten alle Dokumente eine Nummer, die mindestens dem angegebenen Minimum entspricht. Von dort an wird fortlaufend gezählt.

Wenn Sie den Rechnungsentwurf önnen, haben Sie in der rechten Spalte die Möglichkeit Dokumente hochzuladen und als Anhang an die Rechnung zu hängen. Die Anhänge werden beim Email-Versand mitgesendet.

Sie können den Rechnungsentwurf bearbeiten und in der Position einfach ein Minus "-" vor den Betrag setzen. So können Sie einen Rabatt / eine Gutschrift geben.