Übersicht
Leistungsnachweise aus der Kundenliste herunterladen: neue Optionen
Beim gesammelten Download von Leistungsnachweisen stehen Ihnen jetzt zwei Varianten zur Verfügung.
Pfad: Kunden → Kundenliste → Herunterladen → Leistungsnachweise
Option | Inhalt | Verfügbar für |
Mit bereits erfassten Zeiten vorbefüllen | Die erfassten Zeiten stehen in der Tabelle. Alle in den Einstellungen konfigurierten Checkboxen werden angezeigt und müssen vom Kunden angekreuzt werden. Die Unterschrift wird auf Papier eingeholt. | Alle Kunden |
Mit bereits erfassten Zeiten und Unterschriften vorbefüllen | Zusätzlich zu den Zeiten sind die bereits digital erfassten Unterschriften in den Zeilen sowie die Gesamtunterschrift am Ende enthalten. Es wird nur die passende Checkbox (z. B. Entlastungsbetrag) automatisch gesetzt. | Prime-Tarif mit digitalem Leistungsnachweis |
Die Leistungsnachweise werden gesammelt als ein PDF erstellt und zum Download bereitgestellt.
Digitaler Leistungsnachweis: Jeder Einsatz einzeln unterschreiben
Im digitalen Leistungsnachweis wird jeder Einsatz als eigene Leistung aufgeführt und kann einzeln unterschrieben werden.
Waren bei einem Kunden mehrere Mitarbeitende im Einsatz, sind später alle Unterschriften im PDF enthalten. Die letzte Unterschrift steht ganz unten auf dem Leistungsnachweis.
Hinweis: Der digitale Leistungsnachweis ist Bestandteil des Prime-Tarifs.
Alle Details zur Einrichtung und Nutzung finden Sie im Artikel Digitaler Leistungsnachweis.
Sanktionsliste: Mitarbeiter und Kunden mit der EU-Sanktionsliste abgleichen
Die Europäische Union veröffentlicht eine Liste aller Personen und Unternehmen, gegen die finanzielle Sanktionen verhängt wurden. Mit der neuen Auswertung Sanktionsliste prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden oder Kunden auf dieser Liste stehen, ohne die umfangreiche Liste von Hand mit Ihren Stammdaten abgleichen zu müssen.
Pfad: Auswertungen → Sanktionsliste
So funktioniert es:
fortytools hält die EU-Sanktionsliste automatisch aktuell. Einmal täglich wird geprüft, ob die EU eine neue Version veröffentlicht hat. Oben auf der Seite sehen Sie, von wann die verwendete Liste stammt.
Ihre Mitarbeitenden und Kunden werden bei jedem Aufruf der Seite mit dem aktuellen Stand abgeglichen. Änderungen in fortytools sind also sofort berücksichtigt.
In den Reitern Mitarbeiter und Kunden sehen Sie für jeden Treffer unter anderem den Namen laut Liste, die EU-Referenz, das Sanktionsprogramm und die Trefferqualität. Steht niemand auf der Liste, erscheint der Hinweis „Keine Treffer".
Wer wird geprüft?
Mitarbeitende: alle, die nicht ausgeschieden sind.
Kunden: alle nicht gelöschten Kunden, auch Interessenten. Kunden mit einem als inaktiv gekennzeichneten Kundenstatus (z. B. „Ehemaliger Kunde") werden nicht geprüft.
Hinweis: Die Sanktionsliste steht Ihnen im Prime-Tarif zur Verfügung. Benutzer der Gruppen Besitzer und Kaufmännischer Mitarbeiter haben standardmäßig Zugriff. Für eigene Benutzergruppen können Sie die Berechtigung Sanktionsliste vergeben.
Wichtig: Der Abgleich ist eine Hilfe, um mögliche Treffer schnell zu finden. Prüfen Sie jeden Treffer selbst, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Bei neuen Treffern durch eine aktualisierte Liste werden Sie nicht automatisch benachrichtigt, rufen Sie die Sanktionsliste daher regelmäßig auf.
Alle Details zu Namensabgleich, Trefferqualität und Berechtigungen finden Sie im Artikel Sanktionsliste: Mitarbeiter und Kunden mit der EU-Sanktionsliste abgleichen.
Planung: Einsatzgruppe bei neuer Planung vorbelegen
Planen Sie häufig Einsätze für dieselbe Einsatzgruppe, zum Beispiel für Ihre Glasreiniger? Filtern Sie in der Planung nach dieser Einsatzgruppe und klicken Sie oben rechts auf Einsatz planen: Alle Mitarbeitenden der Gruppe sind im neuen Termin bereits eingetragen.
So geht's:
Öffnen Sie Disposition → Planung.
Wählen Sie über Alle Einsatzgruppen die gewünschte Einsatzgruppe aus.
Klicken Sie oben rechts auf Einsatz planen.
Die Vorbelegung ist nur ein Vorschlag. Sie können Mitarbeitende vor dem Speichern wie gewohnt entfernen oder ergänzen.
Gut zu wissen: Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit werden bei der Vorbelegung nicht berücksichtigt. Prüfen Sie die Liste daher vor dem Speichern.
Alle Details, auch dazu, wann nichts vorbelegt wird, finden Sie im Artikel Einsatzgruppe bei neuer Planung vorbelegen.
Angebote: AGB und weitere Unterlagen automatisch anhängen
Sie möchten mit jedem Angebot Ihre AGB oder andere Unterlagen mitschicken? Hinterlegen Sie diese einmal als PDF-Datei in den Einstellungen. fortytools hängt die Datei automatisch hinten an das PDF jedes Angebots an. Ihr Kunde erhält so eine einzige Datei mit Angebot und AGB.
Pfad: Einstellungen → Grundeinstellungen → Angebote & Rechnungen
Ganz unten auf der Seite wählen Sie im Feld Anhang für Angebote Ihre PDF-Datei aus und klicken auf Mandanteneinstellungen aktualisieren.
Bitte beachten Sie:
Es kann nur eine PDF-Datei hinterlegt werden. Mehrere Dokumente fassen Sie vorher zu einer Datei zusammen.
Die Datei muss kleiner als 10 MB sein.
Der Anhang wird nur an Angebote angehängt, nicht an Auftragsbestätigungen oder Rechnungen.
Zusätzliche Dateien nur für ein einzelnes Angebot laden Sie weiterhin im Kasten Anhänge am jeweiligen Angebot hoch.
Alle Details, etwa zum Ersetzen oder Entfernen des Anhangs, finden Sie im Artikel AGB und weitere Unterlagen automatisch an Angebote anhängen.
Urlaubskonten und Krankheitstage: Filter aktiv/inaktiv
In den Auswertungen Urlaubskonten und Krankheitstage können Sie jetzt nach aktiven und inaktiven Mitarbeitenden filtern.
Pfad: Auswertungen → Urlaubskonten bzw. Krankheitstage
Objektnummer wird erst mit der Kundennummer vergeben
Neu angelegte Kunden sind zunächst Interessenten. Objekte können Sie weiterhin schon für Interessenten anlegen. Sie erhalten ihre Objektnummer aber erst, wenn der Interessent zum Kunden wird und eine Kundennummer bekommt.
So passt die Objektnummer immer zur Kundennummer, insbesondere wenn Sie die Objektnummer in den Einstellungen aus der Kundennummer bilden lassen.
Hinweis: Wenn bei einem Objekt noch keine Objektnummer angezeigt wird, prüfen Sie, ob der Kunde bereits eine Kundennummer erhalten hat.
Bei Fragen zu den neuen Funktionen steht Ihnen unser Support-Team jederzeit über den Chat in der Anwendung zur Verfügung.