Übersicht
Möchten Sie mit jedem Angebot Ihre AGB, Ihre Leistungsbedingungen oder andere Unterlagen mitschicken? Dann hinterlegen Sie diese einmal als PDF-Datei in den Einstellungen. fortytools hängt die Datei automatisch hinten an das PDF jedes Angebots an. Ihr Kunde erhält also eine einzige Datei mit Angebot und AGB.
Anhang für Angebote hochladen
Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie im Bereich Grundeinstellungen auf Angebote & Rechnungen.
Ganz unten auf der Seite finden Sie das Feld Anhang für Angebote. Wählen Sie dort Ihre PDF-Datei aus.
Klicken Sie auf Mandanteneinstellungen aktualisieren.
Nach dem Speichern sehen Sie neben dem Feld den Namen der hinterlegten Datei. Mit einem Klick auf den Dateinamen öffnen Sie die Datei, wenn Sie sie prüfen möchten.
Bitte beachten Sie:
Es kann nur eine PDF-Datei hinterlegt werden. Sollen mehrere Dokumente angehängt werden (z. B. AGB und Preisliste), fassen Sie sie vorher zu einer PDF-Datei zusammen.
Die Datei muss kleiner als 10 MB sein.
Es sind nur PDF-Dateien möglich, keine Word- oder Bilddateien.
So sieht der Anhang im Angebot aus
Der Anhang wird an jedes Angebot angehängt, für alle Kunden und Objekte. Die Seiten Ihrer PDF-Datei folgen unverändert direkt auf die letzte Seite des Angebots.
Prüfen können Sie das Ergebnis an jedem Angebotsentwurf: Öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Vorschau.
In der Vorschau sehen Sie nach den Angebotsseiten die Seiten Ihres Anhangs:
Die Seiten des Anhangs erhalten kein Briefpapier und zählen nicht zur Seitenzählung des Angebots („Seite 2 von 2“ bezieht sich nur auf das Angebot selbst). Gestalten Sie die PDF-Datei deshalb so, wie sie beim Kunden ankommen soll, z. B. mit Ihrem Logo.
Mit Fertigstellen und drucken wird das Angebot zusammen mit dem Anhang als PDF gespeichert. Versenden Sie Angebote per E-Mail über fortytools, erhält Ihr Kunde genau diese Datei.
Der Anhang wird nur an Angebote angehängt. Auftragsbestätigungen, Rechnungen und andere Dokumente erhalten ihn nicht.
Anhang für alle Angebote oder Anhang für ein einzelnes Angebot?
Der Anhang für Angebote in den Einstellungen wird in das PDF jedes Angebots eingefügt. Im Kasten Anhänge rechts neben einem einzelnen Angebot können Sie dagegen zusätzliche Dateien nur für dieses Angebot hochladen. Diese werden beim E-Mail-Versand als eigene Dateien mitgeschickt und nicht in das Angebots-PDF eingefügt.
Anhang ersetzen oder entfernen
Ersetzen: Wählen Sie im Feld Anhang für Angebote einfach die neue PDF-Datei aus und klicken Sie auf Mandanteneinstellungen aktualisieren. Die bisherige Datei wird dadurch ersetzt.
Entfernen: Klicken Sie neben dem Dateinamen auf das Papierkorb-Symbol (Datei entfernen (wird beim Speichern übernommen)). Die Datei verschwindet aus dem Feld, wird aber erst gelöscht, wenn Sie anschließend auf Mandanteneinstellungen aktualisieren klicken.
Eine Änderung gilt für alle Angebote, die ab jetzt gedruckt werden, und für die Vorschau aller Angebotsentwürfe. Bereits gedruckte Angebote bleiben unverändert: Sie enthalten weiterhin den Anhang, der beim Drucken hinterlegt war.
Wenn die Datei nicht hochgeladen werden kann
fortytools prüft die Datei beim Speichern. Kann sie nicht verarbeitet werden, erscheint unter dem Feld der Hinweis: „kann nicht verarbeitet werden, die PDF-Datei ist evtl. fehlerhaft oder geschützt. Bitte speichern Sie die Datei erneut ab und laden Sie sie noch einmal hoch.“
Das passiert bei beschädigten oder geschützten PDF-Dateien, z. B. mit Passwort oder Bearbeitungsschutz. Öffnen Sie die Datei in einem PDF-Programm, speichern Sie sie neu (oder drucken Sie sie als neue PDF-Datei) und laden Sie sie erneut hoch.
Ist die Datei zu groß, lautet der Hinweis „Dateigröße muss kleiner als 10 MB sein“. Verkleinern Sie die Datei in diesem Fall, z. B. mit der Funktion „PDF komprimieren“ Ihres PDF-Programms.