Als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin können die Arbeitszeiten entweder mit der App auf dem Smartphone oder über den Browser erfasst werden.

Zunächst wird ein Benutzerzugang benötigt: Benutzerzugang für die App & Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen

Sie können die App entweder für Android über den Google Play Store oder für iPhones über den App Store herunterladen. Sollte es hier beim Login zu Fehlern kommen, liegt dies meist an einem veralteten Betriebssystem auf dem Smartphone.

Die App besteht aus 3 Hauptansichten: Rückschau, Heute und Vorschau.

In der Rückschau sehen Sie Ihre Daten bis jeweils zum gestrigen Tag. Für jeden Arbeitstag sehen Sie die Gesamtdauer Ihrer Arbeitszeit sowie die detaillierte Auflistung Ihrer Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Fahrzeiten, Bürozeiten und Rüstzeiten.

Bereits erfasste Einsätze und Zeiten werden mit einer grünen Uhr und geplante Einsätze, die noch nicht erfasst wurden, mit einer roten Uhr gekennzeichnet.

Tippen Sie auf die rote Uhr, um Zeiten nachträglich zu erfassen.

Tippen Sie auf die rote Unterschrift, um sich den Einsatz von den Kund:innen per Unterschrift bestätigen zu lassen.

Zeiten, die bereits vom Büro bestätigt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden, und werden mit einem kleinen Schloss / Vorhängeschloss gekennzeichnet.

Über das Plus rechts oben können Sie manuell weitere Zeiten erfassen.

In der Heute-Ansicht sehen Sie alle Einsätze, die für den aktuellen Tag geplant wurden. Über das grüne Plus können außerdem Zeiten ohne vorherige Planung erfasst werden. Wählen Sie "Einsatz, Rüstzeit, Pause oder Feierabend" und anschließend den betreffenden Kunden aus, um dann die Zeit zu stoppen oder einzugeben.

Wurde der Einsatz vorher geplant, können Sie diesen einfach anklicken und den Timer über den Play-Button starten oder manuell eingeben.

Wenn die Zeiterfassung über den Play-Button gestartet wurde und Sie anschließend auf Stopp klicken, werden Sie gefragt "Was möchten Sie als nächstes erfassen?" und Sie können zwischen den verschiedenen Zeiten wählen. Entweder Sie erfassen die nächste Zeit, oder Sie beenden die Zeiterfassung durch klicken auf "Feierabend".

Wenn Sie also über den Play-Button einen Einsatz starten, läuft die Uhr so lange weiter, bis Sie auf "Feierabend" klicken.

Alle Zeiten können auch im Nachhinein so lange noch bearbeitet werden, bis sie vom Büro bestätigt werden.

Durch klick auf die Adresse des Einsatzortes, kann diese direkt über Google Maps abgerufen werden für eine einfache Navigation. Es können weitere Infos als Notizen, die zu erledigenden Leistungen und auch Dokumente, die in der Planung gespeichert wurden, abgerufen werden.

Über das Unterschriften-Zeichen kann der Kunde oder die Kundin den Einsatz per Unterschrift bestätigen.

Über die Unterschrift können Sie auch Arbeitsscheine digital erstellen lassen. Die Mitarbeitenden erfassen die Arbeitszeit vor Ort und können zusätzliche Notizen zur Ausführung hinterlegen. Sobald eine Kundenunterschrift hinterlegt wurde, wird aus der Einsatzdokumentation ein Servicebericht / Arbeitsschein erstellt. Dieser kann als Anhang an die erstelle Rechnung angehängt und dann - zum Beispiel über den Dokumentenversand per Email - versendet werden. Die gefahrenen Kilometer werden auf dem Servicebericht nicht dargestellt.

Der Servicebericht kann in der Desktopanwendung unter Auswertungen - Erfasste Einsätze heruntergeladen werden und beinhaltet neben der Kundenunterschrift alle Daten zum Einsatz.

In der Vorschau können die Einsätze für die nächsten Wochen abgerufen werden. Die Einsätze sind nach Tagen gruppiert und es sind wieder alle Einsatzdetails, die vom Büro hinterlegt wurden, einzusehen.

In den Einstellungen unter Disposition können Sie die Zeiterfassung per QR-Code aktivieren. Bei "QR-Code für Zeiterfassung" wählen Sie dazu Pflicht aus.

Im Mitarbeiterprofil unter Bearbeiten können Sie die Einstellung auch für einzelne Mitarbeitende einstellen.

Nun müssen die Mitarbeitenden erst einen QR Code am Einsatzort scannen, um die Zeit dafür erfassen zu können.

Den QR Code können Sie pro Kunde oder Objekt unter Mehr - Einstellungen generieren / generieren.

Name und Identifier können Sie frei wählen.

Nach Scannen des QR-Codes wird der Start Button angezeigt und es können Zeiten und Pausen erfasst werden. Bei erneutem Scannen kann der Einsatz beendet werden (Feierabend) oder eine Fahrtzeit oder Pause erfasst werden.

Die Sprache der App richtet sich nach der Spracheinstellung des Smartphones (die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Türkisch und Polnisch werden unterstützt)

Die App kann nur auf Smartphones und Tablets installiert werden. Auf dem Computer und Laptop müssen Sie sich über den Browser (z.B. Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox) einloggen.

Zunächst können die Mitarbeitenden in der App nur die Kunden / Objekte auswählen, bei denen Sie eingeplant wurden. In den Einstellungen unter Disposition können Sie den Haken bei "Alle Einsatzorte anzeigen" setzen, dann können die Mitarbeitenden alle Kunden und Objekte in der App auswählen.

Die App wurde ursprünglich nur für die Zeiterfassung der Mitarbeitenden entwickelt und war nur auf die Zeiterfassung beschränkt. Mittlerweile arbeiten wir an vielen weiteren Funktionen und wollen die App ausbauen. Es werden nach und nach weitere Funktionen hinzukommen.

Es gibt aktuell allerdings noch keine Möglichkeit, über die App zu kommunizieren. Es werden keine Feiertage, Urlaube etc. abgebildet und auch viele weitere wünschenswerte Funktionen sind aktuell noch sehr eingeschränkt. Haben Sie Geduld :)