Überblick
Die GPS-Funktion
Typische Fragen & Sorgen im Alltag:
„Ist mein Mitarbeiter wirklich vor Ort, wenn er seine Zeit startet?
„Werde ich als Mitarbeiter/in jetzt permanent überwacht?“
Die GPS-gestützte Zeiterfassung ist ein Feature des Prime-Tarifs. Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, von welchem Standort aus Mitarbeitende ihre Einsatzzeiten erfassen.
Datenschutz und Funktionsweise
GPS-Daten werden ausschließlich zu den Zeitpunkten erfasst, an denen Mitarbeitende einen Einsatz starten und beenden.
Wichtig:
Es findet keine permanente Standortüberwachung statt.
Außerhalb der Zeitstempelung werden keine GPS-Daten erfasst oder gespeichert.
Eine Standortübermittlung erfolgt nur, wenn die jeweilige Mitarbeiterin bzw. der jeweilige Mitarbeiter die GPS-Freigabe auf dem verwendeten Mobilgerät erteilt hat.
Ohne Zustimmung werden keine GPS-Daten erfasst oder übertragen.
Einstellungen
Unter Einstellungen → Disposition können Sie die Option „GPS-Freigabe erbitten“ aktivieren.
Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit in der App über „Zeiterfassung starten“ beginnen und über „Zeiterfassung abschließen“ beenden, wird jeweils der zu diesem Zeitpunkt ermittelte Standort an fortytools übermittelt.
Es werden ausschließlich die GPS-Daten zum Zeitpunkt des Starts und des Endes der Zeiterfassung übertragen. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.
Die übermittelten Standortdaten können Sie unter Disposition → Erfasste Zeiten einsehen.
Die Zeile mit dem Uhrensymbol gibt die erfasste Zeit an (blau markiert). Die Zeile mit dem Kalender die geplante Zeit. Die grüne oder rote Schrift gibt entsprechend die Abweichung an.
Das rote GPS-Icon (mehr als 801 m vom Einsatzort entfernt) zeigt an, dass sich der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Zeiterfassung oder -beendigung in deutlicher Entfernung zum Einsatzort befand. Die Kennzeichnung erfolgt in diesem Fall automatisch rot.
Das grüne GPS-Icon (weniger als 500 m vom Einsatzort entfernt) bedeutet, dass sich der Mitarbeitende bei der Erfassung in unmittelbarer Nähe zum Einsatzort aufgehalten hat.
Das gelbe GPS-Icon (501–800 m vom Einsatzort entfernt) signalisiert eine größere Distanz zum Einsatzort, die jedoch nicht ausreichend hoch ist, um eine rote Kennzeichnung auszulösen.
Das orangene Warnzeichen deutet darauf hin, dass sich die erfasste und die gespeicherte Zeit unterscheiden.
Wenn Sie in diesem Bereich auf die erfasste Zeit klicken, werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:
Rotes Symbol: Markiert den Standort des Einsatzortes
Blaues Symbol: Zeigt den Start- und Endpunkt der Zeiterfassung (1 = Startzeitpunkt, 2 = Stoppzeitpunkt)
Präzision der GPS-Erfassung: Gibt an, ob der GPS-Scan präzise oder unpräzise war. Eine unpräzise Erfassung kann z. B. durch schlechte Signalbedingungen entstehen, etwa in Gebäuden (z. B. Kellern), bei starker Bewegung oder eingeschränktem GPS-Empfang. In diesen Fällen wird der zuletzt ermittelte GPS-Standort verwendet.
Das Qualitätsmanagement
So funktioniert Qualitätsmanagement mit fortytools:
Qualitätskontrollen direkt per App - Audits einfach durchführen & dokumentieren
Tickets automatisch erstellen - Mängel inkl. Fotos & Notizen werden direkt erfasst
Klare Aufgaben & Nachverfolgung - Tickets werden zugewiesen und bis zur Erledigung verfolgt
In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungen des Qualitätsmanagements: Qualitätsmanagement & Ticketsystem
Die Kontrollvorgaben (Stundenvorgaben)
Kontrollvorgaben dienen als Instrument zur Überprüfung und Steuerung von Stundenvorgaben innerhalb eines Objekts.
Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine monatliche Vorgabe (z. B. insgesamt 50 Stunden pro Monat) oder eine Vorgabe nach Wochentagen (z. B. täglich eine definierte Stundenzahl) anzulegen.
Beispiel für eine Vorgabe nach Monatlichen Stunden:
Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorgabe.
Auftrags-Leistung: Wählen Sie eine Leistung aus Ihren Aufträgen aus, auf die sich die Vorgabe bezieht.
Beginn: Startdatum der Stundenvorgabe.
Ende: Optionales Enddatum der Vorgabe. Wenn kein Ende festgelegt ist, kann das Feld leer bleiben.
Stunden je Monat: Definieren Sie, wie viele Stunden pro Monat vorgesehen sind.
Anschließend sehen Sie die für jeden Monat geplanten Stunden:
Beispiel für eine Vorgabe nach Wochenstunden:
Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorgabe.
Auftrags-Leistung: Wählen Sie eine Leistung aus Ihren Aufträgen aus, auf die sich die Vorgabe bezieht.
Beginn: Startdatum der Stundenvorgabe.
Ende: Optionales Enddatum der Vorgabe. Wenn kein Ende festgelegt ist, kann das Feld leer bleiben.
Stunden an den Tagen: Definieren Sie, wie viele Stunden an welchen Wochentagen vorgesehen sind (z. B. entsprechend der vertraglich oder vertrieblich vereinbarten Planung).
Anhand der entsprechenden Kalendertage wird für jeden Monat die entsprechende Stundenanzahl ermittelt:
Die eingeplante Stundenvorgabe wird unter Auswertungen > Stundenkontrolle Soll/Ist gegenüber gestellt.
In der linken Seite sehen Sie folgende Werte:
Soll: Die hinterlegte Kontrollvorgabe (96 Stunden pro Monat).
Plan: Die aktuell eingeplanten Stunden im gesamten Monat (78 Stunden). Es besteht somit noch Spielraum innerhalb der Vorgabe.
Ist: Die bereits über die Zeiterfassung erfassten Stunden - Live-Stand (4 Stunden).
So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden.
In der Praxis zeigt sich häufig, dass im Vertrieb beispielsweise 96 Stunden verkauft werden, die Objektleitung jedoch deutlich mehr Stunden einplant.
Mit dieser Übersicht erkennen Sie auf einen Blick, ob die geplante Auslastung mit der vereinbarten Soll-Vorgabe übereinstimmt und können die Planung bei Bedarf jederzeit anpassen, um die gewünschte Vorgabe zu erreichen.
Auf der rechten Seite sehen Sie die Stunden-Kontrolle.
Grün: Mitarbeitende mit weniger als 97% des Vorgabe-Werts (Das zeigt, dass die geplanten Stunden bisher noch nicht voll ausgeschöpft sind).
Orange: Mitarbeitende mit mehr als 97% und weniger als 100% des Vorgabe-Werts (Die Arbeitszeit entspricht fast der Planung – es besteht wenig Luft nach oben).
Rot: Mitarbeitende mit mehr als 100% des Vorgabe-Werts (Das bedeutet, dass die geplanten Stunden nicht ausreichen und wahrscheinlich zusätzliche Stunden eingeplant werden sollten).
So wechseln Sie in den Prime-Tarif
Ein Upgrade auf den Prime-Tarif können Sie jederzeit unter Einstellungen → Tarifauswahl vornehmen.
Die neuen Funktionen stehen Ihnen anschließend direkt zur Verfügung.
Aufzeichnung des Prime-Webinars für die Gebäudereinigung