Überblick
Die GPS-Funktion
Typische Fragen & Sorgen im Alltag:
„Ist mein Mitarbeiter wirklich vor Ort, wenn er seine Zeit startet?
„Werde ich als Mitarbeiter/in jetzt permanent überwacht?“
Die GPS-gestützte Zeiterfassung ist ein Feature des Prime-Tarifs. Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, von welchem Standort aus Mitarbeitende ihre Einsatzzeiten erfassen.
Datenschutz und Funktionsweise
GPS-Daten werden ausschließlich zu den Zeitpunkten erfasst, an denen Mitarbeitende einen Einsatz starten und beenden.
Wichtig:
Es findet keine permanente Standortüberwachung statt.
Außerhalb der Zeitstempelung werden keine GPS-Daten erfasst oder gespeichert.
Eine Standortübermittlung erfolgt nur, wenn die jeweilige Mitarbeiterin bzw. der jeweilige Mitarbeiter die GPS-Freigabe auf dem verwendeten Mobilgerät erteilt hat.
Ohne Zustimmung werden keine GPS-Daten erfasst oder übertragen.
GPS-Freigabe in der App
Damit die GPS-Standortermittlung zuverlässig funktioniert, müssen Mitarbeitende der fortytools App den Zugriff auf ihren Standort erlauben. Zusätzlich empfehlen wir, die Einstellung „Genauer Standort“ zu aktivieren.
So prüfen Sie die Einstellungen:
Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Smartphone.
Wählen Sie die fortytools App aus.
Erlauben Sie den Standortzugriff.
Aktivieren Sie die Option „Genauer Standort“.
Warum ist der „Genaue Standort“ wichtig?
Bei aktiviertem genauen Standort:
Die Position kann in der Regel auf wenige Meter genau bestimmt werden.
Zur Standortermittlung werden GPS, WLAN und Mobilfunknetze kombiniert.
Die App kann Standorte deutlich präziser erfassen.
Bei deaktiviertem genauen Standort:
Es wird lediglich ein ungefährer Standort übermittelt.
Die Genauigkeit kann von mehreren hundert Metern bis zu mehreren Kilometern abweichen.
Eine zuverlässige GPS-Erfassung ist dadurch nur eingeschränkt möglich.
Hinweis: Für eine möglichst genaue Standortermittlung empfehlen wir, sowohl den Standortzugriff als auch die Funktion „Genauer Standort“ dauerhaft zu aktivieren.
Einstellungen in Ihrem Mandanten
Unter Einstellungen → Disposition können Sie die Option „GPS-Freigabe erbitten“ aktivieren.
Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit in der App über „Zeiterfassung starten“ beginnen und über „Zeiterfassung abschließen“ beenden, wird jeweils der zu diesem Zeitpunkt ermittelte Standort an fortytools übermittelt.
Es werden ausschließlich die GPS-Daten zum Zeitpunkt des Starts und des Endes der Zeiterfassung übertragen. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.
GPS-Daten einsehen
Die übermittelten Standortdaten können Sie unter Disposition → Erfasste Zeiten einsehen.
Die Zeile mit dem Uhrensymbol gibt die erfasste Zeit an (blau markiert). Die Zeile mit dem Kalender die geplante Zeit. Die grüne oder rote Schrift gibt entsprechend die Abweichung an.
Das rote GPS-Icon (mehr als 801 m vom Einsatzort entfernt) zeigt an, dass sich der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Zeiterfassung oder -beendigung in deutlicher Entfernung zum Einsatzort befand. Die Kennzeichnung erfolgt in diesem Fall automatisch rot.
Das grüne GPS-Icon (weniger als 500 m vom Einsatzort entfernt) bedeutet, dass sich der Mitarbeitende bei der Erfassung in unmittelbarer Nähe zum Einsatzort aufgehalten hat.
Das gelbe GPS-Icon (501–800 m vom Einsatzort entfernt) signalisiert eine größere Distanz zum Einsatzort, die jedoch nicht ausreichend hoch ist, um eine rote Kennzeichnung auszulösen.
Das orangene Warnzeichen deutet darauf hin, dass sich die erfasste und die gespeicherte Zeit unterscheiden.
Wenn Sie in diesem Bereich auf die erfasste Zeit klicken, werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:
Rotes Symbol: Markiert den Standort des Einsatzortes
Blaues Symbol: Zeigt den Start- und Endpunkt der Zeiterfassung (1 = Startzeitpunkt, 2 = Stoppzeitpunkt)
Präzision der GPS-Erfassung: Gibt an, ob der GPS-Scan präzise oder unpräzise war. Eine unpräzise Erfassung kann z. B. durch schlechte Signalbedingungen entstehen, etwa in Gebäuden (z. B. Kellern), bei starker Bewegung oder eingeschränktem GPS-Empfang. In diesen Fällen wird der zuletzt ermittelte GPS-Standort verwendet.
Das Qualitätsmanagement
So funktioniert Qualitätsmanagement mit fortytools:
Qualitätskontrollen direkt per App - Audits einfach durchführen & dokumentieren
Tickets automatisch erstellen - Mängel inkl. Fotos & Notizen werden direkt erfasst
Klare Aufgaben & Nachverfolgung - Tickets werden zugewiesen und bis zur Erledigung verfolgt
In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungen des Qualitätsmanagements: Qualitätsmanagement & Ticketsystem
Die Kontrollvorgaben (Stundenvorgaben)
Hinweis: Aktuell können die Stundenvorgaben in Objekten ausschließlich von Benutzern mit der Benutzergruppe „Besitzer“ hinterlegt und bearbeitet werden.
Kontrollvorgaben dienen als Instrument zur Überprüfung und Steuerung von Stundenvorgaben innerhalb eines Objekts.
Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine monatliche Vorgabe (z. B. insgesamt 50 Stunden pro Monat) oder eine Vorgabe nach Wochentagen (z. B. täglich eine definierte Stundenzahl) anzulegen.
Beispiel für eine Vorgabe nach Monatlichen Stunden:
Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorgabe.
Auftrags-Leistung: Wählen Sie eine Leistung aus Ihren Aufträgen aus, auf die sich die Vorgabe bezieht.
Beginn: Startdatum der Stundenvorgabe.
Ende: Optionales Enddatum der Vorgabe. Wenn kein Ende festgelegt ist, kann das Feld leer bleiben.
Stunden je Monat: Definieren Sie, wie viele Stunden pro Monat vorgesehen sind.
Anschließend sehen Sie die für jeden Monat geplanten Stunden:
Beispiel für eine Vorgabe nach Wochenstunden:
Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorgabe.
Auftrags-Leistung: Wählen Sie eine Leistung aus Ihren Aufträgen aus, auf die sich die Vorgabe bezieht.
Beginn: Startdatum der Stundenvorgabe.
Ende: Optionales Enddatum der Vorgabe. Wenn kein Ende festgelegt ist, kann das Feld leer bleiben.
Stunden an den Tagen: Definieren Sie, wie viele Stunden an welchen Wochentagen vorgesehen sind (z. B. entsprechend der vertraglich oder vertrieblich vereinbarten Planung).
Anhand der entsprechenden Kalendertage wird für jeden Monat die entsprechende Stundenanzahl ermittelt:
Die eingeplante Stundenvorgabe wird unter Auswertungen → Stundenkontrolle Soll/Ist gegenüber gestellt.
1. Übersicht der Soll-, Plan- und Ist-Stunden (linke Seite)
Soll: Die hinterlegte Kontrollvorgabe (Bsp.: 96 Stunden pro Monat).
Plan: Die aktuell eingeplanten Stunden im gesamten Monat (78 Stunden). Es besteht somit noch Spielraum innerhalb der Vorgabe.
Ist: Die bereits über die Zeiterfassung erfassten Stunden - Live-Stand (4 Stunden).
So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden.
In der Praxis zeigt sich häufig, dass im Vertrieb beispielsweise 96 Stunden verkauft werden, die Objektleitung jedoch deutlich mehr Stunden einplant.
Mit dieser Übersicht erkennen Sie auf einen Blick, ob die geplante Auslastung mit der vereinbarten Soll-Vorgabe übereinstimmt und können die Planung bei Bedarf jederzeit anpassen, um die gewünschte Vorgabe zu erreichen.
2. Stunden-Kontrolle konfigurieren (rechte Seite)
Auf der rechten Seite finden Sie die Stunden-Kontrolle.
Legen Sie zunächst unter Einstellungen → Disposition die Prozentwerte auf Objekt- und Mitarbeiterebene fest, ab denen das Verhältnis von Ist- zu Soll-Stunden als gut oder schlecht bewertet wird.
Die Ergebnisse werden in der Stunden-Kontrolle farblich dargestellt:
🟢 Grün = gut
Wird der definierte Prozentwert unterschritten, wird das Verhältnis als gut bewertet. Das zeigt, dass die geplanten Stunden bisher noch nicht voll ausgeschöpft sind.
🟡 Gelb = im Toleranzbereich
Die Arbeitszeit entspricht fast der Planung – es besteht nur noch wenig Luft nach oben.
🔴 Rot = schlecht
Wird der definierte Prozentwert überschritten, wird das Verhältnis als schlecht bewertet. Das bedeutet, dass die geplanten Stunden nicht ausreichen und wahrscheinlich zusätzliche Stunden eingeplant werden sollten.
Wenn Sie im Bereich Auswertungen → Stundenkontrolle Soll/Ist mit der Maus über einen farbigen Wert fahren, wird eine Detailinformation angezeigt.
Diese zeigt an, wie viele Objekte bzw. Mitarbeitende der jeweiligen Bewertungskategorie entsprechen.
Beispielsweise bedeutet die Anzeige „2“ im grünen Bereich, dass aktuell zwei Objekte oder Mitarbeitende mit weniger als 97 % des vorgegebenen Soll-Werts bewertet werden und somit als gut gelten.
Buchungsmodell
Mit Buchungsmodellen können erfasste Arbeitszeiten automatisch nach Ihren Vorgaben angepasst werden. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten vor der weiteren Verarbeitung vereinheitlichen.
Beispiel:
Eine Mitarbeitende erfasst per App eine Arbeitszeit von 1 Stunde und 58 Minuten. Mit einem Buchungsmodell kann diese Zeit automatisch auf 2 Stunden aufgerundet werden.
Voraussetzungen
Möchten Sie dieses Feature nutzen, kontaktieren Sie einfach unseren Support über den Chat oder per E-Mail an support@fortytools.com.
Wichtige Hinweise
Buchungsmodelle werden nur auf Zeiten angewendet, die über die mobile App erfasst wurden.
Die Anpassung erfolgt einmalig direkt nach der Zeiterfassung.
Wird die Zeit später manuell bearbeitet, wird das Buchungsmodell nicht erneut angewendet.
Die Anpassung erfolgt vor der weiteren Verarbeitung der Zeiten, beispielsweise für Löhne oder Umsätze.
So können Zeitbuchungen automatisch und einheitlich nach Ihren betrieblichen Vorgaben verarbeitet werden.
Hinterlegen Sie zunächst unter Einstellungen → Buchungsmodelle die gewünschten Regeln für die automatische Anpassung von Arbeitszeiten.
Anschließend können Sie unter Einstellungen → Disposition ein Standard-Buchungsmodell festlegen, das automatisch für alle Mitarbeitenden verwendet wird.
Falls einzelne Mitarbeitende abweichende Vorgaben benötigen, können Sie in der jeweiligen Mitarbeiterakte ein individuelles Buchungsmodell hinterlegen. Dieses überschreibt das hinterlegte Standard-Buchungsmodell.
Name
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Buchungsmodell.
Beispiel:
„Reinigung – 15 Minuten Rundung“ oder „Objekte mit 2 Stunden Sollzeit“.
Dadurch können Sie das Buchungsmodell später leichter wiederfinden und den Mitarbeitenden zuweisen.
Dauer auf Sollzeit anpassen
Mit dieser Einstellung wird die erfasste Arbeitszeit automatisch auf die hinterlegte Sollzeit angepasst, sofern die Abweichung innerhalb der gewählten Toleranz liegt.
Beispiel: Dauer auf Sollzeit anpassen: 5 Minuten
Für ein Objekt ist eine Sollzeit von 2 Stunden hinterlegt.Ein Mitarbeitender erfasst 1 Stunde 55 Minuten.
Ein anderer Mitarbeiter erfasst 2 Stunden 5 Minuten.
Ist die erlaubte Toleranz entsprechend auf 5 Minuten eingestellt, wird die Zeit in beiden Fällen automatisch auf 2 Stunden angepasst.
Dadurch werden kleine Abweichungen bei der Zeiterfassung automatisch ausgeglichen.
Start aufrunden auf
Startzeiten können aktuell nur aufgerundet werden. Der Arbeitsbeginn wird auf das nächste gewählte Minutenintervall aufgerundet.
Beispiel bei einer 5-Minuten-Rundung:
Startzeit: 08:01 Uhr → 08:05 Uhr
Startzeit: 08:12 Uhr → 08:15 Uhr
Startzeit: 08:16 Uhr → 08:20 Uhr
Ende abrunden auf
Endzeiten können aktuell nur abgerundet werden. Das Arbeitsende wird auf das vorherige gewählte Minutenintervall abgerundet.
Beispiel bei einer 15-Minuten-Rundung:
Endzeit: 10:14 Uhr → 10:00 Uhr
Endzeit: 10:28 Uhr → 10:15 Uhr
Endzeit: 10:44 Uhr → 10:30 Uhr
Automatisch stoppen nach
Hier legen Sie fest, ob eine laufende Zeiterfassung nach einer bestimmten Zeit automatisch beendet werden soll.
Beispiel:
Ist ein automatischer Stopp nach 30 Minuten eingestellt, wird die Zeiterfassung nach Ablauf dieser Zeit automatisch beendet.
Hinweis: Der automatische Stopp funktioniert nur, wenn für die Zeitbuchung eine geplante Arbeitszeit angelegt ist und der Mitarbeiter seine Zeit in der App startet.
Automatische Pausenzeit
Mit dieser Funktion werden Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen, wenn eine bestimmte Arbeitsdauer überschritten wird.
Sie können hier zwei Regeln hinterlegen.Mindestarbeitszeit in Stunden:
Ab welcher Arbeitszeit die Pause berücksichtigt werden soll.Pausendauer in Minuten
Wie viele Minuten Pause automatisch abgezogen werden.
Beispiel:
Mindestarbeitszeit: 6 Stunden
Pausendauer: 30 Minuten
Arbeitet ein Mitarbeiter 6 Stunden oder mehr, werden automatisch 30 Minuten Pause berücksichtigt.
Zweite Pausenregel (optional)
Sie können eine weitere Regel für längere Arbeitszeiten hinterlegen.
Beispiel:
Erste Regel: Ab 6 Stunden → 30 Minuten Pause
Zweite Regel: Ab 9 Stunden → 45 Minuten Pause
Sobald die längere Arbeitszeit erreicht wird, gilt automatisch die längere Pausenzeit.
So wechseln Sie in den Prime-Tarif
Ein Upgrade auf den Prime-Tarif können Sie jederzeit unter Einstellungen → Tarifauswahl vornehmen.
Die neuen Funktionen stehen Ihnen anschließend direkt zur Verfügung.
Aufzeichnung des Prime-Webinars für die Gebäudereinigung