Überblick:
Der digitale Leistungsnachweis
Mit dem digitalen Leistungsnachweis dokumentieren Sie erbrachte Leistungen direkt vor Ort – schnell, papierlos und rechtssicher.
Die Unterschrift Ihrer Kund:innen kann unmittelbar auf dem Smartphone oder Tablet erfasst werden, sodass alle Informationen automatisch in fortytools gespeichert werden.
Typische Herausforderungen bei papierbasierten Leistungsnachweisen
Leistungsnachweise müssen ausgedruckt, mitgeführt und archiviert werden.
Hoher manueller Aufwand bei der Dokumentation.
Nachträgliches Erfassen von Leistungen im Büro.
Fehlende oder unleserliche Unterschriften.
Geringe Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Mit dem Prime-Tarif können Sie den digitalen Leistungsnachweis nutzen und von folgenden Vorteilen profitieren:
Leistungen direkt digital erfassen.
Unterschriften sofort vor Ort einholen.
Papierlose Dokumentation ohne Medienbrüche.
Automatische Speicherung aller Nachweise in fortytools.
Weniger Verwaltungsaufwand und mehr Transparenz.
So dokumentieren Sie Ihre Leistungen direkt beim Kunden – ohne Papier, ohne doppelte Arbeit und ohne nachträgliche Erfassung.
Weitere Informationen
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung und Nutzung finden Sie im Hilfeartikel „Digitaler Leistungsnachweis“.
Die GPS-Funktion
Typische Fragen & Sorgen im Alltag:
„Ist mein Mitarbeiter wirklich vor Ort, wenn er seine Zeit startet?
„Werde ich als Mitarbeiter/in jetzt permanent überwacht?“
Die GPS-gestützte Zeiterfassung ist ein Feature des Prime-Tarifs. Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, von welchem Standort aus Mitarbeitende ihre Einsatzzeiten erfassen.
Datenschutz und Funktionsweise
GPS-Daten werden ausschließlich zu den Zeitpunkten erfasst, an denen Mitarbeitende einen Einsatz starten und beenden.
Wichtig:
Es findet keine permanente Standortüberwachung statt.
Außerhalb der Zeitstempelung werden keine GPS-Daten erfasst oder gespeichert.
Eine Standortübermittlung erfolgt nur, wenn die jeweilige Mitarbeiterin bzw. der jeweilige Mitarbeiter die GPS-Freigabe auf dem verwendeten Mobilgerät erteilt hat.
Ohne Zustimmung werden keine GPS-Daten erfasst oder übertragen.
GPS-Freigabe in der App
Damit die GPS-Standortermittlung zuverlässig funktioniert, müssen Mitarbeitende der fortytools App den Zugriff auf ihren Standort erlauben. Zusätzlich empfehlen wir, die Einstellung „Genauer Standort“ zu aktivieren.
So prüfen Sie die Einstellungen:
Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Smartphone.
Wählen Sie die fortytools App aus.
Erlauben Sie den Standortzugriff.
Aktivieren Sie die Option „Genauer Standort“.
Warum ist der „Genaue Standort“ wichtig?
Bei aktiviertem genauen Standort:
Die Position kann in der Regel auf wenige Meter genau bestimmt werden.
Zur Standortermittlung werden GPS, WLAN und Mobilfunknetze kombiniert.
Die App kann Standorte deutlich präziser erfassen.
Bei deaktiviertem genauen Standort:
Es wird lediglich ein ungefährer Standort übermittelt.
Die Genauigkeit kann von mehreren hundert Metern bis zu mehreren Kilometern abweichen.
Eine zuverlässige GPS-Erfassung ist dadurch nur eingeschränkt möglich.
Hinweis: Für eine möglichst genaue Standortermittlung empfehlen wir, sowohl den Standortzugriff als auch die Funktion „Genauer Standort“ dauerhaft zu aktivieren.
Einstellungen in Ihrem Mandanten
Unter Einstellungen → Disposition können Sie die Option „GPS-Freigabe erbitten“ aktivieren.
Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit in der App über „Zeiterfassung starten“ beginnen und über „Zeiterfassung abschließen“ beenden, wird jeweils der zu diesem Zeitpunkt ermittelte Standort an fortytools übermittelt.
Es werden ausschließlich die GPS-Daten zum Zeitpunkt des Starts und des Endes der Zeiterfassung übertragen. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.
GPS-Daten einsehen
Die übermittelten Standortdaten können Sie unter Disposition → Erfasste Zeiten einsehen.
Die Zeile mit dem Uhrensymbol gibt die erfasste Zeit an (blau markiert). Die Zeile mit dem Kalender die geplante Zeit. Die grüne oder rote Schrift gibt entsprechend die Abweichung an.
Das rote GPS-Icon (mehr als 801 m vom Einsatzort entfernt) zeigt an, dass sich der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Zeiterfassung oder -beendigung in deutlicher Entfernung zum Einsatzort befand. Die Kennzeichnung erfolgt in diesem Fall automatisch rot.
Das grüne GPS-Icon (weniger als 500 m vom Einsatzort entfernt) bedeutet, dass sich der Mitarbeitende bei der Erfassung in unmittelbarer Nähe zum Einsatzort aufgehalten hat.
Das gelbe GPS-Icon (501–800 m vom Einsatzort entfernt) signalisiert eine größere Distanz zum Einsatzort, die jedoch nicht ausreichend hoch ist, um eine rote Kennzeichnung auszulösen.
Das orangene Warnzeichen deutet darauf hin, dass sich die erfasste und die gespeicherte Zeit unterscheiden.
Wenn Sie in diesem Bereich auf die erfasste Zeit klicken, werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:
Rotes Symbol: Markiert den Standort des Einsatzortes
Blaues Symbol: Zeigt den Start- und Endpunkt der Zeiterfassung (1 = Startzeitpunkt, 2 = Stoppzeitpunkt)
Präzision der GPS-Erfassung: Gibt an, ob der GPS-Scan präzise oder unpräzise war. Eine unpräzise Erfassung kann z. B. durch schlechte Signalbedingungen entstehen, etwa in Gebäuden (z. B. Kellern), bei starker Bewegung oder eingeschränktem GPS-Empfang. In diesen Fällen wird der zuletzt ermittelte GPS-Standort verwendet.
Meine Medikiste- Integration
Mit der Integration Meine Medikiste können Sie für Ihre Kund:innen mit Pflegegrad direkt aus fortytools heraus eine monatliche Pflegebox (Pflegehilfsmittel) beantragen.
Die Kundendaten werden dabei automatisch aus fortytools übernommen, sodass der Antragsprozess deutlich vereinfacht wird und kein manueller Papieraufwand mehr entsteht.
Der Antrag wird anschließend online abgeschlossen und von Meine Medikiste weiterverarbeitet.
Die Funktion steht nach Aktivierung der Integration im Kundenstamm zur Verfügung und ermöglicht eine schnelle, digitale Abwicklung der Pflegebox-Bestellung direkt im System.
Weitere Informationen erhalten Sie in diesem Hilfeartikel: Meine Medikiste Integration
Buchungsmodell
Mit Buchungsmodellen können erfasste Arbeitszeiten automatisch nach Ihren Vorgaben angepasst werden. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten vor der weiteren Verarbeitung vereinheitlichen.
Beispiel:
Eine Mitarbeitende erfasst per App eine Arbeitszeit von 1 Stunde und 58 Minuten. Mit einem Buchungsmodell kann diese Zeit automatisch auf 2 Stunden aufgerundet werden.
Voraussetzungen
Möchten Sie dieses Feature nutzen, kontaktieren Sie einfach unseren Support über den Chat oder per E-Mail an support@fortytools.com.
Wichtige Hinweise
Buchungsmodelle werden nur auf Zeiten angewendet, die über die mobile App erfasst wurden.
Die Anpassung erfolgt einmalig direkt nach der Zeiterfassung.
Wird die Zeit später manuell bearbeitet, wird das Buchungsmodell nicht erneut angewendet.
Die Anpassung erfolgt vor der weiteren Verarbeitung der Zeiten, beispielsweise für Löhne oder Umsätze.
So können Zeitbuchungen automatisch und einheitlich nach Ihren betrieblichen Vorgaben verarbeitet werden.
Hinterlegen Sie zunächst unter Einstellungen → Buchungsmodelle die gewünschten Regeln für die automatische Anpassung von Arbeitszeiten.
Anschließend können Sie unter Einstellungen → Disposition ein Standard-Buchungsmodell festlegen, das automatisch für alle Mitarbeitenden verwendet wird.
Falls einzelne Mitarbeitende abweichende Vorgaben benötigen, können Sie in der jeweiligen Mitarbeiterakte ein individuelles Buchungsmodell hinterlegen. Dieses überschreibt das hinterlegte Standard-Buchungsmodell.
Name
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Buchungsmodell.
Beispiel:
„Reinigung – 15 Minuten Rundung“ oder „Objekte mit 2 Stunden Sollzeit“.
Dadurch können Sie das Buchungsmodell später leichter wiederfinden und den Mitarbeitenden zuweisen.
Dauer auf Sollzeit anpassen
Mit dieser Einstellung wird die erfasste Arbeitszeit automatisch auf die hinterlegte Sollzeit angepasst, sofern die Abweichung innerhalb der gewählten Toleranz liegt.
Beispiel: Dauer auf Sollzeit anpassen: 5 Minuten
Für ein Objekt ist eine Sollzeit von 2 Stunden hinterlegt.Ein Mitarbeitender erfasst 1 Stunde 55 Minuten.
Ein anderer Mitarbeiter erfasst 2 Stunden 5 Minuten.
Ist die erlaubte Toleranz entsprechend auf 5 Minuten eingestellt, wird die Zeit in beiden Fällen automatisch auf 2 Stunden angepasst.
Dadurch werden kleine Abweichungen bei der Zeiterfassung automatisch ausgeglichen.
Start aufrunden auf
Startzeiten können aktuell nur aufgerundet werden. Der Arbeitsbeginn wird auf das nächste gewählte Minutenintervall aufgerundet.
Beispiel bei einer 5-Minuten-Rundung:
Startzeit: 08:01 Uhr → 08:05 Uhr
Startzeit: 08:12 Uhr → 08:15 Uhr
Startzeit: 08:16 Uhr → 08:20 Uhr
Ende abrunden auf
Endzeiten können aktuell nur abgerundet werden. Das Arbeitsende wird auf das vorherige gewählte Minutenintervall abgerundet.
Beispiel bei einer 15-Minuten-Rundung:
Endzeit: 10:14 Uhr → 10:00 Uhr
Endzeit: 10:28 Uhr → 10:15 Uhr
Endzeit: 10:44 Uhr → 10:30 Uhr
Automatisch stoppen nach
Hier legen Sie fest, ob eine laufende Zeiterfassung nach einer bestimmten Zeit automatisch beendet werden soll.
Beispiel:
Ist ein automatischer Stopp nach 30 Minuten eingestellt, wird die Zeiterfassung nach Ablauf dieser Zeit automatisch beendet.
Hinweis: Der automatische Stopp funktioniert nur, wenn für die Zeitbuchung eine geplante Arbeitszeit angelegt ist und der Mitarbeiter seine Zeit in der App startet.
Automatische Pausenzeit
Mit dieser Funktion werden Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen, wenn eine bestimmte Arbeitsdauer überschritten wird.
Sie können hier zwei Regeln hinterlegen.Mindestarbeitszeit in Stunden:
Ab welcher Arbeitszeit die Pause berücksichtigt werden soll.Pausendauer in Minuten
Wie viele Minuten Pause automatisch abgezogen werden.
Beispiel:
Mindestarbeitszeit: 6 Stunden
Pausendauer: 30 Minuten
Arbeitet ein Mitarbeiter 6 Stunden oder mehr, werden automatisch 30 Minuten Pause berücksichtigt.
Zweite Pausenregel (optional)
Sie können eine weitere Regel für längere Arbeitszeiten hinterlegen.
Beispiel:
Erste Regel: Ab 6 Stunden → 30 Minuten Pause
Zweite Regel: Ab 9 Stunden → 45 Minuten Pause
Sobald die längere Arbeitszeit erreicht wird, gilt automatisch die längere Pausenzeit.
So wechseln Sie in den Prime-Tarif
Ein Upgrade auf den Prime-Tarif können Sie jederzeit unter Einstellungen → Tarifauswahl vornehmen.
Die neuen Funktionen stehen Ihnen anschließend direkt zur Verfügung.
