Überblick:
Der digitale Leistungsnachweis
Mit dem digitalen Leistungsnachweis dokumentieren Sie erbrachte Leistungen direkt vor Ort – schnell, papierlos und rechtssicher.
Die Unterschrift Ihrer Kund:innen kann unmittelbar auf dem Smartphone oder Tablet erfasst werden, sodass alle Informationen automatisch in fortytools gespeichert werden.
Typische Herausforderungen bei papierbasierten Leistungsnachweisen
Leistungsnachweise müssen ausgedruckt, mitgeführt und archiviert werden.
Hoher manueller Aufwand bei der Dokumentation.
Nachträgliches Erfassen von Leistungen im Büro.
Fehlende oder unleserliche Unterschriften.
Geringe Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Mit dem Prime-Tarif können Sie den digitalen Leistungsnachweis nutzen und von folgenden Vorteilen profitieren:
Leistungen direkt digital erfassen.
Unterschriften sofort vor Ort einholen.
Papierlose Dokumentation ohne Medienbrüche.
Automatische Speicherung aller Nachweise in fortytools.
Weniger Verwaltungsaufwand und mehr Transparenz.
So dokumentieren Sie Ihre Leistungen direkt beim Kunden – ohne Papier, ohne doppelte Arbeit und ohne nachträgliche Erfassung.
Weitere Informationen
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung und Nutzung finden Sie im Hilfeartikel „Digitaler Leistungsnachweis“.
Die GPS-Funktion
Die GPS-gestützte Zeiterfassung ist auch ein Feature des Prime-Tarifs. Mit dieser Funktion können Sie nachvollziehen, von welchem Standort aus Mitarbeitende ihre Einsatzzeiten erfassen.
Datenschutz und Funktionsweise
GPS-Daten werden ausschließlich zu den Zeitpunkten erfasst, an denen Mitarbeitende einen Einsatz starten und beenden.
Wichtig:
Es findet keine permanente Standortüberwachung statt.
Außerhalb der Zeitstempelung werden keine GPS-Daten erfasst oder gespeichert.
Eine Standortübermittlung erfolgt nur, wenn die jeweilige Mitarbeiterin bzw. der jeweilige Mitarbeiter die GPS-Freigabe auf dem verwendeten Mobilgerät erteilt hat.
Ohne Zustimmung werden keine GPS-Daten erfasst oder übertragen.
Einstellungen
Unter Einstellungen → Disposition können Sie die Option „GPS-Freigabe erbitten“ aktivieren.
Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit in der App über „Zeiterfassung starten“ beginnen und über „Zeiterfassung abschließen“ beenden, wird jeweils der zu diesem Zeitpunkt ermittelte Standort an fortytools übermittelt.
Es werden ausschließlich die GPS-Daten zum Zeitpunkt des Starts und des Endes der Zeiterfassung übertragen. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.
Die übermittelten Standortdaten können Sie unter Disposition → Erfasste Zeiten einsehen.
Die Zeile mit dem Uhrensymbol gibt die erfasste Zeit an (blau markiert). Die Zeile mit dem Kalender die geplante Zeit. Die grüne oder rote Schrift gibt entsprechend die Abweichung an.
Das rote GPS-Icon (mehr als 801 m vom Einsatzort entfernt) zeigt an, dass sich der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Zeiterfassung oder -beendigung in deutlicher Entfernung zum Einsatzort befand. Die Kennzeichnung erfolgt in diesem Fall automatisch rot.
Das grüne GPS-Icon (weniger als 500 m vom Einsatzort entfernt) bedeutet, dass sich der Mitarbeitende bei der Erfassung in unmittelbarer Nähe zum Einsatzort aufgehalten hat.
Das gelbe GPS-Icon (501–800 m vom Einsatzort entfernt) signalisiert eine größere Distanz zum Einsatzort, die jedoch nicht ausreichend hoch ist, um eine rote Kennzeichnung auszulösen.
Das orangene Warnzeichen deutet darauf hin, dass sich die erfasste und die gespeicherte Zeit unterscheiden.
Wenn Sie in diesem Bereich auf die erfasste Zeit klicken, werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:
Rotes Symbol: Markiert den Standort des Einsatzortes
Blaues Symbol: Zeigt den Start- und Endpunkt der Zeiterfassung (1 = Startzeitpunkt, 2 = Stoppzeitpunkt)
Präzision der GPS-Erfassung: Gibt an, ob der GPS-Scan präzise oder unpräzise war. Eine unpräzise Erfassung kann z. B. durch schlechte Signalbedingungen entstehen, etwa in Gebäuden (z. B. Kellern), bei starker Bewegung oder eingeschränktem GPS-Empfang. In diesen Fällen wird der zuletzt ermittelte GPS-Standort verwendet.
Meine Medikiste- Integration
Mit der Integration Meine Medikiste können Sie für Ihre Kund:innen mit Pflegegrad direkt aus fortytools heraus eine monatliche Pflegebox (Pflegehilfsmittel) beantragen.
Die Kundendaten werden dabei automatisch aus fortytools übernommen, sodass der Antragsprozess deutlich vereinfacht wird und kein manueller Papieraufwand mehr entsteht.
Der Antrag wird anschließend online abgeschlossen und von Meine Medikiste weiterverarbeitet.
Die Funktion steht nach Aktivierung der Integration im Kundenstamm zur Verfügung und ermöglicht eine schnelle, digitale Abwicklung der Pflegebox-Bestellung direkt im System.
Weitere Informationen erhalten Sie in diesem Hilfeartikel: Meine Medikiste Integration
So wechseln Sie in den Prime-Tarif
Ein Upgrade auf den Prime-Tarif können Sie jederzeit unter Einstellungen → Tarifauswahl vornehmen.
Die neuen Funktionen stehen Ihnen anschließend direkt zur Verfügung.
