Übersicht
Damit sich Ihre Mitarbeitenden in der fortytools App oder über den Browser anmelden können, benötigen sie einen Benutzerzugang.
Voraussetzung hierfür ist, dass die betreffende Person als Mitarbeiter im System angelegt ist und eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
Mitarbeitende anlegen
Öffnen Sie den Hauptmenüpunkt „Mitarbeiter“.
Legen Sie dort neue Mitarbeitende manuell über "Los" an.
Alternativ können Sie mehrere Mitarbeitende auch über einen Import ins System übernehmen.
Benutzerzugang erstellen
Nun können Sie direkt im Hauptmenü unter Mitarbeiter im Dropdown-Menü "Benutzerzugang erstellen" auswählen. Nach Bestätigung ("Sind Sie sicher?") wird automatisch eine Einladung an die hinterlegte E-Mail Adresse des Mitarbeitenden gesendet.
Sollte Ihr Mitarbeitender keine E-Mail-Adresse haben, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.
Einladung bestätigen und Login-Voraussetzungen
Die Einladung muss anschließend über den Link in der E-Mail bestätigt werden.
Mitarbeitende können sich jedoch erst in die App einloggen, wenn sie im System als aktiv hinterlegt sind, also frühestens ab dem hinterlegten Eintrittsdatum in der Mitarbeiterakte (über Mitarbeiter > Mitarbeiter anklicken > „Bearbeiten“ > Eintrittsdatum hinterlegen).
Tipp: Häufig erreichen uns Anfragen von Kunden, die sich nicht in der App anmelden können. In vielen Fällen liegt dies daran, dass der Benutzerzugang noch nicht aktiviert wurde oder das Eintrittsdatum in der Mitarbeiterakte auf einen zukünftigen Zeitpunkt gesetzt ist.
Nach erfolgreicher Bestätigung der Einladung muss der/die Mitarbeiter/in ein Passwort vergeben, um die Registrierung vollständig abzuschließen.
Nach der Einrichtung des Benutzerzugangs kann sich der bzw. die Mitarbeitende mit der hinterlegten E-Mail-Adresse und dem selbst vergebenen Passwort in der Fortytools App oder über den Browser anmelden.
Für die Anmeldung im Browser steht folgende Adresse zur Verfügung:
Nach dem Login haben Mitarbeitende ausschließlich Zugriff auf die Funktionen, die auch in der App verfügbar sind. Ein Zugriff auf administrative Bereiche oder weiterführende ERP-Funktionen ist erst möglich, wenn Sie dem Mitarbeitenden Benutzergruppen zuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Benutzer & Gruppen verwalten.
Einladung erneut versenden und Benutzergruppen bearbeiten
Falls die Anmeldung per E-Mail nicht geklappt hat, können Sie in der Mitarbeiterakte unter "Benutzergruppen bearbeiten" die Einladung und den Link zur Anmeldung nochmals versenden.
Benutzer & Gruppen verwalten
Alle Mitarbeitenden, für die Sie einen Benutzerzugang aktiviert haben, finden Sie unter Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Benutzer.
In diesem Bereich können Sie Ihren Benutzerinnen und Benutzern auch entsprechende Benutzergruppen zuweisen. Damit steuern Sie, wer welche Berechtigungen und Einsichten in Ihren fortytools Mandanten erhält.
Wenn Sie einzelnen Mitarbeitenden keine erweiterten Zugriffsrechte zuweisen möchten, bleibt die Benutzergruppe einfach auf „Mitarbeiter“ gesetzt.
Weitere Informationen zu den Benutzergruppen finden Sie hier: Benutzergruppen zuweisen.
Benutzerzugang zur App für Nicht-Mitarbeitende erstellen
Möchten Sie Personen, die nicht als Mitarbeitende im System angelegt sind (z. B. Inhaber oder externe Personen), Zugriff auf die App ermöglichen, legen Sie diese zunächst als Benutzer an.
Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Benutzer.
Klicken Sie auf „Neuen Benutzer anlegen“.
Erfassen Sie die Benutzerdaten und hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse.
Öffnen Sie anschließend den neu angelegten Benutzer über das Gruppensymbol.
Das Benutzerprofil wird geöffnet. In diesem Bereich können Sie den Benutzer als Mitarbeiter anlegen und ihm anschließend den Zugriff auf die App ermöglichen.
Zugang zur App ohne Email-Adresse
Auch Mitarbeitende ohne eigene E-Mail-Adresse können die App nutzen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie die Mitarbeiterakte und hinterlegen Sie eine beliebige (erfundene) und noch nicht verwendete E-Mail-Adresse.
Speichern Sie die Änderungen.
Erstellen Sie anschließend den Benutzerzugang für den Mitarbeitenden.
Scrollen Sie in der Mitarbeiterakte in den Bereich „Dispo & Zeiterfassung“.
Generieren Sie dort einen Anmeldelink zur App.
Den Anmeldelink können Sie anschließend per SMS, WhatsApp oder über einen anderen Messenger an den Mitarbeitenden senden.
Alternativ können Sie einen QR-Code erstellen. Der Mitarbeitende muss diesen einmalig mit seinem Smartphone scannen, um sich in der App anzumelden.
Außerdem können Sie unter "Dispo & Zeiterfassung" folgende Informationen einsehen:
Handy-App
Hier sehen Sie, ob sich der Mitarbeitende bereits in der App angemeldet hat. Zusätzlich wird die aktuell verwendete App-Version angezeigt.
Automatische Zeiterfassung
Wenn Sie die Mitarbeiterakte öffnen und auf „Bearbeiten“ klicken, finden Sie im unteren Bereich die Option „Einsätze automatisch erfassen“.
Ist diese Funktion aktiviert, werden die geplanten Einsätze des Vortages jede Nacht automatisch als Arbeitszeiten erfasst – entsprechend der ursprünglich geplanten Einsatzzeiten.
Wichtig: Diese Funktion steht nur für Mitarbeitende zur Verfügung, die die Handy-App nicht nutzen.
Google Kalender / iCalender
Generieren Sie hier eine Kalender-URL, die im privaten Kalender Ihres Mitarbeitenden auf dem Smartphone hinterlegt werden kann, um eine Synchronisation zu ermöglichen.
Weitere Hilfe zum Thema Zugriffsrechte und Admins finden Sie hier:
Anleitung zur App: Mobile Zeiterfassung mit der App