Benutzerrollen und Zugriffsrechte
Überblick
Fortytools verfügt über ein flexibles Berechtigungssystem, das auf Benutzergruppen basiert. Jeder Benutzer wird einer Benutzergruppe zugewiesen, die festlegt, auf welche Funktionen er im System zugreifen darf.
Es gibt zwei Arten von Benutzergruppen:
Systemrollen – vordefinierte Gruppen mit fest hinterlegten Berechtigungen
Benutzerdefinierte Rollen – selbst erstellte Gruppen, bei denen die Berechtigungen individuell konfiguriert werden können
Hinweis: Wir unterscheiden generell zwischen Mitarbeitenden und Benutzern. Ein Benutzerzugang kann auch für externe Personen erstellt werden, die nicht zu den Mitarbeitenden gehören (z. B. Steuerberater, Lohnbüro). Wie Sie einen Benutzerzugang erstellst, erfahren Sie hier: Benutzerzugang für die App
Außerdem: Zugriffsrechte, Benutzer & Gruppen
Benutzer & Gruppen verwalten
Unter Einstellungen → Benutzer & Gruppen kannst du alle Benutzer verwalten und Benutzergruppen zuweisen oder neu erstellen.
Unter Benutzer werden alle Personen verwaltet, die Zugriff auf das System erhalten sollen.
Über „Neuen Benutzer hinzufügen" können auch Profile erstellt werden, die nicht unter Mitarbeiter geführt werden.
Über das Gruppensymbol neben einem Benutzer werden Gruppen und damit Zugriffsrechte zugewiesen.
Systemrollen – Überblick
Die folgenden Gruppen sind bereits vordefiniert und können direkt zugewiesen werden:
Besitzer
Zugriff auf alle Funktionen und Daten im System
Kaufmännischer Mitarbeiter
Zugriff auf fast alle Funktionen im System:
Kunden, Objekte, Lieferanten und Mitarbeiter (anlegen, bearbeiten)
Angebote, Rechnungen, Aufträge, Mahnwesen, Offene Posten
Rechnungsarchiv, Fibu-Export, Dokumentenversand
Dispositionsplanung, Zeiterfassung, Arbeitsscheine
Inventar (Artikel, Schlüssel)
Alle Vorgaben & Einstellungen
Auswertungen (Rechnungsstatistiken, Umsatzauswertungen, Urlaubskonten)
Eingeschränkter Zugriff:
Mandantendaten und Grundeinstellungen sind nicht sichtbar und können nicht geändert werden
Ideal für Mitarbeitende, die operative Aufgaben bearbeiten, aber keine administrativen Änderungen am Mandanten vornehmen sollen.
Disponent
Zugriff auf:
Dashboard
Übersicht, Aufgaben (Todo)
Aufgaben: Neu anlegen, Filter, anzeigen / erledigen / löschen
Urlaubsanträge: Liste, genehmigen / ablehnen
Mobile App – Aktualisierung notwendig, Synchronisierungsabweichungen, Dienstleistungsstatus (Tracking)
Kunden
Liste: anzeigen, Filter (nur lesen)
Objekte: Liste anzeigen (nur lesen)
Aufgaben: Liste / Filter, Neu / Erledigen / Löschen
Mitarbeiter
Liste / Filter (nur lesen)
Lohnkonditionen (nur lesen)
CSV herunterladen (nur lesen)
Arbeitszeitplan
Disposition
Planung: Einsatz planen, Ansicht Tafel / Karte, Filter, Zu planende Einsätze, Geplante Einsätze, Umplanungshistorie, Monatskalender, Abwesenheiten, Zeiterfassung
Einzelerfassung: Mitarbeiter auswählen, Kalender / Liste, Geplant & Erfasst, Zeiterfassung bestätigen, Neue Ist-Zeit
Sammelerfassung: Einsatzorte (Tab), Mitarbeiter (Tab), Filter, Neue Ist-Zeit, Freigabe
Arbeitsscheine: Liste / Filter, Neu anlegen, Mitarbeiter zuweisen
Soll-/Ist-Vergleich: Liste / Filter, Einträge anzeigen
Erfasste Zeiten: Liste / Filter, Bearbeiten, Freigeben, Export XLSX
Abwesenheiten: Kalender, Neu anlegen, PDF Export
Auswertungen
Erfasste Einsätze: Tabelle / Filter, CSV Export
Mobile App Versionen
Dienste-Liste: Tabelle / Filter, CSV Export
Dienste-Kalender: Tabelle / Filter, XLS Export
Stundenkontrolle Soll/Ist
Urlaubskonten: Tabelle / XLS
Krankheitstage: Tabelle / XLS
Ideal für Mitarbeitende, die operative Einsatzplanung und Zeitmanagement übernehmen
Entgeltabrechnung
Zugriff auf:
Mitarbeiter
Liste / Filter (nur lesen)
Daten bearbeiten
Lohnkonditionen (Schreibzugriff)
CSV herunterladen (nur lesen)
Arbeitszeitplan
Transfer
Lohndaten-Export: Liste, Als abgerechnet markieren, Exportieren
Auswertungen
Erfasste Einsätze: Tabelle / Filter, CSV Export
Lohndaten-Export: Tabelle / Filter, Zum Export
Festgehalt: Tabelle / Filter, Jetzt abrechnen
Urlaubskonten: Tabelle / XLS
Empfänger von Benachrichtigungen für abgeschlossene Buchungen
Benutzende in dieser Gruppe erhalten eine E-Mail, wenn Mitarbeitende die Buchungen für ein Projekt zu einem Datum abschließen
Objektleiter
Zugriff auf:
Dashboard
Übersicht, Aufgaben (Todo)
Aufgaben: Neu anlegen, Filter, anzeigen / erledigen / löschen
Urlaubsanträge: Liste, genehmigen / ablehnen
Mobile App – Aktualisierung notwendig, Synchronisierungsabweichungen, Dienstleistungsstatus (Tracking)
Kunden
Liste: anzeigen, Filter (nur lesen)
Objekte: Liste anzeigen (nur lesen)
Aufgaben: Liste / Filter, Neu / Erledigen / Löschen
Mitarbeiter
Liste / Filter (nur lesen)
Disposition
Planung: Einsatz planen, Ansicht Tafel / Karte, Filter, Zu planende Einsätze, Geplante Einsätze, Umplanungshistorie, Monatskalender, Zeiterfassung
Einzelerfassung: Mitarbeiter auswählen, Kalender / Liste, Geplant & Erfasst, Zeiterfassung bestätigen, Neue Ist-Zeit
Sammelerfassung: Einsatzorte (Tab), Mitarbeiter (Tab), Filter, Neue Ist-Zeit, Freigabe
Arbeitsscheine: Liste / Filter, Neu anlegen, Mitarbeiter zuweisen
Soll-/Ist-Vergleich: Liste / Filter, Einträge anzeigen
Erfasste Zeiten: Liste / Filter, Bearbeiten, Freigeben, Export XLSX
Auswertungen
Erfasste Einsätze: Tabelle / Filter, CSV Export
Mobile App Versionen
Dienste-Liste: Tabelle / Filter, CSV Export
Dienste-Kalender: Tabelle / Filter, XLS Export
Stundenkontrolle Soll/Ist
Urlaubskonten: Tabelle / XLS
Ideal für Führungskräfte vor Ort, die operative Abläufe und Ressourcen an einem oder mehreren Objekten koordinieren
Die Berechtigungen gelten nur für die zugewiesenen Objekte, nicht mandantenweit.
Qualitätsbeauftragte
Dashboard
Übersicht, Aufgaben (Todo)
Aufgaben: Neu anlegen, Filter, anzeigen / erledigen / löschen
Kunden
Liste: anzeigen, Filter (nur lesen)
Objekte: Liste anzeigen (nur lesen)
Aufgaben: Liste / Filter, Neu / Erledigen / Löschen
Auswertungen
Dienste-Liste: Tabelle / Filter, CSV Export
Dienste-Kalender: Tabelle / Filter, XLS Export
Weitere Infos: Qualitätsmanagement / Ticketsystem
Teamleiter
Dashboard
Übersicht, Aufgaben (Todo)
Aufgaben: Neu anlegen, Filter, anzeigen / erledigen / löschen
Urlaubsanträge: Liste, genehmigen / ablehnen
Mobile App – Aktualisierung notwendig, Dienstleistungsstatus (Tracking)
Kunden
Liste: anzeigen, Filter (nur lesen)
Objekte: Liste anzeigen (nur lesen)
Aufgaben: Liste / Filter, Neu / Erledigen / Löschen
Mitarbeiter
Liste / Filter (nur lesen)
Disposition
Planung: Einsatz planen, Ansicht Tafel / Karte, Filter, Zu planende Einsätze, Geplante Einsätze, Umplanungshistorie, Monatskalender, Zeiterfassung
Einzelerfassung: Mitarbeiter auswählen, Kalender / Liste, Geplant & Erfasst, Zeiterfassung bestätigen, Neue Ist-Zeit
Sammelerfassung: Einsatzorte (Tab), Mitarbeiter (Tab), Filter, Neue Ist-Zeit, Freigabe
Arbeitsscheine: Liste / Filter, Neu anlegen, Mitarbeiter zuweisen
Soll-/Ist-Vergleich: Liste / Filter, Einträge anzeigen
Erfasste Zeiten: Liste / Filter, Bearbeiten, Freigeben, Export XLSX
Auswertungen
Erfasste Einsätze: Tabelle / Filter, CSV Export
Dienste-Liste: Tabelle / Filter, CSV Export
Dienste-Kalender: Tabelle / Filter, XLS Export
Stundenkontrolle Soll/Ist
Urlaubskonten: Tabelle / XLS
Die Berechtigungen gelten nur für die zugewiesenen Teammitglieder, nicht mandantenweit.
Mitarbeiter
Grundlegende Benutzeroberfläche: Navigation, eigene Stammdaten, Abmelden
Wird benötigt, um Mitarbeitende in der Einsatzplanung einzuplanen und deren Zeiten zu erfassen
Voraussetzung für die Erstellung eines App-Zugangs
KI-Assistent (coming soon)
Diese Gruppenzuweisung ist für den zukünftigen KI-Assistenten vorgesehen. Die Funktion steht aktuell noch nicht zur Verfügung. Benutzer mit dieser Zuweisung können künftig direkt innerhalb des Systems Fragen an die KI stellen.
Benutzerdefinierte Rollen erstellen
Neben den Systemrollen können eigene Benutzergruppen angelegt werden, um Zugriffsrechte individuell zuzuschneiden.
So gehen Sie vor:
Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Gruppen
Klicke auf „Neue Gruppe anlegen"
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen
Wählen Sie für jeden Berechtigungsbereich, ob die Gruppe Leserechte (R) oder Schreibrechte (W) erhalten soll – oder keinen Zugriff
Speichern Sie die neue Gruppe
Die verfügbaren Berechtigungsbereiche sind:
Bereich | Enthaltene Funktionen |
Stammdaten | Kunden, Objekte, Kostenträger, Lieferanten, Mitarbeiter, Benutzer |
Abrechnung & Dokumente | Rechnungen, Aufträge, Angebote, Lieferscheine, Artikel, Dispo-Umsätze, Rechnungsarchiv, Offene Posten, Mahnungen, Rechnungsstatistiken, Dokument-Uploads, Eingangsrechnungen, Fibu-Exporte |
Disposition & Zeiterfassung | Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Dienste |
Lohn & Gehalt | Löhne, Gehälter, Entgelt |
Zahlungsverkehr | Kontostände, Kontoumsätze (allgemein, Kunden, Lieferanten), Überweisungen |
Einstellungen | Vorgaben & Einstellungen, Dokumenteneinstellungen |
Inventar | Schlüssel |
Legende: R = nur lesen | W = lesen und schreiben (Schreibrechte schließen Leserechte immer mit ein)
Benutzergruppe einem Benutzer zuweisen
Voraussetzungen
Zum Verwalten von Benutzergruppen wird die Systemrolle Besitzer oder Kaufmännischer Mitarbeiter benötigt (oder eine benutzerdefinierte Rolle mit Schreibzugriff auf „Benutzer & Gruppen").
Schritt-für-Schritt
Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Benutzer
Klicke auf das Gruppensymbol neben dem gewünschten Benutzer
Wähle die passende Gruppe aus
Speichere die Änderung
Alternativ: Mitarbeiter → Mitarbeiterprofil → Benutzergruppen
Einladungslink erneut versenden
Falls ein Benutzer die Einladungs-E-Mail nicht erhalten hat oder der Link abgelaufen ist:
Navigiere zu Einstellungen → Benutzer → Gruppensymbol
Klicke auf „Einladung erneut senden"
Wichtige Hinweise
⚠️ Tipp zur Mehrfachzuweisung: Im besten Fall wird einem Benutzer immer nur eine Gruppe zugeordnet, damit sich Gruppen nicht gegenseitig einschränken.
Wenn beispielsweise die Gruppen „Kaufmännischer Mitarbeiter" und „Disponent" gleichzeitig zugewiesen sind, wird die Gruppe mit mehr Zugriffsrechten („Kaufmännischer Mitarbeiter") durch die Gruppe mit weniger Zugriffsrechten („Disponent") eingeschränkt.
E-Mail-Adresse: Jede E-Mail-Adresse darf pro Mandant nur einmal verwendet werden. Bei mehreren Mandanten kann dieselbe E-Mail-Adresse für alle Mandanten verwendet werden – in der App kann dann zwischen den Firmen gewechselt werden.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Benutzer keine Gruppe hat? Benutzer ohne zugewiesene Gruppe haben nur Zugriff auf die Basis-Navigation und eigene Profildaten.
Können Systemrollen verändert werden? Nein, die vordefinierten Systemrollen sind schreibgeschützt. Für individuelle Anpassungen bitte eine benutzerdefinierte Rolle anlegen.
Muss ein Benutzer auch ein Mitarbeiter sein? Nein. Benutzer können auch externe Personen sein (z. B. Steuerberater), die keinen Mitarbeiterdatensatz benötigen. Erst wenn jemand als Mitarbeiter geführt wird, kann er in der Einsatzplanung eingeplant werden und einen App-Zugang erhalten.