Seit Juni 2024 gibt es ein großes Update unserer App für die Zeiterfassung. Modernes Design und intuitive Bedienung. Hier gibts eine neue Anleitung mit dem Umgang der App :)

Sie können die App entweder über den Google Play Store oder für iPhones über den App Store herunterladen oder aktualisieren. Sollte es hier beim Login zu Fehlern kommen, liegt dies meist an einem veralteten Betriebssystem auf dem Smartphone.

Zunächst muss ein Benutzerzugang erstellt werden. Hilfe dazu finden Sie in unserem Hilfe Center und im Tutorial “Benutzerzugänge und Zugriffsrechte”.

In der Hauptansicht finden Sie oben rechts Ihren Benutzeraccount. Hier können Sie Daten einsehen, die Firma wechseln und sich ausloggen.

Darunter befindet sich der Prozess Balken. Hier wird angezeigt, wie viele Einsätze an diesem Tag geplant sind und wie viel davon schon bearbeitet wurde.

Als Nächstes sehen Sie das Suchfeld. Hier können Sie nach Einsätzen suchen.

Unter dem Suchfeld befindet sich die Liste der heutigen Einsätze und ganz unten die Kalender-Übersicht, die Stoppuhr und die Hilfe. Über den Kalender können Sie an allen Tagen die geplanten Einsätze einsehen. In der Vergangenheit und in der Zukunft.

Wurde der Einsatz noch nicht erfasst, wird eine schwarze Stoppuhr dargestellt. Hat der Einsatz schon ohne Zeiterfassung begonnen, wird die Uhr rot dargestellt. Wurde der Einsatz erfasst, wird eine rote Unterschrift dargestellt. Wurde der Einsatz und die Unterschrift erfasst, erscheint ein grüner Haken ✅:

Um einen geplanten Einsatz zu erfassen, suchen Sie danach oder wählen ihn aus der Liste aus. Sie sehen die Einsatzdetails mit Beschreibung, Aufgaben und Adresse. Klicken Sie auf die Adresse, um diese direkt in Google Maps aufzurufen.
Klicken Sie auf die Aufgaben, um diese abzuhaken.

Klicken Sie auf die Stoppuhr, um die Uhr zu starten. Wenn Sie nicht die Stoppuhr verwenden, haben Sie darunter auch die Möglichkeit, die Zeit manuell einzugeben.

Wenn Sie im Einsatz auf die Stoppuhr klicken, beginnt die Zeit zu laufen. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, über das Stiftsymbol Notizen (intern), die Auftragsdokumentation (für den Kunden) und Bilder hinzuzufügen.

Über das Café Symbol können Sie eine Pausenzeit erfassen. Wenn Sie die Pausenzeit beenden wollen, haben Sie im Folgenden die Optionen zurück zum Einsatz zu kehren, den nächsten Einsatz zu starten (Kundeneinsatz), eine Fahrt-/Rüstzeit zu erfassen oder die Zeiterfassung zu beenden.

Über den kleinen Pfeil, kann die Einsatzkarte aufgeklappt werden, um Details einzusehen und die Unterschrift zu erfassen.

Auch wenn Sie auf das Stoppzeichen klicken, können Sie die Unterschrift einholen, einen neuen Einsatz starten, eine Fahrt-/Rüstzeit oder Pause erfassen oder die Zeiterfassung stoppen. (Wenn die Zeit überzogen wurde, wird das Timer Symbol rot dargestellt.)

Sie können auch einfach in der Hauptansicht auf die große Stoppuhr tippen, um einen Einsatz, eine Rüstzeit oder eine Pause ohne vorherige Planung zu erfassen.

Sobald ein geplanter Einsatz erfasst wurde, sehen Sie in der Übersicht dazu ein Unterschriften-Symbol. Es erscheint rot, wenn die Unterschrift noch nicht erfasst wurde. Sonst grün.

Sie können Einsätze auch noch im Nachhinein bearbeiten und die Zeiten anpassen, die Unterschrift, Kilometerangaben, Notizen und Dokumentationen hinzufügen. Rufen Sie dazu den gewünschten Einsatz über den Kalender auf.

Sobald eine erfasste Zeit vom Büro bestätigt wurde, kann diese allerdings nicht mehr bearbeitet werden. Beim Versuch etwas zu ändern erhalten Sie die Meldung "

Sobald eine Kundenunterschrift hinterlegt wurde, wird aus der Einsatzdokumentation ein Servicebericht bzw. Arbeitsschein (nur für zvoove GDL Kunden) erstellt.

Der Servicebericht kann unter Auswertungen - Erfasste Einsätze heruntergeladen werden und beinhaltet neben der Kundenunterschrift alle Daten zum Einsatz und die Auftragsdokumentation, falls diese hinterlegt wurde.

In den Einstellungen unter Disposition können Sie die Zeiterfassung per QR-Code aktivieren. Bei "QR-Code für Zeiterfassung" wählen Sie dazu Pflicht aus.

Im Mitarbeiterprofil unter Bearbeiten können Sie die Einstellung auch für einzelne Mitarbeitende einstellen. Nun müssen die Mitarbeitenden erst einen QR Code am Einsatzort scannen, um die Zeit dafür erfassen zu können.

Den QR Code können Sie pro Kunde oder Objekt unter Mehr - Einstellungen generieren.

Name und Identifier können Sie frei wählen.

Nach Scannen des QR-Codes wird der Start Button angezeigt und es können Zeiten und Pausen erfasst werden. Bei erneutem Scannen kann der Einsatz beendet werden (Feierabend) oder eine Fahrtzeit oder Pause erfasst werden.

Die Sprache der App richtet sich nach der Spracheinstellung des Smartphones (die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Türkisch und Polnisch werden unterstützt)

Die App kann nur auf Smartphones und Tablets installiert werden. Auf dem Computer und Laptop müssen Sie sich über den Browser (z.B. Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox) einloggen.

Zunächst können die Mitarbeitenden in der App nur die Kunden / Objekte auswählen, bei denen Sie eingeplant wurden. In den Einstellungen unter Disposition können Sie den Haken bei "Alle Einsatzorte anzeigen" setzen, dann können die Mitarbeitenden alle Kunden und Objekte in der App auswählen.

Die App wurde ursprünglich nur für die Zeiterfassung der Mitarbeitenden entwickelt und war nur auf die Zeiterfassung beschränkt. Mittlerweile arbeiten wir an vielen weiteren Funktionen und wollen die App ausbauen. Es werden nach und nach weitere Funktionen hinzukommen.

Es gibt aktuell allerdings noch keine Möglichkeit, über die App zu kommunizieren. Es werden noch keine Feiertage, Urlaube etc. abgebildet. Haben Sie Geduld :)

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