Übersicht
So starten Sie mit der fortytools-App
App herunterladen
Die App "fortytools" steht im Google Play Store (Android) sowie im App Store (iOS) zur Verfügung und kann dort kostenlos installiert und aktualisiert werden.
Klicken Sie einfach auf den passenden Button, um die App zu installieren:
 |  |
Wichtig: Es sollte stets die aktuelle Version genutzt werden, um eine fehlerfreie Funktion sicherzustellen.
Für den Download der App wird ein Google oder Apple Account benötigt.
Login in die App
Bevor Sie Ihre Arbeitszeit in der App erfassen können, benötigen Sie:
die installierte fortytools App auf Ihrem Smartphone
einen Benutzerzugang, den Sie von Ihrem Unternehmen per E-Mail erhalten
Ihre Anmeldedaten (E-Mail und Wunsch-Passwort)
Melden Sie sich nach der Installation der App mit Ihren Zugangsdaten an.
Video - Erste Schritte mit der fortytools-App
In diesem Video erfahren Sie alles Wichtige für den Einstieg in die fortytools App.
Die App im Überblick
Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite der fortytools App. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen und Funktionen für Ihren Arbeitstag.
Benutzerkonto (1.)
Oben rechts finden Sie Ihr Benutzerkonto. Dort können Sie:
Ihre Benutzerdaten einsehen,
zwischen Firmen wechseln (wenn Sie für mehrere Unternehmen freigeschaltet sind) und
sich von der App abmelden.
Im Normalfall müssen Sie sich nicht abmelden, da Sie dauerhaft in der App angemeldet bleiben.
Prozessbalken (2.)
Unter Ihrem Benutzerkonto sehen Sie den blauen Prozessbalken.
Er zeigt Ihnen auf einen Blick, wie viele Einsätze für den heutigen Tag geplant sind und wie viele davon Sie bereits bearbeitet haben.
Suche (3.)
Über das Suchfeld können Sie Ihre heutigen Einsätze schnell finden, indem Sie beispielsweise nach dem Kunden oder dem Einsatz suchen.
Heutige Einsätze (4.)
Unterhalb des Suchfelds werden unter Heute alle Einsätze angezeigt, die für den aktuellen Tag geplant sind.
Tippen Sie auf einen Einsatz, um weitere Informationen anzuzeigen oder Ihre Arbeitszeit zu starten.
Navigation am unteren Bildschirmrand
Über die Navigationsleiste gelangen Sie schnell zu den wichtigsten Bereichen der App:
Kalender (5.): Zeigt Ihre geplanten Einsätze und Termine an.
Stoppuhr (6.): Hier starten oder beenden Sie Ihre Arbeitszeit.
Hilfe (7.): Öffnet den Hilfebereich mit weiteren Informationen zur App.
Statussymbole bei Einsätzen
An den Symbolen hinter den Einsätzen erkennen Sie sofort den aktuellen Status eines Einsatzes:
Rote Unterschrift (a): Der Einsatz wurde erfasst, es fehlt jedoch noch die Kundenunterschrift.
Grüner Haken ✅ (b): Der Einsatz wurde vollständig abgeschlossen und die Kundenunterschrift liegt vor.
Rote Stoppuhr (c): Der Einsatz hat bereits zeitlich begonnen, Ihre Arbeitszeit wurde jedoch noch nicht gestartet.
Schwarze Stoppuhr (d): Der Einsatz liegt in der Zukunft und wurde noch nicht begonnen.
So erfassen Sie Ihre Arbeitszeit
Einsatz auswählen
Um einen geplanten Einsatz zu erfassen, suchen Sie ihn über das Suchfeld (1.) oder wählen Sie ihn direkt aus der Liste unter Heute aus (2.).
Anschließend werden die Einsatzdetails angezeigt. Dort finden Sie die Beschreibung, die geplanten Aufgaben sowie die Adresse des Einsatzortes.
Adresse (3.): Tippen Sie auf die Adresse, um sie direkt in Google Maps/Karten-App zu öffnen.
Aufgaben (4.): Tippen Sie auf die Aufgaben, um diese als erledigt zu markieren. Es werden nur die Aufgaben angezeigt, die bei der Einsatzplanung hinterlegt wurden.
Um die Arbeitszeit zu erfassen, tippen Sie auf „Zeiterfassung starten“ (5.).
Wenn Sie die Stoppuhr nicht verwenden möchten, können Sie die Arbeitszeit auch manuell erfassen. Tippen Sie dazu auf „Manuelle Eingabe der Zeit“ (6.) und geben Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit ein.
Arbeitszeit starten
Um Ihre Arbeitszeit zu erfassen, öffnen Sie den gewünschten Einsatz und tippen Sie auf Zeiterfassung starten. Die Zeiterfassung startet sofort und die Arbeitszeit wird aufgezeichnet.
Alternativ können Sie – sofern von Ihrem Unternehmen freigegeben – die manuelle Zeiterfassung nutzen. Dabei legen Sie direkt fest, von wann bis wann Sie beim Kunden tätig waren.
Während die Zeiterfassung läuft, stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung:
Notizen hinzufügen
Über das Stiftsymbol links können Sie:
interne Notizen erfassen,
die Auftragsdokumentation für den Kunden ausfüllen und
Bilder zum Einsatz hinzufügen.
Pause erfassen
Über das Café-Symbol rechts starten Sie eine Pause.
Nach der Pause können Sie auswählen, wie es weitergehen soll:
zum aktuellen Einsatz zurückkehren,
den nächsten Kundeneinsatz starten,
eine Fahrt- oder Rüstzeit erfassen oder
die Zeiterfassung beenden.
Einsatzdetails anzeigen
Über den Pfeil nach unten können Sie die Einsatzdetails aufklappen.
Dort finden Sie weitere Informationen zum Einsatz und können – sofern vorgesehen – die Kundenunterschrift erfassen.
Arbeitszeit beenden
Tippen Sie auf das rote Stopp-Symbol, wenn Sie Ihre Arbeitszeit beenden möchten.
Je nach Arbeitsablauf können Sie anschließend:
die Kundenunterschrift einholen,
den nächsten Einsatz starten,
eine Fahrt- oder Rüstzeit erfassen,
eine Pause beginnen oder
die Zeiterfassung vollständig beenden.
Wolken-Symbol
Wenn Sie ein Wolken-Symbol mit einem Ausrufezeichen sehen, bedeutet das, dass Ihre erfasste Zeit noch nicht an das System Ihres Unternehmens übertragen werden konnte.
Das passiert zum Beispiel, wenn keine oder nur eine schlechte Internetverbindung besteht.
Sobald wieder eine stabile Verbindung vorhanden ist, werden die Daten automatisch synchronisiert. Danach verschwindet das Wolken-Symbol wieder.
Neue Einsätze in der App planen
Kalender
Über den Kalender in der Navigation unten links erhalten Sie eine Übersicht über alle Ihre geplanten Einsätze – sowohl vergangene als auch zukünftige.
Neuen Einsatz erstellen
Falls Ihr Unternehmen diese Funktion freigeschaltet hat, können Sie auch selbst einen neuen Einsatz anlegen.
Öffnen Sie den Kalender.
Tippen Sie auf das + Symbol.
Geben Sie die erforderlichen Informationen zum Einsatz ein.
Speichern Sie den neuen Einsatz.
Hinweis: Ob Sie neue Einsätze erstellen können, hängt von den Einstellungen Ihres Unternehmens ab. Ist das +-Symbol nicht sichtbar, wurde diese Funktion für Ihren Benutzer nicht freigegeben.
Zeiterfassung ohne Planung
Sie können auch einfach in der Hauptansicht auf die große Stoppuhr tippen, um einen Kundeneinsatz, eine Fahrt-/Rüstzeit oder eine Pause ohne vorherige Planung zu erfassen.
Kundenunterschrift einholen - für Servicebericht, Arbeitsschein oder Leistungsnachweis
Servicebericht
Öffnen Sie den Einsatz und starten Sie Ihre Arbeitszeit wie gewohnt. Sobald der Einsatz abgeschlossen ist, können Sie über das Unterschrift-Symbol die Unterschrift des Kunden direkt in der App erfassen.
Nach erfolgreichem Abschluss wird der Einsatz in Ihrer Übersicht mit einem grünen Häkchen angezeigt.
Arbeitsschein
Wenn Ihr Unternehmen mit Arbeitsscheinen arbeitet, werden diese ebenfalls in Ihrer App angezeigt. Sie erkennen einen Arbeitsschein-Einsatz am # Symbol mit der Arbeitsscheinnummer.
Tippen Sie auf den Einsatz, um ihn zu öffnen. Dort können Sie Ihre Arbeitszeit wie gewohnt erfassen und – sofern vorgesehen – die Kundenunterschrift direkt in der App einholen.
Leistungsnachweis
Nachdem Sie Ihre Zeiterfassung über das rote Stopp-Symbol beendet und anschließend auf „Jetzt Zeiterfassung abschließen“ geklickt haben (oder die Zeit manuell erfasst haben), können Sie die Kundenunterschrift im Bereich „Leistungsnachweise im Monat X“ erfassen.
Sobald die Unterschrift vorliegt, wird der Einsatz in Ihrer Übersicht mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.
Sie können bei Bedarf auch frühere Einsätze, die noch nicht unterschrieben wurden, nachträglich vom Kunden unterschreiben lassen. Klicken Sie dazu auf das gewünschte Datum und holen für diesen Tag die Unterschrift ein.
Nach der Unterschrift können nur noch Angaben wie Kilometerstände oder Notizen ergänzt werden. Weitere Änderungen am Einsatz sind danach nicht mehr möglich.
Überblick über geleistete Stunden
In der App haben Sie die Möglichkeit, ihre geleisteten Stunden einzusehen.
Dazu klicken Sie unten links auf das Kalendersymbol. Anschließend werden die erfassten Stunden neben dem jeweiligen Monatsnamen übersichtlich angezeigt.
Hilfe & weitere Informationen
Wenn Sie Fragen zur Nutzung der App haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Vorgesetzten oder Ihre zuständige Ansprechperson im Unternehmen.
Je nach Einrichtung Ihres Unternehmens können einzelne Funktionen in der App abweichen oder nicht verfügbar sein.