Pausenplanung
Mit der neuen Pausenplanung können Sie Pausen bereits bei der Planung Ihrer Einsätze berücksichtigen.
Unter Einstellungen → Disposition können Sie eine Standard-Pausendauer festlegen. Diese wird bei der Einsatzplanung automatisch hinterlegt.
Hinweis Mobile App
Die von Ihnen festgelegten Pausenzeiten werden künftig auch in der App für Ihre Mitarbeitenden angezeigt. In der App wird die Einsatzzeit entsprechend der geplanten Pausenlänge verlängert und mit einem Hinweis versehen. Der Pause-Knopf wird dann entsprechend deaktiviert, sodass keine Pause mehr manuell erfasst werden kann.
Die Arbeitszeit wird wie gewohnt in der App erfasst / gestoppt und die geplante Pause wird automatisch angehängt. Wenn also 2,5 Stunden mit 30 minuten Pause geplant wurden, wird in der App die Arbeitszeit von 2 Stunden (oder ggf. abweichend) vom Mitarbeiter gestoppt, es werden aber automatisch 2,5 Stunden (bzw. die gestoppte Zeit + 0,5 Stunden Pause) erfasst. Es kann dann keine separate Pause für diesen Einsatz erfasst werden.
Buchungsmodelle
Mit Buchungsmodellen können erfasste Arbeitszeiten automatisch nach Ihren Vorgaben angepasst werden und automatische Pausezeiten hinterlegt werden.
Voraussetzungen
Die Buchungsmodelle sind im Prime-Tarif enthalten:
Möchten Sie dieses Feature nutzen, kontaktieren Sie einfach unseren Support über den Chat oder per E-Mail an support@fortytools.com.
Wichtige Hinweise
Buchungsmodelle werden nur auf Zeiten angewendet, die über die mobile App erfasst wurden.
Die Anpassung erfolgt einmalig direkt nach der Zeiterfassung.
Wird die Zeit später manuell bearbeitet, wird das Buchungsmodell nicht erneut angewendet.
Die Anpassung erfolgt vor der weiteren Verarbeitung der Zeiten, beispielsweise für Löhne oder Umsätze.
So können Zeitbuchungen automatisch und einheitlich nach Ihren betrieblichen Vorgaben verarbeitet werden.
Hinterlegen Sie zunächst unter Einstellungen → Buchungsmodelle die gewünschten Regeln für die automatische Anpassung von Arbeitszeiten bzw. die automatischen Pausezeiten.
Anschließend können Sie unter Einstellungen → Disposition ein Standard-Buchungsmodell festlegen, das automatisch für alle Mitarbeitenden verwendet wird.
Falls einzelne Mitarbeitende abweichende Vorgaben benötigen, können Sie in der jeweiligen Mitarbeiterakte ein individuelles Buchungsmodell hinterlegen. Dieses überschreibt das hinterlegte Standard-Buchungsmodell.
6. Automatische Pausenzeit
Mit dieser Funktion werden Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen, wenn eine bestimmte Arbeitsdauer überschritten wird.
Sie können hier zwei Regeln hinterlegen.
Mindestarbeitszeit in Stunden:
Ab welcher Arbeitszeit die Pause berücksichtigt werden soll.Pausendauer in Minuten
Wie viele Minuten Pause automatisch abgezogen werden.
Beispiel:
Mindestarbeitszeit: 6 Stunden
Pausendauer: 30 Minuten
Arbeitet ein Mitarbeiter 6 Stunden oder mehr, werden automatisch 30 Minuten Pause berücksichtigt.
Zweite Pausenregel (optional)
Sie können eine weitere Regel für längere Arbeitszeiten hinterlegen.
Beispiel:
Erste Regel: Ab 6 Stunden → 30 Minuten Pause
Zweite Regel: Ab 9 Stunden → 45 Minuten Pause
Sobald die längere Arbeitszeit erreicht wird, gilt automatisch die längere Pausenzeit.
Name
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Buchungsmodell.
Beispiel:
„Reinigung – 15 Minuten Rundung“ oder „Objekte mit 2 Stunden Sollzeit“.
Dadurch können Sie das Buchungsmodell später leichter wiederfinden und den Mitarbeitenden zuweisen.
Dauer auf Sollzeit anpassen
Mit dieser Einstellung wird die erfasste Arbeitszeit automatisch auf die hinterlegte Sollzeit angepasst, sofern die Abweichung innerhalb der gewählten Toleranz liegt.
Beispiel: Dauer auf Sollzeit anpassen: 5 Minuten
Für ein Objekt ist eine Sollzeit von 2 Stunden hinterlegt.Ein Mitarbeitender erfasst 1 Stunde 55 Minuten.
Ein anderer Mitarbeiter erfasst 2 Stunden 5 Minuten.
Ist die erlaubte Toleranz entsprechend auf 5 Minuten eingestellt, wird die Zeit in beiden Fällen automatisch auf 2 Stunden angepasst.
Dadurch werden kleine Abweichungen bei der Zeiterfassung automatisch ausgeglichen.
Start aufrunden auf
Startzeiten können aktuell nur aufgerundet werden. Der Arbeitsbeginn wird auf das nächste gewählte Minutenintervall aufgerundet.
Beispiel bei einer 5-Minuten-Rundung:
Startzeit: 08:01 Uhr → 08:05 Uhr
Startzeit: 08:12 Uhr → 08:15 Uhr
Startzeit: 08:16 Uhr → 08:20 Uhr
Ende abrunden auf
Endzeiten können aktuell nur abgerundet werden. Das Arbeitsende wird auf das vorherige gewählte Minutenintervall abgerundet.
Beispiel bei einer 15-Minuten-Rundung:
Endzeit: 10:14 Uhr → 10:00 Uhr
Endzeit: 10:28 Uhr → 10:15 Uhr
Endzeit: 10:44 Uhr → 10:30 Uhr
Automatisch stoppen nach
Hier legen Sie fest, ob eine laufende Zeiterfassung nach einer bestimmten Zeit automatisch beendet werden soll.
Beispiel:
Ist ein automatischer Stopp nach 30 Minuten eingestellt, wird die Zeiterfassung nach Ablauf dieser Zeit automatisch beendet.
Hinweis: Der automatische Stopp funktioniert nur, wenn für die Zeitbuchung eine geplante Arbeitszeit angelegt ist und der Mitarbeiter seine Zeit in der App startet.