Auswertungen

Werten Sie die erfassten Zeiten Ihrer Mitarbeiter für ausgewählte Zeiträume aus: Exportieren Sie diese, um sie anschließend weiterverarbeiten zu können, lassen Sie sich Ihre Umsätze und Lohndaten anzeigen oder kontrollieren Sie Ihre Stundensätze auf deren Wirtschaftlichkeit.

Rechnungs-Statistiken sind Auswertungen über Ihre ausgestellten Rechnungen. Sie zeigen zusammengefasste Zahlen, die aus den Rechnungsdaten berechnet werden. Damit können Sie schnell sehen, wie viel Umsatz Sie gemacht haben und wie sich dieser verteilt.

Klicken Sie im Hauptmenü auf Auswertungen und Rechnungs-Statistiken, um verschiedene Umsatzstatistiken einzusehen.

In der Kopfzeile können Sie nach Datum, Leistungsarten, Kunden und Tags filtern.

Sehen Sie unten im Kreisdiagramm den Umsatz pro Kunde und den Umsatz nach Leistungsart.

Um die Auswertung Ihrer Umsätze anzuzeigen, klicken Sie auf den Button „Auswertung jetzt erstellen lassen“:

Anschließend erhalten Sie eine Übersicht über die Umsätze Ihrer Kunden bzw. Objekte, aufgeschlüsselt nach Rechnungen, Aufträgen, Verrichtungen, Lieferscheinen, erfassten Zeiten und Planungen.

Öffnen Sie die Auswertungen >Erfasste Einsätze.
Hier sehen Sie die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern erfassten Zeiten.

Wählen Sie bei Bedarf einen einzelnen Mitarbeitenden oder alle aus und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest.

Für jeden Einsatz sehen Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick: Einsatzort, Mitarbeiter, Einsatzzeit, geplante Zeit, Datum und Beschreibung.

Bei der Einsatzzeit erscheinen zwei Werte:

Über den Button „Ausgewählte Zeiten als CSV exportieren“ können Sie Ihre Daten inklusive der Serviceberichte exportieren.

In der Tabelle erhalten Sie folgende Angaben:

Mitarbeitername, Mitarbeiternummer, Einsatzort, Kundennummer, Dauer, Menge, Start, Ende, Datum, Details, Einsatzbeschreibung, Lohnart, Lohnfaktor, Summer, Servicebericht.

Sehen Sie hier die App-Versionen Ihrer Mitarbeitenden und wann die App zuletzt gestartet wurde.

Hier können Sie auch prüfen, ob Ihre Mitarbeitenden bereits die neueste Version der App installiert haben.

Von hier aus gelangen Sie auch direkt in den Google Play-Store oder App-Store, um die fortytools Mitarbeiter-App herunterzuladen.

Wählen Sie unter Auswertungen > Dienste-Liste einzelne oder alle Mitarbeitenden sowie den gewünschten Auswertungszeitraum aus und bestätigen Sie mit „Zeitraum auswählen“.

Exportieren Sie Ihre Daten mit einem Klick auf „Ausgewählte Daten als CSV exportieren“. Die CSV enthält Mitarbeiter, Datum, Arbeitszeit, Kilometererfassung, Pausen sowie produktive und unproduktive Zeiten.

Öffnen Sie unter Auswertungen > Dienste-Kalender eine Übersicht über alle Soll- und Istzeiten sowie Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden.

Mit einem Klick auf „Herunterladen“ können Sie die Dienste Ihrer Mitarbeitenden für den gewählten Zeitraum exportieren.

Unter Auswertungen > Disposition-Umsätze werden nur Umsätze angezeigt, wenn die erfassten Zeiten mit Vertriebskonditionen verknüpft sind.
Anders gesagt: Nur aus Einsätzen mit hinterlegten Vertriebskonditionen können Umsätze generiert werden.

Natürlich ist es von Ihrem Geschäftsmodell abhängig, ob Sie Abrechnungsregeln für Einsätze hinterlegen oder nicht. Wenn Sie viele (oder sogar ausschließlich) Aufträge mit monatlichen Pauschalen abrechnen, empfiehlt es sich womöglich eher, grundsätzlich keine Abrechnung durchzuführen. Wenn Sie wiederum wenige oder keine Pauschalen abrechnen, ist die Hinterlegung von Standardkonditionen, die Umsätze generieren, die bessere Lösung.

Die Umsätze werden alphabetisch nach Einsatzort angezeigt.
​Tipp: Drücken Sie auf Ihrer Tastatur Strg + F, um eine Suche zu öffnen und nach Wörtern zu suchen.

In der Statusanzeige rechts sehen Sie, ob ein Umsatz bereits abgerechnet wurde oder noch nicht abgerechnet ist.
Solange ein Umsatz noch nicht abgerechnet wurde, können Buchungen angepasst werden. Wurde er bereits abgerechnet, ist eine Änderung standardmäßig nicht möglich – die Statusanzeige kann jedoch manuell auf „Nicht abgerechnet“ zurückgesetzt werden, um Änderungen vorzunehmen und den Umsatz neu zu generieren.

Die Stunden-Kontrolle zeigt Ihnen eine Übersicht der geplanten (Soll) und tatsächlich geleisteten (Ist) Stunden für Ihre Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
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Öffnen Sie dazu im Hauptmenü die Auswertungen > Stundenkontrolle Soll/Ist.

Wählen Sie den Zeitraum aus und filtern Sie nach allen oder nur einzelnen Kunden.

Auf der rechten Seite sehen Sie die Stunden-Kontrolle.

Auf der rechten Seite sehen Sie die Stunden-Kontrolle.
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Grün: Mitarbeitende mit weniger als 97% des Vorgabe-Werts (Das zeigt, dass die geplanten Stunden bisher noch nicht voll ausgeschöpft sind).
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Orange: Mitarbeitende mit mehr als 97% und weniger als 100% des Vorgabe-Werts (Die Arbeitszeit entspricht fast der Planung – es besteht wenig Luft nach oben).

Rot: Mitarbeitende mit mehr als 100% des Vorgabe-Werts (Das bedeutet, dass die geplanten Stunden nicht ausreichen und wahrscheinlich zusätzliche Stunden eingeplant werden sollten).

Unter Auswertungen > Stundensätze behalten Sie die Stundensätze Ihrer Kunden und Objekte im Blick.

Auf einen Blick sehen Sie von links nach rechts: Kunde und zugehörige Objekte (über den Pfeil aufklappbar), erfasste Stunden, Gesamt-Umsatz und Umsatz pro Stunde.
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So erkennen Sie schnell, bei welchem Kunden oder Objekt der Stundensatz ggf. angepasst werden sollte.

Um die Auswertung nicht durch andere Werte wie Materialverbrauch zu verfälschen, können Sie rechts nach Leistungsarten filtern und die Ergebnisse weiter verfeinern.

Ähnlich wie bei den Disposition-Umsätzen werden bei den Lohndaten nur dann Werte angezeigt, wenn für die Zeiten, die erfasst wurden, entsprechende Lohnkonditionen hinterlegt wurden. Andernfalls werden hier keine Daten angezeigt.
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Mit einem Klick auf "Zum Lohndaten-Export" können Sie Ihre Lohndaten exportieren und an Ihre Lohnbuchhaltung weiterleiten.

Wenn Sie in den Mitarbeiterakten ein Festgehalt hinterlegt haben (Mitarbeiter > Mehr > Festgehalt), können Sie dieses hier unter Auswertungen > Festgehälter abrechnen.

Anschließend finden Sie die abgerechneten Festgehälter in den Auswertungen > Lohndaten.

Unter Auswertungen > Urlaubskonten erhalten Sie eine Übersicht über Resturlaub, aktuellen Urlaubsanspruch, genommene und verfügbare Urlaubstage.

Diese können Sie über den Button "Export" auch direkt exportieren.

Unter Auswertungen > Krankheitstage erhalten Sie einen Überblick über die Krankheitstage Ihrer Mitarbeitenden pro Jahr. Über Export können Sie die Daten herunterladen.

Über Export können Sie die Daten herunterladen.