Sparen Sie es sich, täglich offene Rechnungen mit Zahlungseingängen auf Ihren Konten abzugleichen. Lassen Sie Qwist & fortytools diese Arbeit für Sie erledigen. Bei Bedarf können Sie über das System natürlich auch schnell eine Mahnung bzw. freundliche Zahlungserinnerung verschicken.
Qwist Aktivierung
Um die Qwist Anbindung nutzen zu können, aktivieren Sie Qwist zunächst in den Einstellungen unter Apps:
Registrierung bei Qwist
Falls Sie noch keinen Qwist-Account haben, können Sie sich direkt bei Qwist registrieren. Qwist ist eines der bekanntesten deutschen Fintech-Startups und bietet für zahlreiche Partner eine Schnittstelle zu über 3000 deutschen Banken.
Wählen Sie nun lediglich noch aus, wofür Sie dem System eine Genehmigung erteilen möchten und auf welche Konten zugegriffen werden darf - und schon können Sie fortytools mit Qwist verbinden.
Abruf von Kontoumsätzen
Nachdem Sie Qwist eingerichtet haben, werden Ihre neuen Kontoumsätze regelmäßig abgerufen (ca. alle 4 Stunden). Diese werden in der Übersicht Ihres Mandanten in der rechten oberen Ecke angezeigt. Sie haben Ihre Finanzen also kontinuierlich im Blick.
Zuordnung neuer Kontoumsätze
Orange hinterlegt sehen Sie die Anzahl noch nicht zugeordneter Kontoumsätze im Modul “Bankkonten”. Klicken Sie darauf, um die Zuordnungen vorzunehmen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die neuen Zahlungseingänge einzeln aufgeführt werden. Hier können Sie Ihre Konten mit den Rechnungen abgleichen:
Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Zahlungseingänge, wie Sie es von Ihren Kontoauszügen kennen. Rechts von den Pfeilen können Sie nun Zuordnungen zu offenen Rechnungen oder Lieferanten vornehmen. Das System durchsucht die Verwendungszwecke und schlägt Ihnen anhand der Texte und der Beträge zuzuordnende Rechnungen vor. Übereinstimmungen in Text oder Betrag werden der Übersichtlichkeit halber gelb hervorgehoben.
Manuelle Zuordnung
Wenn das System Ihnen keine Zuordnung anbietet, haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, manuell einen Kunden oder Lieferanten auszuwählen und den Zahlungseingang zu verarbeiten.
Sobald Sie einen Zahlungseingang einer offenen Rechnung zugeordnet haben, wird der entsprechende offene Posten im System ausgebucht.
Teilzahlungen
Wenn für die Rechnung nicht der komplette Betrag überwiesen wurde / eine Rechnung nicht ganz oder vollständig beglichen oder bezahlt wurde, können Sie die Zahlung trotzdem zuordnen. Die Teilzahlung ist dann in der Offene Posten-Auswertung sichtbar und wird auch bei der Erstellung von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen im Mahnwesen berücksichtigt. (Wenn Sie Qwist mit der Kontoanbindung nicht nutzen, können Teilzahlungen aktuell noch nicht verbucht werden)
Hinweis: Unabhängig davon, welchen Tarif Sie nutzen - die Qwist-Anbindung kostet zusätzlich 39€ monatlich.
Neues Konto hinzufügen
Um ein neues Konto hinzuzufügen, ist eine erneute Konfiguration von Qwist erforderlich. Dieser Schritt ist technisch notwendig. Im Rahmen der Neukonfiguration wird das nicht gewünschte Konto automatisch entfernt.
Status-Bericht
Der Qwist Status Report ist die offizielle Status-Seite von Qwist, auf der Sie den aktuellen Betriebszustand der Systeme und Services einsehen können.
Sie können den Status hier aufrufen:
SEPA Lastschriften
Hier auf unserer Webseite finden Sie eine Vorlage für das Lastschriftmandat.
Sobald Sie ein Lastschrift-Mandat von Ihren Kunden vorliegen haben, können Sie monatliche Beträge bequem per Lastschrift einziehen.
Hinterlegen Sie dazu im Kundenprofil in der rechten Spalte die Bankdaten und das Lastschrift-Mandat.
Unter Transfer - Lastschriften können Sie dann die SEPA-xml-Datei erstellen und bei Ihrer Bank / Onlinebanking einreichen / hochladen.
Mahnwesen
Mit fortytools können Sie auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch bei Zahlungsverzug erstellen.