Unter Disposition → Erfasste Zeiten können Sie mehrere erfasste Zeiten auf einmal auf die geplanten Zeiten (Sollzeiten) setzen. Mit der Sammelaktion Sollzeit übernehmen und freigeben erledigen Sie das Anpassen und das Freigeben in einem einzigen Schritt. Wenn Sie die Zeiten nur anpassen, aber noch nicht freigeben möchten, nutzen Sie Nur Sollzeit übernehmen.
Inhalt
Die Liste „Erfasste Zeiten“
Öffnen Sie im Hauptmenü Disposition → Erfasste Zeiten. Grenzen Sie die Liste über die Filter oben ein, zum Beispiel auf einen Zeitraum und einen Mitarbeiter, und klicken Sie auf Erfasste Zeiten filtern.
Zu jeder erfassten Zeit (Uhr-Symbol) zeigt die Liste darunter die zugehörige Planung (Kalender-Symbol). In der Spalte Gestoppte Zeit / Planabweichung sehen Sie, wie stark die erfasste Zeit von der geplanten Zeit abweicht. Bereits freigegebene Zeiten sind grün hinterlegt.
Sollzeit übernehmen und freigeben
So setzen Sie mehrere Zeiten auf die geplanten Zeiten und geben sie gleichzeitig frei:
Haken Sie links die gewünschten Zeiten an. Mit Alle auswählen am Ende der Liste markieren Sie alle Zeiten auf der Seite.
Klicken Sie rechts unten auf den kleinen Pfeil neben Ausgewählte Zeiten freigeben.
Wählen Sie Sollzeit übernehmen und freigeben.
fortytools geht dann jede ausgewählte Zeit durch:
Zeiten mit Planung, die von der Planung abweichen, erhalten Beginn und Ende der Planung und werden freigegeben.
Zeiten, die bereits der Planung entsprechen, werden unverändert freigegeben.
Zeiten ohne Planung (z. B. frei gebuchte Einsätze) werden unverändert freigegeben.
Bereits freigegebene Zeiten bleiben, wie sie sind.
Oben erscheint eine Meldung, wie viele Zeiten freigegeben wurden, zum Beispiel 5 Zeiten wurden freigegeben. Die freigegebenen Zeiten sind anschließend grün hinterlegt.
Die ursprünglich gestoppte Zeit bleibt in der Spalte Gestoppte Zeit sichtbar. Das gelbe Warndreieck daneben zeigt an, dass die gespeicherte Zeit von der gestoppten Zeit abweicht. So können Sie auch nach der Anpassung nachvollziehen, wann tatsächlich gearbeitet wurde.
Hinweis: Mit Alle auswählen werden alle Zeiten auf der Seite freigegeben, also auch Zeiten ohne Planung. Prüfen Sie die Auswahl vorher oder grenzen Sie die Liste über die Filter ein, wenn Sie nur bestimmte Zeiten freigeben möchten.
Nur Sollzeit übernehmen
Möchten Sie die Zeiten zunächst nur auf die Planung setzen und erst später freigeben, wählen Sie im selben Menü Nur Sollzeit übernehmen. Diese Aktion hieß bisher Auf Sollzeit anpassen.
Dabei werden nur Zeiten verändert, die eine Planung haben und von ihr abweichen. Die Meldung oben zeigt, wie viele Zeiten angepasst wurden, zum Beispiel 3 Zeiten wurden auf die Sollzeit angepasst. Die Zeiten sind danach noch nicht freigegeben. Sie können sie weiterhin bearbeiten und später über Ausgewählte Zeiten freigeben oder den Haken in der Zeile freigeben.
Welche Zeiten werden nicht verändert?
Beide Aktionen setzen eine Zeit nur dann auf die Planung, wenn sie noch geändert werden darf. Nicht verschoben werden:
Zeiten ohne Planung, z. B. frei gebuchte Einsätze, Rüstzeiten und Abwesenheiten
bereits freigegebene Zeiten
bestätigte Zeiten (siehe Zeiterfassung bestätigen)
Zeiten, deren Dispo-Umsätze bereits abgerechnet wurden oder für die gerade eine Rechnung erstellt wird
Zeiten, deren Lohndaten bereits verarbeitet wurden
Zeiten, deren zugehöriger Arbeitsschein bereits unterschrieben wurde
Bei Sollzeit übernehmen und freigeben werden solche Zeiten trotzdem freigegeben, sofern sie noch nicht freigegeben sind. Ausgenommen sind Zeiten, deren Lohndaten bereits verarbeitet wurden – diese können nicht freigegeben werden.
Möchten Sie eine bereits freigegebene Zeit doch noch auf die Planung setzen, setzen Sie zuerst die Freigabe zurück (über den Pfeil in der Zeile oder die Sammelaktion Freigabe zurücksetzen) und wählen dann erneut die gewünschte Aktion.
Kann die Aktion auf keine der ausgewählten Zeiten angewendet werden – zum Beispiel, weil alle bereits freigegeben sind –, erscheint die Meldung Die Aktion konnte auf keine der ausgewählten Zeiten angewendet werden.
Berechtigungen
Die Auswahl-Haken sehen Sie nur, wenn Sie erfasste Zeiten bearbeiten dürfen. Für Sollzeit übernehmen und freigeben benötigen Sie zusätzlich das Recht, Zeiten freizugeben. Ohne dieses Recht sehen Sie anstelle von Ausgewählte Zeiten freigeben nur die Schaltfläche Nur Sollzeit übernehmen.
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