Übersicht
Arbeitsscheine ohne erfasste Zeit unterschreiben
Arbeitsscheine können jetzt direkt unterschrieben werden, ohne dass vorher eine Zeit erfasst wurde. Die Zeiterfassung bleibt dabei weiterhin möglich — die Einstellung ergänzt sie lediglich.
So richten Sie die Funktion ein: Gehen Sie zu Einstellungen → Disposition und aktivieren Sie die Option „Arbeitsscheine können auch ohne erfasste Zeit unterschrieben werden". Die Einstellung gilt für den gesamten Mandanten.
So funktioniert es in der App: Der Mitarbeiter öffnet den Arbeitsschein über die Arbeitsscheinnummer und tippt unten rechts auf das Unterschriften-Symbol.
Auftragsdokumentation kann direkt am Arbeitsschein erfasst werden — muss aber vor der Unterschrift erfolgen, da der Arbeitsschein danach abgeschlossen ist. Arbeitsscheine ohne erfasste Zeit erhalten den neuen Status „Offen und unterschrieben".
Die Funktion eignet sich besonders für Kunden, die Zeiten in einem eigenen System erfassen oder deren Leistung unabhängig vom Zeit-Tracking bestätigt wird (z. B. durch eine Unterschrift des Hausmeisters). Sie gilt auch für durchgereichte Arbeitsscheine.
Rabatte an Auftragsleistungen hinterlegen
An Auftragsleistungen kann jetzt zusätzlich zum Preis ein prozentualer Rabatt hinterlegt werden. Der Preis nach Rabatt wird automatisch berechnet und direkt unterhalb des Preises angezeigt.
Über die Preishistorie lässt sich ein Rabatt auch mit Stichtag festlegen — zum Beispiel 110 € mit 10 % Rabatt ab dem 1. November, inklusive eines optionalen Kommentars. Ab dem Stichtag wird der rabattierte Preis automatisch für Abrechnungen verwendet.
So müssen vereinbarte Rabatte nicht mehr manuell in den Preis eingerechnet oder in Freitextfeldern vermerkt werden.
Mitarbeiterformular in übersichtliche Reiter gegliedert
Das bisher lange Mitarbeiterformular ist jetzt in vier Reiter aufgeteilt:
Reiter | Inhalt |
Stammdaten | Name, Adresse, Kontaktdaten |
Beschäftigung | Wochenstunden, Eintrittsdaten u. a. |
Benutzerdaten | Zugangsdaten für die App |
Benutzergruppen | Rollenzuweisung |
Inhaltlich hat sich nichts geändert — die Felder wurden lediglich thematisch gruppiert, um die Übersicht zu verbessern. Weitere Formulare sollen schrittweise ebenfalls gegliedert werden.
Freigaben erfasster Zeiten gesammelt zurücksetzen
In der Liste der erfassten Zeiten können jetzt mehrere Einträge auf einmal markiert und ihre Freigabe gesammelt zurückgesetzt werden. Bisher musste jeder Eintrag einzeln bearbeitet werden.
Die Aktion steht über den Pfeil am Freigabe-Button zur Verfügung. Von dort aus lässt sich auch die Sollzeit für mehrere Einträge gleichzeitig anpassen.
Das spart vor allem bei der Abrechnungsvorbereitung Zeit, wenn nach einer Korrektur viele freigegebene Zeiten wieder zur Bearbeitung geöffnet werden müssen.
Forty Flow: Fragen zu Auswertungen, Aufgaben und Angeboten
Forty Flow kann jetzt auf weitere Daten zugreifen:
Auswertungsbögen / Kostenrechnung: Flow kann hinter Positionen wie „Umsatzerlöse" in die zugrunde liegenden Belege schauen und diese aufschlüsseln — zum Beispiel die größte Rechnung, Gutschriften und Korrekturen.
Aufgaben und Notizen: Flow liest offene Aufgaben und Notizen, kann sie nach Themen gruppieren und dabei helfen zu priorisieren, z. B. mit der Frage: „Was ist heute wichtig?"
Angebote: Angebote lassen sich nach Zeitraum, Status und Kunde abfragen — inklusive Summen und Anzahl je Status.
Care-Kunden: Flow hat jetzt zusätzlich Zugriff auf Kostenübernahmen.
Forty Flow: Mitarbeiter, Rechnungen und Leistungsnachweise auswerten
Flow beantwortet jetzt noch mehr Fragen aus dem Arbeitsalltag:
Mitarbeiter in der Nähe eines Einsatzorts finden — innerhalb einer Mitarbeitergruppe
Qualitätskontrollen abfragen
Offene und überfällige Rechnungen über alle Kunden anzeigen
Resturlaub der Mitarbeiter abfragen
Umsatz- und Stundenauswertungen in einem Schritt — auch für große Zeiträume wie das vergangene Jahr
Freie Mitarbeiter über mehrere Zeitfenster suchen — Verfügbarkeit von bis zu 200 Mitarbeitenden gleichzeitig prüfbar
Digitaler Leistungsnachweis: Flow kann pro Kunde prüfen, welche Nachweise in den letzten Monaten unterschrieben sind und welche erfassten Zeiten noch fehlen
Forty Flow: Als Paket buchbar
Forty Flow kann jetzt in drei Paketen gebucht werden — zusätzlich zur kostenlosen Free-Version.
Aktivierung: Klicken Sie auf das Flow-Symbol oben in der Anwendung, akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und wählen Sie dann ein Paket aus. Das gebuchte Kontingent gilt pro Monat.
Verbrauchsanzeige: Jeder Nutzer sieht unter „Aktuelle Nutzung", wie viel vom Paket bereits verbraucht ist. Als Administrator können Sie den Verbrauch pro Nutzer einsehen.
Gleichzeitig wurde Flow stabiler: Antworten sind präziser, Datumsangaben werden einheitlich verarbeitet, und Flow schlägt keine Aktionen mehr vor, die es nicht ausführen kann.
Eine Übersicht der verfügbaren Pakete und Preise finden Sie hier: KI-Assistent Forty Flow
Auditprotokoll: Abwesenheiten nachvollziehen
Im Systemprotokoll werden jetzt auch Abwesenheiten protokolliert — zum Beispiel, wer für wen eine Abwesenheit erstellt oder einen Urlaub genehmigt hat.
Zusätzlich wird bei Änderungen an Aufträgen jetzt der ausführende Benutzer angezeigt. Das Protokoll lässt sich filtern, um gezielt nach bestimmten Ereignissen oder Zeiträumen zu suchen.
Pfad: Einstellungen → Systemprotokoll → Auditprotokollierung → Protokoll
Hinweis: Das Auditprotokoll ist ein kostenpflichtiges Add-on.
Bei Fragen zu den neuen Funktionen steht Ihnen unser Support-Team jederzeit über den Chat in der Anwendung zur Verfügung.