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Bevor Sie vollständig durchstarten können, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Grundeinstellungen zu prüfen.
Bitte prüfen und vervollständigen Sie die folgenden Grundeinstellungen in fortytools.
So gelangen Sie zu den Grundeinstellungen:
Übersicht
Benutzer anlegen
Unter Benutzer können alle Personen verwaltet und angelegt werden, die Zugriff auf Ihr fortytools-ERP (https://app.fortytools.com/) bekommen sollen.
In diesem Bereich legen Sie außerdem fest, welche Berechtigungen und Zugriffsrechte die einzelnen Benutzer erhalten.
Benutzer müssen nicht unbedingt Mitarbeitende sein.
Auch externe Personen können als Benutzer angelegt werden, ohne in der Mitarbeiterverwaltung erfasst zu sein.
Neuen Benutzer anlegen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer.
Klicken Sie auf „Neuen Benutzer hinzufügen“.
Wichtig!: Legen Sie neue Benutzer nur dann über diesen Weg an, wenn die Person noch nicht als Mitarbeiter in fortytools existiert (Personal → Mitarbeiter).
Für bereits migrierte Mitarbeiter erstellen Sie das Benutzerkonto direkt in der Mitarbeiterakte über Bearbeiten → Benutzerzugang erstellen. Die Verknüpfung mit der bestehenden Personalnummer erfolgt automatisch.
Ist die Person, für die Sie einen Benutzerzugang erstellen möchten, noch nicht als Mitarbeiter in fortytools angelegt, wechseln Sie zu Einstellungen → Benutzer und klicken Sie auf „Neuen Benutzer anlegen“.
Erfassen Sie die Benutzerdaten und hinterlegen Sie eine existierende E-Mail-Adresse.
Der Benutzer erhält anschließend eine Einladungs-E-Mail, über die er sein Konto aktiviert und ein Passwort festlegt.
Öffnen Sie anschließend den neu angelegten Benutzer über das Personensymbol.
In diesem Bereich können Sie einen Benutzer direkt als Mitarbeiter anlegen, sofern die Person noch nicht unter Personal → Mitarbeiter erfasst wurde. Klicken Sie dazu auf „Max Mustermann zum Mitarbeiter machen“. Dadurch wird automatisch ein Mitarbeiterprofil angelegt und mit dem Benutzerkonto verknüpft.
Sobald das Mitarbeiterprofil angelegt und der Benutzerzugang erstellt wurde, kann sich der Mitarbeitende mit den zuvor festgelegten Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) auch in der fortytools App anmelden.
Sollte die Einladungs-E-Mail nicht angekommen sein, kann sie von hier aus jederzeit erneut versendet werden.
In diesem Bereich können Sie Ihren Benutzern auch entsprechende Benutzergruppen zuweisen. Damit steuern Sie, wer welche Berechtigungen und Einsichten in Ihren fortytools Mandanten erhält.
Weitere Informationen zu den Benutzergruppen finden Sie hier: Benutzergruppen zuweisen.
Wenn Sie Benutzern keine erweiterten Zugriffsrechte zuweisen möchten, bleibt die Benutzergruppe einfach auf „Mitarbeiter“ gesetzt.
Abrechnungskonto hinterlegen
In den Einstellungen unter Bankkonten können Sie über „Neues Konto anlegen“ Ihre Bankverbindung/en hinterlegen.
Wählen Sie anschließend eines der angelegten Konten als Abrechnungskonto aus. Das ausgewählte Konto wird als Auftraggeberkonto für SEPA-Lastschriften sowie als hinterlegte Bankverbindung in elektronischen Rechnungen, beispielsweise XRechnungen oder Rechnungen mit Swiss QR-Code, verwendet.
Fibu-Konten prüfen und ergänzen
Tipp: Halten Sie hierzu am besten kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Bringen Sie in Erfahrung, ob Ihr Steuerberater nach dem Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 arbeitet. Hinterlegen Sie die entsprechende Einstellung anschließend unter Einstellungen → Fibu-Konten.
Klären Sie außerdem mit Ihrem Steuerberater, welche Finanzbuchhaltungskonten (Fibu-Konten) verwendet werden sollen. Überprüfen Sie anschließend die hinterlegten Erlöskonten und passen Sie diese bei Bedarf über das "Bearbeiten-Symbol" den jeweiligen Steuersätzen entsprechend an.
Falls erforderlich, können Sie in diesem Bereich auch weitere Fibu-Konten neu anlegen.
Hinweis: Eine korrekte Konfiguration der Fibu-Konten ist wichtig für die ordnungsgemäße Übergabe von Rechnungen und Buchungsdaten an Ihre Finanzbuchhaltung/Steuerberater.
Leistungsarten prüfen und ergänzen
Tipp: Halten Sie auch hierzu am besten kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Über Leistungsarten weisen Sie Rechnungspositionen ein Fibu-Konto und damit den passenden Umsatzsteuersatz zu. Die gewählte Leistungsart wird bei den Rechnungspositionen angezeigt und sorgt für die korrekte steuerliche Zuordnung der abgerechneten Leistungen.
Öffnen Sie hierzu die Einstellungen → Leistungsarten.
Voraussetzung: Die benötigten Fibu-Konten wurden bereits korrekt angelegt und konfiguriert.
Überprüfen Sie die vorhandenen Leistungsarten und stellen Sie sicher, dass jeweils das richtige Fibu-Konto hinterlegt ist.
Über das Bearbeiten-Symbol in der Spalte „Gültig ab“ können Sie das zugeordnete Fibu-Konto ändern. Das Bearbeiten-Symbol auf der rechten Seite ermöglicht Ihnen, weitere Einstellungen und Stammdaten der jeweiligen Leistungsart anzupassen.
Falls erforderlich, können Sie in diesem Bereich auch zusätzliche Leistungsarten anlegen, um Ihr Leistungsangebot vollständig abzubilden.
Lohnarten prüfen und ergänzen
Tipp: Halten Sie hierzu kurz Rücksprache mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater und klären Sie, welche Lohnarten und Lohnartennummern in Ihrem Unternehmen verwendet werden sollen.
In fortytools haben Sie die Möglichkeit, Bruttolohndaten zu berechnen. Diese werden auf verschiedene Lohnarten aufgeteilt, wie sie auch von Lohnabrechnungsprogrammen verwendet werden. Die ermittelten Bruttolohndaten können Sie entweder selbst weiterverarbeiten oder Ihrer Lohnbuchhaltung beziehungsweise Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen.
Beispiele für Lohnarten: Stundenlohn, Urlaubslohn, Nachtzuschlag, Erschwerniszulage, Sonntagszuschlag, etc.
Öffnen Sie die Einstellungen → Lohnarten und prüfen Sie die vorhandenen Lohnarten. Legen Sie bei Bedarf weitere Lohnarten an oder passen Sie bestehende Einträge entsprechend den Vorgaben Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihres Steuerberaters über das "Bearbeiten-Symbol" an.
Lohnkonditionen erstellen
Vergütung auf Stundenbasis
Werden Ihre Mitarbeitenden auf Stundenbasis vergütet, hinterlegen Sie hier die entsprechenden Lohnkonditionen.
Über die Lohnkonditionen definieren Sie die Grundlagen der Lohnberechnung. Dabei legen Sie fest, welche Lohnarten für geleistete Arbeitsstunden, Pauschalen und gegebenenfalls gefahrene Kilometer verwendet werden.
Die hinterlegten Lohnkonditionen können anschließend den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Öffnen Sie die Einstellungen → Lohnkonditionen.
Neuen Lohnfaktor anlegen (1.)
Hinterlegen Sie als Erstes auf der rechten Seite die Stundenlöhne über "Neuen Lohnfaktor anlegen (1.)" oder bearbeiten die bereits angelegten.
Beispiele: Stundenlohn Glasreinigung, Stundenlohn Unterhaltsreinigung, Anfahrt, Kilometer, etc.
Neue Kondition anlegen (2.)
Legen Sie nun entweder eine neue Lohnkondition an oder bearbeiten die bereits angelegten:
Beispiel für eine Lohnkondition: Unterhaltsreinigung mit Nachtzuschlag
Für eine Unterhaltsreinigung an Werktagen erhalten Mitarbeitende ihren Stundenlohn und zwischen 22:00 und 6:00 Uhr zusätzlich einen Nachtzuschlag.
So richten Sie diese Lohnkondition ein:
Legen Sie eine Lohnkondition mit dem Namen “Unterhaltsreinigung mit Nachtzuschlag” an.
Fügen Sie die Abrechnungsregel “Nach Stunden (1.)” hinzu.
Wählen Sie als Lohnart „Stundenlohn (2.)“ und übernehmen Sie die Voreinstellungen für 100 % und die Gültigkeitsdauer von 00:00-24:00 Uhr.
Als Faktor (3.) wählen Sie den gewünschten Stundenlohn, den Sie zuvor als Lohnfaktor angelegt haben (z. B. 13,50 €). So erhält der Mitarbeitende für seine gesamte Arbeitszeit 100 % des Stundenlohns.
Für den Nachtzuschlag fügen Sie zwei weitere stundenbasierte Regeln (mit der Lohnart: Nachtzuschlag) hinzu:
Regel 1: 22:00 – 24:00 Uhr
Regel 2: 00:00 – 06:00 Uhr
Setzen Sie hier jeweils einen Zuschlag von 25 %, damit der Nachtzuschlag zum normalen Stundenlohn hinzugerechnet wird.
Unter Punkt 4. stellen Sie ein, wann diese Abrechnungsregel greift: "Immer" oder "an Feiertagen" oder an "Hohen Feiertagen" (Einstellungen → Feiertage).
Unter Zeitanpassung (5.) können Sie festlegen, ob die Arbeitszeiten gerundet werden sollen.
In der Praxis:
Wenn Sie einen Einsatz planen (unter Disposition → Planung→ Einsatz planen), stehen Ihnen im Bereich Lohnkondition folgende Optionen zur Verfügung:
„Wie am MA hinterlegt“ – es wird die beim Mitarbeitenden hinterlegte Lohnkondition verwendet. Wie Sie diese hinterlegen, erklären wir im nächsten Schritt.
Oder Sie wählen eine andere Lohnkondition für diesen Einsatz aus.
Lohnkonditionen und Lohnfaktoren einem Mitarbeitenden zuweisen
Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Personal → Mitarbeiter und klicken Sie neben Lohnkonditionen und -faktoren auf „Anzeigen“, um die hinterlegten Einstellungen pro Mitarbeitenden einzusehen und zu bearbeiten.
Hinterlegen Sie unter Standardlohnkonditionen die Lohnkondition, die für den jeweiligen Mitarbeitenden standardmäßig verwendet werden soll.
Unter Lohnkonditionen für unproduktive Zeiten aus Diensten hinterlegen Sie bei Bedarf die Lohnkondition, die bei Rüst-/Fahrtzeiten oder Bürozeiten angewendet werden soll.
Erhält ein Mitarbeitender einen abweichenden Stundenlohn, können Sie diesen hier individuell für jeden Lohnfaktor hinterlegen.
Der angepasste Lohn gilt dann nur für diesen Mitarbeitenden.
Wenn Sie anschließend einen Einsatz planen oder Einsätze über Aufträge erstellen, können Sie bei der Lohnkondition die Option „Wie am MA hinterlegt“ ausgewählt lassen. In diesem Fall werden automatisch die Lohnkonditionen- und faktoren verwendet, die standardmäßig beim jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt sind.
Vergütung über Festgehalt
Wenn Ihre Mitarbeitenden nicht auf Stundenbasis, sondern mit einem festen monatlichen Gehalt vergütet werden, benötigen Sie keine Lohnkonditionen.
Hinterlegen Sie stattdessen das entsprechende Festgehalt direkt in der Mitarbeiterakte. Die Gehaltsabrechnung erfolgt dann auf Grundlage des dort eingetragenen Festgehalts.
Briefpapier anlegen
Um Ihr eigenes Briefpapier zu hinterlegen und Ihren Dokumenten ein individuelles Erscheinungsbild zu verleihen, beispielsweise mit Ihrem Firmenlogo, Ihren Kontaktdaten oder Ihrer Bankverbindung, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Mandanten und navigieren Sie zu Dokumenteneinstellungen → Briefpapiere & Schriftarten.
Mit Logo-Datei und Texteingabe erstellen
Wenn Sie noch kein eigenes Briefpapier verwenden und stattdessen lediglich eine Adress- und Fußzeile sowie Ihr Firmenlogo einbinden möchten, können Sie Ihr Briefpapier direkt in fortytools erstellen.
Wählen Sie dazu die Option „Mit Logo-Datei und Texteingabe erstellen“. Anschließend können Sie Ihren Absender, Ihr Firmenlogo sowie die Inhalte der Fußzeile hinterlegen.
Über die Vorschau (Augensymbol) können Sie das Ergebnis jederzeit überprüfen und die Angaben bei Bedarf anpassen.
Mit PDF-Vorlage erstellen
Wenn Sie bereits über ein eigenes Briefpapier verfügen und dieses in fortytools verwenden möchten, wählen Sie diese Option.
Wählen Sie im Bereich „Neues Briefpapier anlegen“ die Option „Mit PDF-Vorlage erstellen“. Anschließend können Sie Ihr Briefpapier als PDF hochladen und die Abstände bei Bedarf anpassen.
Klicken Sie dafür auf das Stiftsymbol rechts neben dem Briefpapier.
Über die Vorschau (Augensymbol) können Sie das Ergebnis jederzeit überprüfen und die Einstellungen so lange anpassen, bis alles korrekt dargestellt wird.
Wenn Sie bereits vorgedrucktes Briefpapier verwenden und dieses weiterhin nutzen möchten, können Sie ein leeres PDF als Hintergrund hinterlegen.
Erstellen Sie hierfür beispielsweise in Word ein leeres Dokument, speichern Sie es als PDF und laden Sie die Datei über „Mit PDF-Vorlage erstellen“ hoch.
Die Dokumente werden dann ohne zusätzliches digitales Briefpapier erzeugt und können auf Ihr vorhandenes Briefpapier gedruckt werden.
Tipp: Für die meisten Briefpapiere sind die voreingestellten Werte bereits gut geeignet. Prüfen Sie das Ergebnis nach dem Hochladen und Speichern in der Vorschau und nehmen Sie bei Bedarf kleinere Anpassungen vor, bis die Darstellung Ihren Anforderungen entspricht.
Briefpapier(e) zuordnen
Nachdem Sie das Briefpapier gespeichert haben, können Sie es außerdem noch einzelnen Dokument-Arten zuordnen (Einstellungen → Briefpapiere & Schriftarten). So haben Sie die Möglichkeit, für Rechnungen ein anderes Briefpapier zu hinterlegen als für Angebote (z. B. einmal mit Kontoverbindung und einmal ohne).
Darüber hinaus kann das verwendete Briefpapier auch individuell pro Kunde in der Kundenakte unter „Mehr → Einstellungen“ sowie bei einzelnen Rechnungen direkt im Rechnungsentwurf festgelegt werden.
