Im letzten Webinar im Februar haben wir Ihnen unsere neue Schlüsselverwaltung vorgestellt. Seitdem haben wir weiter daran gearbeitet, die Funktion für Sie noch komfortabler und effizienter zu machen.

Eine wichtige Verbesserung betrifft die Protokolle für Überlassung, Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln.

Bisher mussten diese Dokumente nach dem Herunterladen noch manuell mit Informationen wie Einsatzort, Schlüsselnummer, Mitarbeiter oder weiteren hinterlegten Daten ergänzt werden.

Das haben wir jetzt für Sie vereinfacht.

Sobald Sie bei der Anlage eines neuen Schlüssels die entsprechenden Informationen eintragen und anschließend auf „Überlassungsprotokoll – Vorlage herunterladen“ klicken, werden Ihre hinterlegten Daten automatisch in das Protokoll übernommen.

Das gleiche gilt auch für die Schlüsselausgabe und Schlüsselrückgabe. Die Protokolle sind bereits mit den vorhandenen Informationen vorausgefüllt – Sie sparen Zeit und vermeiden zusätzliche manuelle Schritte.

Ihr Vorteil:
Weniger Nacharbeit, schnellere Dokumentation und eine noch einfachere Nutzung der Schlüsselverwaltung.

Bisher konnten Sie im Bereich Rechnungen > Entwürfe / Vorfaktura lediglich nach dem Abrechnungstag filtern.

Das haben wir nun verbessert: Ab sofort stehen Ihnen zwei zusätzliche Filter zur Verfügung – Einsatzort und Leistungsart.

Mit diesen neuen Filtermöglichkeiten können Sie Ihre Vorgänge in der Vorfaktura noch gezielter eingrenzen und schneller die passenden Einträge finden.

Ihr Vorteil:
Die Erstellung und Bearbeitung Ihrer Rechnungen wird übersichtlicher und effizienter, da Sie die relevanten Daten schneller filtern und prüfen können.

Wenn Sie unter Disposition > Planung die Einsätze Ihrer Mitarbeitenden planen, steht Ihnen ab sofort eine neue Ansicht der Kostenträger zur Verfügung.

Damit sehen Sie während der Einsatzplanung direkt auf einen Blick:

So können Sie Ihre Einsätze noch besser und sicherer planen, ohne die Kundenakte separat öffnen zu müssen.
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Voraussetzung:
Die Budgets müssen korrekt in den Kundenakten hinterlegt sein. Nur dann können in der Planung die verfügbaren Stunden sowie die entsprechenden Budgets korrekt angezeigt werden.

Ihr Vorteil:
Mehr Transparenz in der Planung und eine bessere Kontrolle über die verfügbaren Budgets Ihrer Kunden.
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Eine weitere hilfreiche Neuerung finden Sie ebenfalls unter Disposition > Planung.

Ab sofort steht Ihnen dort eine neue Filtermöglichkeit für Mitarbeitende zur Verfügung.

Damit können Sie einzelne oder mehrere Mitarbeitende gezielt auswählen und sich ausschließlich deren Planung anzeigen lassen.

So können Sie sich schnell auf bestimmte Mitarbeitende konzentrieren und Einsätze deutlich übersichtlicher und schneller planen.

Ihr Vorteil:
Mehr Übersicht in der Disposition und eine effizientere Planung – besonders dann, wenn Sie nur für bestimmte Mitarbeitende Einsätze erstellen oder anpassen möchten.
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Bisher konnten Arbeitsscheine nur im vorgegebenen Rhythmus (monatlich, wöchentlich, Einzeltermine), der bei der Anlage der Arbeitsscheinleistung festgelegt wurde, oder für den aktuellen Tag erstellt werden.

Mit dem aktuellen Update geht es jetzt noch flexibler: In der Kalenderansicht können Sie mit nur einem Klick auf den gewünschten Tag Ihre Arbeitsscheine direkt erstellen.

Ihr Vorteil:
Sie sparen Zeit, vermeiden Umwege und erstellen Arbeitsscheine genau dann, wann sie gebraucht werden – direkt aus dem Kalender heraus.

Ab sofort können Arbeitsscheine direkt über Disposition >Arbeitsscheine gesammelt erstellt werden, ohne dass jeder Auftrag einzeln bearbeitet werden muss.

Neuer Menüpunkt: „Arbeitsscheine erstellen“
Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Papier-Symbol und dann auf "Arbeitsscheine erstellen".

Es öffnet sich eine neue Ansicht mit praktischen Filtermöglichkeiten:

Anhand dieser Filter werden alle potenziellen Arbeitsscheine berechnet und in einer übersichtlichen Liste angezeigt.

In der Liste können Sie die gewünschten Einträge auswählen und gesammelt über den Button "Erstellen und Nummern vergeben" erstellen.
Die erstellten Arbeitsscheine werden automatisch im Status „Offen“ angelegt und erhalten eine eigene Arbeitsscheinnummer.

Die bekannte Möglichkeit, Arbeitsscheine als Einzeltermine oder zusammengefasst zu erstellen, bleibt bestehen und kann weiterhin berücksichtigt werden.

Ab sofort haben Sie unter Disposition > Soll-/Ist- Vergleich die Möglichkeit, laufende Einsätze Ihrer Mitarbeitenden eigenständig zu beenden.

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn ein Mitarbeitender vergessen hat, seinen Einsatz zu stoppen und die Stoppuhr weiterhin läuft.

Wenn Sie einen noch laufenden Einsatz beenden:

Nach dem Beenden des Einsatzes haben Sie weiterhin die Möglichkeit, die Zeiten manuell zu korrigieren:

In der Disposition > Planung können wiederkehrende Termine (z. B. wöchentlich oder monatlich) nun auch auf bestimmte Monate eingeschränkt werden.

Damit lassen sich Einsätze gezielt nur in ausgewählten Zeiträumen planen, zum Beispiel saisonale oder periodische Leistungen, die nicht das ganze Jahr über stattfinden.
Bei der Auswahl werden ausschließlich die grün markierten Monate berücksichtigt.

In den Suchvorschlägen der globalen Suche werden künftig keine inaktiven Kunden, Objekte oder Mitarbeitenden mehr angezeigt. Dadurch bleiben die Vorschläge übersichtlich und enthalten nur noch aktuell relevante Einträge.

Inaktive Elemente sind weiterhin über die vollständige Suche auffindbar (nach Drücken von Enter oder über den Such-Button).
In der Ergebnisliste werden sie deutlich mit einem gelben Badge gekennzeichnet, sodass ihr Status sofort erkennbar ist.

Durch diese Anpassung bleiben die Suchvorschläge auf relevante, aktive Daten fokussiert, während inaktive oder historische Einträge weiterhin über die vollständige Suche verfügbar sind.

In der Liste „Erfasste Zeiten“ kann nun zusätzlich nach Mitarbeiter-Tags gefiltert werden.

Über den Link „Tag-Filter einblenden“ kann der Filterbereich geöffnet werden. Anschließend können ein oder mehrere Mitarbeiter-Tags ausgewählt werden, um die angezeigten Zeiterfassungen entsprechend einzugrenzen.

Bereits gesetzte Filter bleiben dabei bestehen. Auch wenn andere Filterkriterien angepasst werden, bleiben die ausgewählten Tags weiterhin aktiv.

Wenn bereits auf einen einzelnen Mitarbeiter gefiltert wurde, wird der Link „Tag-Filter einblenden“ nicht angezeigt.