Info: Diese neue Funktion steht Ihnen in Kürze zur Verfügung!
Der bisherige Menüpunkt „Artikel“ entfällt künftig im Hauptmenü.
Stattdessen wird dieser durch den neuen Bereich „Inventar“ ersetzt.
Im Menüpunkt „Inventar“ finden Sie weiterhin alle bekannten Artikel.
Zusätzlich steht Ihnen dort nun auch der neue Bereich „Schlüssel“ zur Verfügung.
Neuen Schlüssel anlegen
Über die Schaltfläche „Neuer Schlüssel“ oben rechts können Sie neue Schlüssel anlegen.
Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, diese direkt einem Kunden oder einem Objekt zuzuordnen.
Anzahl: Tragen Sie hier die Anzahl an identischen Schlüsseln ein
Project: Wählen Sie Ihren Kunden oder Objekt aus
Schlüsselnummer: Freitextfeld zur individuellen Bezeichnung Ihres Schlüssels.
Schlüsselstatus
Für Ihre Schlüssel stehen drei verschiedene Status zur Verfügung:
Im Inventar
Der Schlüssel befindet sich aktuell in Ihrem Unternehmen.Ausgegeben
Der Schlüssel wurde an eine Person ausgegeben (z. B. Mitarbeiter)Inaktiv
Der Schlüssel ist nicht mehr im Umlauf, beispielsweise weil er verloren wurde oder nicht mehr verwendet wird.
Weitere Funktionen in der Schlüsselübersicht
Google Maps (1.)
Zeigt den aktuellen Standort des Schlüssels an und öffnet diesen direkt in Google Maps.Schlüsseldetails (2.)
Zu jedem Schlüssel steht eine vollständige Historie zur Verfügung.
Hier können Sie nachvollziehen, welche Vorgänge mit dem Schlüssel durchgeführt wurden (z. B. Ausgabe, Rückgabe oder Statusänderungen).
Schlüsseldetails (2.)
In den Schlüsseldetails erhalten Sie eine Übersicht aller bisherigen Vorgänge.
Über die Schaltfläche „Ausgabe“ unten links können Sie den ausgewählten Schlüssel direkt ausgeben.
Schlüssel ausgeben
Wählen Sie aus, an welchen Mitarbeitenden der Schlüssel ausgegeben wird.
Erfassen Sie das Ausgabedatum sowie – sofern bereits bekannt – das voraussichtliche Rückgabedatum.
Bei Bedarf können Sie das Ausgabeprotokoll direkt herunterladen und von Ihrem Mitarbeitenden unterschreiben lassen- klicken Sie dazu unter Ausgabeprotokoll auf Vorlage.
Anschließend können Sie das Dokument über „Datei(en) hochladen“ in den Schlüsseldetails hochladen, um die Ausgabe ordnungsgemäß zu dokumentieren.
So sieht das Ausgabeprotokoll aus:
Schlüssel zurückgeben
Wenn der Schlüssel vom Mitarbeitenden zurückgebracht wurde:
Öffnen Sie die Schlüsseldetails und klicken Sie auf „Rückgabe“.
Tragen Sie das Rückgabedatum ein.
Bei Bedarf können Sie die Vorlage für das Rückgabeprotokoll nutzen, den Mitarbeitenden unterschreiben lassen und das unterschriebene Rückgabeprotokoll wieder über „Datei(en) hochladen“ hochladen.
Nach der Rückgabe wird der Status des Schlüssels automatisch auf „Im Inventar“ gesetzt.
Schlüsselprotokolle
Alle Schlüsselprotokolle können Sie jederzeit unter „Schlüsselprotokolle“ herunterladen.
