Überblick:
Neuen Schlüssel anlegen
Öffnen Sie im Hauptmenü Inventar > Schlüssel.
Über die Schaltfläche „Neuer Schlüssel“ oben rechts können Sie neue Schlüssel anlegen.
Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, diese direkt einem Kunden oder einem Objekt zuzuordnen.
Anzahl: Tragen Sie hier die Anzahl an identischen Schlüsseln ein
Einsatzort: Wählen Sie Ihren Kunden oder Objekt aus
Schlüsselnummer: Freitextfeld zur individuellen Bezeichnung Ihres Schlüssels.
Beschreibung: Wird auf Ausgabe-, Rückgabe- und Überlassungsprotokollen jetzt neben der Schlüsselnummer angezeigt.
Bilder für Schlüssel hinterlegen
Öffnen Sie dazu unter Inventar → Schlüssel den gewünschten Schlüssel und klicken Sie unten rechts auf „Bearbeiten“.
Das hinterlegte Bild wird anschließend in der Schlüsselübersicht, den Schlüsseldetails sowie bei der Ausgabe, Rückgabe und Weitergabe von Schlüsseln angezeigt.
Dadurch lassen sich Schlüssel schneller erkennen, Verwechslungen vermeiden und Übergaben einfacher durchführen. Bilder können jederzeit geändert oder entfernt werden.
Schlüsselstatus
Für Ihre Schlüssel stehen drei verschiedene Status zur Verfügung:
Im Inventar
Der Schlüssel befindet sich aktuell in Ihrem Unternehmen.Ausgegeben
Der Schlüssel wurde an eine Person ausgegeben (z. B. Mitarbeiter)Inaktiv
Der Schlüssel ist nicht mehr im Umlauf, beispielsweise weil er verloren wurde oder nicht mehr verwendet wird.
Weitere Funktionen in der Schlüsselübersicht
Google Maps (1.)
Zeigt den aktuellen Standort des Schlüssels an und öffnet diesen direkt in Google Maps.Schlüsseldetails (2.)
Zu jedem Schlüssel steht eine vollständige Historie zur Verfügung.
Hier können Sie nachvollziehen, welche Vorgänge mit dem Schlüssel durchgeführt wurden (z. B. Ausgabe, Rückgabe oder Statusänderungen).
Über die Schaltfläche „Ausgabe“ unten links können Sie den ausgewählten Schlüssel direkt ausgeben.
Schlüssel ausgeben
Wählen Sie aus, an welchen Mitarbeitenden der Schlüssel ausgegeben wird.
Erfassen Sie das Ausgabedatum sowie – sofern bereits bekannt – das voraussichtliche Rückgabedatum.
Bei Bedarf können Sie das Ausgabeprotokoll direkt herunterladen und von Ihrem Mitarbeitenden unterschreiben lassen- klicken Sie dazu unter Ausgabeprotokoll auf Vorlage.
Anschließend können Sie das Dokument über „Datei(en) hochladen“ in den Schlüsseldetails hochladen, um die Ausgabe ordnungsgemäß zu dokumentieren.
So sieht das Ausgabeprotokoll aus:
Schlüssel zurückgeben
Wenn der Schlüssel vom Mitarbeitenden zurückgebracht wurde:
Öffnen Sie die Schlüsseldetails und klicken Sie auf „Rückgabe“.
Tragen Sie das Rückgabedatum ein.
Bei Bedarf können Sie die Vorlage für das Rückgabeprotokoll nutzen, den Mitarbeitenden unterschreiben lassen und das unterschriebene Rückgabeprotokoll wieder über „Datei(en) hochladen“ hochladen.
Nach der Rückgabe wird der Status des Schlüssels automatisch auf „Im Inventar“ gesetzt.
Schlüsselprotokolle
Alle Schlüsselprotokolle können Sie jederzeit unter „Schlüsselprotokolle“ herunterladen.
Berechtigungen: Wer darf Schlüssel sehen und bearbeiten?
Der Zugriff auf Schlüssel hängt von den Benutzergruppen ab, die einem Benutzer zugewiesen sind (Einstellungen → Benutzer & Gruppen).
Vordefinierte Gruppen
Besitzer und Kaufmännischer Mitarbeiter haben vollen Zugriff: Schlüssel ansehen, anlegen, bearbeiten, ausgeben, zurücknehmen, weitergeben, Protokolle herunterladen und Schlüssel importieren.
Alle anderen vordefinierten Gruppen – z. B. Disponent, Entgeltabrechnung, Objektleiter, Teamleiter, Qualitätsbeauftragte und Mitarbeiter – haben keinen Zugriff auf Schlüssel. Für sie erscheint weder der Menüpunkt Inventar → Schlüssel noch der Reiter Schlüssel bei Kunden, Objekten und Mitarbeitern.
Mitarbeiter sehen auch die Schlüssel nicht, die ihnen selbst ausgegeben sind – weder im ERP noch in der App.
Eigene Benutzergruppen
Sollen weitere Benutzer mit Schlüsseln arbeiten, legen Sie unter Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Gruppen eine eigene Benutzergruppe an oder bearbeiten eine vorhandene. Im Bereich Inventar legen Sie für Schlüssel fest, ob die Gruppe Keine Rechte, Leserechte oder Schreibrechte erhält.
Leserechte – der Benutzer sieht den Menüpunkt Inventar → Schlüssel, die Schlüsselübersicht, die Schlüsseldetails mit Historie sowie den Reiter Schlüssel bei Kunden, Objekten und Mitarbeitern (sofern er diese Akten sehen darf). Neuer Schlüssel wird nicht angezeigt. Anlegen, Bearbeiten, Ausgabe, Rückgabe, Weitergabe und der Download der Schlüsselprotokolle sind nicht möglich.
Schreibrechte – der Benutzer darf zusätzlich Schlüssel anlegen, bearbeiten, ausgeben, zurücknehmen und weitergeben sowie Protokolle herunterladen. Den Schlüssel-Import erlauben auch Schreibrechte nicht – dafür ist die Gruppe Besitzer oder Kaufmännischer Mitarbeiter nötig.
Hinweis: Benutzer mit Leserechten sehen in den Schlüsseldetails dieselben Schaltflächen (Ausgabe, Rückgabe, Weitergabe, Bearbeiten). Ein Klick darauf führt jedoch nur zur Meldung „Ihnen fehlt die Berechtigung für diese Aktion“. Auch die Auswahl Schlüsselprotokolle wird angezeigt, der Download ist mit Leserechten aber nicht erlaubt [PRÜFEN] (welche Meldung erscheint, wurde nicht im Browser getestet).
Ist ein Benutzer mehreren Gruppen zugeordnet, genügt es für die Schlüsselverwaltung, wenn eine dieser Gruppen den Zugriff gewährt.
Hinweis zur App
Die Funktion ist aktuell noch nicht in der App verfügbar. Die Funktion gibt es aktuell nur über den Browser in Ihrem ERP.