Wählen Sie bei der Registrierung für fortytools als Branche "Betreuungsdienste / Alltagshilfe" auf, um die Spezialfunktionen für Betreuungsdienste direkt nutzen zu können.
Verwaltung von Krankenkassen und Selbstzahlern als Kostenträger
Zunächte müssen Sie unter Kunden - Kostenträger die Krankenkasse oder sonstigen Kostenträger (z.B. auch Verwandte der betreuten Person) anlegen:
Zuordnung von Kostenträgern zu Patienten und Budgetverwaltung für Alltagshilfe
Legen Sie anschließend die betreute Person als Kunde an. Über den "Mehr"-Reiter können Sie zur Kostenträger- und Budgetverwaltung wechseln:
Über den "Kostenträger hinzufügen" können Sie jetzt einen Kostenträger zuordnen. Als Leistungsarten wurden Verhinderungspflege und Entlastungsleistungen vorkonfiguriert, so dass Sie direkt starten können.
Legen Sie zunächst die Krankenkasse als Kostenträger an. Sie können das aktuell vorhandene Budget sowie die monatliche Erhöhung einstellen. Achten Sie beim Erhöhungsdatum darauf, wann Sie Ihre Rechnungen schreiben. Unter Umständen ist es sinnvoll, dass das Budget nicht zum Monatsersten angepasst wird sondern erst zum 10., wenn Sie mit den Rechnungen für den Vormonat fertig sind.
Werden Kosten, die über den Anteil der Krankenkasse hinausgehen, von anderen Personen als der betreuten Person übernommen, legen Sie hierfür einen weiteren Kostenträger an. Für den Selbstzahler-Anteil muss kein Kostenträger angelegt werden, da dieser dann über die Kunden-Adresse abgerechnet wird.
Bei ausreichendem Budget können die Rechnungen auch automatisch den Kostenträgern zugeordnet werden. Gehen Sie dazu in der Kundenakte unter Mehr - Kostenträger, wählen die entsprechende Kasse aus und stellen es unter Bearbeiten (kleiner Stift) ein.
Aufteilung von Rechnungen für Kostenträger
Nach der Erstellung eines Rechnungsentwurfs können Sie diesen öffnen und über den Button "Kostenträgeraufteilung" die Rechnungsteilung auslösen. Ist beim Kostenträger ausreichend Budget vorhanden, wird die Rechnung komplett auf diesen umgeschrieben. Übersteigt der Rechnungsbetrag das vorhandene Budget, wird nur der verfügbare Teil in eine neue Rechnung an den Kostenträger übernommen, der restliche Betrag bleibt für den Kunden als Selbstzahler-Anteil vorhanden.
Historie des Budgets für Entlastungsleistungen und Verhinderungspflege
Auf dem Kostenträgerreiter der betreuten Personen sehen Sie eine Übersicht und eine Historie der Budgetveränderungen. Dort laufen die automatischen Erhöhungen auf, manuelle Korrekturen durch einen Benutzer sowie die Budgetveränderungen durch das Schreiben oder Stornieren von Rechnungen:
Verfallendes Budget
Das bis zum 31.12. nicht genutzte Budget, das bis zum darauffolgenden 30.06. verfällt, wird für Sie automatisch angezeigt / berechnet:
Die Berechnung erfolgt, indem geprüft wird, wie viel Budget dieses Jahr bereits angehäuft werden konnte. (Beispiel: Bei zwei Monaten sind das 250 EUR für die Entlastungsleistungen, also muss der Rest aus 2023 sein (1588-250))