Generelle Einstellungen

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Die Systemeinstellungen finden Sie oben rechts im Zahnrad-Symbol:

Hier finden Sie Hilfe zu den folgenden Themen aus den Einstellungen:

Wenn Sie in der Rechnung nicht nur pro Stück oder pro Stunde abrechnen wollen, können Sie in den Einstellungen unter Einheiten weitere Einheiten, wie z.B. pro Woche, pro Fenster, pro Monat etc. erstellen.

Wenn Sie zum Beispiel weitere Felder/ Spalten in den Kundenstammdaten, der Rechnung, einer Auftragsbestätigung oder Angeboten hinzufügen möchten können Sie in den Einstellungen die Datensatzerweiterung aufrufen.

Aber Achtung: Wenn die Datensatzerweiterung einmal angelegt ist, ist diese nicht mehr bearbeitbar oder löschbar.

Hier können Sie auch ein Feld zur Anrede anlegen. In der Kundenakte unter Bearbeiten können Sie dann eine Anrede einfügen. Zum Beispiel kann dieser Platzhalter verwendet werden: ${Zusatzdaten.Anrede || Sehr geehrte Damen und Herren}

Für eine Unterscheidung der Geschlechter (z.B. Sehr geehrte/er Herr/Frau) gibt es bisher noch keine Platzhalter.

Weitere Hilfe: Platzhalter

Die Abrechnung von Belegen ist so wichtig wie aufwendig. Überlassen Sie diese Aufgabe deshalb den Expert:innen für Belegbearbeitung.

In den Einstellungen unter Apps können Sie sich für den Service zunächst anmelden und monatlich buchen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit die Rechnungen unter Rechnungen - Archiv im passenden Format herunterzuladen.

In den Einstellungen unter FiBu-Konten können Sie prüfen, ob die Konten für Ihre Buchhaltung korrekt angelegt sind. Fragen Sie Ihre/n Steuerberater/in, welche Fibu-Konten zu verwenden sind und passen Sie ggf. nach den Anweisungen die Erlöskonten mit dem entsprechenden Steuersatz an oder erstellen Sie neue.

Über Leistungsarten (z.B. auch Entlastungsleistung) ordnen Sie Ihren Rechnungspositionen ein Fibu-Konto und damit einen Umsatzsteuersatz zu. Die Leistungsarten werden zu den Rechnungspositionen angezeigt, wenn Sie das entsprechende Feld nicht leer lassen.

Die Zählerstände können aktuell nur über die Browser-Anwendung, nicht über die App eingetragen werden (in der Objektakte unter Mehr - Zählerstände).

In den Einstellungen unter Feiertage können Sie das Bundesland auswählen, dessen Feiertag gelten sollen. In der Planung werden diese Tage dann entsprechend al Feiertag markiert.
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In den Einstellungen unter Leistungen können Sie Ihre Leistungen definieren. Diese können dann in der Planung oder für den Arbeitsschein ausgewählt werden.

In den Einstellungen unter Angebote & Rechnungen können Sie einstellen, ob in der Rechnung Brutto- oder Netto Preise angegeben werden. Im Standard werden Nettopreise in Ihren Rechnungen verwendet. Damit ist es aber teilweise schwierig, bestimmte Endbeträge wie z.B. 14,99 EUR zu erreichen. Achtung: Bruttopreise werden bisher nur für Rechnungen und nicht für andere Dokumentarten wie Angebote unterstützt.

Wenn Sie den Namen Ihres Unternehmens ändern möchten, können Sie dies in den Einstellungen unter Adress- und Kontaktdaten tun. Um den Namen auch im System oben links anzupassen, kontaktieren Sie bitte den Support.

Unter Auswertungen - Dienste-Liste können Sie einen Mitarbeiter auswählen und anschließend auf "Streckenberechnung mit Google Maps klicken". Hier werden anhand der hinterlegten Adressen die Strecken berechnet, die Sie dann weiterverwenden können und zum Beispiel bei der Zeiterfassung eigeben können.

In den Einstellungen unter Zahlungsbedingungen können Sie individuelle Zahlungsziele und das Skonto festlegen. Hier können Sie auch eine Standard Zahlungsbedingung festlegen, die für Rechnungen herangezogen wird. In der Kundenakte unter Mehr - Einstellungen können Sie auch für Kunden individuelle Zahlungsbedingungen hinterlegen.

In den Aufträge können Sie in der Leistung ein Abrechnungszyklus hinterlegen, um damit festzulegen, in welchen regelmäßigen Abständen eine Leistung abgerechnet wird. In den Einstellungen können Sie hier eigene Perioden definieren, die Sie später im Auftrage auswählen können: Zum Beispiel monatlich, halbjährlich, jährlich etc.

In den Einstellungen können Sie hier verschiedene Dokumentarten anlegen, um zum Beispiel in der Kundenakte oder Mitarbeiterakte unter Dokumenten entsprechend zu sortieren.

Kostenstellen sind in der Betriebswirtschaft abgrenzbare Teilbereiche oder Abteilungen (wie z.B. bei uns die Objekte), in denen Kosten entstehen. Sie ermöglicht eine detaillierte Kostenkontrolle und bildet die Basis für die Preiskalkulation.

Hier in den Einstellungen unter Kostenstellen können Sie diese definieren (sprechen Sie mit Ihrer Buchhaltung).

Wenn Sie ein Objekt anlegen, können Sie die Kostenstelle nach dem Speichern zuordnen:

Sollten Sie keine Kostenstellen verwenden, können Sie dies in den Einstellungen unter Stammdaten deaktivieren.

Gehen Sie in die Systemeinstellungen auf Mandantendaten --> Adress- und Kontaktdaten. Dort können Sie Ihre IK-Nummer hinterlegen. Ggf. muss das jemand mit der Rolle Besitzer machen.

Anschließend gehen Sie auf Grundeinstellungen--> Angebote & Rechnungen und aktivieren dort dieses Feld, um die IK Nummer auch in die Rechnung zu drucken:

Die Steuernummer und UST-ID können Sie in den Einstellungen unter Adress- und Kontaktdaten eintragen. Dann sollte es auch auf der X-Rechnung stehen.

Gehen Sie in die Systemeinstellungen auf Grundeinstellungen --> Angebote & Rechnungen. Hier können Sie auswählen, welcher Benutzer auf Rechnungen als Kundenbetreuer angezeigt werden soll:

Sie haben auch die Möglichkeit statt eines Benutzers diese Option auszuwählen:

Dann wird immer die Person als Kundenbetreuer in der Rechnung angezeigt, die im System eingeloggt ist und eine Rechnung für den Kunden erstellt.

Die Lebenslange Beschäftigungsnummer (LBNR) ist eine 9-stellige Nummer zur eindeutigen Identifikation von Pflegepersonal in der ambulanten Pflege, die seit dem 1. September 2024 für Abrechnungen verpflichtend ist. Tragen Sie diese einfach in den Mitarbeiter-Stammdaten unter bearbeiten ein.

Kostenarten

Kundenstatus

Leistungsarten

Lieferantenleistungen

Zahlungsbedingungen

Abwesenheitsarten

Einsatzgruppen

Leistungen

Leistungskategorien

Leistungsgruppen

Lohnarten

Lohnkonditionen

Vertriebskonditionen

Terminerinnerung

Briefpapiere & Schriftarten

Dokumentenversand

Haushaltsnahe Dienstleistungen

Mahnwesen

Nummernkreise

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