fortytools by zvoove ist die Komplettlösung für Gebäudereiniger, Alltagshilfe und Dienstleister. Hier die wichtigsten Funktionen und Dienstleistungen im Überblick:
Kundenverwaltung für Gebäudereiniger & Dienstleister
Ihre Kunden erwarten viel von Ihnen. In der Kundenakte erfassen Sie alle wichtigen Daten und finden sie so bei Bedarf schnell wieder. Damit Sie alle Erwartungen erfüllen können. Die digitale Kundenakte beinhaltet alle relevanten Informationen.
Das System arbeitet als Ihr Assistent und legt Angebote, Rechnungen, Mahnungen und alle weiteren Kunden-Daten automatisch in der Kundenakte ab.
Offene Posten und zu erledigende Aufgaben finden Sie auf der Kunden-Übersichtsseite.
Bei größeren Kunden mit mehreren Objekten nutzen Sie die integrierte Objektverwaltung für noch mehr Übersicht.
Kontaktverwaltung für Ihre Reinigungskunden
Zu jedem Kunden können Sie beliebig viele Kontaktpersonen anlegen. Sie erfassen die wichtigsten Daten wie Telefonnummern, Email-Adressen und können sich zu den Geburtstagen Ihrer Kontakte benachrichtigen lassen.
Professionelle Kommunikation ist das Fundament für Ihre langlebigen Kundenbeziehungen.
Mit der Kundenhistorie bleiben Sie immer auf Stand
Über ein einfach zu benutzendes Notizensystem dokumentieren Sie alle relevanten Kontakte und Gespräche mit Ihren Kunden. Daraus entsteht die Kundenhistorie, mit der Sie sich jederzeit auf den aktuellen Stand bringen können. Auch, wenn Sie den Kunden im Team mit anderen Kollegen betreuen.
Ergänzend können Sie Aufgaben anlegen, die zu einer Wiedervorlage des Kunden führen. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass offene Angebote nachverfolgt, Reklamationen zügig abgearbeitet oder die Kundenzufriedenheit regelmäßig gemessen wird.
Professionelle Rechnungen schreiben für Gebäudereiniger & Dienstleister
Reinigungsleistungen werden in den meisten Fällen nach einem der folgenden Muster abgerechnet:
Berechnung einer Monatspauschale für Reinigungsleistungen
Abrechnung einer Pauschale für eine Reinigungsleistung
Stundenbasierte Abrechnung der Reinigungsleistung, gegebenenfalls ergänzt durch eine zusätzliche Anfahrtspauschale
Mit Fortytools können Sie alle 3 Varianten mit wenig Aufwand durchführen. Die erzeugten Rechnungen werden in der Kundenakte abgelegt und können bei Bedarf schnell wieder gefunden werden. Und selbstverständlich gibt es auch eine Export-Möglichkeit für den Steuerberater im Steuerberaterportal.
Regelmäßige Leistungen wie Unterhaltsreinigung, Treppenhausreinigung oder Büroreinigung abrechnen
Regelmäßig ausgeführte und abgerechnete Leistungen können Sie in Fortytools ganz einfach mit Aufträgen verwalten. Häufig werden Unterhaltsreinigung, Treppenhausreinigung oder Büroreinigung über eine monatliche Pauschale abgerechnet. Die Berechnung erfolgt, indem der wöchentliche Aufwand mit Faktor 4,35 multipliziert wird. Seltener ausgeführte Leistungen werden anteilig addiert.
Der Abrechnungszyklus ermöglicht Ihnen auch andere Abrechnungsintervalle als monatlich. Beispielsweise können Leistungen auch quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden. Auch die Einstellung von Leistungen wie Winterdienst, die nur in bestimmten Monaten des Jahres abzurechnen sind, ist einfach möglich.
Abrechnung von Einsatzpauschalen und minutengenaue Abrechnung
Sie können bei der Planung von Einsätzen festlegen, nach welchen Vertriebskonditionen die Abrechnung erfolgt. Möglich ist eine zeitbasierte oder eine pauschale Abrechnung. Nach der Erfassung der Arbeitszeit und damit der Bestätigung des Einsatzes, werden die für den Einsatzort gültigen Sätze ermittelt und die Umsätze für die Rechnungsstellung vorgemerkt.
Versand Ihrer Rechnungen per E-Mail oder Brief
Damit Ihre Kunden möglichst schnell bezahlen, ist es wichtig, die Rechnungen möglichst schnell zuzustellen. Immer mehr Kunden freuen sich oder verlangen sogar, die Rechnungen per E-Mail zu bekommen. Diese Versandart unterstützt fortytools natürlich. Sie können für jeden Kunden festlegen, wie die Rechnungen versendet werden sollen. Einige Kunden erhalten die pdf-Dateien per E-Mail, andere können noch per Brief beliefert werden.
Mit Hilfe der Pixelletter-App von unserem Partner Pixelletter können Sie Ihre Rechnungen auch per Brief versenden, ohne dass Sie sich selber um das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden kümmern müssen.
Mitarbeiter-Verwaltung
Alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern erfassen und sauber verwalten - selbstverständlich sind diese Daten dann in der Dispositions-Funktion verfügbar.
Ihre Fortytools Mitarbeiterkartei hält alle Kontaktdaten, Dokumente und Vorgänge zum Mitarbeiter übersichtlich bereit. Sie ist auch ideal zum Bewerbermanagement geeignet, z.B. indem Sie Arbeitszeugnisse hinterlegen und per Notiz Ihren Eindruck aus dem Bewerbungsgespräch festhalten.
Sie können Ihre Mitarbeiter mit einem Klick den Kundenobjekten zuordnen und haben so den Überblick, wer an welchen Orten eingesetzt ist – und war.
Und übrigens: wenn bei Ihnen mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Fortytools haben, können Sie festlegen, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Die Vertraulichkeit wird also sicher gewahrt.
Verfügbarkeiten
Seit neuestem können auch die Verfügbarkeiten in den Mitarbeiterakten eingetragen werden. Öffnen Sie dazu einfach das Mitarbeiterprofil und klicken unter Mehr - Verfügbarkeiten. Wenn Sie hier Verfügbarkeiten hinterlegen, dann erhalten Sie in der Planung entsprechende Hinweise, wenn eine Planung außerhalb der hinterlegten Verfügbarkeiten liegt.
Einsatzplanung für Mitarbeiter & Personaleinsatzplanung
Planen, erfassen und kontrollieren Sie die Einsatzzeiten von Mitarbeitern. Die Disposition von Mitarbeitern in Gebäudereinigung & Dienstleistung war noch nie so einfach und übersichtlich.
Personaleinsatzplanung für Ihre Mitarbeiter
Mit wenigen Klicks legen Sie fest, welche Leistungen wann bei einem Kunden erbracht werden müssen. Sie können festlegen, wie viele Mitarbeiter für den Einsatz benötigt werden und wer konkret die Reinigungsleistung erbringt.
Zeiterfassung für Mitarbeitende in Gebäudereinigungen & Betreuungsdiensten
Fast alle Unternehmen müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen lassen. Mit fortytools können die Arbeitnehmer diese Erfassung auf dem Handy oder dem PC selber durchführen. So sinkt der Aufwand im Büro für die Verwaltung der Stundenzettel
Zeiterfassung Handy Gebäudereiniger.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten einfach direkt auf dem Handy oder abends am PC erfassen. Basierend auf Ihrer Einsatzplanung können die Mitarbeiter sehr einfach die tatsächlich erfasste Arbeitszeit eingeben und zusätzlich weitere Informationen zum Einsatz hinterlassen. Ein kleiner Vermerk, warum die Arbeit länger gedauert hat, hilft Ihnen bei der Argumentation gegenüber Ihrem Kunden, warum die Rechnung höher ausgefallen ist als erwartet. Das lästige Nacherfassen und Abtippen der Arbeitszeiten durch die Kollegen im Büro entfällt und alle Arbeitszeiten sind in Ihrem zentralen System erfasst.