Bisher konnte Ihr Kunde einen Arbeitsschein in der App erst unterschreiben, wenn Ihre Mitarbeitenden für alle Einsätze des Arbeitsscheins Zeiten erfasst hatten.
Mit der Option Arbeitsscheine ohne erfasste Zeiten unterschreiben fällt diese Voraussetzung weg: Der Kunde unterschreibt den gesamten Arbeitsschein, auch wenn noch keine Zeit erfasst wurde. Zusätzlich können Ihre Mitarbeitenden eine Arbeitsscheindokumentation zum gesamten Arbeitsschein schreiben.
Wichtig: Dies ist eine zusätzliche Option, die Sie selbst einschalten müssen. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet. Solange Sie die Option nicht aktivieren, ändert sich an Ihren Arbeitsscheinen nichts: Die Unterschrift ist in der App erst möglich, wenn alle Einsätze erfasst sind.
Überblick
Was ändert sich mit der Option?
Ohne die Option (Standard):
Die Kundenunterschrift ist in der App erst möglich, wenn alle Einsätze des Arbeitsscheins erfasst sind.
Mit der Unterschrift werden die erfassten Zeiten des Arbeitsscheins gesperrt.
Mit der Option:
Ihr Kunde kann den gesamten Arbeitsschein in der App unterschreiben, auch wenn noch keine Zeit erfasst wurde.
Ihre Mitarbeitenden können in der App eine Arbeitsscheindokumentation zum gesamten Arbeitsschein schreiben, auch ohne Zeiterfassung.
Die Positionen bleiben nach der Unterschrift im Status Offen. Planung, Zuweisung und Zeiterfassung laufen normal weiter. (Ausnahme: Kunden mit GDL-Schnittstelle, siehe Mit GDL-Schnittstelle.)
Die Unterschrift sperrt die erfassten Zeiten nicht mehr.
Abrechnen können Sie auch ohne erfasste Zeiten: Die ausgeführte Menge bestätigen Sie bei der Prüfung des Arbeitsscheins.
Option aktivieren
Öffnen Sie Einstellungen → Disposition.
Setzen Sie den Haken bei Arbeitsscheine ohne erfasste Zeiten unterschreiben.
Klicken Sie unten auf Mandanteneinstellungen aktualisieren.
Die Option gilt für Ihr gesamtes Unternehmen, also für alle Arbeitsscheine und alle Mitarbeitenden. Für einzelne Mitarbeitende oder Arbeitsscheine können Sie sie nicht getrennt einstellen. Die Einstellungen unter Disposition können nur Benutzer mit der Rolle Besitzer ändern.
fortytools überträgt die geänderte Einstellung automatisch an die App Ihrer Mitarbeitenden. In der App müssen Sie nichts weiter tun.
Wenn Sie die Option wieder ausschalten, gilt wieder das bisherige Verhalten: Die Unterschrift ist erst möglich, wenn alle Einsätze erfasst sind. Erfasste Zeiten von bereits unterschriebenen Arbeitsscheinen sind in fortytools dann wieder gesperrt.
Unterschrift und Dokumentation in der App
Wenn die Option aktiv ist, finden Ihre Mitarbeitenden auf der Seite des Arbeitsscheins in der App zwei Schaltflächen: eine für die Unterschrift und eine für die Arbeitsscheindokumentation. Beide werden auch angezeigt, wenn noch keine Zeit erfasst wurde.
Eine Unterschrift für den gesamten Arbeitsschein: Die Unterschrift gilt für den ganzen Arbeitsschein, auch für Positionen, die erst später hinzukommen. Jeder Arbeitsschein wird nur einmal unterschrieben. Unterschreiben zwei Mitarbeitende denselben Arbeitsschein, zum Beispiel offline, behält fortytools die Unterschrift, die zuerst bei fortytools ankommt.
Arbeitsscheindokumentation: Hier halten Ihre Mitarbeitenden Hinweise zum gesamten Arbeitsschein fest, zum Beispiel „Schlüssel beim Marktleiter abgegeben“. Name und Zeitpunkt werden automatisch gespeichert. Die bisherige Auftragsdokumentation zu den einzelnen erfassten Einsätzen bleibt erhalten. Ist der Arbeitsschein bereits unterschrieben, kann die Dokumentation in der App nicht mehr geändert werden. [PRÜFEN] Laut QA-Protokoll von FMMO-1930 ist das Feld dann gesperrt; fortytools selbst würde eine spätere Änderung aus der App übernehmen.
Zeiterfassung nach der Unterschrift: Ihre Mitarbeitenden können auch nach der Unterschrift weiter Zeiten für den Arbeitsschein erfassen. Die Unterschrift bleibt erhalten.
Unterschriebene Arbeitsscheine in fortytools erkennen
Unter Disposition → Arbeitsscheine erhält jede Position eines unterschriebenen Arbeitsscheins unter ihrem Status das Label Unterschrift. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, erscheint der Hinweis „Gesamter Arbeitsschein wurde unterschrieben“. Positionen, für die noch keine Zeit erfasst wurde, bleiben dabei im Status Offen. So sehen Sie auf einen Blick, dass der Kunde bereits unterschrieben hat, obwohl die Arbeit noch nicht erledigt ist.
Klicken Sie auf die Arbeitsscheinnummer, um den Arbeitsschein zu öffnen. Das grüne Label Unterschrieben neben der Nummer zeigt, dass der Arbeitsschein unterschrieben ist.
Unter den Positionen sehen Sie:
die Arbeitsscheindokumentation mit der Zeile Dokumentiert von (Name, Datum und Uhrzeit),
darunter die Unterschrift mit der Zeile Unterschrieben von (Name der unterschreibenden Person, Datum und Uhrzeit).
Die Arbeitsscheindokumentation wird in der App geschrieben. In fortytools können Sie sie nur ansehen, nicht bearbeiten.
Arbeitsschein prüfen und abrechnen
Auch ohne erfasste Zeiten können Sie den Arbeitsschein prüfen und abrechnen. Öffnen Sie dazu den Arbeitsschein und klicken Sie rechts auf Eingang / Prüfung.
Wählen Sie für jede Position in der Spalte Status Geprüft aus. Wurde die Leistung nicht erbracht, wählen Sie Storniert.
Tragen Sie in der Spalte Menge (ausgeführt) die tatsächlich erbrachte Menge ein. Diese Menge wird abgerechnet.
Klicken Sie unten auf Arbeitsschein als eingegangen und geprüft markieren.
Die ausgeführte Menge ist mit der Menge der Position vorbelegt. Wenn Zeiten erfasst wurden und die Leistung in Stunden abgerechnet wird, trägt fortytools stattdessen die erfassten Stunden ein. Sie können den Wert in beiden Fällen ändern.
Weil der Arbeitsschein digital unterschrieben ist, fragt fortytools beim Markieren nicht nach einem fehlenden Beleg.
Danach erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt über Rechnung erstellen. Wählen Sie Signierter Beleg (digital unterschrieben), um den unterschriebenen Arbeitsschein mit der Arbeitsscheindokumentation an die Rechnung anzuhängen. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Arbeitsscheine erstellen und Rechnungen schreiben.
Arbeitsscheindokumentation im PDF
Im PDF steht die Arbeitsscheindokumentation unter den Positionen und über der Unterschrift. Sie hat die Überschrift Arbeitsscheindokumentation und enthält das Datum und den Namen der oder des Mitarbeitenden.
Diese PDFs enthalten die Arbeitsscheindokumentation:
Zurückgemeldet (rechts auf der Seite des Arbeitsscheins): enthält die Arbeitsscheindokumentation. Diese Schaltfläche sehen Sie nur, wenn der Arbeitsschein unterschrieben ist und unter Einstellungen → Disposition zusätzlich die Option Auftragsdokumentation auf zurückgemeldeten Arbeitschein drucken aktiviert ist.
Der signierte Beleg an der Rechnung: enthält die Arbeitsscheindokumentation. Das gilt für Signierter Beleg (digital unterschrieben) beim einzelnen Arbeitsschein und für Signierten Beleg anhängen unter Rechnungen → Arbeitsscheine.
Nicht enthalten ist sie im Eingangs-PDF (Eingangs-PDF anzeigen). Dieses PDF erstellt fortytools im Moment der Unterschrift. Es enthält die Unterschrift, aber keine Arbeitsscheindokumentation.
Mit GDL-Schnittstelle
Wenn Sie fortytools über die Schnittstelle zu zvoove GDL / L2 nutzen, gilt bei aktiver Option Folgendes:
Mit der Unterschrift setzt fortytools alle nicht stornierten Positionen des Arbeitsscheins auf Erledigt, auch ohne erfasste Zeiten. Nur erledigte Positionen werden an GDL übertragen.
Zeiten, die nach der Unterschrift erfasst werden, überträgt fortytools nicht mehr mit dem Arbeitsschein an GDL. [PRÜFEN] So steht es im Hinweistext der Einstellung. Im Code ist nur zu sehen, dass bereits übertragene Positionen nicht erneut gesendet werden. Ob die erfassten Ist-Stunden über die Zeiterfassungsschnittstelle trotzdem bei GDL ankommen, ist offen.
Prüfung, Eingangs-PDF und Abrechnung erfolgen bei GDL-Kunden in GDL. Die Abschnitte Arbeitsschein prüfen und abrechnen und Eingangs-PDF betreffen Sie dann nicht.
Das sollten Sie beachten
Erfasste Zeiten bleiben bearbeitbar: Solange die Option aktiv ist, sperrt die Unterschrift die erfassten Zeiten nicht. In fortytools gilt das auch für Arbeitsscheine, die unterschrieben wurden, bevor Sie die Option eingeschaltet haben. Prüfen Sie deshalb die erfassten Zeiten wie gewohnt, bevor Sie abrechnen.
Die Unterschrift ist kein Nachweis der Arbeitszeit: Da der Kunde auch ohne erfasste Zeiten unterschreiben kann, bestätigt die Unterschrift den Arbeitsschein als Ganzes, nicht einzelne Zeiten.
Positionen bleiben offen: Die Unterschrift ändert den Status der Positionen nicht. Erst eine Zeiterfassung oder Ihre Prüfung unter Eingang / Prüfung ändert ihn. Ausnahme sind Kunden mit GDL-Schnittstelle (siehe oben).